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最新整理小额贷款公司档案管理制度小额贷款公司档案管理制度

贷后管理可以分为档案管理跟踪检查年审动态管理等业务类型，其中档案管理工作贯穿信贷业务始终，是保证信贷业务制度化规范化，信贷资产安全性的基础工作。加强信贷档案管理，做到妥善归档资料完整，可以有效防范信贷风险。实务中，制度化的信贷业务档案管理，不仅可以在理念上面向核心业务，保护企业资信权益，树立和传承企业文化，更可以在架构上适应小贷公司业务流程，促进管理技术创新，充分发挥档案信息效用，完善信贷业务流程。

一概念解析

信贷档案指本公司在信贷业务的受理调查评价审批发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义史料价值及查考利用价值的资料，档案资料有纸质实物图文印象等多样化存在，包括合同文件账表函电记录图表声像磁盘等各类信贷业务的档案资料范围。

按照是否具备法律要素可以分为法律要件档案和业务管理档案两类：

1法律要素档案

法律要件档案是约定双方权利义务的各类合约和收执以备主张权利所需的各种凭证依据。主要是合同书重要物权和权利凭证证明书通知书申请书承诺书等。

(1)初步接触阶段：企业提交的各类主体资质证明文件和填写的贷款担保申请书;

(2)调查评审阶段：调查评审协议和企业提交的相关业务财务证明文件;

(3)担保阶段：担保流程审批文件担保协议各类反担保合同及其附件等记录和合约签署行为真实合法的证明资料;与银行签署的保证合同和放款凭证等;

应当收执的各项物权权利凭证以及承诺书等;

(4)监控阶段：新增和变更权利义务的相关合约文本和辅助资料等，有利于保证公司权益的新证据。

2业务管理档案

业务管理档案是记录反映业务过程的各种报告记录说明表格等图文资料。包括调查报告评估报告检查报告，统计记录情况说明等。

(1)初步接触阶段：担保申请企业法人营业执照企业章程企业情况介绍等原件和复印件，企业上年度年报上月月报等;(注重合法性细节)

(2)调查评审阶段：申请企业具体的资金需要用途还款计划项目可行性分析调查评审报告及其附件各种价值评估报告;(注重真实性细节)

(3)担保期间：保后监控检查报告企业补充的其他相关资料等。

二信贷档案管理

信贷档案管理是指信贷档案资料的收集整理立卷归档和保管的过程。

1信贷档案管理原则首先，信贷档案管理应该遵循“统一领导专人专管”的主要原则，所谓统一领导，就是对本公司所有档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案管理办法和业务标准，实行统一的指导监督和检查。所谓专人专管，安排专人负责管理。

其次，信贷档案管理还应遵循以下原则：

(一)真实性原则。

借款人的证件应该真实有效;信贷档案材料原则上应为正本原稿，不得另行编写与修改。对只能收集复印件的重要档案，收集人员与原件核对后，在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一致”并签章确认。如：企业法人营业执照组织机构代码证税务登记证法人代表身份证明等;

(二)完整性原则。

完整记录信贷业务流程，有利于明确信贷经营责任和信贷管理责任;维护档案的完整，有两方面的含义：

1 从数量上要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。保证借款申请书合同协议承诺书征信查询报告资信调查表授权书身份核实证明审批表相关复印件等资料齐全;

2 另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。例如，档案资料上的要素填写要完整规范;相关人员要全部签章;资信调查表信息与评级表信息要衔接，符合逻辑;

(三)时间性原则。

1 及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要求及时更新，按时归档;

2 顺序性顺序。资料时间顺序应严格按照：资信调查表→授信评级审批表→征信查询报告→相关合同文本→借据→贷后跟踪检查表→年审表→催收回执，若发现上述资料日期未按时间顺序的，属逆程序操作。

(四)保密性原则。

对涉及国家机密公司和客户商业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。

(五)安全性原则。

在信贷档案管理过程中，要力求保证档案本身不受损坏，保证档案管理物质安全，延长档案寿命。此外，要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。

2管理部门在贷款本息结清或信贷业务执行完毕前，由风险管理部指定专(兼)职信贷档案管理人员负责信贷档案管理，并负责本公司信贷档案的收集整

理保管和移交归档工作。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交综合管理部归档。3档案管理流程

步骤1 移交归档

(1)各类信贷业务档案材料均应在放贷时由信贷业务员收集齐全填写档案移交清单一并移交风险部档案管理人员，经双方核对无误后，双方在移交清单上签字，由档案管理人员整理归档。移交清单一式二份，一份业务部留存，一份随资料进入档案。

(2)对贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案每月整理一次。信贷档案管理员应于次月10日前，将上月执行完毕的信贷业务档案整理完毕，移交综合管理部。

步骤2 整理立卷

每笔信贷业务发生后，经办人员应及时将信贷档案材料向风险部指定的档案管理人员移交并办理交接手续，风险部对本公司执行中信贷业务档案集中管理，贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案材料，风险管理部在规定的时间内整理，移交到综合管理部档案管理员处。

信贷档案的整理立卷要求如下：

(1)信贷档案以每笔业务为单位组卷，材料多的可组成多个卷。卷内资料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。

(2)每个案卷，均应编制《信贷档案卷内目录》(见附件2)。

(3)将案卷按照“信贷项目—客户—信贷业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先将全部信贷档案按不同的信贷项目分开，然后区分不同的客户，再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。

(4)按以下要求逐卷填写卷盒脊背各项目：

①合同编号。

②项目类别。

③客户名称。小企业类客户填写单位全称，个人类客户填写姓名。

立卷完成后，对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料，信贷档案管理员应随时进行补充归档。

信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件，信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的，信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。

步骤3 清退销毁

对于保管期满的信贷档案，应由综合管理部风险管理部信贷业务部共同组成的鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对经鉴定需销毁的信贷档案，应经分管副总签批后方可销毁;对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管二年以上，确无保存价值时方可进行销毁。

注意各类信贷档案的管理期限有所差别，大体分为贷款本息结清或信贷业务执行完毕前后二种。各类信贷档案的保管期限如下：

1 正在执行中的小企业流动资金贷款个人贷款及其它信贷项目的档案材料，应按照五级分类管理办法及时调整进行管理。

2 对贷款本息结清或信贷业务已经执行完毕的信贷档案的保管期限为3年(从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算)。

步骤4 档案借阅

办理档案借阅时，应严格按借阅范围查阅借用并办理借阅手续，档案管理人员负责登记借阅人员姓名时间借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认并按要求履行审批手续，保证档案的完整和安全。