文件管理程序
文件管理程序中英文对照
德信诚培训网Document Control Procedure文件管理程序1.0 Purpose目的Define the requirements and responsibilities for Document control.定义出文件控制的要求和权责。
2.0 Scope范围This procedure applies to all QMS documentation, including: quality manual, procedure, WI, external document and form.适用于与质量管理体系有关的所有文件。
包括:手册、程序文件、操作指导书、外来文件及表单。
3.0 Definitions定义3.1 Quality Manual: According to the requirements of International and national standard (suchas ISO9001), describe quality management system documentation in Co-active.3.1质量手册：根据相关国际或国家标准(如ISO9001)要求，阐述本公司质量管理体系的文件。
3.2 Procedure: Define the function of QMS requirement allocation by department. Such as documentcontrol, management review, internal audit procedure.3.2程序文件：描述为实施质量管理体系要求所涉及的各职能部门的活动的文件。
如文件控制程序、管理评审控制程序、内部审核控制程序。
3.3 Working Instruction: Operation procedures, inspection standards, design drawing and etc.3.3操作指导书：操作规程、检验标准、加工图纸等。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
试验室《程序文件》记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件一、目的为了对公司的文件进行有效的控制和管理，确保各部门和相关人员能够及时获得准确、完整、有效的文件，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、更改、回收、销毁等全过程的管理。
三、职责分工1、总经理负责批准公司的质量手册、程序文件和重要的管理制度等文件。
2、各部门负责人负责审核本部门编制的文件，并负责确保本部门使用的文件是有效的。
3、文控中心负责公司文件的编号、登记、存档、分发、回收和销毁等管理工作。
4、员工应按照规定使用文件，并妥善保管。
四、文件的分类1、质量手册：描述公司质量管理体系的总体要求和框架。
2、程序文件：规定各项质量活动的流程和方法。
3、作业指导书：详细说明具体的操作步骤和要求。
4、表单记录：用于记录质量活动的结果和数据。
五、文件的编号1、质量手册的编号为“QM____”，其中“＿___”为流水号。
2、程序文件的编号为“QP____”，其中“＿___”为流水号。
3、作业指导书的编号为“WI____”，其中“＿___”为流水号。
4、表单记录的编号为“FR____”，其中“＿___”为流水号。
六、文件的编制1、文件的编制应遵循公司的规定和要求，内容应准确、清晰、完整，具有可操作性。
2、编制人员应在文件上签名，并注明编制日期。
七、文件的审核1、审核人员应对文件的内容进行认真审查，确保文件符合公司的政策、法规和标准的要求。
2、审核人员应在文件审核栏签名，并注明审核日期。
八、文件的批准1、经审核通过的文件，由规定的批准人员进行批准。
2、批准人员应在文件批准栏签名，并注明批准日期。
九、文件的发布1、文控中心负责将批准后的文件发布到相关部门和人员。
2、发布方式可以是纸质文件的分发、电子文件的共享等。
十、文件的分发1、文控中心应根据文件的适用范围，制定文件分发清单，并确保文件分发到相关部门和人员。
2、接收文件的部门和人员应在文件分发签收表上签名。
文件管理程序
⑶规定事项与现行作业状况不符合。
6.2文件制订、变更及作废之程序：
6.2.1文件制订：
各阶层文件依按《文件编码制作程序》撰写，经单位主管初审后提出【文件制订/修订/作废/补发申请单】在“文件申请说明”栏说明原因交于文件管控员；
6.2.2文件之变更、作废：
由权责单位将欲变更/作废文件的申请理由或相关内容注明于【文件制订/修订/作废/补发申请单】之“文件申请说明”栏，经单位主管初审后交于文件管控员。
