文件资料归档管理办法
《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2001]390号)
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公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（2001年6月13日交通部交办发[2001]390号文印发）第一章总则第一条为规范公路工程竣工文件材料立卷归档工作，保证公路工程专业档案质量，根据《中华人民共和国公路法》、《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施细则》，制定本办法。
第二条本办法所称公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
第三条各级交通、档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。
第二章组织与职责第四条公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程文件材料的立卷归档工作，确保公路工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。
第五条公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理的组卷要求。
公路工程交工验收前，由公路工程建设单位或该建设项目批准初步设计单位的档案机构组织勘察设计、施工、监理及公路管理机构对有关竣工文件材料立卷归档工作进行预验收，并提出预验收报告。
公路工程交、竣工验收时，档案主管部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出公路工程档案验收意见。
第三章公路工程文件材料的收集第六条凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案。
其具体范围按本办法附件《公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表》执行。
第七条公路工程文件材料按下列分工收集：（一）公路工程在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成文件材料及工程管理性文件材料，由交本资料由书利华教育网（又名数理化网）为您整理，全国最大的免费教学资料下载基地通主管部门和建设单位各承办机构负责收集；（二）公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包公路工程建设项目全部文件材料；（四）公路工程监理文件由监理单位负责收集。
江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(试行101231)
江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据交通运输部颁发的《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》[2010]382号等有关文件规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法适用于新建、改建和扩建的二级及以上公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。
第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后运营管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。
第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。
省交通运输厅办公室具体履行全省公路项目的档案监督管理职责，组织和培训档案人员，协调公路项目档案验收工作。
第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。
项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
项目建设单位应配备专职档案工作人员，组织设计、施工、监理等单位培训档案人员，组织和建立人员相对稳定工作机构，明确档案管理责任部门和责任人，完成项目档案管理、归档和验收工作。
第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。
工程资料归档管理办法
工程资料归档管理办法第一章总则第一条为加强施工资料管理，提高工程综合管理水平，确保工程资料的齐全、完整、准确、系统及合格率，根据国家、陕西省有关标准、规范要求及工程资料管理办法，结合公司的实际情况和特点，制订本办法。
第二章定义及适用范围第二条工程资料是公司各项目部依据有关管理规定，在施工全过程中所形成的应当存档保存的各种图纸、表格、文字、音像材料等技术文件材料的总称，它是评价公司各项目部的施工组织和技术管理水平的重要依据；是评定建筑安装工程质量，竣工核验的重要依据；是工程竣工档案的基本内容，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的重要依据。
第三条本办法适用于公司所承建的所有工程项目，包括工程前期准备、生产过程、竣工验收与移交整个过程中的项目施工技术资料管理。
第三章编制依据及组卷分类第四条工程资料的编制依据（一）设计文件。
（二）施工合同。
（三）《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300）及各专业验收规范。
（四）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）；工程竣工资料的组卷、装订，均应符合其要求。
（五）陕西省建筑工程施工质量验收配套表格及使用指南（一、二、三册）。
（六）技术资料按性质划分为五类六部分1.施工管理资料、竣工验收综合资料。
2.分项工程检验批质量验收资料。
3.工程质量控制资料。
4.工程安全和功能检验及主要功能抽查资料。
5.竣工图。
6.施工日志。
第四章工程资料管理职责第五条公司生产技术部负责各项目施工技术资料的指导、监督、检查工作，参与各单位工程的验收，负责工程档案的接收及归档资料的移交工作。
第六条管理职责项目负责人:负责工程技术资料管理工作，对工程资料的及时性、准确性和完整性负责。
项目技术负责人：负责对工程资料编制内容完整性、可追溯性与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。
资料员:负责对工程资料进行收集、整理、编目、审核、保存和移交等日常管理工作。
材料员:负责原材料、半成品、成品、建筑构配件、器具和设备采购职责，及时收集进场材料、设备质量证明文件，对质量证明文件的有效性审核把关，并及时移交资料管理人员。
图纸文件归档管理办法
图纸文件归档管理办法一．内部电气总图号的编制方法ZY◎◎◎◎◎□□□◎◎◎◎◎1 2 3 4 5 61、众益公司简称：大写字母ZY；2、图纸设计的年份（合同年份）：两位数字；3、图纸设计序号（合同序号）：3位数字，按设计时间（合同签订时间）先后，从001开始排序（该序号唯一确定，不得重复）。
