电子文档管理办法

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电子文档管理办法

1目的

为促进和规范公司办公自动化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制定电子文档管理办法。

2适用范围

适用于我公司编制或制定的手册、程序文件、管理细则文件、各类制度、设备操作规程、各类3职责

3.13.23.33.43.54

4.1，理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。

4.1.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。

4.2OA 系统上电子文档的管理

4.2.1OA 系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要，填写《用户申请单》向综合部申请，经批准后由综合部新开帐户。

4.2.2OA 系统安装和维护由综合部负责提供技术支持。

4.2.3OA系统上文件的管理内容

4.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。

4.3电子文档的受控

4.3.1电子文档的识别

电子文档的编号以纸质文件编号进行标识。管理性文件(公司及各部门制定的现行使用的有效版本的规定、大纲、制度、职业健康相关文档等等)由综合部负责；体系文件、各类质量报表由质量管理部负责；环境相关文档、安全生产等由制造部负责；设备操作规程等由设备科负责。

密

4.4

损坏、丢失。在公司服务器上的电子文档防护工作由综合部负责；个人计算机上的电子文档防护工作由该计算机用户负责，个人计算机出现故障应及时向综合部反馈。

4.5电子文档的移交

当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并同时刻制光盘，做好电子文件档的移交工作。

4.6电子文档的定期清理

公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过期、无效文件删除。

说明：本规定自发布之日起生效。