采购及供应商评审程序

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1.目的
评审选择合格供应商，确保采购的物资符合规定要求。

2.范围
适用于提供原辅材料、检测/试验设备、备品备件或服务的供应商及相应物
资的采购。

3.定义(无)
4.职责
4.1 供应商评审小组负责：评审新供应商；供应商的平时考核。

4.2 管理部负责：提供供应商来货交货期及质量表现；保持合格供应商名单
并及时更新。

需要时，要求供应商对供货质量改进；对供应厂商基本情况及产品
类型进行评审。

4.3 品管部负责：对供应商的技术/专业能力、质量保证能力/专业经营资格
的评审；向管理部提供来货检验情况。

4.4 生产部负责：对供应商的服务/设备能力进行评审。

4.5 总经理或其授权代表负责：对供应商评审结果的最终确认。

4.6 采购组负责：
4.6.1 采购计划的制订；依需求采购，确定“采购合同（购销合同/传真/电话等）”内容，并明确产品要求。

4.6.2 协调品管部在供应商处验货。

4.6.3 与供应商沟通，落实供货、退货、改进及采购条款，需要时，要求供应商对产品质量的改进。

4.7 总经理或其授权代表负责原材料采购合同的批准；采购组主管负责对五金配件采购的批准。

5.供应商评审要求
5.1 总则
5.1.1 管理部应对生产所需的材料供应商按照本程序的要求进行评审（5.1.2所出现的情况可除外），并进行持续的监督，确保采购的产品符合公司规定的要求。

5.1.2 特殊的供应商可不经评审直接列为合格供应商。

A. 国家法定的部门或机构：如计量部门、海关、商检等。

B. 独家经营的供应商；客户指定的供应商。

C. 取得质量体系认证或产品认证（仅购买该产品时使用）的公司。

D. 海外或市外供应商，经样品承认合格而能提供出货质量保证者。

5.2 成立供应商评审小组
5.2.1 供应商评审小组由总经理或授权代表、管理部、品管部和生产部组成。

5.2.2 供应商评审小组运作：
A. 由管理部主管负责按需要定期、不定期召开会议，对新供应商评审。

B. 由管理部主管负责在每年年底组织一次对合格供应商进行复审。

C. 按需要及供货质量情况，复审会议可经常进行。

D. 评审小组可以因供货质量随时召开复审会议。

E. 评审/复审方式可以是召集评审小组成员开会讨论，也可以是以文件传递，由各评审成员根据资料对供应商评审。

5.3 供应商评审程序：
5.3.1 由管理部主管负责收集新供应商的资料：
A. 收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司小册、商业登记、业绩报告，第三者资料或委托验证等；
B. 评审之前，管理部提供“供应商调查评审表”作为供应商评审的基本资料和供应商质量体系保证依据。

5.3.2 评审由供应商评审小组依据“供应商调查评审表”对供应商的供货能力，技术能力，产品质量，质量保证能力进行评审。

5.3.3 供应商须经“评审小组”确认通过，方可列为合格供应商，评审结果有以下几种：
A. 通过——新供应商列入合格供应商名单；
B. 不通过——新供应商除非作出改善及再提交评审，否则不被采用；
C. 待决定——资料不足，证据有猜疑，改善观察中，必要时，待决定可交由总经理或其授权代表作最终审批。

5.3.4 管理部负责登录及更新“合格供应商名单”。

5.4 供应商持续监察
5.4.1 供应商评审小组应持续对供应商供货质量进行监察，每年依据管理部提供的有关交货质量和交货期方面的资料，组织一次对供应商的复审，监察的目的是确保供货质量，若有异常时，应提出相应的纠正改善要求。

5.4.2 考核评分：
每年由管理部根据供应商交货质量情况，依据供应商交货期对供应商进行考核评分，计算如下：
A. 每年依据供应商交货期表现由采购人员对供应商进行核算评分，交货期评分按照下列方法计算：交货期得分＝100－累计扣分
B. 管理部依据供应商每年的交货质量情况，对供应商供货质量进行核算评分，计算方法如下：到货质量得分＝(一次检验合格率×200)－100
C. 综合考核评分：综合考核得分＝到货质量得分×60％＋交货期得分×40％
D. 根据考核评分及总体评定,供应商评审小组可按照下表作出决定。

5.4.3 评审结果
A. 对评价为良好（含良好）以上供应商继续选用，名单保留于合格供应商名单中；
B. 对需改进供应商，管理部主管负责对供应商提出改善要求，供应商名单保留于合格供应商名单；
C. 对多次要求改善而没答复、没行动、没有改善的供应商，评审小组可将此供应商从合格供应商名单中删除，管理部主管负责更新合格供应商名单。

D. 否决现有供应商时应考虑：同类行业所能提供的产品质量、市场供求情况及对公司所带来负担：合同约束、物资政策、需货情况、转换时间/成本、质量成本等。

6.采购要求
6.1 采购作业：
6.1.1采购组根据产品生产的工艺要求、客户的订货情况以及仓库的库存情况，制订原材料、辅助材料的采购计划。

6.1.2 采购计划的批准：采购组所制订的采购计划经总经理或其授权代表批准后实施.
6.1.3 采购合同的签订：采购人员在采购计划经总经理或其授权代表批准后负责与供应商签订采购合同（采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等），采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求，所有原材料、辅助材料的采购合同应经总经理或其授权代表批准。

6.1.4 采购组采购原辅材料或服务时应遵循以下原则：
A.优先采用合格供应商。

B.采购人员已明确产品的需求（包括产品名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求或服务）。

C.若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”，并记录于电话记录中。

6.1.5 由于产品技术要求更改，计划更改或供货履行备用条款更改，导致已被采购产品要求或需求更改，采购组主管负责与供应商沟通及落实采购条款的更改。

6.1.6 采购人员应将供应商到货日期及质量检验结果填写于“供应商供货质量记录表”。

6.2 采购资料：
6.2.1 品管部负责向采购组提供相关原料的技术标准或检验标准（如图纸或样品），并确认检验标准及技术标准的有效性；
6.2.2 若提供与质量或质量体系有关的文件也应明确说明文件的有效版本；
6.2.3 如果供应商需要，采购组负责提供给供应商的技术标准、检验标准等受控文件的分发，并控制其有效性，确保本公司提供给供应商的技术标准、检验标准在有效范围。

6.3 采购验证：
6.3.1 若有需要在供应商处对供货进行验证，采购组负责与供应商协调并在相应的订货合同上或以文件方式向供应商说明验证要求及接收条件。

6.3.2 合同要求时，采购组主管负责协调客户在供应商处对供货的验证。

6.3.3 客户在对供应商物料的验证，不能免除公司提供合格产品的责任，即不可免除来料接收检验，也不能排除以后客户的拒收。

6.4 对于服务性行业（如运输、维修服务等）对本公司提供的有偿服务，也应遵照相应的采购条款。

7 报告和记录
7.1 供应商调查评审表(FM740101)
7.2 合格供应商名单(FM740102)
7.3 供应商交货质量记录(FM740103)
7.4 采购计划（FM740104）
7.5 采购合同（FM740105）
7.6 电话记录(FM720106)
7.7 物料质量保证资料/证明
7.8 供应商供货质量记录(FM740107)。