09(参考培训)档案管理规定01-0-09-2008
档案整理分类方案范本（3篇）
档案整理分类方案范本为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。
第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。
第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。
本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。
第三条本方案共设置___个一级类目，并以两位___伯数字作为一级类目代号。
1、公司文件（代号：01）2、办证管理（代号：02）3、合同管理（代号：03）4、基本建设（代号：04）5、检验报告（代号：05）6、行政管理（代号：06）7、人事档案（代号：07）8、体系文件（代号：08）9、声像实物档案（代号：09）第四条二级类目的设置方法如下：1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。
第五条归档文件___本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
2.整理。
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包___、存储等），使之有序化的过程。
档案资料管理办法
档案资料管理办法第一章总则第一条为规范项目经理部档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及沪昆客专湖南公司《建设标准化管理体系》档案管理的有关规定，结合项目部实际，特制定本办法。
第二条档案分为：文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等。
本部在所管理项目工程施工中形成的对本部工作、工程施工具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料均应按档案工作的有关规定进行收集和管理。
第三条档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入标准化管理工作流程，纳入各部门和有关人员的岗位责任制。
第二章档案工作机构及其职责第四条综合部负责文书档案、会议档案、人劳档案等管理工作，负责制定档案工作的规章制度和档案工作计划并组织实施。
工程部负责科技档案、设计资料档案、竣工资料档案等管理工作。
计财部负责招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等管理工作。
其他业务部门负责本部门专业档案管理工作。
项目部设专（兼）职档案人员，负责文件材料的归档工作，并指导、监督、检查各分部竣工档案的编制，工程验交后负责办理竣工档案的移交。
第五条各级档案部门应借助先进的信息技术手段为档案的保管、利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。
第三章文件材料收集、归档第六条档案收集内容为：（一）项目部各种重要会议和重大活动及事件形成的文件资料。
包括通知、报告、讲话、简报、纪要、总结和典型经验材料等。
（二）项目部各项工作中形成的重要文件材料。
包括命令、指示、重要通知、通报、请示、报告、批复、工作计划、总结、规定、章程、重要调查材料、计划文件、统计报表、会计凭证、会计帐簿、会计报告等会计核算专业资料。
（三）项目部所收与业务相关的文件资料。
（四）参加上级机关召开的重要会议带回的各种文件、资料。
中国银行授信档案管理规范标准[详]
![中国银行授信档案管理规范标准[详]](https://img.taocdn.com/s3/m/5993da06960590c69fc3767c.png)
中国银行授信档案管理规第一章总则第一条根据《中国银行档案管理办法》（中银办[2000]13号）和中国银行授信业务有关管理规定，制定本规。
第二条中国银行授信档案是各级行在对各类金融机构、非金融机构法人或自然人授信活动中形成的，反映授信业务工作情况并具有保存价值的文件资料的总称，是我行与法人、自然人间债权、债务关系的原始凭证及我行依法催收的重要法律依据，是中国银行业务档案的重要组成部分。
第三条本规的管理对象为各类授信档案。
具体有尽职调查及风险评审档案(简称风险评审档案)、公司及零售贷款业务档案和保全清收档案等。
第二章授信档案的管理原则和模式第四条中国银行授信档案实行集中统一管理的原则。
第五条中国银行授信档案采取分段管理，专人负责，按时交接，定期检查的管理模式。
一、分段管理将一个授信项目形成的文件材料依据授信的执行状态划分为执行中的授信文件（简称授信文件）和结清后的授信档案（简称授信档案）两个阶段。
授信文件由风险管理部门和各业务经办部门设专柜分别保管存放。
授信档案按照保管期限的划分，五年期案卷放在本部门保存，永久和二十年期案卷移交本行档案部门保存。
二、专人负责各级行的风险管理部门和业务经办部门应设置专职或兼职人员（统称授信档案员）负责本部门授信文件的日常管理及结清后的立卷归档等工作。
授信档案员应相对稳定，且不得由直接经办授信业务的人员担任。
各部门要将授信档案员报本行档案部门备案，由档案部门填写授信档案员备案登记表（见附件二）。
授信档案员工作变动时应办理好交接手续，并通知档案部门进行变更登记。
因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失的，要查明情况并追究有关人员的责任。
授信档案员的职责是：（一）负责本部门授信文件的接收、日常保管、借阅管理等工作；（二）负责贷款结清后授信文件的整理立卷工作；（三）负责将授信档案中二十年期和永久卷向本行档案部门移交及短期卷的保管、鉴定、销毁工作。
