网盘时代对成人教育学籍档案管理的启示

口成阳师范学院培训学院李石运　摘要　网盘时代的到来，作为成人教育的一位学籍管理者，越来越觉得网盘的革命已经给成人教育的学籍管理都带来了重大　的启示。了解运用网盘、档案内容与模块化的对应、学籍管理网盘化的可行性分析等都是文章探索的主要问题。　关键词　网盘革命成人教育学籍管　

网络硬盘似乎在不知不觉中慢慢流行起来，要说解释就是网络　ｕ盘、网络硬盘，是一些网络公司推出的在线存储服务。它的基本功　能是提供一个虚拟的网络存储空间，用户登录后可进行目录或文件　管理或操作，至少包括上传、下载、新建、删除、移动、复制、搜索、压　缩、解压缩、修改文件名、文件注释等。我们完全可以把它看成一个　放在网络上的硬盘，不管是在家中、单位或其他任何地方，只要连接　到因特网，我们就可以有效的对网盘里的档案资料进行管理和编　辑。目前，ＰｏｃｋｅｔＤｉｓｋ启明网盘、ＤＢａｎｋ数据银行、抽屉网盘、　ＵＵＳｈａｒｅ、网易网盘、１１５网盘、１２６网盘、阿里网盘、卡卡网盘、猫扑　网盘、６网盘、ＱＱ网络硬盘、２６５网络硬盘、ｃｈｉｎａｍｏｆｉｌｅ、ｍｏｔｉｌｅ、　ｖｄｉｓｋ、纳米盘、联想、ＴＯＭ网盘、ｕｃ网盘、５１网盘、９９网盘等都是目　前网盘竞争平台上的领军集团，正因这些网络公司的相互竞争才使　网盘的功能越来越强大，发展前景极为广阔，市场呈几何级数蔓延　的网络硬盘使我们从事学籍管理档案的工作者联想翩翩，看到了未　来网盘与学籍档案管理的内在情结。　对于各归档部门也应做到明确分工。特别是业务交叉的部门更　应如此，比如，学校的党办、校办，它们是上级来文的收文单位，是否　一切都由它们归档呢？我们学校是这样规定的：学校的收文除了明　确规定由党办、校办立卷以外，一律由承办部门立卷；学校收到同一　文件有数份并同时分送几个部门时，由业务主管部门或主办部门立　卷；以部门名义的发文，由承办部门立卷；几个部门共同起草的文件　由主办部门立卷；学校各部门互送的文件，由制成部门立卷等，这样　就有效地制止了立卷部门互相推诿现象。　４．档案馆要加强业务培训和指导。档案馆应切实把抓好二级单　位档案规范建设与管理作为丰富馆藏数量，提高馆藏质量的重要举　措。业务培训和指导是重要的有效措施之一。（１）每所高校档案馆可　以编印一本《高校档案工作手册》，包括三部分：国家、省（市）关于档　案工作的各类法规；学校结合自身实际出台的档案工作的法规；各　二级立卷单位的职责与分工、归档范围、档案整理的规范程序，就是　具体工作流程。学校各类档案工作人员人手一册，组织相应的学习　培训和考试，成绩合格者，颁发档案员上岗证。（２）档案馆应采取培　训和指导相结合的方式，定期对部门档案工作人员实施规范化的岗　位培训，应经常不厌其烦地深入各单位宣讲档案工作，手把手地指　导帮助进行分类编目和规范立卷工作。（３）有选择地组织各二级单　位档案员到校内外院校考察学习档案工作经验。通过这些可使各单　位档案意识得到增强，档案工作人员业务素质会明显提高。　５．力口大移交进馆工作督办力度。部门立卷归档是为了丰富档案　馆馆藏和提高进馆档案材料质量的重要保证。二级单位凡是该移交　进馆的档案材料，根据工作完成情况，档案馆列出清单进行及时催　一、以网易网盘为例．看网盘在学籍档案管理中的优越性　我们依据网络公司的网盘推荐材料，结合我们长时期的使用效　果来看，在成人高校的学籍档案管理工作中，推行网盘管理是一个　很好的建议。因为网盘的管理与以往的人工管理及Ｕ盘管理具有　下列无可比拟的优趱性。　１．更安全、更稳定。网易网盘是基于先进的海量存储技术，我们　上传到网易网盘中的所有资料，都将被保存在高性能的海量磁盘阵　列中。对目前我国的成人教育来说，一所学校的规模网盘所提供的　空间已绰绰有余。就安全性能来看，提供身份及密码的验证是所有　网络公司安全保证的前提。比如网易采用国际领先的ＨＰ（惠普）磁　盘阵列、ＪＡＶＡ前端应用及Ｃｌｕｓｔｅｒ系统架构，以及ＨＰ　ＲＡＩＤ　ＡＤＧ技术进行数据保护，其安全性远远高于基于闪存技术的Ｕ盘。　由此可见，成人教育学籍管理中的涉密问题不可能被泄密。　２．永久使用、无需维修。我们知道，所有Ｕ盘都有使用寿命的限　制，磨损、震动、温度、湿度、电磁干扰等问题都将影响其使用年限，　

