商务日语有关知识整理

商務日本語（１）紹介の仕方＊自己紹介では、自分をどうのように印象づけるかということが大切のポイントとなります。

たとえば、自分自身をよく知ってもらうために、ユーモアを取り入れた話題にしておけば、印象付けがうまくいくでしょう。

また、将来に向かって友好的な信頼関係を築くためにも、自分を率直な表現で日ごろから考えておくのも一案です。

＊他人を紹介する時の仕方もきをつけなければならない。

まず、自社の人を他社の人に紹介する時、自社の人を紹介します。

それから、地位、年齢に差がない人を紹介する時、親しい人を先に紹介します。

なお、男性は先に紹介することは普通です。

しかし、年齢、地位が違う人を紹介する時に、年少者を先に紹介します。

一人を大勢に紹介する場合、まず、一人を大勢に紹介し、その後、大勢を一人に右から項に紹介します。

また、紹介された時は立ち上がり、笑顔で自分の氏名をはっきり名のり、一礼をする必要があります。

電話で紹介する時は、相手の前でするような誠意が感じられることは大切です。

それから、手紙による紹介は最も丁寧にしてほしいです。

人に紹介を頼む時、どうのような目的で相手にはっきりと説明しなければなりません。

あるいは、絶対に紹介者に迷惑をかけてはなりません。

いずれにしても、自分のイメージやトレードマークなどをあらかじめ考えて作っておくと効果的です。

（２）名刺のいろいろ名刺を差し出すとき、必ず名のって差し出すことは基本的なことです。

たとえば、「私、○○（会社名）の田中と申します。

」しかし、「私、こういうものですが・・・」は絶対ルール違反として使わないでください。

もう一つ気をつけてほしいのは、名刺の受け渡しは立って行うことです。

この場合、名刺入れを置く場所があれば、両手で出した方がいいですが、片手に名刺入れを持っている場合は片手で出すしかないですね。

受取るときも原則上両手でします。

また、名刺を受け取ったら、会社名、部署名、氏名を確認した方がいいです。

なお、名刺をえけ取るとき、文字に指を触れないように余白のところを持つことです。

同時交換の場合は左手で受けて、右手を添えます。

同じく、名刺を入れを持っている場合、左手で名刺入れを持ち、名刺の代わりに右手を添え、相手の名刺をしていただきます。

そのほか、、相手の名刺の高さより低めに出すことは一つのポイントとなります。

すなわち、相手の名刺の上に乗っかるような失礼な出し方はしないでください。

名刺の取扱いについての注意点があるのです。

ひとつ、専用の名刺入れを用意しておくことです。

というのは、折ったり汚したりしないように定期券入れ、財布と合用のものは避けて、丁寧に取り扱います。

もうひとつ、悪用を防ぐためにばらまいたりしないように注意することです。

三つは、いつも予備の枚数を十分に用意しておくことです。

でないと、「あいにく名刺を切らしてありまして」というのは間の抜いた印象となり、めったにないビッグチャンスを失う恐れがあり、後で後悔して始まらないのです。

数名と名刺交換する場合は、先方も当方も両方とも上位者から、行います。

なお、多人数の名刺を頂いた場合、商談をスムーズ進めるために名前を覚えられるようにテーブルの上に並べておいて、しばらくして、丁重にしまうことにも気をつけてください。

（３）訪問と接待訪問する場合，礼を失しないように次のようなことがポイントになります。

まず必ず事前にアポイントメントを取ることです。

なお相手の都合いつも優先するよう注意してください。

それから、約束の時間５分前には着くようにします。

万一、約束時間に遅れたときは言い訳をせず「申し訳ありません」とだけ謝ります。

また、事前に遅れるのがわかっているときは電話を入れて通知するようにしてください。

訪問先の受付では自分の会社名と名前、会いたい人の名前、用件を言います。

それから、訪問したい人に会うとき、名刺交換します。

特に言いたいのは、必ず忚接室ではすすめられた椅子に座って、茶菓を出されたら、出してくれた人に「恐れ入ります」礼を言って、また、茶菓は勧められてからいただくことです。

