西南交通大学学生档案管理办法
西南交通大学本科生学籍管理规定
西南交通大学本科生学籍管理规定第一章总则第一条为维护学校正常的教育教学秩序，保障学生合法权益，培养德、智、体、美等方面全面发展的社会主义建设者和接班人，根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》、《普通高等学校学生管理规定》等法律、规定及《西南交通大学章程》，制定本规定。
第二条本规定适用于本校全日制普通本科生（以下简称学生）的学籍管理。
第二章入学与注册第三条凡学校按照国家规定录取的普通全日制本科新生，持录取通知书和身份证等学校规定的相关证件与材料，按时到校办理入学报到手续。
因故不能按时报到的，应于报到截止日期前向录取所在学院提交书面申请，办理请假手续。
请假假期不得超过两周。
未请假或者请假逾期的，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格。
第四条学院应当在报到时对新生入学资格进行初步审查，审查合格的办理入学手续。
学院将入学资格初审结果和新生入学报到情况报教务处，教务处据此注册学生学籍，并按照教育部相关要求完成学信网新生学籍电子注册工作。
学校审查发现新生的录取通知、考生信息等证明材料，与本人实际情况不符，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，取消其入学资格。
第五条新生有下列情形之一的，本人申请，经学校批准，可保留入学资格，保留入学资格期间不具有学籍。
（一）因病：经二级甲等（含）以上医院诊断，认为不宜在学校学习但经短期治疗后可达到健康标准的，可保留入学资格1年。
（二）应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）：新生持入伍地县(市、区)人民政府征兵办公室出具的相关证明材料，可保留入学资格至退役后2年。
（三）其他因素的，可保留入学资格1年。
新生保留入学资格期满前应向学校申请入学，经学校审查合格后，办理入学手续。
审查不合格的，取消入学资格；逾期不办理入学手续且未有因不可抗力延迟等正当理由的，视为放弃入学资格。
第六条自新生报到之日起的3个月为入学资格复查期，复查内容主要包括以下方面：（一）录取手续及程序等是否合乎国家招生规定；（二）所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定；（三）本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致；（四）身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活；（五）艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。
学生综合素质评价档案管理制度
第一章总则第一条为了全面贯彻党的教育方针，落实立德树人根本任务，推进素质教育，提高学生综合素质，根据国家有关法律法规和教育部、省教育厅的相关文件精神，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有学生，旨在建立健全学生综合素质评价档案管理制度，全面、客观、公正地记录和评价学生德、智、体、美、劳等方面的综合素质。
第三条学生综合素质评价档案是学生成长过程的重要记录，是学校教育、教学、管理的重要依据。
第二章档案管理组织第四条成立学生综合素质评价档案管理工作领导小组，负责统筹协调、监督指导学生综合素质评价档案管理工作。
第五条设立学生综合素质评价档案管理办公室，负责具体实施学生综合素质评价档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第三章档案内容第六条学生综合素质评价档案主要包括以下内容：（一）基本信息：学生姓名、性别、出生日期、民族、家庭住址、联系电话等。
（二）德智体美劳发展情况：学生思想品德、学业水平、身心健康、艺术素养、劳动与社会实践等方面的表现。
（三）学生成长记录：学生参加各类活动、竞赛、社会实践等的记录。
（四）奖励与惩罚：学生在校期间获得的奖励和受到的惩罚。
（五）其他相关材料：学生综合素质评价领导小组认为有必要记录的其他材料。
第四章档案管理流程第七条学生综合素质评价档案的收集：学生综合素质评价档案由学生、班主任、任课教师、学校相关部门共同收集。
第八条学生综合素质评价档案的整理：学生综合素质评价档案由学生综合素质评价档案管理办公室负责整理，确保档案内容真实、完整、准确。
第九条学生综合素质评价档案的归档：学生综合素质评价档案按照规定的时间、数量和格式归档。
第十条学生综合素质评价档案的保管：学生综合素质评价档案实行集中保管，确保档案安全、完整。
第十一条学生综合素质评价档案的利用：学生综合素质评价档案的利用应遵循合法、合规、保密的原则，严格按照规定程序进行。
第五章保障措施第十二条学校应为学生综合素质评价档案管理提供必要的经费、设备、场所等保障。
学员档案管理制度
学员档案管理制度第一章总则第一条为加强学员档案管理，保障学员档案的真实性、完整性、及时性和安全性，根据国家相关法律法规和政策规定，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条学员档案是学员在学校学习、生活、工作等各项活动过程中的真实记录，是评价学员综合素质、业务能力的重要依据。
学员档案管理应遵循真实、完整、准确、保密的原则。
第三条学员档案管理范围包括：在校学员、毕业学员、结业学员、转学学员、休学学员等。
第四条学校设立学员档案管理部门，负责学员档案的收集、整理、归档、查询、利用和保管等工作。
第二章档案的收集与整理第五条学员档案收集内容包括：个人信息、入学资料、学习成绩、奖惩记录、实践经历、毕业论文（设计）等。
第六条学员档案管理部门应制定档案收集、整理规范，明确各类档案的格式、内容和提交时间等要求。
第七条各部门、班级应积极配合学员档案管理部门，做好档案收集、整理工作。
学员本人应对提供的档案材料真实性负责。
第八条学员档案管理部门应定期对档案进行审核，确保档案内容的准确性、完整性和及时性。
第三章档案的归档与保管第九条学员档案归档工作应在每学期末完成。
归档材料必须经过审核，确保真实、完整、有效。