三、按时交接业务经办人员应在单笔授信（贷款）合同签订、不良贷款接收及风险评审完毕后5个工作日，按归档要求将各类授信文件及时交授信档案员保存，双方履行交接手续。
档案管理违法违纪行为处分规定2013-01-24
档案管理违法违纪行为处分规定2013年03月26日来源：作者：中华人民共和国监察部中华人民共和国人力资源和社会保障部令中华人民共和国国家档案局第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》已经2013年1月24日监察部第1次部长办公会议、2012年8月27日人力资源和社会保障部第87次部务会议、2012年7月30日国家公务员局第37次局务会议、2012年4月28日国家档案局局务会议审议通过。
现予公布，自2013年3月1日起施行。
监察部部长：马馼人力资源社会和保障部部长：尹蔚民国家档案局局长：杨冬权2013年2月22日档案管理违法违纪行为处分规定第一条为了预防和惩处档案管理违法违纪行为，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》、《行政机关公务员处分条例》等有关法律、行政法规，制定本规定。
第二条有档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。
属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：（一）行政机关公务员；（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。
事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照《事业单位工作人员处分暂行规定》执行。
法律、行政法规、国务院决定及国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，从其规定。
第三条将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。
第四条拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。
档案移交进馆规范培训资料(PPT 43张)
3、国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档 案范围的规定》（2011年11月11日通过） 规定：各级各类档案馆收集同级党政机关、人大、 政协、审判和检察机关、群众团体、民主党派、 企事业单位及其他社会组织和个人应向综合档案 馆移交的各种门类各种载体形态的档案。
4、监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局 联合颁布《档案管理违法违纪行为处分规定》 （2013年3月1日起施行） 第四条 拒不按照国家规定向指定的国家档案馆 移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记 过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分； 情节严重的，给予撤职处分。
二、到期档案移交进馆的法律依据
1、《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日通过） 第三章 第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和 其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”
2、《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年5月5日经 国务院批准，以国家档案局第5号令发布） 第二章 第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其 他组织的档案机构统一管理本单位的档案，并按照规定向 有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。”
（三）移交进馆档案种类
包括文书档案、专业档案、科技档案、照片档案、 音像档案、电子档案、实物档案等各种门类各种 载体的档案。
（四）进馆档案质量要求
文书档案
1、相关法规文件 1）参照国家档案局第8号令《机关文件材料 归档范围和文书档案保管期限表》制定本 单位文件材料归档范围和保管期限表 2）按照归档文件整理规范（DB36／T 380— 2016）具体要求将到期需移交档案进行规 范化整理。
第五条 市档案馆依法接收中华人民共和国成立前某 市行政区域内下列组织机构形成的档案： 1、某市行政区域内各级中国共产党组织、中国共产 主义青年团组织、革命政权、地方人民武装和革 命群众团体形成的革命历史档案； 2、某市行政区域内各个历史时期旧政权机构、党派、 社会组织、著名人物形成的档案。
(档案管理类)档案分类表
02-2技术资料
02-3项目资料档案。
永久或长
期
03
租赁
J
会
计
档
-01——
会计凭证
011记帐凭证
齐/7
0111记帐凭^证
01-2职工工资表
永久
永久
D-Lj耳八工工!/^〜、
01-3其它
01-3-1离退休生活补贴
01-3-2物价补贴
01-3-3降温费
重要的
永久
案
类
02
财务帐簿
02-1日记帐
02-1-1现金日记帐
重要的
永久
02-2总帐
总分类帐
永久
02.3明细帐
/CA7J人?1页
永久
U4-。H/jipq'pjx
02-4磁盘
以磁盘形式归档的会计数据
永久
\J£-
03
财务报表
V2-1^ZJvlLD.
