会务服务流程培训 (1)
会务工作培训ppt课件(精)
05
会务礼仪与沟通技巧
会务礼仪规范
仪表整洁
会务人员应保持良好的个人卫生，穿着整洁得体，以展现专业形 象。
举止大方
在会务场合，会务人员应举止大方、自然，保持微笑，展现友善和 热情。
语言规范
使用礼貌用语，注意措辞和语气，避免使用粗俗或冒犯性的语言。
与参会人员沟通技巧
倾听能力
积极倾听参会人员的发言和需求，给予充分的关注和回应。
况。
03
会中服务工作
签到与接待工作
签到方式选择
根据会议规模和需求，选 择合适的签到方式，如电 子签到、纸质签到等。
接待流程设计
制定详细的接待流程，包 括接待人员安排、接待区 域布置、接待物品准备等 。
嘉宾引领服务
为重要嘉宾提供引领服务 ，包括引领至座位、介绍 会议安排等。
茶水、餐饮等服务提供
茶水服务
重要性
会务工作是保障会议顺利进行的 关键，对于提高会议效率、促进 沟通交流、展示形象具有重要意 义。
会务工作的职责与任务
职责 负责会议的前期筹备工作，包括会议主题、时间、地点、参会人员等的确定。
负责会议现场的组织与管理工作，包括签到、引导、协调等。
会务工作的职责与任务
• 负责会议后期的总结与反馈工作，包括会议纪要、新闻稿 等的撰写与发布。
感谢您的观看
THANKS
参会人员名单收集与整理
01
02
03
确定参会人员范围
根据会议主题和目的，确 定参会人员的范围，包括 组织者、主讲嘉宾、与会 代表等。
收集参会人员信息
通过邮件、电话等方式收 集参会人员的基本信息， 如姓名、职务、联系方式 等。
整理参会人员名单
会务服务培训计划
会务服务培训计划
为了提高员工对会务服务的专业水平，增强团队协作能力，公司决定开展会务服务培训计划。
以下是具体的培训安排和内容：
一、培训目的
1. 了解会务服务的重要性；
2. 掌握会务服务的基本流程和注意事项；
3. 提升团队沟通协作能力；
4. 增强应变能力，提高服务质量。
二、培训时间
本次培训计划为期两天，具体时间为下周六、周日。
三、培训内容
1. 第一天上午：
- 会务服务概述；
- 会议前的准备工作；
- 会议现场布置与管理。
2. 第一天下午：
- 团队合作与协作技巧；
- 应对突发事件的解决方案。
3. 第二天上午：
- 会议后的总结与反馈；
- 会务服务的优化与提升。
4. 第二天下午：
- 实操训练：模拟会议服务；
- 个人技能展示与点评。
四、培训地点
本次培训将在公司会议室进行，具体地址为公司总部大厦3楼。
五、培训要求
1. 参训人员需提前做好准备，如准备筆記本、筆等；
2. 参训人员需积极参与课堂互动，配合培训讲师的指导。
六、培训总结
本次培训旨在提高员工的服务意识和专业技能，希望通过培训，提升团队的整体素质，为公司的会务服务提供更加优质的支持与保障。
希望大家踊跃报名参加本次培训，共同提升会务服务水平，提高公司形象！。
会务服务培训资料
会务服务培训资料第一章：会务服务基本礼仪一、服饰仪容礼仪1、服饰的类别和要求在工作期间，服务员应穿着统一的工作服，颜色要淡雅一些，不要选择过于严肃的颜色。
工作服应该合体不紧身，不松垮，并且要定期清洗和熨烫，保持干净、平整、清新无异味。
鞋子也应该与工作性质相符，一般会议鞋都是软底黑布鞋，不会发出“哒哒”的响声。
2、穿着要大方得体，不得穿低领装、肚脐装等奇装异服。
工作期间应正确佩戴胸卡，不得佩戴戒指、手链、手镯、夸张的耳环，不得留长指甲，不涂指甲油。
不得涂抹过于浓重刺鼻的香水，不得吃刺激性食物，保持口腔气味清新。
3、发型的选择服务员的发型应该保持自然色，不得披发，不烫怪异发型。