6.6.2现场使用的文件必须置于作业场所，不得做个人私自收藏；
6.6.3使用单位不得私自影印（四阶文件除外）或销毁正式文件，不得拆页使用；若资料有缺页，破损或遗失或需增补时，填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，经单位主管核准后，向文管员申请增发，文控在增发文件每页盖蓝色（增/补发）字样章，并在【文件发放记录表】上备注说明，以便追溯；
品质
主管
主管
管理代表
总经理
文控
主管级以上单位
文控
程序文件
各部门
主管
主管
部门经理
总经理
主管级以上单位
工作文件
权责单位
/
/
主管
部门
最高主管
相关单位
表单及记录
权责单位
/
/
主管
部门
最高主管
相关单位
4.定义：
无。
5.作业控制流程：
见附件。
6.作业内容：
6.1文件之制订、变更、作废在以下时机提出需求。
6.1.1文件制订时机：
6.4.2核准之变更/作废文件须由文控员记录于【文件制订/修订/作废/补发申请单】及【文件资料目录表】上，以便追索。
文件控制管理程序PM
XXXX汽车部件工业有限公司页次：1/6标题文件控制管理程序I版次IL5I编号QP/MF4011.目的：本程序规定了与体系有关的文件、本公司或由客户提供的技术文件、资料、图纸或收集的相关产品标准及环境/健康安全的相关文件等的控制程序。
2.范围：本程序适用于公司所有文件的控制与管理。
3.定义：3.1第一级文件：手册3.2第二级文件：程序文件3.3第三级文件：规范、规程、图纸等3.4第四级文件：记录3.5管理类文件：手册、程序文件及涉及人员管理之文件3.6技术类文件：针对某一具体产品所涉及的技术图面、规范标准等3.7外部文件3.7.1本公司收集的与产品有关的标准、图纸等资料3.7.2客户提供的标准、工程规范、图纸等资料3.7.3体系要求及相关文件3.8保密类文件4.职责开发课负责、、和技术文件管理4.3文件编号与文件的制订修改及废除由原制订部门主管负责。
5.工作程序5.1第二、三级文件结构1.目的2.范围3.定义4.职责5.工作程序6.附录5.2文件页码格式：本页数/总页数5.3各标题内的小标题顺序如下格式：1—1.1—1.1.1—1.1.1.1（最多六层）2—2.1—2.1.1—2.1.1.1（最多六层）XXXX汽车部件工业有限公司页次：2/65.4文件编制、分发、回收5.4.1文件编制、分发、回收由开发课统一管理，并编制“文件一览表”。
属技术文件分发，按《技术类文件管理规范》执行；程序文件以局域网的形式发布并保留一份原文件，相关单位可在局域网内自行查阅。
5.4.2文件发行时，文件由开发课于文件每页上加盖蓝色受控章，收文单位在“文件分发/回收/签收记录表”上签收；若为更改、作废的文件，需收回旧版文件，并在“文件分发/回收/签收记录表”上作好记录，原稿旧版由开发课在每页正面加盖作废章继续保持至下一新版次文件的产生；其余回收的旧版文件由开发课在回收后15个工作日内完成销毁工作；属技术文件按《技术类文件管理规范》执行。
(文件管理程序_文件控制程序)
文件容：一、目的： (2)二、适用围： (2)三、定义： (2)四、职责： (4)五、工作程序： (5)六、相关文件和记录： (14)七、附录： (14)八、变更记载及原因： (15)附录Ⅰ文件首页“文件容”目录编排方法 (17)附录Ⅱ文件的分类、编码及审批权限规定 (21)附录Ⅲ文件体系树状分类图 (22)分发清单：质量认证部、生产部、NPI&TS、物流部、工程维修&安全部、人力资源部、客户服务部、销售服务部、信息管理部、行政部、财务部。
等级：一. 目的：规公司生产管理、质量管理、环境管理、计量管理、安全与工业卫生管理等相关文件及外来文件的控制，确保各相关部门所使用的文件保持一致性和有效性。
二. 适用围：适用于公司生产管理、质量管理、环境管理、计量管理、维修／工程、安全与工业卫生管理等相关的部文件及外来文件。
不适用于公司人力资源、财务、信息管理、行政等方面的文件管理。
三. 定义：1. 文件控制中心隶属于XXXX公司工厂质量保证部，对工厂与质量有关的文件资料进行管理，管理活动包括文件资料的接收、存档、发放、查阅、复印、借阅、归还、销毁等过程。
管理的文件资料围见附录Ⅲ“文件体系树状分类图”。
2. 文件本程序所指的文件指“文件体系树状分类图”中的标准文件。
按来源分部文件、外来文件两类，按形式分电子文件、以纸为载体的纸版文件两类。
3. 部体系文件类型XXXX公司管理体系文件分为管理手册(MAN)、标准管理程序(SMP)和标准操作程序(SOP)。
