市卫生局卫生监督档案管理制度

市卫生局卫生监督档案管理制度

为规范和加强卫生监督档案的管理及利用，明确档案管理责任，提高卫生监督工作质量和科学管理水平，特制定本制度。

一、档案类别

根据科室设置和实际工作需要，将卫生监督档案分为卫生许可档案、日常监督档案、行政处罚档案和专项工作档案四类。

卫生许可档案是指受理或不受理许可申请，作出许可决定，变更许可决定，撤销、吊销或注销许可等所涉及的全部资料。包括当事人申请许可时提交的资料，卫生许可处受理或不予受理、补正、转办等资料，按照卫生许可办证程序相关科进行现场检查、审核，许可量化评定，产品或环境检验、监测，审批意见，卫生行政部门作出许可决定或不予许可决定、注销或撤销行政许可的资料等。

日常监督档案是指监督科室在对直管单位实施监督检查过程中形成的所有资料（涉及行政处罚归入处罚案卷的除外）。包括单位基本情况相关材料、记载轻微违法行为或守法经营状态的检查笔录、卫生监督意见书、监测资料、经常性量化评分、计分及等级评定资料、处罚记录或者其他不良记录资料等。

行政处罚档案是指行政处罚案卷和有关案件登记、移送的资料。包括案卷来源材料、处罚文书、行政强制文书、被处罚人陈述申辩材料、听证笔录及听证意见书、行政复议及行政诉讼材料、申请强制执行材料等。

专项工作档案是指在完成某项具体卫生监督工作中形成的全部材料。包括工作计划、实施方案、实施过程、效果评价、工作总结等资料。

二、档案管理

监督稽查科室负责对全局卫生监督档案管理工作进行指导。各业务科室为卫生监督档案管理员，承担本科室卫生监督档案的综合管理职责，办公室负责档案分类、归宗、编号、整理、工作。

卫生许可受理人员负责卫生许可档案立卷和材料归档，并应在作出许可决定10日内完成归档。

监督执法人员负责日常监督档案立卷和材料归档，并应在各种档案材料形成之日起10日内完成归档和整理工作。

办公室负责行政处罚案卷的整理归档工作。

卫生监督档案材料一般以形成时间为序依次排列，新形成材料在后；卫生许可资料归档整理依照省卫生厅有关规定执行；行政处罚案卷依照《卫生行政执法文书规范》、《卫生行政案件办理工作细则》及省卫生厅有关规定执行。

三、档案保管

各监督科室分别负责卫生许可档案、日常卫生监督档案的保管；行政处罚结案案卷由办公室保存。

各有关科室要加强档案保管工作，将有关档案材料依照分类或归宗整齐摆放，便于检索和查阅。负责人应当加强对档案工作的指导和检查，督促有关人员按时将档案材料进行立卷归档。编制科室档案材料索引，并及时进行更新。

卫生许可档案、日常监督档案、行政处罚档案的保管期限一般按长期卷保存。销毁超过保管期限档案各处室应预先向办公室提交档案材料目录，经领导同意后由办公室统一安排销毁。

四、档案利用

为加强档案利用，提升档案利用价值，可以互相阅览、复制、摘抄档案材料。档案管理人员应当加强对档案利用的管理，设立专用登记本，对档案借阅、复制、摘抄情况予以记录。

司法部门、律师及其他机关查阅档案的，档案保管人员须凭市卫生局同意的书面文书及处室主管局长的签字方可提供，并应当保证档案资料的完整。