031年度决算报表
f>AMAlLtl7T>7^11―1口」八Id><XJ/h
永久
u3-L年度决算报表
讨论通过
的文件
永久
讨论未通
过的
长期
小组讨论
的
短期
03-2工会委员会
03-2-1会议纪要03-2-2决议
03-2-3一般发言稿03-2-4简
报03-2-5参考材料
讨论通过
的文件
长期或短
期
讨论未通
过的文件
短期
03-3民主管理
03-3-1计划03-3-2总结
03-3-3请示03-3-4批复
03-3-5决议
01
企业档案工作规范DA-T42-2009
企业档案工作规范DA/T42-20092009年11月2日印发2010年01月01日实施1 范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705 文书档案案卷格式GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 12 全宗卷规范DA/T 13 档号编制规则DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 22 归档文件整理规则DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 31 纸质档案数字化技术规范DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范JGJ 25 档案馆建筑设计规范ISO 15489.1 信息与文献——文件管理：通则ISO 15489.2 信息与文献——文件管理：指南3 术语和定义DA/T 1—2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1企业档案business records企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3.2企业档案工作business records management企业履行档案管理职责的行为和活动。
3.3电子档案electronic records具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理规定
Q/CSG 中国南方电网责任有限公司企业管理制度中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定目 次中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定 (1)1总则 (1)2规范性引用文件 (1)3术语和定义 (1)4职责 (2)5管理内容与方法 (3)6附则 (11)附录A：基建项目档案工作交底记录 (12)附录C：案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背 (43)附录D：科技档案分类目录 (47)附录E：档号章 (48)附录F：项目文件材料中间检查情况表 (49)附录G：项目文件材料中间检查整改情况反馈表 (50)附录H：基建项目文件归档审查表 (51)附录I：基建项目档案移交表 (52)附录J：基建项目档案移交清册封面 (53)附录L：建设单位基建项目档案管理流程 (55)中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定1 总则1.1为加强和规范南方电网公司（以下简称公司）基建工程项目档案管理，确保基建项目档案的完整、准确和系统，实现公司系统基建档案一体化管理，按照国家和行业有关规定、《南方电网公司基建管理规定》和一体化管理制度编制规范，特制定本规定。
1.2本规定明确了公司系统基建档案管理的职责、内容、方法和程序，适用于公司系统基建档案管理。
1.3 基建项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。
2 规范性引用文件《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第58号）《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令 第5号）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）《建设项目（工程〕档案验收办法》（国档发[1992]8号）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》（Q/CSG 21804-2009）3 术语和定义3.1项目文件项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等项目管理过程中形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。
档案管理工作现状与不足及加强措施
档案管理工作现状与不足及加强措施作者：尤卉来源：《文化产业》2014年第09期摘要：档案管理工作在事业单位或企业中有着重要的意义，不仅与人才的招聘有关，也关系到员工在工作中作出的贡献与经历。
虽然档案管理工作的重要人人皆知，但在实际工作中却仍存在一些不足。
笔者结合自身经验，对档案管理工作存在的问题进行研究，并提出相应的加强措施。
关键词：档案管理；不足；措施；中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-09-00-01一、档案管理工作的现状与不足（一）档案管理受到的重视不足。
档案具有重要意义，但档案管理工作却一直默默无闻，档案管理工作的政绩性质不高，对此一些部门对于档案管理工作常常较为忽视，仅简单的认为只要将档案保管好，能够应对时常的检查、翻阅即可，相关人员在认识出现误区是忽视档案管理工作的主要原因之一。
虽然在口头上对档案管理的重要性重复进行强调，但在思想意识上却不能得到重视。
（二）投入力度不足。
在许多单位部门中往往存在档案库房陈旧，相关设备严重匮乏，现有设备老化，更谈不上现代化的红外线监控、湿温度管控等现代化设备。
并且在一些部门中只愿意对其他工作加大投入，而不愿为档案管理工作添加新设备新员工，以致档案库房的设备老化、工作陈腐甚至出现了报废的情况。
