自动转账凭证的设置原理与应用技巧

自动转账凭证的设置原理与应用技巧 [摘要]会计信息化的效率来自于对软件内置专项功能的深入理解与应用,而自动转账技术既具有体现软件基本功能的一般性应用特性,又兼有可据以挖掘深入应用功效的专业化技术特质。全面理解自动转账的种类、内容与应用规范,将促进会计信息化在立足基本功能应用的基础上,积极地走向深入与成熟,进而从本质上提高会计信息化应用水平。

[关键词]自动转账;设置;原理;技巧

自动转账是指会计信息化系统中,通过对记账凭证生成要素的设置,由系统自动生成指定业务的规范化记账凭证的一种操作功能。为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先予以设定,即建立一项业务的转账模型的过程,称为自动转账凭证的设置(或称为定义)。依据自动转账凭证模型来生成特定业务的记账凭证的过程称为自动转账。由自动转账产生的凭证通常称为机制记账凭证,有时简称为机制凭证。

一、自动转账的种类 通用财务软件提供两类自动转账功能,第一类是在账务处理模块中,以辅助核算或期末业务处理的形式提供的转账设置与凭证生成功能,由于这种转账一般是在账务系统内进行,有时也被称作内部转账或内部结转。按照内部转账所适用的业务内容,又可区分为内部专项业务结转和内部通用业务结转两种类型。第二类是在工资薪酬、固定资产等专项管理模块中提供的费用分摊与结转功能,因为涉及账务系统外的专项核算系统,所以亦称之为外部转账或外部结转。

1.内部专项业务结转种类 通用软件的账务系统中,针对确定的转账业务内容所提供的转账功能,一般有以下几项:

(1)销售成本结转。由系统自动完成销售成本计算并生成销售成本结转凭证。通常,系统支持计划价法(或售价法)、先进先出法、全月加权平均法、移动加权平均法等计价方法来计算销售成本。

(2)制造费用结转。由系统自动将制造费用余额按设定要求或比例分配至各受益产品,并生成相应的记账凭证。通用软件一般只能完成单一步骤或单一层次 的费用分配任务,对于需要多层次分配制造费用的情况,需要用户按各项费用与分配对象的关系逐一设置并分次运行。

(3)汇兑损益结转。对于外币资产或外币负债项目,按设定的方式与录入的汇率自动计算汇兑损益并生成结转凭证。汇兑损益的计算与汇率变化紧密联系在一起,通常需要在自动转账前录入期末汇率(或当前汇率)。

(4)期间损益结转。自动将损益类科目期末余额结转至本年利润科目,并按要求生成相应的转账凭证。期间捐益结转凭证通常是整个系统的最后一张记账凭证。

2.内部通用业务结转种类 无论是被标注为自动转账凭证,还是被命名为自动转账分录,通用软件提供以下两种通用转账业务处理功能。

(1)对应结转。是指将一个科目的当前(期末)余额按设定比例转入一个或多个对应科目的转账方式。需要用户设置的参数主要有两项:一是需结转的科目余额的方向;二是转入科目的转账比例。使用对应结转功能时,不需要由用户自己定义分录内容和金额计算公式。凡是余额对转的业务,如将制造费用结转至生产成本、将所得税费用结转至本年利润等,都可以通过对应结转方式生成机制凭证。

(2)自定义转账。这是由用户对凭证的全部要素项目进行定义,并保存为转账模板,由系统根据模板自动生成记账凭证的转账方式。自定义转账凭证中的凭证类型、摘要、会计科目、借贷方向、金额来源公式等都必须由用户自己来定义,其中金额来源公式的设置涉及到对各种账簿与凭证的金额关系的理解,以及需要掌握软件所约定的语法规范,所以,这一转账形式对用户的专业知识要求比较高,应用过程也较为复杂,一般在前述各种类型的转账方式均无法满足用户的要求时,才利用自定义转账方式来处理自动转账凭证。

