低值易耗品采购办法

低值易耗材料采购管理办法

第一章目的

第一条为了加强低值易耗材料采购管理，确保材料及时采购和有效利用，避免积压，特制定本办法。

第二章适用范围

第二条适用范围：除各公司大宗生产原材料和数额较大的固定资产之外的低值易耗材料采购。

第三章组织实施

第三条组织实施：由总公司营销中心负责组织，各子公司低值易耗材料专员具体操作实施，总公司低值易耗采购部进行业务指导，各子公司负责监督、验收管理。

第四章低值易耗材料采购

第四条拟定采购计划：

一、采购种类：采购分月度计划采购、急需采购和临时采购。月度计划采购是各生产部门根据生产需要而制定大宗物资的材料、数量、需求日期等内容的计划表格，使用《月度采购计划表》对总公司营销中心报批；具体须列入月度采购计划的项目见附表。急需采购、临时采购是指各生产部门事先未在月计划表制定和按生产实际情况急需、临时采购的材料，使用《临时采购申请表》，履行询价、审批流程进行采购。

二、操作流程：

1、各部门负责人在每月20日-21日到材料库管处申请采购，材料采购计划必须确定材料全称、规格型号、材料数量和到货时间等；

2、材料库管在每月22日汇总后编制《月度采购计划表》，单价等其他信息由采购员询价后填写；

3、每月23日《月度采购计划表》交各公司采购专员，在询价对比后填写《物资采购询价表》、完善《月度采购计划表》，并在每月24日将以上表格报送子公司分管副总、总经理和总公司营销中心审签；

4、每月25日总公司营销中心低值易耗采购部向各子公司回传审批后的《月度采购计划表》。

第五条材料采购：

一、采购流程：

1、按总公司营销中心已批转的《月度采购计划表》，在每月26日开始组织采购，并按计划表中要求到货时间的先后进行采购；

2、认准采购材料名称、规格型号、数量和事先约定价格；

3、检查所购材料质量、型号和数量；

4、索取发票或临时收据。

二、注意事项：

1、采购时原则上按材料要求到货时间的先后顺序进行采购，避免因断货而影响生产；

2、必须认准材料名称、规格型号和采购数量以及双方事先约定的价格，在现场采购时对所购材料进一步磋商价格，最后以最低价格为准；

3、必须对所购材料名称、规格型号和数量等进行核查；

4、双方签订采购合同时，必须注明详细材料名称、规格型号和价格以及双方约定条款等；材料采购合同应由采购主管、各公司财务部主管和各公司总经理签字审核后传真供应商（特别是材料含技术指标的合同）；对重大经济合同按公司合同管理办法执行审批流程；