而在一些单位部门中甚至未设立专门的档案管理职务或将档案库房直接设置在仓库中。
这样的档案管理工作是极为落后的，极易导致档案信息出现遗失、变质、虫蛀等情况，档案信息的丢失是单位中无法弥补的巨大损失，因此应加大档案管理的硬件设施的投入以及其他方面的投入等。
（三）管理人员业务能力较差。
在许多单位部门中没有设置专门的档案管理工作人员，相关管理人员未参加过相应的培训考核就进行上岗，由于档案管理工作大多有其他岗位人员兼职，因此岗位具有较大的流动性，而管理人员对于档案管理的要求、措施及重要性缺少认识，在进行档案材料管理、收集、入档等业务操作不够熟练，进而无法适应档案管理的工作，使单位的档案管理水平下降。
事业单位档案室落实《机关档案管理规定》策略研究——使用Excel软件实现科技项目档案快速预组卷
事业单位科技项目存在重申请、轻管理的现象，往往到验收环节才想起来整理归档，究其原因，还是材料管理存在弱点，特别是项目档案的编目、组卷、统计比较复杂，非专业人员难以快速掌握。
《机关档案管理规定》(以下简称《规定》)颁布实施已两年，然而实际落实恐怕还需要逐渐推进，因为这不仅需要工作人员心理上的适应，更重要的是单位需要对档案管理架构和制度梳理，以便调整、修订、制定最适合的方案、配套制度并贯彻实施。
为此，本文对科技项目档案进行分析，从中得出了一套能够快速组卷的Excel 标准化模板，利用这种方式能够快速掌握科技项目档案整体情况，获悉文档管理薄弱环节，从而规范档案管理工作。
为便于理解，本文以基建项目为例。
一、档案集中组卷的必要性(一)强制性要求《规定》第一章总则第五条强调：机关的全部档案应当集中、统一管理。
机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
国家档案局以第13号令的形式颁布，对各级党和国家机关、人民团体具有强制性。
第七章附则第六十九条提出，事业单位、社会团体可参照执行。
第一章总则第四条规定：中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导，因此对事业单位也具有一定的约束力。
(二)非档案部门缺少档案存放条件，难以统筹管理和保障档案的安全一般事业单位没有单独的档案库房，或者虽有库房但无专业管理人员，更甚者没有专门的档案存放用房。
更不用说非档案专业部门存放条件差，收集范围窄，不利于档案整体把控。
事实上传统档案收集主要是纸质档案，但电子文档、业务数据、邮件、网页、实物几乎没有收集或很少收集，这需要档案部门加强指导。
(三)集中管理统一组卷是事业单位监管内控的要求法规、项目周期、档案验收的严格规定决定了项目档案工作是一个系统工程，不能单打独斗，必须整体规划、形成合力、集团作战。
审计署对XX 院的审计报告显示：XX 院所属国家XX 中心2012年用已完工项目申报预算，套取财政资金912万元；XXA 所2009年重复申报项目，套取财政资金606万元。
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档案管理规定
1 范围
本标准规定了档案管理总则、档案管理网络及职责、档案归档、档案管理、档案的保存期限、档案的统计、档案的利用和档案销毁的管理要求。
本标准适用于公司的综合文书类档案、基建档案、财务档案和设备仪器档案等企业在经营和管理活动中形成的社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
2 管理职责
2.1 综合部全面负责公司档案的管理工作。
2.2 小区管理部负责本小区物业管理类和基建类档案的管理工作。
2.3 公司各部门负责与本部门工作相关的档案资料的收集工作。
3 管理程序
3.1 档案管理总则
3.1.1 归档范围:处理完毕的文件,对今后工作仍有查考价值的文件都应归档。
3.1.2 归档要求：凡需归档的文件，均应组成案卷，注明保管期限，并编写移交目录。
3.1.3 档案的整理：档案的整理工作是将处于零散状态的档案，经过分类、组合排列，使之成为系统而有联系的档案。
3.1.4 归档的文件材料应完整、准确、系统。
文件书写和载体材料应能耐久保存。
文件材料整理符合规范。
3.1.5 公司的档案全部归公司所有，由公司档案室实行集中统一管理，任何部门和个人都不得私自保存，公司全体员工都有责任支持公司档案工作，严守机密，确保公司档案的完整和安全。
3.2 档案管理网络及职责
3.2.1 公司综合部下属的档案室为一级档案室。
3.2.2 一级档案室集中统一管理公司档案，同时有责任对公司各部门档案管理网络的工作进行业务培训和监督指导。
3.2.3 小区管理部负责本小区物业管理类和基建类档案的管理工作。
3.2.4 公司各部门负责与本部门工作相关的档案资料的收集工作。
3.3 档案归档
3.3.1 综合文书类档案
3.3.1.1 公司的文件资料是伴随着公司的开发、经营活动及其管理工作而形成的，它是真实记载和反映公司各项活动的原始记录。
每位员工都有义务和责任及时将日常工作中形成的文件资料交予主管经理，主管经理向各级档案部门移交。
3.3.1.2 在日常运作中，各部门要遵循经营管理、工程建设等各项工作和文书处理的程序进行收集、整理、预立卷归档。
3.3.2 基建档案
3.3.2.1 基建档案是公司代业委会整理保管的资料，在退出管理时应交于业委会。
3.3.2.2 基建档案由工程部/综合部根据实际需要向各项目公司收集、整理，在确认资料齐全后向小区管理部兼职档案员移交。
3.3.2.3 兼职档案员负责立卷及归档保存,档案室负责指导、监督。
3.3.3 财务档案
3.3.3.1 财务档案是一种专业性较强的经济档案，其内容包括凭证、帐簿、报表及其它等材料，是企业档案的重要组成部分。
3.3.3.2 财务档案归档范围为本公司内全部经济业务所形成的档案，要求财务档案在财务部门保留二年，第三年三月底前向公司档案室办理移交手续。
3.3.3.3 档案部门接受财务档案时，原则上保持原卷（册）的封装，确需要重新整理的，须会同财务部门和经办人员共同拆封整理。
3.3.3.4 会计档案借阅原则上只提供本单位会计人员，其它部门和外单位需查阅，必须经公司总经理同意。
3.3.4 设备仪器档案
3.3.
