档案管理规定
档案管理标准作业规程
1.0 目的
规范档案分类、整理、保管及查询工作。
2.0 适用范围
适用于公司各类档案的管理。
3.0 职责
3.1 各部门/服务中心的档案由本部门、本服务中心负责档案的管理。
3.2 行政及人力资源部负责除会计档案及经济合同、租赁档案外公司所有
档案的管理。
3.3 财务部负责会计档案及经济合同的管理。
3.4 经营拓展部负责租赁档案的管理。
4.0 程序要点
4.1 档案的分类
4.1.1 外来文件根据发文单位进行分类。
4.1.2 内部文件按照归档制度中的范围进行分类。
4.2 档案的编号
4.2.1 体系文件编号以文件代码为准。
4.2.2 档案编号格式：
CA—※※※——※※※
档案顺序号
类别（或单位）
4.3 档案管理分类
4.3.1 公司档案—行政综合类、接待宣传类、劳资管理类、后勤管理类，人事档案类，培训类，创优类，企业文化类，标书、合同类，声像档案类、实物档案类以及日常管理运行的记录资料。
4.3.2 财务部——会计档案、经济合同。
4.3.3 经营部——租赁档案。
4.3.4 服务中心—物业管理区域文件材料归档范围
一、行政后勤管理材料
（一）行政综合
1．物业服务中心组织沿革、大事记及工作计划、总结2．服务中心会议纪要、会议记录
3．规章制度
4．文秘、档案、印章管理记录
5．文件、档案接收及移交、销毁清册
6．物业管理发展规划、计划、总结
7．物业管理的请示、批复、报告、通知等
8．专题调查、调研、考察、普查工作材料
9．物业管理区域验收、接管记录
（二）接待宣传工作
1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料
3．来访领导题词签名册
（三）劳资管理
1．机构设置与人事管理规定
2．员工花名册
3．员工考评记录
4．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩5．人员增补申请表
（四）后勤管理
1．固定资产登记册
2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录
3．行政办公设备领用、维修、报废记录表
4．物料采购计划表、分包方评价记录
5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单
6．水电管理、员工宿舍
7．职工食堂管理材料
8．区域通讯工具管理材料
9．员工福利管理材料
二、业主、住户资料
1．业主住户入住通知、购房合同复印件
2．业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记
3．管理公约
4．租住户登记表
三、物业装修材料
1．装修申请审批表
2．商铺楼宇装修审批表
3．装修违章处理通知单
4．装修税单
四、业主大会、业主委员会材料
1．业主委员会筹备、选举等材料
2．业主委员会的请示、报告、批复
3．业主委员会制度
4．业主大会材料
5．楼长评选、增补、改选记录
6．有关收支情况公告
五、日常运行材料
（一）日常运行综合
1．业主、住户问卷调查表
2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录
3．日常工作检查记录
4．事务助理工作总结
5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告
6．家访表、联络单
7．服务要求评审记录
8．突发事件处理记录、预防措施报告
9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录（二）园林绿化
植物档案及补种、病虫害检查、防治材料
（三）保洁工作
1．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表
2．环境卫生消杀记录
（四）治安工作
1．治安队工具领用、维修、报废记录表
2．治安事件处理记录
3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表
5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表
（五）设备运行记录
1．供水、供电设备汇总表、月统计表
2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表4．电梯故障（事故）处理单
六、消防工作材料
1．消防中心值班情况记录
2．消防设备月、季度检查记录表、维修记录表
3．消防设备运行记录表
4．消防安全检查记录表
5．火险隐患整改通知书
七、创优资料
1．国家级创优评比资料
2．省、市级创优评比资料
3．行业评比资料
4．企业内部创优评比资料
5．企业ISO9000认证及其它认证材料
八、社区文化
1．社区大型庆典、文化活动材料
2．社区文艺体育活动材料
3．团组织及青年文明号活动材料
4．社区科普教育、社会公益性活动材料
5．各类专题座谈会、学习参观考察活动材料
6．和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料
7．人文事件方面材料
8．员工文化生活材料
九、基建档案
1．工程竣工图
2．土建综合材料、水电综合材料
3．楼宇住房验收交接材料
4．业主工程维修项目价格表
5．公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料
十、设备档案
供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料
十一、人事档案
1．聘用员工档案
2．专业技术人员档案
3．辞工员工档案
十二、声像档案
国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料十三、实物档案
本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等
4.4归档要求
4.4.1 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
4.4.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。
4.5归档的方法和步骤
4.5.1 将文件材料按年度区分，计划、总结、统计报表放在文件内容针对的年度。
4.5.2 在每个年度内按文件或来源进行分类，每一组相互具有密切联系的文件材料就是一个案卷。案卷厚度一般控制在200页左右，卷内文件按时间顺序排列、编号，并填写卷内文件目录和案卷目录。
4.5.3 每个案卷要拟写题名，题名力述简明确切，最后案卷按档案分类方案排列、编号。
4.5.4 归档的文件原则上应是原件，若无原件，可用复印件代替，但需由经办人注明原因。
4.6 归档时间
4.6.1 各种质量记录表格《质量记录一览表》规定的归档时间及时归档。
4.6.2 一般文件材料每年归档一次。
4.6.3 基建档案在竣工验收后六个月内归档。
4.6.4所购设备在采购时必须会同档案管理人员进行技术资料核对登记，于试验后连同试验记录等文件材料立卷归档。
4.6.5 公司各职能部门按照归档制度中规定的时间2个月内，填写《档案移交清单》并定期交行政及人力资源部进行统一归档；各服务中心可根据档案内容自行增加分类类别，并定期进行归档。
4.7 归档的份数
4.7.1 各类文件一般归档一式一份。
4.7.2 重要和利用频繁的文件材料可归档一式两份，或适当增加其归档份数。
4.8 不归档文件材料的范围
4.8.1 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
4.8.2未经会议讨论和领导审阅签发的、未生效的文件。
4.8.3上级单位发来供参考的文件。
4.9立卷和编制目录
4.9.1立卷：按照《质量记录归档封面》的项目进行登记。
4.9 .2编制目录：在档案盒内首页位置准备活页《卷内文件目录》，每一份文件归档时，均需将该份文件登记在《卷内文件目录》中，以便查阅。
4.10 档案的保管期限
4.10.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.10 .2 各部门/服务中心应依照部门或服务中心的工作情况及有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定和标注。
4.11 档案的密级
4.11.1 档案的密级分为二级：机密、普通。
a) 机密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的文件、财务类档案、ISO9001体系文件、重要的会议纪要（记录）和其它属机密的档案；
b) 普通档案包括：公司收发文、工程图纸、日常运作记录、维修、回访记录、计划、总结等普通性文件。
4.12 档案查阅的权限
4.12.1 总经理可查阅公司所有档案。
4.12.2 主管领导（总经理助理）可查阅分管工作的档案。
4.12.3 部长、服务中心主任可查阅该部门、服务中心所有档案。
4.12.4 其他人员根据批准查阅有关档案。
4.13 档案的查阅/借阅/复制
4.13.1 查阅/借阅/复制人需在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.13.2文件管理员审核其查（借）阅资格：
a) 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
b) 权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：档案的归属部门/服务中心的负责人负责审批;
c) 机密档案复制由档案归属部门/服务中心负责人审批。
4.14 档案的销毁
4.14.1超过保存期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见《程序文件—记录一览表》）每年编制销毁计划及清单，报所属部门负责人审核。
4.14.2总经理、分管主管领导负责审批分管部门的销毁计划和清单，物业部负责审批服务中心的销毁计划和清单。
5.0 记录
5.1 《文件查阅/借阅/复制登记表》 CA-QR-XZ0601
5.2 《档案查阅/借阅/复制审批表》 CA-QR-XZ0602
5.3 《档案销毁清单》 CA-QR-XZ0603
5.4 《质量记录归档封面》 CA-QR-XZ0701
5.5 《质量记录归档封面》 CA-QR-XZ0702
5.6 《卷内文件目录》 CA-QR-XZ0703
5.7 《案卷目录》 CA-QR-XZ0704
5.8 《卷内备考表》 CA-QR-XZ0705
文件档案记录管理制度
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
公司文件资料归档管理制度73061
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定-国家档案局
机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 （2006年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报