统一发式、佩戴统一头花。
不得留过长的刘海，一般要求不留刘海，以免低身倒水时刘海会滑落参会人员脸上，甚至发生头发掉落杯中的事情。
不得喷浓重的发胶、发乳等刺鼻的美发用品。
三）面容的化妆选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法。
工作时间精神饱满，面带微笑，给人一种亲近的感觉。
不得浓妆艳抹，每天需化淡妆，妆容自然、大方。
二、言谈举止礼仪一）、礼貌用语在接听会议电话时，服务员应使用文明礼貌用语，声音要轻柔、语速不能过快、生硬。
例如：“您好，这里是会议服务，请问您有什么需要…”、“请问您贵姓？”、“请问您的联系方式……”等等。
在会议服务过程中，服务员经常会遇见业主有临时的服务要求，注意观察业主一个眼神、一个举动，服务人员上前要略欠身体轻声问道：“您好，请问您有什么事情…”（如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等）。
对于业主在会议期间提出的一些要求，能办到的不能推委拒绝，尽力去完成；不能完成的要如实、合理的给业主解释。
二）文明举止服务员在会场外遇到特殊事情需要内领导处理时，一般都是通过小纸条传递。
传递完以后，服务员一定要及时给予双方回复。
在电梯间遇见主要领导时，服务员要主动打招呼，微笑点头问好“XXX，您好…”、“XXX，您好…”，主动按电梯间按钮，尽量不要和高级领导乘坐一台电梯。
会务工作培训课件
特殊饮食需求处理
需求收集
在会议筹备阶段，向参会人员收集特殊饮食需求，如宗教信仰、 食物过敏等。
个性化服务
根据收集到的特殊饮食需求，与餐饮服务提供商沟通，提供个性 化餐饮服务，确保参会人员饮食安全。
紧急处理
在会议期间，如遇参会人员突发特殊饮食需求或问题，及时与餐 饮服务提供商和酒店沟通，协调解决。
05
4. 安排日程和议程，制定时间 表；
5. 邀请与会人员，发送通知和 资料；
会务工作的流程与规范
01
6. 现场布置和设备调试；
02
7. 提供餐饮、住宿等配套服务；
8. 现场管理和协调，处理突发情况；
03
会务工作的流程与规范
• 会议总结和评估。
会务工作的流程与规范
规范
1
遵守职业道德和行业规范；
2
保持专业形象和礼貌礼仪；
根据参会人员反馈和实际 情况，适时调整会议日程 和议程安排。
参会人员邀请与名单管理
邀请对象确定
名单管理
根据会议主题和目标，确定邀请对象 ，包括行业专家、企业代表、政府官 员等。
建立参会人员名单，记录人员基本信 息和联系方式，方便后续沟通和联系 。
邀请函发送
制定邀请函，明确会议主题、时间、 地点等信息，并通过邮件、短信等方 式发送给邀请对象。
住宿酒店选择及预订管理
酒店选择
根据会议规模、预算和参会人员需求，选择合适的酒店，考虑位 置、设施、服务质量等因素。
预订管理
提前与酒店沟通，明确房间数量、房型、价格等细节，确保参会人 员顺利入住。
住宿服务质量
确保酒店提供舒适的住宿环境，包括房间清洁、床品质量、热水供 应等，同时提供必要的会务支持，如会议室、设备等。
会务服务流程及标准
会务服务流程及标准会场服务操作流程在会议现场，铺台服务是非常重要的一环。