交，并把落实情况进行通报。在年末单位年度考评时，档案工作完成　情况应有一定的分值。这些都能有效改善移交进馆不及时的状况。　６．学校发生机构变迁时，对机构重组，业务职能发生变化的单　位及单位有变动的档案员，档案馆工作人员应有高度的责任心，上　门与该单位档案工作人员协商，及时将重要的档案资料整理归档后　移交档案馆。然后再与该单位档案工作人员一起，根据业务职能分　工的变化修订新的归档范围。　７．建立档案工作考评机制，提高档案工作人员待遇和工作积极　性。各高校应建立一套完整可操作的档案工作考评制度，如《二级单　位档案建设与管理工作考核细则》。实行每１—２年二级单位进行一　次档案工作考核评比，对做得好的单位和个人实行奖励，对做得差　的单位提出批评，并进行指导。二级单位的档案工作人员只要符合　条件，可以评聘档案专业技术职称，享受学校教学、科研和管理人员　同等待遇。这样可以提高档案工作人员的积极性，促进二级单位立　卷归档工作。　高校推行部门立卷归档制度，是收集的基础和立足点，它是高　校自身档案建设的前提，是做好学校档案的根本。只有长期坚持部　门立卷归档，才能保证档案材料的齐全完整，才能保证档案馆进馆　材料的质量和馆藏。高质量的收集，才能保证高质量的立卷；高质量　的立卷，才能保证高质量的归档；高质量的归档，才能保证高质量的　馆藏；高质量的馆藏，才能保证高质量的档案编研。　参考文献：　…中华人民共和国教育部《高等学校档案管理办法》【ｓ】．２００８．８．２０．　【２ｌ刘秋华．档案检查考评工作在高校档案建设管理中的地位与作用【Ｊ】．兰台　世界．２００９（１０）．　

兰・世靠２０１０．７月下６ｌ　甚至造成ｕ盘损坏，数据丢失等，我们将面对麻烦的维修问题。网　易网盘由于网络公司进行统一管理与维护，我们在网盘上提供的各　种数据与信息不但不可能丢失，而且可以永久使用。　３．更方便。网易网盘与我们的网易邮箱捆绑，上传、下载都非常　方便。我们只需一键操作便可将收到邮件的附件直接转存到网盘。　网盘中的资料也可直接作为附件发送，不会像其他附件那样，因为　需要上传到邮件服务器而忍受漫长的等待。此外，网盘的方便还在　于不占用空间，不用随身携带，更不会因意外损坏或丢失。　４．更自由。网易网盘采用先进的海量存储技术，只要工作需要，　无论何时何地，都可将文档、照片、音乐、软件统统存起来，真正感受　在线存储的方便。比如，如果是网易用户，我们随时随地都可以登录　网易邮箱，访问网盘，收发邮件、硬盘存储两不误，高效快捷地实现　存取和管理网盘中的文件和资料。　二、基于网盘优势，学籍管理内容电子化的思考　在高等教育多种形式并存的情况下，成人教育学籍涉及的档案　内容形形色色，如果仍然靠人工方式或者利用Ｕ盘处理的方式，其　占用的办公空间、投放的管理人员、花费的管理经费、工作效率的高　低、档案管理的安全性、管理经验的交流、工作的创新与提高等都会　使我们在反思中得出一个共同的结论——基于网盘时代的电子化。　１．人学前的相关档案材料。这些材料都是学员在人学前的各个　环节由所在单位、县区教育局、市教育局、省教育厅等各级教育行政　主管部门的工作职责所完成的材料，这些材料对各级教育主管部门　来说，近些年来所保存的都是有数据库作为档案依据的。