浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作

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浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作
李晓芳 陕西省泾惠渠管理局
摘　要：工程建设档案是记录工程建设过程和工程管理的重要依据和凭证，档案管理是衡量一个单位整体管理水平的重要标准之一，水利工程建设项目档案管理也不例外。

笔者结合灌区改造档案管理实践，总结了水利单位在工程档案管理中存在的问题和不足，提出加强水利工程建设项目档案管理的方法和措施，有很好的借鉴意义。

关键词：水利工程　档案管理近年来，陕西省泾惠渠灌区紧抓国家加大水利基础设施建设投入的历史机遇，先后开工实施了灌区农业综合开发、续建配套与节水改造及世行贷款改造项目等多个重点水利工程建设项目，极大地改善了灌区工程设施老化失修面貌，增强了灌区农业发展后劲。

这些项目投资大、建设周期长、工程子项目众多，形成了大量的工程档案资料。

这些工程档案既真实记录了灌区工程建设的全过程，也为后续工程项目的管理、维护、扩建、改造等提供了重要依据。

管理好这些档案对推动灌区经济可持续发展具有十分重要的意义。

一、工程档案的作用及基本要求
1.工程档案的重要作用。

工程档案资料是工程建设全过程中制定、发生、收集、积累的各种文件、技术数据、检验测试资料、竣工图等资料的总称。

工程档案资料的作用，首先是实际工作和行为的记载和反应。

其次是工程评价、验收、移交以及后期运行、科研等工作的依据。

工程档案资料是工程施工全过程的原始资料，是反映工程隐蔽后内在的质量凭证。

如果资料不准确不完整，就不能真实反映工程的施工情况，影响工程质量等级的评定，影响工程如期交工和使用。

2.工程档案管理的基本要求。

工程档案的基本要求可总结为：及时性、真实性、准确性、完整性、系统性。

及时性：工程档案资料是对建筑实物质量情况的实时反映，因此要求各种资料必须按照工程施工的进度同步收集、整理。

真实性：资料的形成必须实事求是、客观准确，必须坚决杜绝对原始记录采用“后补"造假的做法。

特别是原材料、混凝土、砂浆强度等，是以随机抽样方法进行取样检验评价的。

取样的科学性和真实性非常重要，绝对不允许对样本“专门加工"。

否则，不仅不能作为技术资料使用，反而造成工程技术资料混乱。

准确性：工程档案资料的准确性主要体现在数据准确、计算正确、填写规范、符合标准。

完整性：不完整的档案资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解工程的实际状况。

系统性：对参建单位的档案资料，纵向应该完整全面地反映施
工的全过程；横向对特殊事件，特别是对事故或可能引起工期、费用
重大变更的事件记载上，还应与同批资料、或与其他参建单位的资料进行对照，保证相关事项记载的对应和统一。

二、工程档案管理工作存在的问题和不足
从灌区水利工程项目建设实际情况看，目前工程档案资料整编与管理方面主要存在以下问题：
1.重工程建设轻档案收集现象普遍存在。

在实际工程建设过程中，大部分参建单位存在重现场管理、轻内业资料整编的问题，有的项目等到面临验收了，才抽调人员，加班加点突击整编资料。

部分单位档案管理工作组织机构不够健全，有的职责不清，有的无专职工作人员，有的缺乏必要的档案管理设施，对已成资料随意摆放，丢失、损毁严重。

加之水利工程建设项目大都点多线长、施工流动性强、建设周期长、人员变动资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录"，给归档工作造成很大的困难，严重影响了档案严肃性和质量。

档案资料整编管理不够规范。

常见问题主要有：没有建立起定期的资料整理、分类制度，缺乏规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度；资料建立、收集、整编归档不及时；部分资料不够准确和完整；在文件、技术指令、通知等的管理上编号不清；资料签名手续不全、书写不规范，资料纸张大小、纸质不符合要求等。

3.档案组织网络不健全，档案专业人才缺乏。

灌区水利工程建设项目类别多，管理部门设置各异，大多各自为政，自行其是，没有建立起系统性的档案组织网络，缺乏对档案管理工作总体性的指导和监督。

同时，在一些小项目建设中，档案人员一般是新参加工作的同志，以工程技术人员居多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人及少，熟悉档案法规制度、熟练掌握计算机技术进行档案管理的专业人才更是奇缺。

三、提高工程档案管理的措施和建议
1.建立健全档案工作组织体系。

各工程参建单位要切实重视档案管理工作，加大档案工作人员和设施的配备力度；遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，抓早收集；完善资料管理制度，协调各个生产环节(技术、质检、材供等)与资料管理工作的关系，从档案资料的建立、收集、整编、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。

项目法人档案管理机构加强对各主管部门、各参建单位档案管理工作的指导与监督。

2.强化日常档案资料收集管理工作。

日常的档案资料管理工作好坏，对档案资料的最后整编和归档有着非常大的影响。

做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时就可以减少很多工作量。

所以，工程档案管理要从工程实施过程中的档案资料收集抓起，首先要针对每一个具体工程项目建立业主、监理、施工、设计等单位档案收集网络，专人收集专人管理。

其次要及时收集及时归档，发现资料不全或遗失第一时间补救。

对于有些在生成时就不符合竣工归档要求的资料，要及时补做、重做归档资料，以免归档时造成时间、人力、物力浪费。

3.实施分阶段档案整编计划。

在工程开工前，根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段实施，尽量做到档案资料
收集、整编、移交与工程建设同步。

工程建设进展到一个阶段，档案
资料收集整编完成到一个阶段；工程项目完工一个，档案资料验收一个。

4.严格把关，规范档案验收。

这是保证项目档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。

档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。

加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。

四、结语
面对灌区水利工程建设的新形势和网络化的普及，档案工作人员必须加强对档案专业知识的学习，不断提高档案管理业务水平。

加强对现有的档案人员加强培训，不断拓宽知识面，掌握水利工程建设项目档案管理的相关知识和计算机管理档案的技能，更好地为灌区项目建设服好务。

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