招标过程的质量控制

过程的质量控制

2006年是我国国民经济发

展纲要“十一五”规划的第一年，也是我国加入WTO的

第五年，随着国民经济的大力发展并与国际经济接轨，国

内招投标方面的法律法规逐渐完善和实施，巨大的商机广

阔的前景，使得中介服务招标代理机构在全国各省、市、

县已形成一个较大规模的产业。然而，招标代理机构在招

标代理的过程中熟练掌握招标各个程序的质量控制就显

得非常必要。依据招标过程，可以把工程项目招标工作分

成前期、中期和后期三个阶段。由于招标过程各阶段情况

复杂，质检含量高，法律法规要求严。为了保证工程项目

招标的高质量，必须对各个过程进行严格的控制。

一项目招标前期的质量控制

（一）接受委托

首先必须获得招标人的正式授权，这是招标代理机构开展

招标业务的法律依据，授权的范围由招标人确定，招标代

理机构也应根据工作的需要提出相应的要求，经招标人和

招标代理机构协商一致后，双方签订委托招标合同（或协

议）。

在签定合同时，必须注意以下问题。一是要预防招标

人在没有按法律规定进行公开招标而已确定了中标人或

以之已签订了合同，为逃避法律责任，搞假委托，将风险

转嫁给招标代理机构。二是要注意签订协议书双方的权益

和义务的条款应基本对等，招标代理机构切不可为承揽项

目而大包大揽，承诺业主一些不可能做到的或是与法律法

规相违的条款。三是要注意搜集该项目工程的有关信息，

包括项目的立项及各种审批文件等是否齐备和合法等，包

括项目资金状况。虽然招标代理机构可以通过招标人获得

工程的大量信息，但为使招标活动规范、合理，还须对此

进行核实，补充，尤其是招标人提供的一般是数月前的信

息，时效性差，招标代理机构切莫图省事，完全照单全收。

（二）编写招标文件

招标文件（或称标书）是整个招标过程所遵循的法律文件，

是招标代理机构的主要产品，编写招标文件直接反映一个

招标代理机构水平，招标文件的编写质量对整个招标工作

的成功起着至关重要的作用。因此招标文件编写前要针对

本工程特点和要求进行认真、详细的研究，对其他标书的

套用要慎重，特别是对国外的一些格式条款的应用更是要

注意，招标文件内容应尽量详细，考虑要周到，当时未能

确定具体要求的，也应提出来，让投标商根据自己的经验

来建议。否则，如有疏忽可能就造成被动，会给实际工作

带来困难。招标文件用词的准备性非常重要，一是一，二

是二，不允许使用“大概”、“大约”、“可能”等无法确定

的语句，尽量不要用那些解释困难的条款，否则就会造成理解上的差异。

（三）发布招标公告

招标公告的目的是发布招标信息，使感兴趣的供应商或承包商知悉，前来购买招标文件，编制投标文件并参加投标。因此，招标公告包括的内容，对潜在的投标人来说是至关重要的。一般情况下，招标公告应该具备以下内容：工程概况、招标的内容及范围、投标人资格要求、报名要求，报名时间和地点、联系人、资格预审方式等。《招标投标法》规定，招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告，应当通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布，通过报刊发布招标公告，是一种传统的信息发布方式，在国内外应用得都很广，随着现在信息技术的发展，世界各国开始运用因特网服务站的方式发布招标公告，是信息传播更加快速、准备、方便和低成本，招标工作的质量和效率也会进一步提高，为了使潜在投票人能够取得招标文件和投票，国际竞争性招标的资格预审邀请须在国际范围刊登广告，国内竞争性招标须在国内范围刊登广告，发布招标公告的原则应该是，以各种方式共同发布，互联网发布为主。