体系文件的分类和编码见附录Ⅱ《文件的分类、编码及审批权限规定》，定义如下：3.1 管理手册 MAN 即阐明公司某一体系的方针，描述体系的文件，管理手册分为：质量管理手册环境管理手册计量管理手册职业安全卫生管理手册安全环境危机管理手册3.2 标准管理程序 SMP 标准管理程序即程序文件，主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，是为完成某项活动而规定的方法，标准管理程序分为：文件管理程序 DCP 质量管理程序 QMP 卫生管理程序 HMP验证管理程序 VMP 维修工程管理程序 EMP 安全与工业卫生管理程序 SIP 环保管理程序 EPP 计量管理程序 CMP3.3 标准操作程序 SOP 即作业指导书和各类记录文件，是对具体的作业活动给出指示的文件，标准操作程序分为：原料质量标准 RMS 辅料质量标准 EXS 中间体质量标准 INS 半成品质量标准HPS 成品质量标准 FPS 包装材料质量标准 PMS 物料购买标准 PSS 微生物检验程序 MRB 稳定性试验项目及方法 STS 物料管理程序MMP 产品管理程序 PMP清洁程序 CLP 过程控制程序 IPC 生产设备标准操作法 EOP检验用仪器标准操作程序 IOP 公用工程设备标准操作程序 UOP 计量校验程序 CAL 实验室管理程序LMP4. 部文件还包括物料表（BOM）和空白批记录（BPR）。
文件控制程序(含记录)
引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。
这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。
这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。
此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。
这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。
这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。
这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。
这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。
这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。
这对于合规性和安全性检查非常重要。
总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。
文件控制程序的基本要求记录控制程序
文件控制程序的基本要求记录控制程序
文件控制程序的基本要求包括以下几个方面：
1. 文件存储管理：能够对文件进行存储管理，包括文件创建、文件打开、文件关闭、文件读取、文件写入、文件删除等操作。
还需要支持文件的命名和路径管理，确保文件能够被正确地定位和访问。
2. 文件权限管理：能够定义和管理文件的读取和写入权限。
程序应该能够对文件进行权限控制，只允许有权限的用户对文件进行读取和写入操作。
3. 文件备份和恢复：能够对文件进行备份和恢复操作。
程序应该能够定期对文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。
同时，当文件丢失或损坏时，程序应该能够通过恢复操作将文件恢复到原来的状态。
4. 文件版本管理：能够对文件进行版本管理。
程序应该能够追踪文件的修改记录，并能够在需要时恢复到之前的版本。
还需要支持文件的版本比较，以便用户能够查看文件的修改历史。
5. 文件索引管理：能够对文件进行索引和搜索。
程序应该能够建立文件的索引，以便用户能够快速地搜索和定位到需要的文件。
还需要支持文件的标签和分类管理，以便用户能够更方便地组织和管理文件。
总之，文件控制程序的基本要求是能够对文件进行存储、权限、备份、恢复、版本和索引管理，以提供有效的文件管理和控制功能。
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文件管理程序程序文件修改确认页文件管理程序XL/CX—011 目的为规范综合管理体系（职业健康安全、环境）各类文件的管理，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于与职业健康安全/环境综合管理体系覆盖范围内所有部室、分公司文件的控制。
3 职责3.1总经理负责批准并颁布职业健康安全、环境的综合管理体系方针、目标及管理手册。
3.2管理者代表负责审核管理手册、批准程序文件、作业文件。
3.3安全生产部为体系文件主管部门1）负责组织编写管理手册；2）负责体系文件的管理、更新、评审、文件发放及作废文件收回销毁；3）负责公司体系策划运行所需的外来文件的收集、送批、传阅督办和回收归档。
3.4各部室、分公司负责主管程序文件编写、审核；本部室、分公司作业文件和记录表式的编制、更改、审核、发放管理。