当对于录　取院校来说，除极小部分有数据库外，大多数材料都是各级部门转　来的纸质原始材料，如考生报名登记表、报考院校志愿表、人学通知　书、党团关系等。这些材料的原始保存方式不仅要占用大量库存空　间，检索起来也极为不便，更不用说这些材料的使用与传递所花费　的时间与费用了。但网盘时代的到来，我们只要依靠电子影像软件　就可以将这些庞大而繁杂的材料以电子图片的形式将其存于网盘　中，利用网盘的优越功能可以在很短的时问内进行自由的查阅、检　索与发送，不但方便而且快捷。这一点，许多成人高校都在进行这一　工作的尝试，深受档案管理工作者的欢迎。　２．学习期间的成绩管理。在学员学习期间，一般来说，成绩管理　的主要依据就是专业教学计划或专业规则中所开设的课程学分　数是否达到规定的毕业学分数。但成千上万的学员，按每人学习　ｌ７门课程计算，一所学校的学籍管理可想而知。虽然许多学校都　不同程度的利用教务管理系统来进行管理，但其优势作用目前还　不明显。对具有系统管理的学校来说，还能产生重要的影响，但对　无系统管理的学校而言，网盘的优势作用尤为明显。第一，对任课　教师来说，可能涉及历届考试试题内容的保存与存查、涉及历次　考试试题与成绩的分析、涉及学员课程考试成绩的随机查询、涉　及教务部门成绩的提交与备案等。第二，对班主任或辅导员来说，　考前的辅导安排与信息交流、考试过程出现问题的记录、考后学　员意见的反馈与成绩查询等，网盘的管理都能充分地体现出巨大　的优越性。第三，教务管理者，可以对各专业与班级的上传数据进　行梳理与整合性的录入，一方面可以进行数据库的处理，另一方　面可以利用网盘的优势分门别类的存档。根据管理过程中的动态　需求，管理者可以随时随地地对档案内容及使用进行修订与完善。　尤其是，管理者可以在不同的地点与时间，录入或查询任何－－ｔ］课　程的成绩并进行交流，从而大大提高了档案管理工作的效率与服务　质量。　３．学员毕业材料的管理。提起毕业材料，网盘的功能与作用就　发挥出来，对学员来说，可以将学校提供给自己的档案材料存于网　盘之中，在未来的工作中可以随时随地地进行提取与查阅，对教务　部门来讲，可以减少管理人员的工作量。据不完全统计，这方面实现　的材料主要包括学员学习期间成绩登记表、学员学习期间政审材　料、党团关系材料、心理档案材料、诚信档案材料、发展特长与能力　材料、学习期间的荣誉材料、重大活动成就材料等。　三、网盘实现学籍管理的可行性分析　我们以用户名和密码登录专用的邮箱后，只要寻找到网盘的实　现模块，任何一个档案管理者都可以在自己的地盘大展宏图，精心　设计，都可以将自己的管理科学化、便捷化、趣味化和人性化。我们　仍然以网易网盘为例，看学籍档案材料的管理与使用。（１）你现在的　位置。这是处于最顶层的一个栏目。其主要功能在于管理者随时随　地确定自己所在的］二作位置或工作层级，如我的文档、我的图片等。　如果要对网盘加锁的话，只要与自己的手机捆绑起来，就可以对安　全性放心了。（２）切换实现栏目。处于第二个层面，通过点击不同的　模块就可快速实现自己的操作。如返回上级目录、上传、下载等，这　里我们针对管理材料的性质可以任意新建文件包和设置管理属性。　（３）档案存储栏目。如类型、名称等，在这一栏目中，我们完全可以实　现每一种学籍材料的系列查询与信息检索。（４）移动到栏目。可以把　网盘上的任何一个文件进行多种形式的管理与调整，只要我们勾选　材料前面的方框就可以自由地实现材料的任意调配。如果我们对网　易网盘现已提供的栏目与功能加以分析，目前成人高校的学籍管理　工作完全可以高效与快捷的实现。信息化时代所提供的先进技术为　我们解决实质性的问题打造了平台。因此，我们谈一下几点意见：第