医院员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度

第一条、总则

为规范员工人事档案管理工作，收集、掌握完整的员工信息资料，特制订本制度。

第二条、适用范围

1．本制度适用本院全体员工。

2．本制度所提员工人事档案是指员工在本院工作期间的相关记录资料。

第三条、管理职责

人力资源部是员工人事档案管理的责任部门，负责员工人事档案的建立和管理，并安排专人负责日常管理。

第四条、档案建立与管理

1．新员工应聘时应提供个人详细简历及相关证件原件与复印件、一寸照片等资料。

2．新员工入职时人力资源部应为其建立完整的人事档案，新员工应予以配合提供。人事档案主要包括以下资料：

2.1录用审批资料：应聘人员登记表、个人详细简历等；

2.2学历学位资料：毕业证书、学位证书、进修结业证书等复印件；

2.3技术证书资料：资格证书、执业证书、职称证书等复印件

2.4身份证明资料：身份证、军官证等复印件；

2.5聘用合同资料：劳动合同（或聘用协议）、续聘考核审批表、续签的劳动合同（聘用协议）等原件；

2.6异动晋升资料：异动资料（转正、调动、辞职、辞退等）、工资晋升、岗位晋升相关资料；

2.7外派培训资料：外出培训审批表、外出培训协议等原件

2.8其他资料：体检报告、照片、原单位离职证明、失业证等相关资料。

3．新员工人事档案应保证一人一个档案袋，档案袋上应明确标准个人姓名、工号、资料目录等信息。

4.员工人事档案应按员工工号顺序进行入柜存放、上锁，以便检索、查阅和保密管理。

5．院领导及中层管理人员因工作需要借阅部分员工人事档案的，应经人力资源部负责人核准，并按以下权限和要求借阅：

5.1董事会成员、院长、分管人力资源副院长：全体员工。

5.2其他副院长及职能部门负责人：管理权限范围内的员工，且限于非薪酬资料。

5.3借阅后应当事人负有保密责任，不得将员工重要信息外泄。

5.4借阅后应及时归还，时间原则上不超过一周。

6．离职员工的人事档案应按国家规定予以保留，自员工离职之日起3年后方可销毁。

7．人力资源部人事档案管理负责人应定期进行检查、清理，查看有无霉烂、虫蛀、遗失等，保持档案柜清洁、整齐。

8．人力资源部人事档案管理负责人对员工人事档案管理负有保密责任，对于不按要求借阅和泄密的，应予以批评教育和相应处理，情节严重的，可以解除劳动合同。

第五条、附则

1、本制度自下发之日起实施。