的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
最新文书档案归档范围及保管期限管理规定资料
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
文件档案管理制度
文件档案管理制度
目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。 适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任：各部门负责人、档案管理员。 内容： 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人
3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。 3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储） 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录：按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。
文件和档案管理制度
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
文书档案管理细则
文书档案管理细则 第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。 第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。 第三条职责 （一）办公室负责公司文书档案的管理。 （二）各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。（三）各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。 第四条文件材料的归档范围 （一）外单位来的文件材料.： 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决 议、决定、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件 材料。 （二）公司在工作中形成的文件、资料： 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重 要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、 总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件 材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简 报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、
计划、总结、重要简报等。 （三）下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间 公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。 第六条归档文件的系统性要求 （一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。 （二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使 案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件 应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单 位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需 要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。 第七条归档文件在技术加工方面的要求 （一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。 （二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。 （三）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年； 年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、 批复时间立卷。 （四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。 （五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺， 概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达 意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要 超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。 （六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫
文件档案管理规定G
编号：JC/ZD001 本章第 1 页共4页第0次修改 文件档案管理规定 1.目的 为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定。 2.适用范围 公司职能部门及各项目部相关部室对文件档案的管理。 3.职责 3.1各部室及全体员工均有保存好文档的义务，各部室须指定专人负责本部门的文档保管工作。 3.1.1文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。 3.1.2文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得自行扩大借阅范围，不得擅自向外透露文档内容。 3.1.3文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。 3.1.4文档管理员不得损毁/丢失应保存的文档资料。 3.1.5文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝转交。 3.1.6文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。3.1.7文档管理员不得涂改、伪造档案资料。 3.1.8 文档管理员不得玩忽职守，造成文档资料损失。 4.术语 4.1文档：是指公司各部室及个人在从事公务活动中直接形成的对公司具有保存价值的各类文字、图像、声像制品及实物等不同形式的记录。 5.程序 5.1收集 按照公司《文件收发管理规定》中要求，将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。
编号：JC/ZD001 本章第 2 页共4页第0次修改5.2分类 文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都须在档案盒内列出清楚的标注。 5.3归档 5.3.1范围 5.3.1.1公司对外的往来文件、资料由办公室归档。 5.3.1.2公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由办公室归档，各部门备存。 5.3.1.3各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由总工室归档，相关部门备档。 5.3.1.4与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由办公室归档相关部门因需要可存复印件。 5.3.1.5上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由办公室归档，相关部门备存。 5.3.1.6各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。 5.3.1.7有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归档。 5.3.1.8关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。 5.3.2要求 5.3.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。 5.3.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。 5.3.2.3归档的文件除特殊情况外，必须用原件。 5.3.2.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。 5.3.2.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。 5.3.3时间 5.3.3.1各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。
文书档案管理规定 (2)
文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
公司档案管理制度流程
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐 排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目 录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
文书档案管理制度(新版)
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文书档案管理制度(新版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
文书档案管理制度(新版) 1、目的与适用范围 本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法, 本制度适用于公司文书档案的管理。 2、工作内容 2.1文书档案的归档 2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。 2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。 2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。 2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签
