东莞君雄精密五金制造有限公司中央文控室职责权限说明书OK
文控文员职务说明书
职位名称
文控文员
隶属部门
行政人事部
直接上级
行政人事主任
工
作权
责及
内容
(按重要次序依次列出，如有可能应具体到时间、地点、操作要求、汇报情况等具体信息)。
1、负责受控文件的受控、登记、发放、回收、换版、销毁工作；
2、参与公司质量环境体系运行相关会议，并做好会议签订、会议记录及跟进工作；
3、负责监督各部门使用文件是否是最新版本；
4、协助跟进ISO内外审核及相关工作事宜；
5、负责公司表单、工衣、办公用品的需求申购、登记、发放和管理工作；
6、本部门主任交待的其它工作。
任职资格
学历(性别)：女性，高中或中专上学历。
工作经验：一年以上办公室文员工作经验。
专业知识：能够熟练操作办公软件，对ISO质量体系有一定的了解，善于沟通，有较好的文字表达能力。
工作条件要求
独立的电脑、办公桌、电话，其它一些办公必用品，通风，安静的办公环境。
备注(细微差别及其它说明)
编制：审核：批准：日期：
F-012(A)-1
文控岗位说明书
2、当接受新版受控文件时，退还旧版文 件。
3、确保受控文件的实施。 1、 因公司发展的需要，文件修改或改版
以后，及时发放到相关部门； 2、 及时回收旧的受控文件，确保文件得
到有效的控制。 1、协助、指导文控专员对公司文件资料
进行受控； 2、确保公司文件资料的时效性、完整性 和有效性。
1、文控按照《质量记录总览表》规定的 保存期限﹐对过期的记录﹐经部门经
文件受控的准确率
文件受控的及时性 文件收、发的及时性
文件控制有效性
理审批后予以销毁﹔合同有要求时﹐ 可根据客户要求延长有关质量记录的
5．负责公司文件的保存和 销毁
全责
保存期限﹐并由品管部传达到有关部 门。 2、记录应保存在安全﹑干燥的地方﹐便 于检索并做好防火﹑防虫﹑防潮等工 作﹐对于保存在软盘、胶片中的记录
其它需说明的事项
工作环境 办公室，条件良好。 记录文档 工作日志
做事条理清晰,认真负责。有着良好的职业道德、保守企业秘密。
编写：
审核：
编写日期：
文件保存的完整性
还要做好防压﹑防磁﹑防晒等工作﹐ 并及时备份﹑防止贮存的内容丢失。
******公司
6．来外文件的控制
全责
1、 外来文件在发行前，要先纳入文控中 心受控；
2、 外来的记录，如供方提供的原材料出 厂检验报告﹐计量检定报告等由相 关部门保存﹐并订出保存期限。
外来文件受控的有效性
7．、其它临时事项
年龄要求 20 岁以上
性格特点 责任心强，善于沟通，做事细心。
身体条件 健康
培训经历 人力资源管理专业培训，档案资料管理专业培训。
文控岗位说明书
文控岗位说明书一、岗位介绍文控岗位是公司内部管理和控制文档资料的重要职责岗位。
文控岗位的主要职责是负责文档的创建、编辑、发布、存储和归档，以确保所有文档的正确性、有效性和安全性。
二、岗位职责1. 文档的创建和编辑：负责根据公司要求，创建和编辑各类文档，包括但不限于合同、报告、指南、政策等。
确保文档符合公司的格式要求，并具备数量和质量上的高标准。
2. 文档的发布和传递：负责将经过创建和编辑的文档进行发布，确保文档按时传递给需要的人员。
通过公司内部的电子文档管理系统或其他工具，进行文档的传递和共享。
3. 文档的存储和归档：负责对已发布的文档进行存储和归档的管理工作，包括建立文档存档系统，分类整理文档，并保证文档的可追溯性和安全性。
4. 文档的更新和修订：及时对已发布的文档进行更新和修订，确保文档的及时性和准确性。
监控并更新文档变更记录，并通知相关人员进行文档的更新。
5. 文档的质量审核：对创建、编辑、发布等环节的文档进行质量审核，确保文档符合公司的质量标准和要求。
负责纠正和改进不符合要求的文档。
6. 文档流程的管理和优化：负责制定并优化文档流程，确保公司各个部门之间的文档交付流程的高效和顺畅。
7. 相关培训和支持：负责对公司员工进行文档管理的相关培训和支持，提供技术和操作上的指导和帮助。
三、任职要求1. 本科及以上学历，专业不限。