4 内容4.1文件编制公司内部编制的职业健康安全/环境管理体系文件，包括：手册、程序文件、作业文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法、操作规程、作业计划等）。
4.1.1管理手册的编制管理手册由安全生产部组织编制。
管理手册应符合管理体系标准的要求，并体现出标准要求在集团公司的实际管理过程和管理方法。
4.1.2程序文件的编制程序文件的编写策划方案由安全生产部提出，报管理者代表批准后由程序文件的主管部室编制。
4.1.3作业文件的编制各部室、分公司依职能提出作业文件的编写需求，报安全生产部备案，经管理者代表批准后编制。
4.2外来文件的收集与管理4.2.1法律法规及其他要求按《法律法规及其他要求管理程序》进行。
4.2.2各级政府、协会及其相关行政主管部门的职业健康安全、环境来文统一交安全生产部，安全生产部按照要求进行标识，建立台帐，及时呈公司领导审批后，送有关部室、分公司承办。
各承办部室、分公司按要求承办完毕，在“文件批办单”上签名并将文件交还安全生产部。
4.2.3来自供方和顾客的文件、资料，由市场部、供应部负责收集、保存，反馈到安全生产部，安全生产部负责内部传递和沟通。
4.3体系文件的标识4.3.1文件的编号规定4.3.1.1管理手册的编号XL / SC—2012年代号职业健康安全/环境管理体系手册简称公司简称4.3.1.2程序文件的编号XL /CX—××程序文件序列号程序文件简称公司简称4.3.1.3作业文件的编号XL /ZY—××作业文件序列号作业文件简称公司简称4.3.1.4外来文件沿用原文件的编号。
4.3.2文件受控状态标识4.3.2.1对已经确定的文件发放范围内的部室、分公司或人员，采用“受控”发放，使用“受控”状态发放文件的部室、分公司或人员，持有文件被修改或换版时，均须得到有效内容；4.3.2.2除上述发放范围内的任何部门或人员需用文件时，均采用“非受控”发放，使用“非受控”文件的部门或人员，其文件被修改或换版时，不必得到有效内容。
4.3.2.3以“受控”状态发放纸质文件时，须按顺序编好受控号（受控号以两位阿拉伯数字表示，从“01”开始，使用红色字体，受控号应是唯一的），以便文件管理控制。
文件以“非受控”状态发放时，不编受控号。
受控状态及受控号均采用红色图章盖印。
4.3.2.4图纸、技术、工艺文件采用图号、标准号、工程号或合同号等唯一性编号为标识。
图纸、技术、工艺文件修改以修改人的盖章签名和修改日期为受控状态的标识。
4.4文件审批4.4.1管理手册的审批a.管理手册初稿及相关记录表式，由安全生产部复印发往管理者代表、公司领导、体系覆盖的各部室、分公司一把手征求意见；b. 安全生产部汇总分析各反馈意见，修改完善初稿，形成送审稿；c. 安全生产部组织人员对手册中的不适宜处讨论修改处理措施，必要时组织被征求意见的人员召开文件审定会；d.汇总审定意见，并据此修改完善形成手册报批稿，经管理者代表审核后，报总经理批准。
4.4.2程序文件、作业文件的审批a.初稿经文件编制部室、分公司主管领导初审后，复印初稿及相关记录、管理流程送公司主管领导、文件涉及的职能部室、分公司征求意见；b.汇总分析各反馈意见，修改完善初稿，形成送审稿，对争议较大的申请召开审定会；c.将送审稿送原征求意见部室、分公司确认。
必要时召开审定会，对文件中的不适宜处讨论修改处理措施；d.根据确认或审定会结果汇总审定意见，并据此形成报批稿，经部室、分公司审核签字后，报管理者代表批准。
4.4.3记录表式的审批a.由编制部门填写“记录表式新增（修改）申请单”，说明新增/修改理由、记录类别、版本，经部门主管领导审核后，与记录表式一起提交记录内容涉及的主管职能部门进行适宜性审批；b.审批通过后，交安全生产部审定，审定通过的表式由安全生产部编号标识；c.已经审定通过并编号标识的记录表式，安全生产部应留存其有效版电子版，确定保管期限，建立记录管理台帐，明确记录的类别、有效版本、主管部门、保管期限等信息。
4.5文件发放4.5.1手册、程序文件、作业文件统一由安全生产部负责发放；4.5.2文件发放方式4.5.2.1手册、程序文件、作业文件用电子文件或纸质文件发放。
4.5.2.2为使用、控制方便，工艺规程、岗位说明书、安全规程等文件以电子文件或纸质文件发放。
4.5.3发放范围的确定4.5.3.1按体系覆盖范围内使用文件的所有部门均能得到有效版本的原则确定发放范围。
文件的发放范围一般应包括执行文件的部门、使用文件进行监督检查和分析的部门等。
4.5.3.2管理手册的发放范围作为手册的附件，由总经理批准手册内容时一起批准，程序文件与作业文件的发放范围由文件编制部门与文件初稿一起确定并在文件的“附加说明”中明确，与文件内容一起审批。