第十条学员档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、有序、规范管理。
第十一条学员档案应采用电子档案和纸质档案双重管理方式。
电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，纸质档案应存放在防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体等条件的专用档案室（柜）内。
第十二条学员档案管理部门应定期对档案进行清理、消毒、修复等工作，确保档案的长期保存。
第四章档案的查询与利用第十三条学员档案查询应遵循保密原则，严格按照规定程序进行。
未经允许，不得泄露学员档案信息。
第十四条学员档案管理部门应建立档案查询制度，明确查询范围、查询方式、查询权限和查询程序等。
第十五条学员本人可查询本人的档案信息。
其他单位和个人因工作需要查询学员档案，应提交书面申请，经学员档案管理部门批准后方可查询。
西南交通大学本科生学籍管理规定.doc
西南交通大学本科生学籍管理规定（2005 年制定， 2014 年修订）第一章总则第一条根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》、教育部《普通高等学校学生管理规定》等有关规定，为维护学校正常的教育教学秩序和生活秩序，保障学生身心健康，促进学生德、智、体、美全面发展，形成良好的校风学风，制定本规定。
第二条本规定适用于我校按照国家规定录取的统考统招并接受全日制普通高等学历教育的本科学生的管理。
第二章入学、注册与学籍第三条凡我校按照全日制本科学生招生规定录取的新生，须持“西南交通大学录取通知书”、“身份证”等有关证件与材料，按时到校办理入学报到手续。
因故不能按时报到者，应于报到日期前向学校提交书面报告，办理请假手续。
请假须经教务处批准，假期不得超过两周。
未请假或者请假后逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，视为主动放弃入学资格。
第四条自新生报到之日起的三个月为入学资格复查期。
新生须经全面复查合格后，方可注册取得学籍。
如复查发现有不符合招生条件者，由学校根据情节予以处理，情节严重者取消其入学资格。
凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者，一经查实，取消其学籍。
情节恶劣的，报请有关部门查究。
第五条新生在复查期内，需参加学校组织的体检。
体检中发现患有某种疾病的新生，经学校指定的二级甲等（含）以上医院诊断，认为不宜在学校学习、但经短期治疗后可达到健康标准者，经教务处批准，暂不注册，保留入学资格一年，需回家治疗，其医疗费用自理。
保留入学资格者不具有学籍。
在下一学年开学前，提交二级甲等（含）以上医院的康复证明，由学校指定医院复查确认病愈者，可向学校申请入学，并按下一学年新生入学标准重新办理入学及注册手续。
复查不合格或者逾期不办理入学手续者，取消入学资格。
第六条每学期开学前两天内，由学生本人持学生证，到所在学院办理注册手续。
每学年注册时，学生必须先缴纳学费后，方能注册。
家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式资助，办理学费缓交手续后注册。
(完整)高校学生档案管理办法
学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用, 保障学生正当权益。
依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。
学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。
第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中 > 匚、集中负责管理。
第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。
第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。
（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。
第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。
学生发展档案管理制度
第一章总则第一条为全面贯彻党的教育方针，实施素质教育，促进学生的全面发展，根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合学校实际，制定本制度。
第二条学生发展档案是学生个人成长过程的真实记录，是学生综合素质评价的重要依据。
学生发展档案管理制度旨在规范学生发展档案的收集、整理、保管、使用和销毁等工作，确保档案的完整、准确、安全。
第三条学生发展档案管理制度适用于全校各级各类学生。
第二章档案收集与整理第四条学生发展档案的收集范围包括：（一）学生基本信息：姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系电话等。
（二）学生入学登记表、学籍档案、成绩单、奖惩记录、处分决定等。
（三）学生参加各类竞赛、活动、社会实践的证明材料。
（四）学生获得的荣誉证书、资格证书等。
（五）学生综合素质评价材料。
（六）学生其他相关材料。
第五条学生发展档案的整理要求：（一）档案材料应按照时间顺序、类别分类、重要程度等原则进行整理。
（二）档案材料应使用规范的档案盒、档案袋等装具，确保档案的整洁、美观。
（三）档案材料应使用规范的档案目录、索引等，便于查阅。
第三章档案保管与使用第六条学生发展档案的保管：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施，确保档案安全。
（二）档案员应定期对档案进行清理、消毒、防虫等工作，确保档案的完好。
（三）档案室应实行严格的门禁制度，非档案员不得进入档案室。
第七条学生发展档案的使用：（一）学生本人及其监护人有权查阅、复制其档案材料。
（二）学校有关部门在履行职责时，可查阅、复制学生档案材料。
（三）任何单位和个人不得随意销毁、篡改、泄露学生档案材料。