2. 具备文档管理相关工作经验者优先考虑。
3. 熟悉常用的文档编辑软件，如Microsoft Office等。
4. 具备良好的沟通能力和团队协作能力。
5. 具备较强的文档分析和问题解决能力。
6. 工作细致认真，具备一定的时间管理能力。
四、工作环境与待遇1. 工作时间：标准工时制度，每周工作40小时。
2. 工作地点：公司办公室。
3. 待遇：根据个人能力和工作表现，提供具有竞争力的薪资和福利待遇。
据以上说明，文控岗位主要职责是负责文档的创建、编辑、发布、存储和归档，确保文档的正确性、有效性和安全性。
东莞君雄精密五金制造有限公司质量体系评审管理制度
2.5.1负责选择外部审核机构
2.5.2负责确认外审项目报价，签订审核合同；
2.6各部门职责
2.6.1负责准备与提供内/外部审核、管理评审相关资料
2.6.2配合、参与内/外部审核，执行不符合项的改善措施；
2.6.3参与管理评审会议、报告本部门管理评审项目的执行情况；执行管理评审决议事项；
4.1.3由商务部与公司最高管理者确认报价，若报价可接受则与其签订认证合同，若报价过高可再找其它认证机构继续报价，经价格比较后确认最终合作机构；
1)主要缺失：违背质量系统要项的执行而造成系统严重失效，或同一个主题的系统或标准有五个以上（含）的次要缺失，综合可以完全破坏系统运作。
2)次要缺失：违背质量系统相关规定者﹑或同一个主题的系统有二个以上（不含）的建议观察项发生在不同的单位内，综合亦可以列为该系统的次要缺失。
3)观察缺失：指没有明显的证据可证明所发现的事实足以构成次要缺失或系统的定义或规定不清晰时导致无法认定缺失时，称为划及审核报告；
2.3.2负责审核首末次会议的召开
2.3.2负责执行现场审核，不符合项报告的制订，跟进不符合项的改善效果；
2.4品保部职责
2.4.1协助管理代表跟进外部审核相关事项
2.4.2负责跟进、汇总管理评审资料
2.4.3负责召集、组织管理评审会议，报告质量管理体系运行状况、纠正预防措施的实施情况；
3.2.3为了确保审核作业的独立性。审核组长安排稽查员时应避免工作及业务上有直接相关联， 审核人员不得稽查自己的工作。
3.2.4《内部审核计划表》经管理代表批准后于审核前一周发放受审核部门及审核员，受查部门在接到审核通知后，做好相应准备工作，以确保审核的顺利进行。若对审核时间有异议在收到通知后两天反馈审核小组以便再行安排。
职务说明书(供应部设备五金文员)
2、其他
定编人数 1
职位
定编人数
职务描述：
1
职务名称 职位编号 版本号
设ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ五金文员 07-07 A/0
职务说明书
上级岗位 下属岗位 页码
设备五金主管 无
第2页共2页
职务描述：负责各类流程的发起，跟进、合同、发票等各单据核对，上交或归档工作，使该模块工作有序高 效、规范运行，支持本部门该模块工作目标的有效达成。
任职要求：
1、 素质要求：
1） 执行力
2） 责任心
3） 保密意识
4） 沟通能力
5） 服务意识
2、学历、专业、经历和技能要求：
学历 专业 中专 不限
经历（或经验）
1 年以上相同职位相 关工作经验
知识与技能
1. 思想品质好，执行力强、工
作细心、负责。
3.熟悉公司运作模式及相应工 5、熟练操作办公软件；
作流程。
职务名称 职位编号 版本号 组织关系图：
经理
设备五金文员 07-07 A/0
职务说明书
上级岗位 下属岗位 页码
设备五金主管 无
第1页共2页
总监 设备五金主管
业 务 员
文 员
辅料采购主管
业 务 员 （ 文 员 ）
职属编制表：
职位 文员
定编人数 1
职位
总计 岗位编制人数：1 人 岗位主要职能： 1、业务工作
3 其它 完成上级其它临时性工作安排。
工作频率
日常 √ √ √ √ √
周期 √
随机 √
修订记录
版本号
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2