4.5.4文件发放过程管理在文件审批签字结束后，按照已审批发放范围核准发放份数复印好文件，并按照按本文4.3.2.1的要求盖好“受控”章、“受控号”，填写好“持有部门”；管理手册、程序文件、作业文件、法律法规等体系文件以“体系文件发放、回收登记表”建立发放、回收台帐，并在文件发放或回收时，进行双方交接签字。
台帐按规定的保管期限予以保存或归档；其它内部文件（如公司文件、部门文件、会议纪要等）使用“文件发放签收簿”建立台帐，并在文件发放时，进行双方交接签字。
安全生产部应妥善保存已经审批的文件原件。
4.6文件的使用与保管4.6.1收文管理与文件保管各部室、分公司对收到的文件按照文件类别分类建立收文台帐。
办公室建立公司“受控文件清单”，各使用部室、分公司建立“受控文件清单”。
确保所有文件能被妥善保管，未经安全生产部、管理者代表或公司主管领导批准，所有文件不得对外提供。
4.6.2文件传达与培训a. 管理手册、程序文件首次发放后，针对文件中的关键内容对各部室、分公司主管人员进行集中培训。
各部室、分公司主管人员有针对性地组织本部门所有人员进行贯彻实施前的培训。
以后修改或换版，由各部室、分公司主管人员针对修改、变动内容实施培训、传达；b. 作业文件原则上由文件编制部门组织文件内容的培训，收文部室、分公司主管人员应组织所有相关人员进行详细学习；c. 公司文件、部室文件由各收文部室、分公司组织传达或学习；d. .生产工艺、标准、法律法规等由文件编制或主管部室组织培训，收文部室、分公司应组织所有相关人员进行学习、掌握；e其余文件如会议纪要、批办的报告或外来文件承办等，由收文部室、分公司组织学习、承办。
4.6.3文件的贯彻实施a.应严格按文件要求实施规定的、职责内的各项管理活动。
有疑问时与文件编制部室取得联系，并按其权威解释执行；未经书面允许，不得偏离文件。
b.按文件要求检查、督促规定活动及要求的实施情况，发现异常及时组织整改。
并对实施过程进行指导，收集文件使用中的各类信息。
4.7文件有效性评审安全生产部每年年初组织体系文件的主管部室、分公司对其主管的体系文件实施一次系统性的适宜性评审，并汇总评审结果，对发现的不适宜处依照规定进行更新与修改（包括标准变更），文件的适宜性由管理者代组织评审。
4.8文件更改4.8.1安全生产部随时收集各相关部室、分公司对管理手册、程序文件、作业文件及相关记录表式等文件的各类有效性评审意见，及时组织对文件更改申请或建议进行评价，确定修改方式；4.8.2安全生产部根据评价结果、有效评审结果的处置措施等，及时对文件进行局部更改或换版，以符合实际情况及有效执行文件的要求。
4.8.3文件的更改审批程序与原审批程序一致。
4.8.4文件更改通知单（文件修改）、换版说明（文件换版）等形式明确说明更改的内容、理由以及审批者颁布更改生效日期等事项一同发放各使用文件的部室、分公司。
4.8.5文件修改或换版后的发放范围一般与原“受控”发放范围一致，特殊情况下的增减，由文件编制部门提出，并经安全生产部批准。
4.8.6文件修改或换版后，将作废的文件或文件的修订部分按如下要求收回：作废文件或文件的修订作废部分，在发放新版或新修改部门文件时，进行回收，并做好回收记录，确保在使用文件的所有场合都使用有效的版本。
4.8.7收回的作废文件按如下要求处置：回收的作废文件，由文件的主管部门集中销毁，并作好销毁记录。
为法律或其它目的所需保留的任何作废文件和资料，由主管部门批准后，加盖“作废”章，防止误用。
4.9文件的保存、归档4.9.1各部门设立兼职管理员，对本部门使用的体系文件和资料实行动态管理，按规定期限保存或归档。
4.9.2各文件主管部门每季对各使用部门的文件和资料进行定期检查，使之保持有效状态。
4.9.3管理手册、程序文件原件及各种规定归档的体系文件、技术文件和资料原件归档保存，办公室每年底进行归档并办理相关手续。
4.9.4设备档案的建立和日常保管由资产管理部负责，每年底整理编目后转办公室，由办公室办理归档手续。
4.10文件摘录的管理要求4.10.1工作或生产现场摘录的体系文件,需注明原文件的名称、编号、版本号等，并保证摘录内容与原文件一致。
4.10.2文件摘录应在发布前经摘录部室、分公司的主管领导审核、文件编制部门的主管领导批准，以确保文件内容的正确性。
4.10.3当文件摘录的原文件修改或换版后，应及时对摘录内容进行评审确认，当与原文件的有效版本内容不一致时，应及时进行修改，并重新按4.10.2条款的要求审批。
5 相关文件5.1 XL/CX—03 法律法规及其它要求管理程序6 记录6.1 XL/JL-01 受控文件清单6.2 XL/JL-02 体系文件发放、回收登记表6.3 XL/JL—03 文件修改申请单6.4 XL/JL—04 文件销毁记录附加说明：本程序由安全生产部编制并负责解释。
本程序发放范围：安全生产部、技术质量部、人力资源部、市场部、供应部、资产管理部、办公室、党委工作部、工会、财务部、审计部、各分公司。