完全相同的产品也须根据该产品序号编制新的总图号，其它图纸可直接借用，但需要在图纸资料清单上的备注栏内注明“借用”字样。
4、产品种类：见下表，一位字母；5、起重机吊具类型/其它产品功能类型：见下表，两位字母；6、起重量/生产率（t）：1~5位数字，非起重机产品如无生产率要求则省略该项；特殊说明：当起重机制造厂按照主机图号分配了电气总图号时，“电气设备总图”的图号按照该图号填写，其它电气图纸的图号斜杠前部分（内部电气总图号）仍按照上述原则进行编号。
内部电气总图号/00（作为方案可省略）三．电路图编号方法内部电气总图号/01A 配电内部电气总图号/01B 照明内部电气总图号/01C 主起升(如有两个为：/01C1;/01C2)内部电气总图号/01D 副起升(如有两个为：/01D1;/01D2)内部电气总图号/01E 小车(如有两个为：/01E1;/01E2)内部电气总图号/01F 大车内部电气总图号/01G PLC内部电气总图号/01H 电磁铁其它机构代号参见标准图“Z-3通用项目代号”，编号原则同上。
四．电气设备元件表编号方法内部电气总图号/10（柜内元件表图号为：内部电气总图号/10E A□□）五．电气设备布置图编号方法内部电气总图号/2040 司机室内部电气总图号/2045 桥架内部电气总图号/2071 电气室（两个电气室71、72）内部电气总图号/2060 小车（两个小车60、65）内部电气总图号/2061 门架内部电气总图号/20EA□□柜内元件布置图其它位置代号参见标准图“Z-3通用项目代号”，编号原则同上。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为适应紫金矿业集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案信息化、数字化建设需要，规范集团公司电子文件的归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002），结合集团公司实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司各部室、各单位从事生产、经营、管理、投资融资、项目建设、地质勘查、教育培训、科研试验、工程设计等活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。
第三条基本术语解释（一）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
第四条集团公司已经利用计算机或计算机网络开展办公自动化或信息应用业务管理，各单位、各部室应和信息部充分合作，使各应用系统具备与数字档案管理系统归档无缝连接接口。
各单位要实现对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现公文和文档流程化管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，使用集团公司统一推广的数字档案管理系统开展电子档案管理工作。
第五条以电子文件形式记载集团公司秘密的载体在制作、收发与传递、使用、保存和销毁时，应严格按照集团公司《保密制度》的规定执行。
第六条各单位档案部门配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。
电子文件形成单位及集团公司信息部应积极协助和支持集团公司各级档案部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。
水运建设项目文件材料立卷归档管理办法【最新版】
水运建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则第一条为规范水运建设项目文件材料立卷归档工作，保证水运建设项目档案质量，根据《中华人民共和国档案法》、《港口建设管理规定》、《航道建设管理规定》、《交通档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关规定，制定本办法。
第二条本办法适用于各级交通运输主管部门(港口行政管理部门)负责建设管理的新建、改建和扩建水运建设项目文件材料立卷归档管理工作。
第三条本办法所称水运建设项目文件材料，是指自项目立项审批(核准备案)至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。
第二章水运建设项目文件材料立卷归档工作管理第四条各级交通运输主管部门(港口行政管理部门)应根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内水运建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受项目所在地上级及同级档案行政管理部门的检查和指导。
第五条水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人(建设单位)负责制。
项目法人(建设单位)应做好自身形成的项目文件材料的收集、整理和归档工作，并加强对各参建单位文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导;将项目文件材料立卷归档工作纳入合同及监理工作内容，与工程建设同步管理，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统。
第六条各参建单位应配备适应项目文件材料立卷归档工作需要的工作人员，并保持其稳定;明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求;按规定做好项目文件材料的整理归档和移交工作。
第三章水运建设项目文件材料的收集第七条水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责。
具体收集范围及归档单位按《水运建设项目文件材料收集归档范围》(见附件1)执行。
第八条各有关单位应建立健全项目文件材料平时收集归档制度，按水运建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同段单位(分部、分项)工程施工工序文件材料的自然形成过程，分门别类，及时收集。
文件、材料收集归档制度(5篇)
文件、材料收集归档制度本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。
10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
合同资料归档管理办法
合同资料归档管理办法第一章总则第一条为了规范公司合同资料的归档管理工作，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于公司内部所有合同资料的归档管理工作。
（一）及时性：合同签订后应及时归档；（二）完整性：确保合同资料齐全，无遗漏；（三）准确性：合同资料内容应真实、准确；（四）安全性：确保合同资料的安全，防止丢失、损坏或泄露。
第二章职责与分工第四条合同管理部门负责合同资料的归档管理工作，具体职责如下：（一）制定合同资料归档管理制度；（二）监督、指导合同资料的归档工作；（三）定期检查合同资料的归档情况，发现问题及时整改；（四）对合同资料归档工作进行总结、分析，提出改进措施。