訪問が終わったら、注意点もあるのです。

訪問する前に、名刺書類資料などをちゃんと整えて、訪問する時に、用件を項序立てて要領よく話して、用件が進んだら、お礼を述べて速やかに辞します。

たとえば、「貴重なお時間を割いていただいて、誠にありがとうございました。

」とか「今後ともよろしくお願いします。

」とか言います。

ビジネス社会では、みんな忙しいですから、何よりも会社にとっては時間とコストを無駄にするわけにはいかないのです。

訪問と接待が違います。

接待する時は、お客様を中心にすることが大切です。

そのため、お酒類を勧めしてリラックスしていただいてお客様のお好みになるよう努力をしなければなりません。

接待を切り上げる時間は接待を切り上げるタイミングのことですね。

それは早すぎても不満が残りますし、遅すぎることもよくありません。

ですから、気持ちの良いすっきりしたお開きを心掛けてください。

接待側は難しいと言えば難しいですが、接待された側もそれほど楽ではありません。

招待を受けた場合は、独断で承诺してはいけません。

必ず上司にそのことを申し出て承诺を得てから忚じます。

また事後の報告も忘れないようにしてください。

招待を受けた場合は、単に日頃の取り引き関係の感謝なのか、特別な要望があるのかを判断しなければなりません。

それで、判断した結果によって、対忚方式も違うわけです。

ビジネスの関係ために、都合で行けない、行きたくない、あるいは行くべきではないというようなときの断りの理由は、必ず自分個人に関する事由にするべきです。

そうでないと、今後の取り引きを失う恐れがあるかも知れません。

もうひとつ、招待を受けたら、近いうちにお礼の手紙を出すよう心がけてください。

（４）贈答について日本では大切な贈り物の時期と言いますと、お中元とお歳暮です。

つまり、日本には、お中元とお歳暮という贈り物の習慣があります。

お中元とお歳暮ももともと神や仏に供える宗教行事でしたが、現在では世話になっている人に感謝の印として贈り物をする、という習慣になります。

個人の間はもとより、会社の間でも盛んに贈り物のやり取りが行われるようになりました。

ですから、毎年７月のお中元の時期と１２月のお歳暮の時期になると、日本全国で贈答品にお追われると言っても過言ではありません。

半年に１回の挨拶なら、お中元とお歳暮ですが、その中どちらか一方を省くのなら、お中元をやめて、お歳暮を贈ることになるのです。

また、会社よりに「寒中見舞い」「暑中見舞い」も行われます。

なお、年賀には「年賀状」を出すのは忘れてはいけません。

贈り物をする時、持参する場合ああれば、デーパトなどから送る場合もあります。

しかし，表書きには贈答の主旨――お中元またはお歳暮をはっきり書かなければなりません。

そして、水引き、およびのし紙は、紅白蝶結びをするのが普通です。

取引先におくる場合、会社または部署宛に贈るのか、特定の個人宛に贈るかなどは、前もって上司と相談して決めるのが一般です。

確かに、贈り物に対して、感謝の気持ちを表すのが当然です。

実は、知人や友達ならば、電話または礼状でよいのですが、取引先ならば、必ず早めに礼状を送るようにするわけです。

普通お中元，お歳暮はお互いに贈りますので、お返しすることはないはずでしょう。

しかし、そのほかの場合、たとえば、「冠婚葬祭」で頂き物に対しては、必ずお返しをしなければなりません。

ここで、注意してもらいたいのは、ひとつのは、すぐに、お返しをしないように注意します。

あるいは、しばらくしてからします。

二つは、お返しの品物として、半返しぐらいに品物を選んでください。

つまり高価すぎるお返しだと、却って相手を困らせますから。

三つは、お祝いの贈り物から、たとえば、卒業祝い、進学祝いなど、お返しをしなくてよいことになっています。

日頃の感謝なら、忌中であってもしなければならなりません。

ただし、年賀状を出す場合、忌中の相手に出さないように注意してください。

それから、贈り物として品物選びにはお酒やお菓子などもしてよいことになっています。

（５）商談のマナー日本人の人間関係の特徴として、「ウチ・ソト」ということがよく指摘されるように、職場でもビジネスの場でも、「うち・ソト」という言葉が十分にわかるようにしてほしい。

ウチとは一定の範囲を指し、ソトはその外部という意味です。

このビジネスでいう「ウチ・ソト」は社会学的な概念として使われたものです。

それで、同じ会社のみんなは自分の会社を「家」と見なして、会社という職場は実際、家族関係の延長される場でもありません。

こういう意味では、ソトの関係は他社ということになります。

「ウチ」の場合、ひん元関係に特に気を配らなくても円滑に生活が営まれていきます。

あるいは、仕事を円滑に進めるためにお互いに助け合います。

しかし、自社がある他社とも取引関係を結んだ場合には、ウチで述べたような関係をその他社にも求めるようになります。

つまり、自社以外にも、取引関係のある他社に対して、それは純粋な意味でのソトとは言えなくなります。

すると、取引先の担当者を料亭に招待したり、休日に一緒にゴルフをしたりすることがあります。

商談のマナーには、「ウチ・ソト」がしっかりわかるようになってから、会社に秘密を守ることがあります。

会社のマル秘事頄が社外に漏れないように注意することは、ビジネスマンとしての最低の義務で、商談マナーの基本的のものです。

ですから、ビジネスの場合には、自社の書類を机の上に置きっぱなしにすることとか、取引先の人と談話内容に無断に口を出すとか、絶対にいけないのです。

とくに来客との打ち合わせなどで席を離れるときは短い時間でも必ず机の上の重要な書類は片付けてからするよう気をつけなければなりません。

または、時間を守ることです。

時間を守らない人はすべての信用がなくなると言っても過言ではありませんから、取引先との約束に時間、書類の提出期限などをきちんと守ることは商談をするうえでの基本です。

どうしても、約束の時間に遅れたときは言い訳をせず、謝るほかありません。

それから、相談中、相手の話をよく聞くことはそれ以上に大切のことです。

それと同時に、重要なことを記録することが必要です。

わからないことなどある場合に、途中で話をさえぎったり、異議を差しはさんだりしないよう注意してください。

相手の話が終わったらタイミングの良い質問をし、商談をスムーズに進めます。

最後に、商談には、フォーマルな服装で出るようにしてください。

逆に、取引先の人ゴルフなどレクリエーションの時はジーンズとTシャツのラフな格好のほうがいいです。