（四）需要时编制及发售资格预审文件

对施工企业来说，通过招标项目发布的信息，了解工程项目情况，不够资质的企业不必浪费时间与精力，可以节约投票费用。对招标人来说，首先可以了解投标人的财务能力、技术状况及类似本工程的施工经验，可选择在财务、技术、施工经验等方面优秀的投标人参加投标。其次，可以淘汰不合格或资质不符的投标人。减少评审阶段的工作时间，减少详审费用；第三，还能排除将合同授予没有经过资格预审的投票人的风险，为业主选择一个优秀的投标人中标打下良好的基础，使建设工程的工期、质量、造价各方面都获得良好的经济效益和社会效益。

一般情况下，招标代理机构组织有关专家人员编制资格预审文件，或者可委托设计单位、咨询公司编制资格预审文件的主要内容包括：（1）工程项目简介，主要包括工程项目名称、资金来源、工程规模、工程量、工程分包情况。（2）对投标人的要求，投标人的合格条件、获取资格预审文件的办法，递交资格预审文件的日期、时间和地点。（3）各种附表，通常称为资格预审问题调查表。同时，资格预审文件须报招标人及招标管理机构审核。（五）组织完成资格预审

招标人及招标代理机构负责组织评审小组，包括财务、技术方面的专门人员对资格预审文件进行完整性、有效性及正确性的资格预审。从财务、施工能力、技术人员和设备等方面审查。招标代理机构要做好记录、收集并整理好

评审的各种资料包括人员签到表并完成评审报告。

资格预审采用的评分方法，一般是根据事先确定的评分标准，采用比较简单的百分制进行定向评分，对申请资格预审的公司作出一个综合评定，然后报送招标人。采用这种定向评分的方法，把对投标人的各项资格评价转化为数字概念，能够对可比要素进行客观的打分，使得主观判断的程度和影响降低到最低点。假定综合总分为100分，可根据以下三大方面的要素，分数的单项定向分配比例通常如下：财务状况:技术资历:施工经验＝30:30:40。也可以采用40:30:30，或者 30:40:30等，具体情况由项目的性质及特别确定。有些项目业主要求投标人筹措部分款项或垫付较多流动资金，就可以加大财务能力方面的比重；而有些项目涉及的工程技术比较复杂，就可以适当提高技术资历和施工经验的分数比重。

招标代理机构在资格预审结束后，应向所有参加资格预审申请人公布评审结果。随后应立即书面通知所有通过资格预审的投标人，并向这些投标人发出投票邀请，其余则均被淘汰。没有接到资格预审合格通知书的投标人即是落选者，业主不必详细说明不合格的原因，被淘汰者也无权查询其理由。

（六）向通过资格预审的合格投标人发售招标文件向通过资格预审的投标人发售招标文件，图纸等有关资料。各投标人在领取招标文件时，须交纳标书费、图纸押金等。招标文件发售及解释工作由招标人或招标代理负责。文件的发售时间最短不得少于5个工作日。

招标代理机构应严格按照法律之规定，自招标文件发出之日起至投票人提交投标文件截止之日，最短不得少于20日来安排开标时间。招标代理机构在发售完招标文件后，应向招投标监督管理部门提交招标文件发售情况一览表，并至少于收标前1个工作日抄送建设工程交易中心。为了确保到达的准确性，可以采取多种形式发售文件，如现场发售、邮寄等。在发售出去后，有必要对其进行回访确认。

（七）需要时组织投标人踏勘现场

招标人及招标代理机构按照招标文件预先确定的时间组织投标人踏勘现场，踏勘现场应注意邀请设计单位参加，让投标人了解工程项目的现场情况，自然条件，施工条件以及周围环境条件等，以便于编制投标书。为了保证公平性，在踏勘现场时，应注意不得单独组织某一投标人对现场进行踏勘。踏勘现场的时间最好安排在标书发出的七天后但不得超过十四天，招标代理机构做好现场签到及记录工作。