字。 2.1.5归档的案卷必须符合下列要求: 2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。 2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过50个字,统一用黑笔写案卷。 2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。 2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。 2.2文书档案的整理和保管 2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管, 2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。 2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。 2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。 2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
文书档案归档范围及保管期限管理规定 文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。
公司文件档案管理制度
公司人事档案及技术档案管理制度 总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一. 文件的收集 公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部） 3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部） 4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部） 6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部） 7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部） 9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； 10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部） 11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部） 12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部） 13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部） 14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
档案管理制度
档案管理制度 一、总则 1、本制度所指的档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档案等。 2、公司的各类档案必须按年度立卷。各部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后，应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时，必须将文件材料向接办人员办理移交手续，不得擅自带走或销毁。 二、档案的收集与管理 1、坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门均应设立兼职档案管理员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动，应及时通知总经办。 2、公司档案的主管部门为总经办。 3、凡本公司缮印的公文（含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件）一律由公司行政专员统一收集管理。 4、一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。 5、公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员，在核报旅差费时，必须将会议的主要文件资料交总经办办理归档手续，由行政专员签字认可后，财务部门才能给予报销。 6、本公司召开全公司性的会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向总经办办理归档手续，由行政专员签字认可后，财务部门才能报销相关的会议费用。 7、公司专（兼）职档案管理人员的职责是： （1）了解本公司（部门）的工作业务，掌握本公司（部门）文件资料归档的范围，收集并管理本公司（部门）的文件资料； （2）认真执行文件资料归档制度，对本公司（部门）承办的文件资料及时收集归档。每个季度更新的文档由行政部网络专员进行电子档更新。 （3）承办人员借用档案资料时，应按照档案借用程序办理借用登记手续。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。 2、上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资料。 3、本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。 4、本公司向上级的请示与上级机关的批复。 5、反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。 6、本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。 7、本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料，以及员工考核、奖惩的文件资料。 8、本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。
学校文书档案管理办法
学校文书档案管理办法 文章来 源初中教师网w 9 1 一、总则 为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》，结合本校实际，制定本办法。 本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。 二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 在归档文件整理过程中，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。 三、整理要求 归档文件应齐全完整，并按照本单位制定的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合陕西地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换格式》要求。 四、整理方法 ⑴文件的确定 归档文件一般以每份文件为一件；正件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要的文件的正文与历次修改稿各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
文书档案管理制度
第十章文书档案管理制度 一、档案管理制度 （一）公司档案管理办法 依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制订本办法： 一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书断案由办公室集中统一管理，科技档案（已交办公室的除外）分别由有关处室管理，以便于及时利! ，维护档案的完整与安全。公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办L 位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检 查，负责管理公司的文；、科技（部门）档案。其任务是：（一）收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； （二）积极开展档案的提供利用工作； （三）进行档案鉴定； （四）进行档案统计； （五）保管部分科技档案； （六）认真学习（中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷基本方法，保证档案质量。 三、立卷范围： （一）上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。
（二）公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。 （三）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （四）公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全司的规章制度）。 （五）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （六）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。 （七）国际交流和合资企业来往文件、协议，报告和会谈纪要等文件材料。 （八）重要的人民来信、来访及其处理结果。 （九）有关人大政协提案处理结果。 （十）公司各处室以上级管理部门名义的发文。 （十一）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （十二）外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。 （十三）根据公司现有人员和工作的实际情况，已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管，其余的不再统一归档，仍然由各处收集、整理、鉴定、保管，以便利用、查找，更好地为本部门服务。四、立卷要求：（一）立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。 （二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。（三）拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原