有一定的文字能力。
文控岗位说明书
岗位名称所属部门版本A0职位类别直接上司页码1/1职位要求汇报对象直接下属工作协同对象对外工作关系作成：审核：标准化审核：批准:工作权限职位关系1、对不合理的表格提出改进的建议；2、对有问题的报告要求相关人员进行修正；体系工程师/各部门长、各部门文员无可升迁职位：助理工程师可轮换职位： 其它部门文员1、高中或中专及以上学历；2、一年以上文控相关工作经验；3、熟练操作OFFICE办公软件，4、熟悉ISO9001、IATF16949、ISO14001、Ohsas18001管理体系基础知识；5、工作认真、仔细，有一定的沟通能力。
主要职责需完成的文书作业岗位组织架构图一、主要工作内容：1、文件受控体系的建立与管理维护；2、受控文件的登记编号、发行、回收及销毁工作；3、项目周例会的记录及会议决议事项的检查及资料收集工作；4、协助ISO14000、IATF16949的体系换版的相关文件的整理;5、协助知识产权体系、两化融合体系的文件整理；6、协助3C认证资料的准备收集工作；7、各相关法律规范更新的收集工作；8、外来文件的管理受控；9、部门有关辅料、办公用品的申请；10、上级交代的其他工作。
二、工作担当：1、对文件受控体系负主要责任；2、对受控文件资料的发行整理负主要责任；3、项目周例会记录及会议决议项的检查及资料收集工作负责；4、对各相关法律更新的资料收集负责；5、对体系工程师负责；6、对部门有关辅料、办公用品的申请主要责任；1、“文件收发记录表”2、“会议记录表”3、“会议培训签到表”4、“受控文件编号登记表”岗位职务说明书编号：MQD-PS-002文控文员总经办文职体系工程师。
东莞君雄精密五金制造有限公司职位说明书管理办法1.0
页码：第1页共9页文件标题职位说明书管理办法1 目的指导如何对职位说明书里各要素进行说明，规范职位说明书的编写步骤、方法、管理及维护。
2 职位说明书定义职位说明书是一种对职位的基本信息、职位设置目的、工作领域、工作职责与目的、业务权限、工作频率、工作依据、任职条件的说明性文件。
通过对该职位的信息进行系统的归纳及整理，以便职位任职者及该职位主管参照执行并配合公司人力资源管理工作。
3 职位说明书的作用3.1 让员工了解该职位工作的性质，明确工作职责和权限。
3.2 确定人员编制与组织结构；3.3为人员的招聘、调配提供了标准，降低了企业的用人风险；3.4 为确定职位薪酬提供评价信息，提高报酬的内部公平性；3.5帮助新员工尽快进入角色；3.6提供职位所需的知识与技能，为分析任职者的培训需求提供了前提，使培训工作更具有针对性；3.7 为绩效考核提供明确的考核指标；3.8可以根据主要职责及内容，对员工进行工作目标管理。
4职位说明书的构成4.1职位说明书由以下各个要素组成：1.职位名称2.所属部门3.直属上级部门4.职位编号5.职位类别页码：第2页共9页文件标题职位说明书管理办法6.职位等级7.制订、审核、审批者8.职位概要描述9.职位关系10.管理范围及幅度11.基本任职资格12.工作领域13.工作职责及目的14.业务权限15.工作频率16.主要工作依据17.身体要求18.禁止行为19.工作时间特征5 职位说明书编写步骤5.1职位确认：根据公司的组织架构确定各部门职位设置；5.2职位说明书版式确定：根据君雄公司企业特性，设计适应君雄公司发展需求的职位说明书格式；5.3职位信息收集与归纳:5.3.1根据职位说明书所需的信息点来收集相关信息，使用任职者自拟法、上级主管审核、面谈等方式来收集职位相关信息。
收集信息主要从3个方面来进行：（1）部门工作任务、职位的目标；分析该职位在部门职位体系中的位置以及所承担的工作任务和目标，通过查看部门职责找出该职位对应的相关职责，因为部门各职位的工作职责支撑着部门的职责，这是部门赋予该职位的工作任务；在确定职位目标时需要了解以下几个问题：页码：第3页共9页文件标题职位说明书管理办法a．该职位要完成部门总目标中的哪一部分，是否很清楚？b．该职位对部门将产生什么影响，它对部门的产出的贡献是什么?c．如果这个职位不存在，那么哪些工作将无法开展?如果存在又将怎样?d．为什么需要设置这个职位? 是否有足够的理由？（2）工作中所要解决的问题：即工作中所要完成的事件或者说任职者在工作流程担当的工作，任何职位都能够在流程中找到自身存在的价值和理由，必须根据流程来确定其工作职责和角色要求，否则这个职位设置就没有意义；（3）任职者需要能力与资格。
