竣工资料编制须知及注意事项(正式)

一、竣工文件编制须知

一、公路工程竣工文件是公路基本建设项目从立项开始经过工可、设计、施工竣工验收直到移交一系列基本建设程序执行过程中形成、积累的主要资料，具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的历史记录，是建设实施的科学技术总结及成果汇集，是今后投入运营管理的主要依据，是国家科技档案不可缺少的组成部分。因此竣工资料的编制、管理和工程外业的管理一样，都是工程建设的重要组成部分，在工程项目实施的同时就应做到“边施工、边整理、边归档”，达到工程完成，竣工资料完成的目的。

二、竣工文件是公路工程建设项目进行过程中形成的文字、图象、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。全部文件的归档范围已在本办法中详细列出。

对本项目而言，竣工文件编制主要根据施工管理的内在规律，以标段（施工合同和监理合同）为单位，以施工项目为类别，以施工管理流程为顺序的原则确定目录和内容。

三、竣工文件编制和归档工作应严格按照编制办法的要求组卷和归档，保证竣工文件完整性、系统性、真实性，制图、组卷、装订应标准规范，所有材料内容及内在联系合理。具体编制单位应对所提供资料的完整性、系统性、真实性承担责任。

四、项目建设单位（业主）负责组织、协调和指导勘察设计、监理、施工等单位的竣工文件编制工作。施工单位作为《施工合同竣工文件》编制工作的重点和主体，应在监理工程师的督促、帮助下，认真完成这一任务。其余参加建设的各有关单位应根据本办法的有关要求，完成各自职责范围的竣工文件材料的收集、提供和汇总工作。施工单位在基本完成竣工文件编制后，应通过自查自检及时修正、改进、完善，最终使竣工文件达到合格的标准。

五、施工单位完成竣工文件编制后，需经过驻地监理工程师审核认可后，方可报请业主组织专项验收。未通过竣工文件验收，承包人不得提出工程交工申请。

六、交业主的工程挡案的封面、装具等由承包人统一自费购买。（请自行与巴南区档案馆联系）

七、施工单位提交归档的竣工文件套数，按施工项目类别规定如下：

主体工程（路基、路面、桥涵、隧道、交叉工程）3套

附属工程（交通安全设施、绿化环保工程）3套

八、由承包人负责编制的《施工合同竣工文件》须报送文件、材料、图纸内容相同的共三套给业主，并保证至少其中一套包含有各种文件、材料的原始件，其余可为复印件。上述工程竣工文件一套归业主保存，一套归巴南区档案馆保存，一套归接养单位保存，归业主保存的竣工文件必须是原件。

九、竣工文件必须经驻地监理工程师审核认可后，方能报请业主组织专项验收。交工验收的重点放在第三、四、五部分（第四部分包括工程竣工图）。

十、归档时纸张尺寸不统一的，A4和A3的白纸裱糊。裱贴一律使用化学浆糊不得使用粮食浆糊或胶水、胶带。

十一、纸质材料和图纸分为A4和A3标准幅面，按目录内容分别装订成册，对于左边太窄，装订后不便于查阅的材料要加装订边。文字材料应预留20mm装

订边，图纸应预留25mm装订边。案卷整理时必须去掉金属物。图样材料的折叠方法按照国家标准《技术制图的折叠方法》（GB10609.3-89）中（见附录），折叠成A4带有装订边的方法。其装订特点为：折叠前按规格要求裁整图边，左侧为装订边，展开方式为“手风琴箱式”，横向自左向右展开，纵向（图上字样正置上下方向为纵）朝前或朝后展开。折叠顺序先横向后纵向，标题栏（图纸会签）露在外面。案卷采用三孔线绳装订，要整齐、美观、牢固，便于保管和利用。每卷不超过300页，厚度为3cm为宜。

十二、竣工文件所使用的材料要求质量优良、文件格式正确，字迹清楚、线条清晰、签字手续完备。禁止使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔书写或审签。

十三、卷内文件的排列次序：案卷封面→卷内目录→文件（图表文字）→备考表。案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。档号：由分类号和案卷号组成；档号格式为“BN07-TC2-05”即为巴南区2007年通村通畅第二合同段的第五本竣工资料。