3.外部转账的种类 外部转账是指账务处理子系统以外的各专项核算子系统,按照用户设置,自动生成与本系统业务相关的记账凭证并传递到账务处理子系统的转账方式。外部转账方式生成的自动转账凭证常被称作外部凭证。外部转账也是财务业务一体化处理的数据桥梁。常见的外部转账有以下几类:

(1)工资费用分摊结转。工资薪酬管理系统可以根据工资汇总表自动生成有关分配工资费用、计提福利费、计提工会经费、计提职工教育经费等业务的记账凭证。

(2)固定资产折旧计提。固定资产管理系统可以根据有关固定资产增减变动资料生成固定资产增减的记账凭证,根据设置的折旧方法及计提周期自动生成计提固定资产折旧的记账凭证。 (3)往来业务及坏账准备计提。应收应付款管理系统可以生成有关应收账款、应付账款的发生及偿还等业务的记账凭证,并能根据应收账款余额自动计提坏账准备,生成计提坏账准备的记账凭证。

(4)差异结转与成本结转。在财务业务一体化应用中,存货管理系统可以根据材料出入库记录,生成有关存货出入库业务的记账凭证,并能自动生成材料成本差异结转凭证。

二、自动转账适用的经济业务类型 自动转账是在用户定义的基础上,由系统根据设置的参数自动运算并生成记账凭证。适合设置为自动转账凭证的经济业务,通常需要满足以下几个条件:

1.需定期重复处理的稳定业务 完成初始转账设置后,使得本应每次都需完整录入的凭证,简化为只需点击几个简单命令即可生成。但是,凭证模板的初始设置需要有一定精力投入,在此,自动转账的意义在于多次重复应用,只有对于不同会计期间须重复多次处理的业务,才能在反复应用中体现出简便、快捷的优势。税金计提、成本结转、损益结转等业务都具有一定的时间性,也有一定的规律性,这类在不同会计期间重复发生有基本稳定的业务,最能体现软件自动处理的优势。

2.会计科目能够事先确定 自动转账本身是智能的,但这种智能体现在用户的应用过程中,自动凭证一旦被设定,就只能按照事先的定义来生成实际业务的记账凭证。凡不能确定最终会计科目的业务,是无法以自动转账的方式来处理的。比如,销售入账业务不宜设置成自动转账凭证,因为事先不能确定销售对象,也就无法预先设定入账的明细科目或辅助项目;而固定资产改良支出的摊销则适宜自动转账处理,因为分摊结转的入账科目,不管是销售费用还是管理费用,一旦确定就不会再改变。

3.金额可以事先预知或可以被描述 通常,转账业务的发生金额具有一定的规律性,如折旧额可按折旧公式计算,无形资产可按某一确定的数额或比例摊销,而费用或成本则可按各该科目的当前余额结转,等等。只有确定的金额来源,或者体现着某种规律性的金额取得渠道,才能够事先以某种规范的方式将其描述和表达出来。反之,发生金额不能被事先预知,或不能被准确描述的经济业务,都无法交由系统进行自动处理。 三、自动转账的应用优势 自动转账凭证设置是一项一次定义、多次反复应用的一劳永逸的初始化工作,凭证模板建立以后,相关参数可不再调整,或只在业务变化以及会计核算方法变更时作少量修改即可。如果会计人员能巧用自动转账功能,烦琐的凭证输入环节的瓶颈现象将大大缓解。在会计业务处理中,通过自动转账生成记账凭证具有明显的优势。

1.加快期末业务处理速度 自动转账凭证由系统自动生成,省去了处理过程中逐项输入凭证要素内容的手续,大大提高了生成凭证的速度,使期末转账与结账有机会赶在业务结束的当时快速地完成。虽然少数凭证在生成过程中需要用户的干预,如输入期末汇率、分配结转比率等等,但这些参数一般由软件即时提示,其录入方式也比较单一,通常不影响期末转账业务的处理速度。