（八）组织对投标人书面寻问答疑

投标人研究招标文件和踏勘现场后，如有疑问以书面

形式提出，招标人与招标代理机构应以书面形式给予解答，并将所解答的问题发出送给每一位投标人，作为补充文件，为招标文件的组成部分，与招标文件具有同等的法律效力。此补充文件必须送招投标监督管理部门备案。参加图纸答疑会的人员主要包括：招标代理机构的项目经理及工作人员、招标单位代表、各投标单位代表、设计部门设计总负责人及各专业设计人员。

在书面解答中，不要让竞争对手从提出的问题窥探出我方的各种设想和标底等关键内容。对模糊不清的重要合同条款、工程范围不清楚、招标文件和图纸相互矛盾、技术规范中明显不合理等，可以向投标人澄清解释，但不能提出修改合同条件或修改技术标准，以防引起误会。

二项目招标实施阶段的质量控制

（二）组织主持开标会

所谓开标，就是在招标文件规定的投标截止日期，在工程招投标监督管理机构的监督下，在工程建设交易中心，由招标人和招标代理机构依据招标文件规定的时间和地点，开启投标人提交的投标文件，公开宣布投标人的名称，投标价格及投标文件中的其他主要内容。开标的程序，包括以下三个过程。

1、由投标人法人或其授权代表与招投标管理监督机构以及招标代理机构的工作人员一道检查投标文件的密封情况，也可以由招标代理机构委托的公证机构检查并公证。

2、经确认无误的投标文件，由工作人员当众拆封。

3、宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。拆封以后，现场的工作人员应当高声唱读投标人的名称，每一个投标的投标价格以及投标文件的其他主要内容。其他主要内容，主要是指工期、质量、投标保证金、投标报价有无折扣或者价格修改等。如果要求或者允许报替代方案的话，还应包括替代方案的总金额。

开标会应注意一是必须按照文件规定的时间、地点和程序，以公开方式进行。开标时间与投标截止时间应为同一时间。唱标内容应完整、明确。只有唱出的价格才是合法、有效的。唱标有记录人员不得将投标内容遗漏不唱或不记。二是不可接受超过投标截止时间投标人的投标文件。三是对唱标时发现不准确判定是否为废标的，应备注说明其投标文件的有效性交评标委员会确定。（二）专家库抽取评标专家

评标委员会由招标人或者招标代理机构负责组建，组建评标委员会时可由三分之一的业主评委，三分之二专家组成，也可全部由专家组成，应注意业主评委不可超过三分之一，评委人数为单数，最好为七人以上。评标委员会的专家选取方式主要有“随机抽取”和“直接指定”两种。

招标人抽取评标专家前，应提出所需评标专家人数及专业类别，征得招标投标管理部门同意后并在其监督下按既定操作规程在相应专业类别的专家库中进行随机抽取，在落实所选专家与潜在投标人无直接利害关系且能按时到位后予以确定，否则应进行补抽。根据“七部委规定”，对技术特别复杂、专业性要求特别高或国家有特殊要求的招标项目，其评标专家可由招标人直接指定，但该活动也应接受依法实施的监督。

专家抽取采用一次性抽取，不得剔除、筛选。抽取的专家在工程项目负责人在严格保密的情况下由专人负责通知。抽取和通知分离进行，真正掌握名单的人只有一个，一般是业主方或其上级部门纪检监察部门的同志。通知需按照专家产生的顺序进行。通知时不得告知评标工程名称、评标地点等情况，且应与专家约好接送时间和地点。抽选评标专家的工作宜控制在开标时进行；最早不可超过开标前1～2天内；参加抽选评标专家工作的人员，应负责对抽选结果保密；选定的评标专家接到通知后，负有保密的责任和义务。评标人员的集中过程也必须做好保密工作，招标人及公正处代表和项目管理负责人按约定的时间和地点用专车接送专家至评标地点。评标专家的手机等通讯工具在上车后应立即收缴统一保存。防止在人员集中时出现评标人员和投标人员联系串通的情况。