十四、各个单位编制的竣工文件必须用统一格式的案卷封面、卷内目录、卷内备考表。具体式样详见表格式样。

十五、各种工程竣工图，除必须按上述规定数量移交归档外，承包人尚应自留一份（与移交的完全相同，签字齐全），以备工程竣工决算时使用。

《施工资料》中需要移交归档的四套工程竣工图必须统一用AUTOCAD 十六、

绘制并用激光打印机打印，可视为原件材料。

十七、文字资料与原始记录应有一套为原始件，其余可为复印件。原件是指盖有鲜章的原始签证的文件材料，原件交业主归档。

十八、卷内文件的排列次序：

文字材料排列次序：案卷封面→卷内目录→文件（图表文字）→备考表

竣工图排列要求：案卷封面→卷内目录→竣工图封面→竣工图目录→竣工

说明→工程竣工数量汇总表→竣工图→备考表照片集排列要求：案卷封面→照片档案目录→照片说明→照片→备考表

十九、归档的案卷封面、卷内目录、备考表及案卷目录，必须采用现行国家标准格式要求填写，其中由施工单位和监理单位整理的案卷应按封面、卷内目录、文件材料、备考表的顺序装订成册并逐卷填写案卷目录。所有目录中题名在书写时必须采用起行空两字，回行顶格的段落书写格式；所有目录中日期为该文件形成时的时间，日期均应采用八位（精确的日如：20060216）或六位法（精确到月如200602）。

二十、案卷封面的书写：

1、案卷题名的拟写：应由项目名称+该卷材料具体内容+文件材料名称组成。项目名称是指批准后的项目可行性研究报告上的通村通畅公路及通镇通畅公路全称，具体内容包括合同段号、起讫桩号、分部或分项名称（部位名称、原材料名称）、资料内容，文件材料名称是指该份文件材料的标题，如试验报告、检验申请批复单、合格证、通知、批复等。案卷题名书写时应首行缩进两个汉字。案卷封面中案卷题名应简明扼要、全面揭示卷内文件材料内容（字数控制在50个以内），不能出现诸如“文件”“资料”“等”等的字样来归纳概括所装入的材料内容，若一个文件材料有多个附件，则在案卷封面或卷内目录中可在此文件材料题名后加“及附件”三字。如“路基挖方开工申请及附件”、“C18-05号变更令××结构变更及附件”，不需要将附件名称一一列出。各个案卷的题名绝不能有相同的名称文字，若遇到多卷所装入的内容为同一类属者，则为了区别文件

题名，可将卷内材料概括后再冠以特定的定语，以达到案卷题名的文字不雷同。

2、立卷单位或责任者：填写主包责任单位的全称。所谓主包责任单位及接受业主招标并与业主签订合同时所用的施工单位或监理单位。若主包责任单位的全称较长则可用其习惯简称，如“中铁二十局四公司”、“×监理公司×驻地办”。

3、起止时间填写此卷文件最早至最晚时间，只填年和月，如2005年01月～2007年02月。

二十一、卷内页码编印：每卷页号从紧跟卷内目录后的第一页开始，从1开始编连续流水页码，不得有如51-1、51-2、51-A、51-B等类似页码出现。卷内目录和卷内备考表不编页码。每卷均需独立编页码，各卷之间不允许连续编页号。所有页号用自动号码机打印。竣工文件均采用单页单面复印，页码编印在每页正面的右下方。

二十二、卷内目录：竣工文件由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注栏组成。其中责任者栏为文件形成单位全称或习惯简称（文件材料形成单位是主包单位的则填写主包单位名称，是分包单位则填写分包单位名称）；页号栏只写起止页号，当为最后一个文件时则写该份文件的起止页号。案卷内不应有重份文件，每个文件件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许一定数量的重复。卷内目录所有内容一律打印。

二十三、卷内备考表：标明卷内文件的件数、页数。（若编号有误要加以说明），立卷人指具体负责该卷组卷的人，检查人应是该项目总工程师。互见号则应填写反应同一内容而形式不同且另行成册档案的档案号。