4.1 设备仪器类档案是设备正常保修与正常使用的保证，其内容包括发票复印件、随机材料及维修记录。
3.3.
4.2 设备购入安装后，各使用部门即将须归档材料由本部门指定的档案管理员归档。
3.4 档案管理
3.4.1 档案借阅制度
3.4.1.1 借阅本公司已归档的档案案卷，必须办理借阅登记，填写《借阅申请单》，经主管经理签字后，方可借阅案卷。
根据文件材料保密等级的不同，有相应的签字权限。
3.4.1.2 外单位查阅档案材料，必须据有单位正式介绍信并明确调阅目的，重要档案必须经公司总经理同意后方可借阅。
3.4.1.3 凡借阅和归还档案时，档案管理人员对档案材料均需当面清点核对、逐页检查。
借阅期一般不超过一天，因工作需要逾期续借则应办理续借手续。
3.4.1.4 借阅档案必须保持案卷整洁，维持档案原貌，不得涂改勾划抻扯，不得自由转借，不得自行复制。
3.4.1.5 借阅档案者必须自觉遵守公司保密制度，不得向任何无关人员泄露机密，并对档案的安全和保密负责。
3.4.1.6 对借阅档案造成的损失，均由借阅者负责，按情节轻重上报综合部，按行政奖惩条例处理。
档案外借后遗失的，视情节轻重给予处罚。
3.4.2 档案库房管理制度
3.4.2.1 档案库房是公司的机要重地，全体人员都要高度重视，切实做好安全、防范工作。
3.4.2.2 库房重地，非工作人员一律不准随便入内，如工作需要，经管理人员同意后方可入内。
3.4.2.3 档案库房内禁止吸烟，也不准堆放易燃易爆物品及与档案无关的物品。
3.4.2.4 做好库房每日温度、湿度记录，温、湿度超过规定时，应采取有效措施加以控制（温度控制在140C-240C，相对湿度控制在50%-65%）。
3.4.2.5 档案管理人员应定期检查霉变情况，如发现蛀虫、霉菌要及时处理。
3.4.2.6 档案管理人员应定期检查库存档案，发现有破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。
3.4.2.7 除检查和整理档案外，库房工作人员一律不准在库房内办公，离开库房时要关好门窗，切断电源。
3.4.2.8 库房内的档案柜（橱）要严格遵照有关规定的要求排列，不得随意变动。
3.4.2.9 库房内外应配齐足够的消防器材，并定时检查更换。
3.4.2.10 库房内要保持清洁、整齐，采用炽灯光源，挂好窗帘，避免阳光直射，达到八防（防火、防盗、防虫咬霉变、防潮、防光、防尘、防有害气体、防高温）要求。
3.4.2.11 库房管理人员负责定期做好清洁工作。
3.4.3 档案保密制度
3.4.3.1 公司档案材料都是公司的宝贵资源，任何个人不得私自占有，不得擅自外传，任何人不得擅自携带外出。
3.4.3.2 严格遵守密级档案的管理规定，按档案性质分类，定期检查保密情况，发现问题应及时向领导汇报妥善解决。
3.4.3.3 报废或过期的机密材料，不得随意乱放、乱丢，应统一存放，经鉴定后送交指定的地点销毁。
3.4.3.4 公司总部的机密级档案的借阅或复印，必须经相关部门经理或总经理同意，填写《借阅申请单》后办理。
3.4.3.5 凡员工调动时（调离本岗位、调离公司或退休），须将其所承办或借阅的档案移交完毕后，方能调离。
3.4.3.6 对违反保密规定造成失密、泄漏事故者，应报请公司领导查明原因，根据情节轻重给予教育或行政处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
3.5 档案的保存期限
档案管理期限分为：永久，长期5-50年，短期5年以下。
3.6 档案的统计
公司负责档案管理的各部门,每次接收、移出、销毁档案材料应及时进行登记和统计，做到“家底”清楚，帐物相符。
3.7 档案的利用
公司各档案管理部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为公司各部门工作提供及时、有效的服务。
3.8 档案销毁制度
3.8.1 销毁档案必须慎重从事，需要销毁的档案必须造具清册提出销毁报告，先经鉴定小组鉴定，再经主管经理审定，待批准后送到指定地点销毁。
3.8.2 会计档案的鉴定和销毁按有关规定实行。
3.8.3 档案销毁后由销毁人、鉴定人同时签名，并注明销毁日期，《档案销毁清册》应存档备查。
3.8.4 销毁工作每三年进行一次。
4 报告和记录
4.1 《借阅申请单》
4.2 《档案销毁清册》。