文控专员岗位职责说明书
工作名稱
文控專員
所在部門
管理部
直接上級
管理課課長
直接下級
無
所轄人員
無
工作分析日期
2020年10月30日任Biblioteka 資格教育水平中專以上
年齡
20－30
性別
女
專業
無限制
經驗
1年以上文秘工作經驗。
技能技巧
普通話標准﹔熟練使用簡單Office辦公軟件操作。
個人素質
具有較強的人際能力、溝通能力；良好的邏輯思維、執行能力；責任心強。
核准：審查：確認：編制：
■
（4）消費卡的出售
◇
（5）部門每月經營狀況資料的收集并組織開每月月經營會議
■
（6）簽收單的整理歸檔
◆
（7）日常對公司廠務車的派用登記
◆
（8）一些登記、記錄的監督
○
（9）文件的復印﹑發行﹑廢止
◆
（10）對外傳真的收發
◇
考核指標：
依照企業訂定戰略目標後再分解至部門目標，再形成崗位目標後訂定之。
工作條件：
◆
（3）檔的作廢處理
◇
（4）檔的增領辦理
◆
（5）FAX作業
◆
（6）外來檔的登記﹑傳送
◇
（7）文件的跟蹤
◇
2．文控專員日常工作
50%
使用工具﹕電腦
使用表單如下﹕
各單位用紙量統計表
文具需求表
台干薪資表
目標達成表
資金預估表
具體任務
頻率
（1）文控用紙量的統計
■
（2）每月文具需求的統計
■
（3）月初台干出勤匯總及薪資的計算
（1）正常工作時間：星期一至星期四，上午8：00~下午19：00, 星期五至星期六8：00~下午17：00。
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部门名称：中央文控室
部门定编人数：4
直属上级：运营中心
制定者：
审核者：董续凡
批准：郭军
部门职能定位：
负责公司及客户图纸、文件资料的档案管理，组织受控图纸、工艺文件等资料的分类、整理、下发及回收销毁工作，为公司生产经营提供支持，控制风险。
部门职位体系图：
职位名称
定编
职位名称
定编
8）控制文控室的温度、湿度，组织档案的防火、防霉、防虫、防盗，确保档案保管安全；
9）组织进行受控图纸、工艺文件、标准化文件、技术通知单、专用件图纸等资料的分类、整理、下发工作，确保下发的及时性和正确性；
10）组织回收销毁各部门失效受控图纸，并作好销毁记录，确保其安全性；
11）组织进行档案资料借阅/归还登记、清查、消帐记录，保证其准确性；
4）负责部门团队建设，提高部门员工凝聚力与执行力，营造良好的工作氛围。
2
文件资料、档案管理
5）制订、完善公司档案管理制度，确保有章可循；
6）监督、指导各部门相关人员做好各类档案材料的收集和移交工作，确保及时、规范、完整；
7）进行各类档案、资料（含体系文件、受控图纸、工艺文件、标准化文件、技术通知单、专用件图纸、产品图纸、公司制度、流程文件等）的分类、整理、装订、编号并建立目录等归档工作，实行归档管理规范化；
12）组织对光盘的归档、编号的管理，确保信息的正确性，使用性；
部门负责人业务权限表：
序号
工作事项
拟制（执行）
审核
复审/审议
批准/签发
1
外购图书资料的申请
文控室、申请部门
总经办主任
总经理
2பைடு நூலகம்
例外资料文件发放的审批
各部门
各部门经理
中央文控室主管
职位名称
定编
中央文控室主管
1
资料管理员
1
部门主要职责：
序号
工作领域
主要工作职责描述
1
部门组织管理
1）制订、实施与完善部门管理制度及流程，为工作开展提供依据和指导；
2）制订并监控实施本部门工作计划、目标指标和费用预算，确保部门目标的实现；
3）培养、激励、考核部门内部人员，提升员工工作能力，改进工作绩效；