以下是操作流程和详细要求：1.铺台服务1.1 物品准备在铺台服务之前，需要准备以下物品：会议桌会议椅台布台裙台裙夹大头针1.2 操作流程在铺台服务时，需要按以下流程进行：检查会议桌是否有晃动现象，若有需及时更换将会议桌推行至指定位置摆放并固定服务人员位于会议桌后方，将台布铺于会议桌桌面用台裙夹按先左后右、先外后内的顺序将台布固定于会议桌面如若台布垂边过长，将垂边向内折叠并放置于会议桌下层物品架上将台裙按顺时针或逆时针方向围于会议桌四周，接口位于会议桌左侧或右侧桌沿正中用大头针按顺时针或逆时针方向将台裙固定整理台裙台布将会议椅按先左后右顺序横向排开，摆放于会议桌后方检查台裙、台布铺置情况，若有不妥及时调整1.3 详细要求在铺台服务时，需要注意以下细节：推会议桌时服务人员位于桌子一侧，小心推行；注意避让过往人员，并避免与其他物体碰撞。
铺台布时台布正面朝上，熨烫痕迹居于会议桌正中，四周垂边宽度相等。
台裙夹之间距离为每两枚相距30厘米；左右桌沿、前后桌沿所夹台裙夹相互对称。
台布保持平整、无褶皱，表面无污迹。
台裙上沿与桌面保持平齐。
使用大头针固定时每两枚台裙夹之间使用两枚大头针，相互间距为10厘米；大头针顶端不外露；针体不外露。
台布垂边不得超出台裙下沿。
台裙褶皱自然，保持平整。
摆放会议椅时服务人员位于座椅后方，双手持椅背移动至相应位置摆放并定位。
移动会议椅时座椅底部距地面5－10厘米，轻拿轻放。
座椅前端与桌沿间距约为20厘米，两座椅之间相距约为30厘米（一张会议桌放置两张会议椅）。
1.4 注意事项在铺台服务时，需要注意以下事项：推会议桌时不得阻碍过往人员，不得与其他物体发生碰撞。
台布正面必须朝上，四周垂边宽度需大致相等。
铺台完成后台布表面需平整；台裙上沿不得高低错落；台布垂边不得外露（超出台裙下沿）；台裙自然下垂，无不平整现象。
移动会议椅不得在地面拖动，需轻拿轻放。
会务服务技能培训计划
会务服务技能培训计划一、前言会务服务是指为各类会议及活动提供全方位专业服务的一项重要工作。
会务服务人员需要具备较高的专业素养和服务意识，能够有效协调各方资源，保障活动的顺利进行。
因此，开展会务服务技能培训对于提高会务服务人员的综合素质和服务水平具有重要意义。
本文将围绕会务服务技能培训计划进行详细阐述。
二、培训内容1. 会务基础知识（1）会务服务相关法规政策；（2）会务管理的基本流程及注意事项；（3）会议活动的策划与执行。
2. 会务组织能力（1）会务服务的组织与协调；（2）团队合作与沟通技巧；（3）应急处理与危机公关。
3. 会务服务专业技能（1）会务流程规范化操作；（2）会务服务的软件使用技巧；（3）会务现场管理与控制。
4. 服务意识与礼仪（1）服务意识的培养；（2）会务服务中的礼仪与仪容仪表；（3）客户关系维护与提升。
5. 新技术应用（1）会务信息化系统的应用；（2）虚拟会务服务技能培训；（3）新媒体营销与推广。
6. 案例分析与实操（1）典型案例的分析与讨论；（2）实际操作与模拟演练；（3）实操检验与总结反思。
三、培训方式1. 线下授课（1）邀请专业讲师授课；（2）开设小组讨论与互动环节；（3）组织案例实操和角色扮演。
2. 在线学习（1）结合视频和PPT进行在线授课；（2）组织线上互动讨论；（3）利用网络平台进行案例分析和实操练习。
3. 实际操作（1）组织实地参观与考察；（2）实地操作与模拟演练；（3）实际工作实践和实操检验。
四、培训目标1. 培养会务服务人员的专业知识（1）了解会务管理的法规政策；（2）熟悉会务服务的操作流程；（3）掌握策划与执行会议活动的技能。
2. 提升会务组织能力（1）加强团队合作与沟通技巧；（2）提高应急处理与危机公关的能力；（3）增强会务服务的组织与协调能力。
3. 塑造专业素质与服务意识（1）规范化操作会务流程；（2）提升服务意识与礼仪素质；（3）加强客户关系的维护与提升。
会议服务培训