二十四、声像档案整理：

1、光盘整理：各类光盘档案均应在光盘及包装硬壳上依次填写项目名称、光盘内容、编制单位、归档日期。

。竣工图在绘制完成并经各方签字认可后，应刻录成光盘归档；

。照片归档如用数码照相机拍摄而未能形成底片的，需刻录光盘代替底片归档；

。各期支付报表（包括结算报表、最终支付报表）应将其电子文件刻录成光盘归档；

。声像资料亦应刻录成光盘或VCD归档。光盘应装入标准的硬塑料壳中。

2、照片归档卷内目录要求：照片档案，其卷内目录与文字档案卷内目录相同。

注：本书中所提及的卷内目录、卷内目录等表格必须用EXCEL电子文档制作。

二十六、工程档案中工程项目和相关单位名称填写

项目名称：

1、巴南区2007年通村通畅路面改造工程

2、巴南区菩萨滩至木洞段二级公路改建工程

建设单位名称：重庆市巴南公路建设有限公司

监理单位名称：北京华路捷公路工程技术咨询有限公司

重庆万通工程咨询监理有限公司

重庆市锦程监理咨询有限公司

质量监督单位名称：巴南区公路工程质量监督站

二、竣工档案编制中的注意事项

1、各合同段照片档案组卷时，应先排此合同段整个照片档案的总说明，然后排宣传类照片，其次排施工过程中的照片，并以组为单位进行组卷。每组照片应有组说明，然后再分别填写此组照片里的每张照片的个体说明。

宣传类照片在填写照片组说明时要归纳揭示此组照片的主要中心内容，填写每张照片的说明时则要揭示出主要领导人名、检查内容。（如:巴南公路建设公司总经理XXX同志检查××）。

照片的成册原件按巴南区档案馆的相册本装订，其余三套照片可按提供的格式按一般文件装订形式装订。

2、施工过程中形成的照片档案应以组为单位组卷，即按单位单项工程分。施工照片档案档案的组卷顺序：单位工程按照竣工—原貌—施工的顺序排列，施工工程中的照片按施工工序排列。照片编号采用通号，即上一卷的最后一张照片的编号与下一卷的第一张照片的编号是连续的，而底片应归在给业主的那套档案里，如采用数码照相机拍摄的，底片应编辑制作成光盘，底片号应与实体照片的编号一一对应。

3、工程变更令在组卷时应按其变更令号排列。工程变更令后应附相应的设计变更通知书或者其他相关支撑材料。

4、在排列竣工档案时，应将竣工图排在第一卷，以便以后养护资料的查找。总目录中的“案卷题名”一定要与封面上的“案卷题名”对应一致。

5、各段竣工档案中的监理文件、照片档案要单独排列（如:A段的土建资料排列完后+监理文件+照片档案），其中监理文件应包括监理抽检资料。

6、案卷硬壳封面夹要求用硬笔书法笔填写，字迹工整、清晰，不用刻章。

7、卷内目录、案卷封面在填写工程中不能出现逗号、句号等标点符号，有多个内容的情况下须用顿号隔开。

8、封面题名填写时应对整个案卷内容进行科学的精简归纳，而不是罗列出所有的内容，字数控制在50字左右。

9、竣工图的封面内封面应严格按照编制办法中的要求绘制，每册图纸应绘制出各自的封面，但对于图册名称的填写则按实际填写。

10、竣工档案中的一些表格资料的签字应齐全，涉及到数据有改动时，应在改动后的数据旁加盖校正章或者由改动者签名确认。所有质检、试验表格中的空白处均应用斜杠划掉或加盖“以下空白”章。

11、所有资料尽量保证两套原件，如需复印的，复印效果一定要清晰可见。

12、不管是填写卷内目录中的材料题名或是封面上的案卷题名时均应揭示出桩号、地名或部位名称，以便文件材料之间或者卷与卷内容的区分。

13、在填写卷内目录中的材料题名时，应尽量沿用原材料的题名用词，如：原材料内容为“××开工申请批复单及附件”，就不能随意改成“××开工报告”。

14、卷内备考表，如此卷无特殊情况的说明，则备考表中的说明就无须填写，只须立卷人与检查人签字即可。

15、、竣工图每册（每分册）文件材料装订顺序如下：

卷内目录——图纸目录——图例——缩略语——竣工说明——表格（工程数量汇总）——图纸——备考表（其中图纸目录、竣工说明、表格必须打印）。