第五条各部门合同经办人负责本部门合同资料的归档工作，具体职责如下：（一）按照本办法规定，及时将合同资料归档；（二）确保合同资料的完整性、准确性和安全性；（三）配合合同管理部门开展合同资料归档工作的检查、整改等工作。
第三章归档范围与要求第六条合同资料归档范围包括：（一）合同文本及其附件；（二）合同审批单、合同签订审批表等相关审批文件；（三）合同履行过程中的往来函件、通知等文件；（四）合同变更、解除等相关文件；（五）其他与合同有关的资料。
第七条合同资料归档要求：（一）合同资料应按照合同签订的时间顺序进行归档；（二）合同资料应按照合同类型、合同编号等进行分类；（三）合同资料应统一使用A4纸张，便于查阅；（四）合同资料应采用合适的装订方式，确保整齐、牢固；（五）合同资料归档时应填写《合同资料归档登记表》（见附件），并注明合同名称、合同编号、签订日期、经办人等信息。
第四章归档程序第八条合同签订后，合同经办人应在合同履行完毕后30日内完成合同资料的归档工作。
第九条合同经办人应按照本办法规定，对合同资料进行整理、分类、装订，并填写《合同资料归档登记表》。
第十条合同经办人将整理好的合同资料及《合同资料归档登记表》提交给合同管理部门。
关于印发_公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法_的通知
关于印发《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（粤交办函［2002］404号）各市交通局（委）、公路局、档案局；顺德市交通局、公路局、档案局：为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案的质量以及项目建设与项目档案工作同步进行，根据交通部印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发［2001］39号）在广泛征求有关部门和各建设单位意见的基础上，制定了《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。
二00二年七月四日广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一条为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案的内在质量，根据交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，结合我省实际情况，制订本办法。
第二条本办法适用于全省新建和改建公路建设项目（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口），自立项开始至竣工验收过程中直接形成的各种门类和载体的全部档案文件材料。
第三条公路建设项目档案是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的文件材料。
其具体归档范围按本细则“附件二”执行。
第四条各市交通局（委）、公路局和同级档案行政主管部门根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。
第五条公路建设项目建设、勘察设计、施工、监理等单位应按照国家对项目档案工作的有关要求，明确各自职责，把公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路建设项目的管理工作中。
各单位要建立公路建设项目档案管理领导人责任制，配备专人负责公路建设项目文件材料的收集、整理和立卷归档工作，保证项目建设与项目档案工作同步进行。
第六条公路建设项目单位在与参建各方签订承包合同时，应明确项目文件材料的积累、整理和移交责任。
第七条各级交通。
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文件资料归档管理办法现行版本 A修改码 0控制状态受控受控号持有者北京优利康达科技有限公司(作业指导书)文件资料归档管理办法(文件编号EULD-WI-QA-02)2009,,,,,,发布 2009,,,,,,实施文件编号:EULD-WI-QA-02 文件类型第A版第0次修订作业指导书页码:2/7 文件资料归档管理办法标题:文件资料归档管理办法编号:EULD-WI-QA-02版号:第A版第0次修订页数:页生效日期:200X -XX-,,编制日期审核日期批准日期受控印章:会签人/日期会签部门会签人/日期会签部门文件编号:EULD-WI-QA-02 文件类型第A版第0次修订作业指导书页码:3/7 文件资料归档管理办法修改页对应的批准人批准版次修改前内容修改后内容条款号签字日期文件编号:EULD-WI-QA-02 文件类型第A版第0次修订作业指导书页码:4/7 文件资料归档管理办法1(目的为确保公司文件资料及时、准确、高效的归档，特制定本制度。
2(适用范围适用于公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料，包括电子版文件和资料。
3(职责3.1各部门专兼职文控员负责本部门主导的文件和资料的收集、整理、归档。
3.2公司部门负责人负责确定文件资料的归档的范围。
3.3公司各级各类人员及时提交需归档的文件资料。
3.4质控部负责监督检查各部门文件资料的归档落实。
4(工作程序4.1文件资料分为纸质文件资料和电子文件资料。
4.2各部门均应指定专兼职文控员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。
4.3凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)4.4一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。
会议文件由会议主办部门收集归档4.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政部办理归档手续、行政部签字认可后财务4.6本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像档案等向行政部办理归档手续，行政部 4.7各部门专兼职文控员4.7.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集管理本部门的文件资料。
4.7.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件资料及时收集归档，每年的文件编号:EULD-WI-QA-02 文件类型第A版第0次修订作业指导书页码:5/7 文件资料归档管理办法三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接 4.7.3承办人员借用文件资料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件资料4.8归档范围4.8.1公司质量安全手册、程序文件、各类规章制度、作业指导书。
4.8.2公司质量安全监控记录。
