公文管理规定
企业公文管理制度规定
企业公文管理制度规定第一章总则第一条为了规范企业公文的管理，提高公文工作效率，保证公文的质量和准确性，依据《中华人民共和国公文处理条例》及相关法律法规，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于本企业所有部门的公文管理工作，包括纸质公文和电子公文。
第三条本企业公文管理工作必须遵循以下原则：合法性、权威性、严密性、规范性、高效性和便民性。
第四条公文管理工作的目标是：规范文书内容，建立标准化的文书处理程序，提高文书质量，保证信息的真实、准确、完整和保密，提高工作效率，营造高效的工作氛围。
第二章公文的分类及要求第五条根据使用对象、使用范围、使用目的等不同，公文可划分为对内公文和对外公文。
对内公文包括领导决策文件、通知、批示、报告、函电等；对外公文包括对外函电、对外通知、对外公报等。
第六条公文的要求包括：格式准确、内容真实、用语得当、表达清晰、结构完整、用词精炼、文字流畅。
第七条公文应当遵守国家法律法规，文明用语，不得出现错误、荒谬、混淆现象。
第八条公文中出现单位名称、人员姓名、地名、时间、数字等要准确无误，符合实际情况。
第三章公文的起草、审批、签发和归档第九条公文的起草应当主要负责人或授权人员根据事实和情况，认真审题，严格执行规范，规范用语，文责陈述清晰，确保文书的真实性和准确性。
第十条公文的审批应当按照正常程序进行，领导批示应符合领导意见，不得超越领导批示的范围。
第十一条公文的签发应当由具有权力的单位领导进行，按照程序签字、盖章，确保公文的权威性和准确性。
第十二条公文的归档应当按照规定程序归档，建立和管理归档系统，做到规范、完整、及时。
第四章公文的传阅及存档第十三条公文传阅时应当按照公文的内容和相关人员按标准传阅，确保要点通传，不得遗漏。
第十四条公文的存档应当按照规定程序进行，要求存档的公文应当按照规范进行归档，便于查询和引用。
第五章电子公文管理第十五条电子公文应当按照规定的格式进行制作，确保内容准确、完整、无误，格式规范。
公文管理规定修订版
公文管理规定修订版公文管理规定修订版第一章总则第一条为了规范公文管理工作，提高公文质量和效率，维护公文的合法性和权威性，促进公文的规范化、数字化和智能化发展，根据《中华人民共和国行政机关公文处理办法》和相关法律法规，制定本规定。
第二条公文管理是指对行政机关、事业单位、企事业单位以及其他组织机构所产生的公文进行全过程的管理工作，包括公文的起草、审核、发布、传阅、存档等环节。
第三条公文管理适用于所有行政机关、事业单位、企事业单位以及其他组织机构。
各级行政机关应当建立公文管理机构，配备专门人员，加强公文管理工作。
第四条公文应当符合法律法规的规定，遵循简明扼要、准确完整、简洁明了、规范格式的原则。
公文内容应当客观、真实、科学、合理，并且具有明确的目的、事项、要求。
第五条本规定所涉及的公文包括但不限于公告、通知、命令、决定、报告、请示、批复、函件等形式的文件。
第二章公文的起草第六条公文的起草应当由具备相应专业能力和相关知识的人员负责。
公文的起草人员应当认真核对相关资料和依据，并确保所述事项与实际情况一致。
第七条公文的起草人员应当注意公文的统一性和连贯性，避免使用生僻字、长句和复杂的表达方式。
公文应当采用简练明了的语言，避免使用夸张词语、主观评价和难以理解的术语。
第八条公文的起草应当按照公文的性质、层级和内容进行分类。
不同层级和性质的公文应采用相应的格式和语言风格，遵循相应的法律法规和规范要求。
第九条公文的起草应当注重排版和格式的规范性。
公文的标题、编号、日期、正文、附件等应当按照规定的格式和要求进行设置。
第十条公文的起草人员应当保证公文的安全和机密性。
对于涉及机密事项的公文，应当遵循保密工作的相关规定，确保公文内容不被泄密。
第三章公文的审核第十一条公文的审核应当由经过培训和专业考核的人员负责。
审核人员应当认真查阅公文的各项内容，核对相关依据和资料，并对公文的法律依据、逻辑关系和表述方式进行审核。
第十二条公文的审核人员应当及时发现和纠正公文中的错误和不足之处。
公文管理规定修订版
公文管理规定修订版一、前言公文管理是一项重要的行政工作，对于保障政府机关的正常运转和信息沟通至关重要。
为了进一步规范公文的撰写和处理流程，提高工作效率，经过广泛征求意见和反复研究，制定了本次修订版的公文管理规定。
二、公文的定义公文是指政府机关和其它组织用于内外部信息传递与沟通的正式文件，包括公函、公报、公告、会议纪要等形式。
三、公文的分类根据不同的用途和形式，公文可以分为下列几类：1. 内部公文：用于机关内部沟通和文件传递的文件，如会议纪要、通知、文件等。
2. 外部公文：用于机关与外部组织或个人之间交流的文件，如函件、公告等。
3. 经济公文：用于经济活动和资金管理的文件，如招标文件、合同等。
4. 政策性公文：用于政策宣传和指导的文件，如政策解读、通知等。
四、公文的格式要求为了保证公文的正式性和规范性，公文应按照以下格式撰写：1. 页眉：显示机关名称、文件字号、密级、日期等信息。
2. 标题：准确概括公文的主题。
3. 正文：分为引言、主体和结尾三部分，每部分内容应清晰、简洁明了。
4. 签名：署名单位或个人，并注明联系方式。
五、公文的处理流程为了提高公文的处理效率和准确性，公文的处理应按照以下步骤进行：1. 登记：收到公文后，应及时进行登记，并确定公文的分类和处理人员。
2. 分发：根据公文的内容和紧急程度，将公文分发给相应的处理人员。
3. 审核：处理人员应对公文进行仔细审核，确保内容的准确性和合规性。
4. 办理：按照公文的要求，进行相应的办理工作，如回复函件、制定计划等。
5. 归档：办理完毕后，应将公文归档保存，以备后续查阅和参考。
六、公文的保密与公开根据不同的情况和需要，公文的保密与公开应有相应的处理措施。
1. 保密：对于涉及国家秘密、商业机密等敏感信息的公文，应采取保密措施，限制阅览范围和复制权限。
2. 公开：对于公告、通知等无保密要求的公文，应及时公开发布，以便于公众获取相关信息。
七、公文的电子化处理随着信息化时代的到来，公文的电子化处理已成为现代公文管理的必然趋势。
公文管理规定
公文管理规定一、总则为了提高公文处理工作的效率和质量，使公文管理工作规范化、制度化、科学化，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本规定。
本规定适用于公司内部各类公文的起草、审核、印发、归档等管理工作。
二、公文种类1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复适用于答复下级机关的请示事项。
11、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文格式1、公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。
2、份号：公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
3、密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
4、紧急程度：公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
公文管理规定3篇
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公文管理规定1第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。