2.提高记账凭证的正确率 在信息化系统中,由手工录入的凭证,可能因为工作疏漏、疲劳、判断失误等原因而出错,而由系统根据事先定义的自动转账模板所生成的凭证,其中多数要素内容已事先确定而不再有出错机会,唯一可能出错的是根据用户描述临时生成的凭证金额。由于金额来源于软件系统内部的数据库,因为软件本身是不会出错的,只要定义的凭证模板中的参数是正确的,则所生成的记账凭证就必定正确。所以,自动转账凭证具有较高的正确性保障。

3.保障会计业务的完整性 需要在期末进行处理的业务比较多,而且比较杂,若用户对企业业务整体不熟悉,则很容易出现遗漏、错转等情况,其中任意一笔业务的疏漏都将影响最终业务核算的准确性。而自动转账功能的应用,将业务交由系统内部程序来控制,期末业务处理可以严格按顺序逐笔进行,不再存在因操作疏忽而遗漏业务处理项目的可能性。

四、转账金额的来源渠道及其表示方式 自动转账的重点与难点均体现于转账金额的设置。通常,专项业务转账凭证(如汇兑损益结转、材料成本差异结转等)的金额由程序内置算法确定,用户不能阅读更无法更改其金额来源方式。而更多的转账凭证是以自定义的方式由用户设置的,金额来源公式也由用户来设定。常见的几种转账方式中,金额来源主要有以下种类: 1.来源于账户余额 按余额结转是最为常见也是最易理解的一种结转方式,一般情况下,制造费用结转、期间损益结转等都是直接按照各该科目的当前余额来转账的,结转后转出科目的余额都被清零。在实际应用中,所谓的对应结转实际上就是一种直接把一个科目的余额结转至另一个(或一组)科目的结转方式。在自定义转账结转中,通常也在公式设置中用到提取科目余额的函数。

科目余额在不同时期有不同的含义,在自动转账以及报表指标取数公式设置中,余额是指业务处理到这一步骤时的即时余额,有时也称为当前余额。比如,通常所言“期末应将制造费用余额结转至生产成本”,这里所称的余额就是指结转前余额。为此,在转账设置中所称的余额,不能与通常所说的期末余额相混淆。

图1是用友软件对应结转凭证设置界面,系统将转入科目与转出科目分布在不同区域来进行定义,其中转出科目只有一个,且按当前余额全额转出,而转入科目允许有多个,可以由用户设置各转入科目的转入金额比例。

2.预先确定的常数 少数转账凭证在每一会计期间的发生额都是相等的,如按平均分摊的固定资产改良支出费用、个别认定的无形资产摊销费用等,这些转账业务每一期所需编制的结转凭证,不仅科目完全相同,金额也完全一样。所以,在定义转账凭证模板时,只要在金额栏输入一个常数即可。个别软件(如用友)允许在自定义转账凭证金额公式向导设置过程中,在金额公式栏输入一个常数,并可将这一常数与继续录入的其他函数共同构成更为复杂的金额来源公式。

3.通过键盘输入 有些凭证的金额或用以计算金额的各运算项的数额,或来源于系统外部,或客观上无法通过自动计算的方式获得,比如期末汇率、按面积分摊租赁费等,用户在定义自动转账凭证时,往往将金额来源定义为键盘输入,系统在生成凭证的过程中,遇有需要键盘输入的数据时,会自动暂停,提示并等待用户输入数据。目前许多通用软件还采用另外一种常数输入模式,即由用户直接在生成的凭证中修改输入手工计算得出的金额。用友、金蝶等软件均默认了对常数进行任意修改的键盘输入方式。

4.取自专项核算系统的运算结果 大多数外部结转凭证的金额都是由相关子系统自动计算得出的。比如在工资薪酬管理系统中,软件根据用户输入的工资项目数据计算出应付工资额和实发工资额,按指定项目合计数(或扣除指定项目数额后的计提基数)以及设定的计提比例计算出福利费、工会经费等计提费用额。在此需要用户操作的主要是指定运算基数(含盖项目或扣除项目)、计提比例、触发条件等参数,而计算公式与运算过程