4.8.3重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典4.8.4上级机关或国家权威部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料4.8.5本公司对外的正式发文、4.8.64.8.7本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表4.8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
4.8.9本公司人事任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料 4.8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件资料4.8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、4.9平时归档4.9.1各部门都要建立健全平时归档制度。
对处理完毕或批存的文件资料，由专兼职文控员集4.9.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归档使用的"案卷类目"。
"案卷类目" 4.9.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门专兼职文控员归档4.9.4专兼职文控员应及时将已归档的文件资料，按照"案卷类目"条款，放入平文件编号:EULD-WI-QA-02 文件类型第A版第0次修订作业指导书页码:6/7 文件资料归档管理办法时保存文件卷夹内"对号入座"4.10立卷(案卷质量要求)4.10.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，行政部4.10.2案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有4.10.3 归档的文件资料 4.10.4在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，4.10.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，4.10.6卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排4.10.7卷内文件资料应按非列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页资料4.10.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写4.10.9有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可4.10.10案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰4.10.11文件编号:EULD-WI-QA-02 文件类型第A版第0次修订作业指导书页码:7/7 文件资料归档管理办法案卷装订。
装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
4.10.12案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表) 总则1(1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1(2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1(3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1(4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1(5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1(6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1(7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2( 电子文件的收集与积累2(1 收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2(2 收集积累要求2(2(1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2(2(2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2(2(3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2(2(4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2(2(5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2(2(6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2(2(7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2(2(8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2(2(9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2(2(10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2(2(11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2(3 收集、积累方法2(3(1 及时按照要求制作电子文件备份。
2(3(2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2(3(3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2(3(4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2(3(5 电子文件性质代码:r—草稿性电子文件;u—非正式电子文件;o—正式电子文件;n—无纸电子文件;t—文本文件;i一图象文件;g—图形文件;v一影像文件;a—声音文件;m—多媒体文件;p—计算机程序;d—数据文件。
3(电子文件的整理3(1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3(2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3(3 归档电子文件应填写登记表。
4. 电子文件的归档。
应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。
其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。
电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。