第四章档案销毁第八条学生发展档案的销毁：（一）学生毕业或退学后，其档案材料可由学校根据需要保留一定年限。
（二）档案材料达到销毁年限的，经学校批准后方可销毁。
（三）销毁档案材料前，应进行严格审查，确保档案材料的完整、准确。
第五章责任与奖惩第九条档案员应认真履行职责，做好档案的收集、整理、保管、使用和销毁等工作。
学生档案管理制度
学生档案管理制度(实用版)编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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学员档案管理制度细则
第一章总则第一条为加强学员档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条学员档案是指反映学员在校学习、工作和生活等方面活动的各种文字、图表、声像等载体资料。
第三条学员档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性和保密性的原则。
第四条学员档案管理实行统一领导、分级负责、归档有据、定期检查、定期销毁的管理制度。
第二章档案收集与整理第五条学员档案的收集范围包括：（一）入学登记表、学生证、身份证等个人信息资料；（二）学籍、成绩、考试、论文、毕业论文等学习资料；（三）奖惩、评优、职务变动、培训、出国交流等个人成长资料；（四）学生工作、社会实践、志愿服务等社会活动资料；（五）其他反映学员在校学习、工作和生活等方面的资料。
第六条学员档案的收集方式：（一）由学员本人提供；（二）由学院各部门提供；（三）通过学校教务、人事、学生工作等相关部门收集。
第七条学员档案的整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行排列；（二）对档案资料进行编号、分类、归档；（三）确保档案资料的完整、准确、清晰；（四）对破损、褪色的档案资料进行修复、复制。
第三章档案保管与利用第八条学员档案的保管：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗；（二）档案资料应按照类别、时间顺序存放，不得随意堆放；（三）对档案资料进行定期检查、清理，确保档案资料的安全；（四）对重要档案资料进行加密保管。
第九条学员档案的利用：（一）学员本人查阅档案，需出示身份证和学生证，经批准后方可查阅；（二）单位内部人员查阅档案，需出示工作证和单位介绍信，经批准后方可查阅；（三）外部单位查阅档案，需出示单位介绍信，经批准后方可查阅；（四）查阅档案时，不得擅自复制、摘抄、拍摄、损坏档案资料。
第十条学员档案的复制：（一）学员本人复制档案，需出示身份证和学生证，经批准后方可复制；（二）单位内部人员复制档案，需出示工作证和单位介绍信，经批准后方可复制；（三）外部单位复制档案，需出示单位介绍信，经批准后方可复制。
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西南交通大学学生档案管理办法
第一章总则
第一条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。
学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，学习省内外同类规模学校的经验，并参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于《干部档案工作条例》的精神，结合我校实际特制定本办法。
第二条学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为四化建设培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础
工作。
第三条学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由档案馆进行行政领导，并在研究生院、学生处、招生分配联络处和校团委的共同支持下由人事档案室全面
负责做好学生档案管理工作。
第四条在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。
第二章管理职责
第五条学生档案实行人事档案室统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受档案馆领导，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。
第六条学生档案种类多（本科、硕士、博士、专科、自费、委培）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。
第七条学生档案管理的职责
（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；
（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；
（三）办理学生档案的查阅、借阅；
（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；
（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；
（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；
（七）办理其它有关学生档案事项。
第三章档案的内容和分类
第八条建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全
面地反映学生的成长过程及其有关的情况。
第九条学生档案的内容及其分类
第一类毕业生登记表；
第二类学生个人自传；
第三类鉴定、考核、考察材料；
第四类学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语；
第五类政治历史情况及学生升学政审材料；
第六类加入中国共产党、共产主义青年团的材料；
第七类奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；