会议服务一、会议服务流程：1、阅读BEo(BanqUeteVentOrder)单，熟悉会议名称，时间，地点，台型，人数，有无茶歇，会议负责人，宴会统筹，鲜花等细节。
2、提前30分钟打开会议室灯光、空调，检查会议室卫生、会议文具，检查音响、话筒和投影等设施设备，准备话筒电池，检查签到台，准备好签到板、签到笔、签到台卡、上网密码，如有问题立即通知当班主管。
3、若有茶歇，提前准备好相应的餐具，饮料和食品。
4、迎宾，保持微笑，欢迎和问候客人的到来。
5、客人来后，第一时间认识会议负责人，确认茶歇时间，帮助客人摆放会议资料，调试灯光、话筒、音响、投影等做好相应的协助和沟通工作，同时要及时通知到当班主管。
一切准备工作就绪后，继续迎宾。
6、会议开始后要通知到当班主管。
7、会议期间要帮助客人拉门、指引洗手间、补充矿泉水，会议信息保密等服务工作。
若遇到茶歇有变化或其他突发问题要及时通知当班主管。
8、若有茶歇，要提前准备好茶水，牛奶，糖包，咖啡豆等，摆好服务餐具，及时提醒当班主管通知厨房摆放茶歇食品。
9、茶歇开始时要及时通知当班主管，寻求相应的帮助。
10、会议期间若需临时离开岗位或同事换班要做好相应的交接工作,同时要通知到当班主管。
11、若一整天的会议，中途客人吃饭休息时间，要及时帮客人补充矿泉水和会议文具用品，整理会议室，看管好客人的会议资料等物品。
12、会议结束后要第一时间通知当班主管，并收回翻页器及相应的接收器、转换插头、充电器、电源插座和检查设施设备等酒店物品，若有损坏要及时上报当班主管。
13、检查是否有遗留物品，若有及时归还给客人，若客人已走，暂时帮客人保留，同时通知到当班主管，下班前做好交接。
14、及时检查和询问客人的会议资料是否要回收带走，或其他特殊要求。
15、欢送客人，帮助客人拉送行李，感谢客人的光顾，并询问客人的宝贵意见。
16、及时关闭灯光、空调，通知AV关闭音响、话筒、投影等设施设备。
通知PA清洁卫生。
会务服务流程
会务服务流程会务服务是指为各类会议、活动提供全方位的服务，包括会场预订、设备租赁、餐饮服务、人员安排等。
一个完善的会务服务流程，对于保证会议活动的顺利进行至关重要。
下面将介绍一套完整的会务服务流程，以供参考。
首先，确定会议需求。
在会务服务开始之前，首先需要明确会议的目的、规模、时间、地点等基本信息，以便后续的服务能够有针对性地进行安排。
其次，进行会场预订。
根据会议规模和需求，选择合适的会场进行预订。
会场的选择需要考虑到交通便利性、设施设备、空间大小等因素，以确保会议能够顺利进行。
接下来，进行设备租赁。
根据会议的具体需求，租赁所需的设备设施，包括投影仪、音响设备、麦克风、会议桌椅等，以保证会议进行时的设备设施完备。
然后，安排餐饮服务。
根据会议的时间安排，提供合适的餐饮服务，包括茶歇、用餐等，以满足与会人员的需求，同时也要考虑到食品安全和卫生标准。
紧接着，进行人员安排。
安排专业的工作人员进行现场协调，包括接待、引导、签到等工作，以确保会议进行时的秩序井然。
最后，进行会后总结。
会议结束后，进行会务服务的总结和评估，包括对服务质量、客户满意度等方面进行评估，以便对今后的会务服务工作进行改进和提升。
在整个会务服务流程中，需要各个环节之间的紧密配合和协调，以确保会议活动能够顺利进行。
同时，也需要不断地对会务服务流程进行优化和改进，以适应不同类型会议的需求。
总之，一个完善的会务服务流程，能够为会议活动提供全方位的支持和保障，为与会人员提供良好的体验，也是会议成功举办的关键之一。
希望以上介绍的会务服务流程能够为您的会议活动提供一些参考和帮助。