（三）组织评标委员会评标

评标会开始后招标代理机构的主持人应介绍评委会的组成情况，以及担任评标会的监督、公证及工作人员的情况，建议评委会民主选举评委会的主任（负责人），再由评委会主任（负责人）和主持评标委员评标工作，可建议进行技术和商务的分组、分工为了保证评标委员会快速而有效的完成评标工作招标代理机构应积极配合评标会工作，一是将评标办法发给各评委并加以介绍讲解，以便评委能按照评标办法有效的开展工作。二是要作好记录如果评标有技术组、商务组之分，招标代理机构也必须有相应技术专业的人员对各投标人的标书进行研究，提醒评委会他们没有注意到的问题，以避免评委会的误判所带来的投诉风险。四是应特别注意评标一定要按招标文件里所载明的评标办法评审，不可临时改动或变更评标办法。五是要根据工作量的情况与评标委员会负责人沟通控制各阶段的时间。六是要将各种需评委签字的表格交评委填写并督促签字后即时收回不可余漏。

（四）完成评标报告

评标报告是对整个评标工作的总概括，是提供给业主的最终产品，也是接受上级监督检查译本次招标活动监督检查最重要的材料，评标报告必须要全体评委及监督、公证的签字认可才是合法的。评标报告应尽可能描述清楚每

一个招标人的情况，包括各自技术和商务的优势及劣势，对推荐为前三名的投标人理由一定要充分，特别对那种报价较好但实际分析评审中技术上和其他方面不能满足要予否定的投标人，一定要描述清楚否定的理由。同时给出推荐的具体理由；技术方案评价，技术经济风险分析，技术力量及技术设施评价，评标报告一定要写明评标报告是提供给业主或招标领导小组定标的依据，定标人是业主。评标委员会根据招标书、评标办法、投标书对所有的投标人进行技术和商务的评比，推荐一至三个投标人为中标候选人。并按得分排序，招标代理机构应向招标人说明：如有国有资金的项目必须确定排名第一的中标候选人为中标人。除非排名第一的中标候选人放弃中标，或因不可抗力提出不能履行合同，招标人才可以确定排名第二的中标候选人为中标人。以免招标人在不知法规要求的情况下直接确定第二或第三名为中标人，引起其他投标人的诉讼。另评标报告除主报告外还应将招标全过程的文字资料（公告、资格预审资料、书面的询问和答疑、专家抽取表及各种签到表、公证书等）一并装订成册作为总评标报告存档和移交给招标人并上报招标管理部门。

（五）根据业主确认函发出中标通知

业主确定中标人后，招标代理机构应向业主索取经签字盖章的《中标人确定函》，招标代理机构根据业主确认函在公示期满后即时向中标人发出《中标通知书》。《中标通知书》中一定要注明中标的内容、中标价格，要尽量避免招标人在定标后又将标书以外的一些条件强加给中标人，产生不平等的协议，使招标流于形式；另一方面，中标者有时也找各种理由拒绝或拖延签订合同，要向为主说明中标价就是合同价，如发生争议应尽量协凋，尽力维护招标的严肃公证性。

三项目招标后期的跟踪服务

在代理机构协助招标人招标成功后，代理机构的工作并没有就此结束。代理机构应把招标、评标的资料整成册，移交给招标人及招投标管理部门。

另外，由于对合同的理解不一致，招标人和中标人难免发生纠纷。同时，由于法律变更而导致合同欠缺或与法律相抵触时，合同本身也必须加以修正。这是就需要代理机构的跟踪服务。代理机构充当招标人和投标人的协调者，解决两者的争议。

在招标工作的实践中，有许多不确定的因素，需要提前对工作中可能出现的问题进行判断和分析并作出规定。工程招投标工作技术含量高，综合性强，涉及到经济、工程技术、管理及法律等方面，要求参与人员有较高、较全面的专业知识及丰富的实践经验。只有在招标的整个过程进行严格的质量控制，才能为工程项目的实施带来可靠的

保障。