第八类处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）；
第九类出国留学材料，包括已经是国家正式职工的工资和任免材料等；
第十类其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第四章管理范围
第十条学生档案的管理大体与干部档案相当，凡是由我校正式录用的本、专科学生、硕士生、博士生等各类学生档案一律由档案馆人事档案室统一管理。
第十一条学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。
第十二条毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入计算机，留在档
案馆永久保存。
第十三条硕士、博士、博士后的论文及论文的专家评语亦输入计算机永久保存。
第十四条退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十五条留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并
上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。
第十六条学生若被学校除名，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规
定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十七条学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校人事档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十八条学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。
第五章档案材料的收集、鉴别与归档
第十九条为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、研究生院、各系等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学
生德、智、体的材料，充实档案内容。
第二十条研究生院在考生成绩合格，确定录取时，应将其考研究生前的人事档案材料收集齐全后，移交人事档案室，档案室对研究生院送来归档的每份档案进行认真地清理和签
收（必须有考研究生前的人事档案）。
第二十一条各学院、各系、所、教务处、研究生院、峨眉分校应将学生在校期间所形成
的新材料及时送人事档案室归档。
第二十二条主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。
姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。
材料上必须标明系、院、所和班级，并经组织审查盖章后方能归档。
第二十三条不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡
不应归档的退还形成材料的单位处理。
第二十四条凡收集的归档材料，均应按《学生档案管理要求》整理装订。
第二十五条学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸；如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第六章档案的保管与保护
第二十六条根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。
（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防
光等设施。
（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保
持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。
（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化
和现化化管理。
第二十七条学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。
第二十八条认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》的要依
法处理。
第七章学生档案的利用
第二十九条因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定。
（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；
（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；
（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经主管理档案的馆长签字批
准，方可出馆；
（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，
若出现此类情况按学校有关规定处理。
第八章学生档案的转递
第三十条学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。
第三十一条本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转至
录取院校。
第三十二条转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分
批转出；
（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退
回者，转出单位应写信催问，以防丢失。
第三十三条严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。
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