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会中服务
四、茶水服 务 茶叶应在会议开始前10分钟泡好，会前5分 钟上茶水（客人入座前）。 茶叶：春夏（信阳毛尖、铁观音、龙井）
秋冬（普洱、金骏眉、大红袍） 会议进行中间15到20分钟续水一次。 倒茶水时，应在宾客的右后方用右手进行， 不能在宾客头上或背部上方倒水。 茶水以八分满为宜。
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会中服务
二、设施服 务
会 场 投 影 仪 、 灯 光 、 空 调 要 在 会 议 开 始 前 半 小时打开，话筒应在会议开始前5分钟打开。 空 调 温 度 设 定 在 最 佳 温 度 。
夏季：22-24℃ 冬季：24-26 ℃
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会中服务
三、毛巾服 务
客人落座后上毛巾(夏季上冰毛巾、冬季上热毛巾）， 上毛巾应在客人左侧进行，必须使用干净的毛巾夹， 毛巾篮，将毛巾放置毛巾托内。
并及时提供服务，会场外面安排一名服务人员随时为 客人提供开关门服务，进入会议室服务时切勿敲门。 会议过程中，服务员注意观察每位客人喝水的多少， 确保
及时续水。保证会场安静，不要随意走动，注意工作 中的“三轻”，注意室内温度，合理调节空调。 会议期间，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时 处理
上报，保证会议正常进行。
会中服务
五、会场休息服务
当主持人宣布休息时，将会场的门打开。 尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁。 为客人指引洗手间和吸烟区的方向。 客人再次进入会场前及时更换热的茶水，
客人入坐后上第二次毛巾。 参会人员进场后将门关闭。
会中服务
六、茶歇服务
会议时间较长或中途安排休息应摆放茶歇，茶歇位置设在会议室就近处。
会议桌干净、整洁，无污渍；椅子 前后左右距离合适，各成直线。
摆放绿植。
做好会议室内外的卫生，保证无异 味，无异物。
会前准备
三、场地布置（2）
会 场 音 响 、 话 筒 、 投 影 提 前 调 试 ， 灯 光、空调全面检查，确保使用正常。 根 据 现 场 情 况 ， 提 前 做 好 设 备 应 急 处 置方案。
主席台座次（1）
人为基数
主席台座次（1）
人为偶数
主席台座次（1）
会客座次
长沙发优于单人沙发， 沙发优于普通椅子， 较高的座椅优于较低 的座椅，距离门远的 为最佳座位。
2
1
3
1
2
3
主方
会客式座次（2）
会谈式座次（1）
单边为基数
会谈式座次（2）
单边为偶数
会谈式座次（3）
正门偏离时，以入 口较远的地方为客 方座
4
2
主方
1
3
客方
4
会 2
谈
桌
1
3
Thanks
使用水杯的会议摆台 水杯置于文件的右上方，与文件
距离两厘米，水杯成一条直线。
会前准备
三、场地布置（7）
摆台 三大 要点
间距 一致
桌椅及物品左右、上下间 距一致，成一条直线
方向 一致
笔、杯子、文件等朝向一 致
物品 一致
矿泉水、纸巾、笔记本等 物品大小、品牌一致
13
会前准备
四、人员安排
停车场
卫生间
准 备 会 议 需 用 物品 ， 按规 定摆 放， 并留 出用量的10%作为备量。
一 般 会 议 摆 台 有纸 夹 、公 司宣 传册 、铅 笔、矿泉水、直筒杯、茶杯、毛巾托、 清口糖等。
确 保 物 品 干 净 整洁 ， 无破 损。