5、材料装运时一定要注意易损情况；

6、索取发票或临时收据时一定要注意单位名称、采购时间、材料名称、规格型号、数量、单价、金额和供货单位公章等是否一致；

7、在固定供应商处采购材料并在月底支付货款的，则在采购材料时须由供应商出据随货销售清单。

第六条材料接收：

一、操作流程：

1、组织运输；

2、对照采购合同进行现场验货；

3、自行运输或外请运输；

4、索取托运单；

5、支付托运费或短运费；

6、在托运单或短运费单上注明具体材料、从何地起运到收货地；

7、托运单或短运费上经办人和材料库管签字。

8、取货时应按双方签订合同（或总公司低值易耗采购部传真的材料采购合同）和托运部货运单对材料名称、规格型号和数量等进行验货，如有异议应及时与供货单位取得联系；

二、注意事项：

1、取货时须认真查验材料名称、规格型号和数量；

2、能自行运输的最好自行运输，以便减少运输成本；

3、对托运至当地的材料如有异议，应及时与供货商联系，以便日后得到解决；

4、索取托运单，并正确支付托运费和短运费；

5、由经办人和材料库管同时在托运单和短运费上签字认可；

6、到托运部取材料时应重点查验有无破损；

7、在短运途中防止材料丢失或损坏。

第七条验收入库：

一、操作流程：

1、运输至材料库房；

2、组织验货；各采购专员将所购材料运输至材料库房后通知材料库管、计划人进行验货；

3、办理入库手续（办理调货或退货）；计划人对采购材料的名称、规格型号、质量、数量等确认准予入库；对于不符合入库材料的采购专员应及时与供应商联系调货或退货；

4、采购专员和计划人在入库单上签字；对于符合入库材料的须及时办理入库手续，采购专员和计划人同时在材料入库单上签名认可；

5、保管入库单。采购专员须妥善保管好入库单，以便事后报销。

二、注意事项：

1、运输至库房应及时通知库管、计划人组织验货；

2、重点对材料名称、规格型号、质量和数量进行查验；

3、办理入库手续时重点清楚填写材料名称、规格型号、数量、单价和金额；

4、对符合采购材料的应由材料库管、采购专员和计划人在入库手续上签字认可，否则无效；

5、分类保管好入库单。

第八条办理报销审签：

一、操作流程：

1、按要求粘贴；采购专员将已购材料按已批计划表、询价表、材料入库单、采购合同、结算单和正式发票以及费用报销单按顺序粘贴；

2、财务主管初审；

3、主管领导审核；

4、公司总经理批准。

二、注意事项：

1、材料入库单金额、发票金额和费用报销单金额须一致；

2、采购时已签材料采购合同或材料结算单的在粘贴费用报销时也一并粘贴；

3、财务主管在初审时如检查到发票是假票，采购专员应及时与材料供应商联系，以便换取真票；

4、未经相关领导审签，公司财务部不予报销；

5、费用报销单粘贴须规范整洁。

第九条办理请款申请：

一、操作流程：

1、按要求填写请款单；采购专员按费用报销单的内容及金额在请款单上正确填写收款单位、帐号、开户行、付款金额及付款用途等；

2、各公司财务部主管初审；

3、各公司总经理审签；

4、传真（或扫描）至总公司；

5、采购主管、营销负责人、财务总监和董事长（或总裁）批准

回传至各公司；

6、财务部出纳支付。

二、注意事项：

1、填写付款申请单详实、字迹工整；

2、付款信息、金额和付款用途正确；

3、未经相关领导审签不得予以支付；

4、当天请款使用当天请款编号；

5、传真及时并予以跟踪。

第十条支付材料款：

一、采购专员按照公司程序办理完相关付款手续后，供应商在财务部门领取款项或由出纳付款至供应商公司账户；

二、做好支付材料款记录。

第十一条建立采购台帐：

一、操作流程：

1、采购材料登录；

2、采购材料进度传至主管领导；每天将所购材料进行登录，并将材料采购进度电子版传至主管领导；

3、采购材料台帐传至主管领导；每月26日将上月采购材料台帐传至主管领导；

4、妥善保管台帐。

二、注意事项：

1、材料采购进度每天及时传递，以便掌握采购情况；

2、每月采购台帐妥善保管，以便了解材料采购情况。

第十二条本管理办法由公司营销中心负责解释。

附：一、物资采购申购表

二、月度采购计划表

三、物资采购询价表

四、物资入库单

********************公司

二0一三年十一月五日

附一临时采购申请表

申请部门主管：库管：申请日期：年月日

采购员：分管领导：总经理：

6

附二月度采购计划表

申请部门主管：库管：申请日期：年月日

采购员：分管领导：总经理：营销中心负责人：

7

附三物资采购询价表

采购员：日期：年月日

总经理：采购部长：营销中心负责人：

物资采购询价表

采购员：日期：年月日

总经理：采购部长：营销中心负责人：

物资采购询价表

采购员：日期：年月日

总经理：采购部长：营销中心负责人：

附四采购员： 年 月 日 申请部门验收： 会计复核： 库管：

采购员： 年 月 日 申请部门验收： 会计复核： 库管：

采购员： 年 月 日 申请部门验收： 会计复核： 库管：