5
会前准备
协调
卫生
美观
整洁
舒适
6
会前准备
三、场地布置（1）
根据会议的类型、性质、人数，结 合会议室的具体情况安排会场布局。
会务服务流程培训
授课讲师：陈路兰 培训时间：2019年8月13日
会前准备你知道多少呢？
了解会议基本情况 物品的准备 场地布置 人员安排
2
一、会议服务工作流程
会前准备
会中服务
会后收尾
3
会前准备
一、了解会议情况
人数
名称
包括会议名称、 客人姓名及职务
了解会议 基本情况
规模
时间
4
会前准备
二、物品准备
大厅
会场内
电梯口
会议室 门口
14
会中服务
迎宾服务 设施服务 毛巾服务 茶水服务 会场休息服务 茶歇服务
15
会中服务
一、迎宾服务
安 排 专 人 在 大 堂 、 电 梯 间 、 会 议 室 门 口 迎接客人。 礼 仪 人 员 在 会 前 半 小 时 站 位 迎 宾 ， 仪 容 仪表及站姿要规范。 客 人 抵 达 时 做 好 引 领 工 作 。
会中服务
六、茶歇服务
季度
春天
水果
草莓、油桃、香蕉、桂圆、 哈蜜瓜等
干果
点心
饮料
夏天 秋天
西瓜、樱桃、桃、荔枝、
白兰瓜等
巧克派、慕斯、
开心果、桂圆、 提子等
杏仁等（独立 包装）
沙琪玛、小饼 干、布丁、蛋 挞等，如摆在 会议桌上应选 择独立包装的
小点心
红茶、咖啡、 果汁等
签纸右侧，笔尖朝上。矿泉水、水杯距皮夹 两厘米，矿泉水距水杯两厘米，所有物品摆 放成一条直线。
会前准备
三、场地布置（5） 中式茶杯的会议摆台
摆台时信签纸必须处于椅子正 前方，铅笔摆放在信签纸上成45度 角，茶杯摆放在信签纸右上角，茶 杯手柄成45度角，所有物品摆成一 条直线。
会前准备
三、场地布置（6）
会中服务
三、毛巾服 务
中式茶杯续水要领 拿——右手拿茶壶。 站——右脚插入椅当，在两个椅脚的中间。 取——左手无名指和小指夹住杯盖，其余三指握住杯柄。 倒——茶壶口不要碰到茶杯口。 为客人上茶或续水时，应先从主宾开始顺时针服务，如有
多位领导按照从高至低服务，其他人员按顺时针进行。 服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。
冬天
苹果、冰糖桔、香蕉、冬枣、桂 圆、金桔等
会中服务
六、茶歇服务
如会议桌上摆放水果拼盘，应不少于4种水种，颜色搭配要协调（红、黄、白、 绿）、精美；带壳的不能与切好的水果拼在一块（例如桂圆不能和切好的水果拼在 一块）。
会中服务
七、会务中的细节
会议开始后，服务员站在会场的后面或侧面注意观察 全场
8
会前准备
三、场地布置（3）
标准会议摆台
摆放专用会议杯垫，会议摆放物品包 括中式茶杯、矿泉水、铅笔、公司宣传资 料、会议笔记本和笔、铅笔、纸巾、果盘 等，所有物品摆放方向一致（中式茶杯杯 柄朝右成45度角），间距相等，椅子及物 品成一条直线。
会前准备
三、场地布置（4）
使用矿泉水的会议摆台 会议皮夹处于椅子正前方，铅笔摆在信
会后收尾服务
及时掌握会议结束时间，提前安排车辆等候。 会议结束，迅速将门打开，宾客全部离场后，
检查会场有无客人遗留物品。 礼貌送客，送别宾客时及时为宾客按电梯。 清洁卫生，回收可利用物品，桌椅归位。撤
下会议所用设备设施用品，分类归位。 清洗会议用杯。
会议座次安排
小型会议：面门而坐，居右而坐、3人以上居中为尊者。 大型会议：前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧。 正式会议必须排座次、放席卡，以便与会人员对号入座，避免互 相谦让。