公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第六条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
草拟公文应注意以下事项：(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
(二)反映情况要客观，实事求是。
(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复;一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。
总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
公文收发管理制度（四篇）
公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。
(一)公文的签收呈办1、签收。
办公室人员及时领取文件和信件。
各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。
2、登记。
公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、____等级等分类登记、编号。
3、批办。
将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。
5、传阅。
公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。
公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。
6、承办。
各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。
紧急公文按时限要求办理；一般公文在____个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在____个工作日内办结。
7、催办。
办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
8、处理办毕公文。
公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。
(二)公文的保密。
对____文件应按规定的阅读范围传递，同时做到。
不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。
并做到日清、月查、及时清退。
(三)公文的借阅承办。
各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。
二、公文发文管理发文处理的一般程序为。
拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。
1、拟稿。
拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。
草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。
文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。
公文管理规定
公文管理规定一、总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于：上级函、电、来文，同级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
三、收文的管理3.1公文的签收3.1.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室机工作人员拆封。
在签收和拆封时，收发人员要注意检查封口和邮戳。
对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收3.1.2对上级单位发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2公文的编号保管3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上《新疆新北发展煤业有限公司收文处理表》，并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室工作人员书进行登记编号保管，不得个人保存。
3.3公文的阅批与分转3.3.1凡正式文件需由办公室主任(或行政专员)根据文件内容和性质提出拟办意见，报请主要负责人阅办后，分送承办部门阅办。
重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
3.3.2一般函、电、单据等，分别由办公室机直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件应同主办部门联系后再分转处理。
3.3.3为加速文件运转，行政专员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况除外)。
3.4文件的传阅与催办3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
公文管理规定
公文管理规定第一章总则第一条为规范公司公文管理，保障公文流转快捷高效，根据公文管理有关规定，结合公司实际，特制订本规定。
第二条公司的公文包括纸质公文和电子公文。
它是公司在管理和运营过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第三条电子公文是指通过自动化办公系统发布的具有规范格式的公文。
同一份公司公文的电子版本和纸质版本（加盖印章）效力相同。
第四条本规定适用于*****公司（以下简称公司）。
第二章公文种类与形式第五条公司常用的公文种类：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排。
（二）通知：适用于发布规章制度和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。
（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。
（五）请示：适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
（六）批复：适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。
（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。
（八）函：适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。
（九）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第六条公司公文的形式包括公司发文和部门发文。
凡涉及公司层面的重要事项，以公司名义发文，包括：（一）进行重要工作部署；（二）发布规章制度和重要政策；（三）印发公司领导的重要讲话，传达重要会议精神；（四）涉及架构调整、人事任免等重要事项；（五）对下级单位和员工进行奖惩；（六）转发上级机关的重要文件并提出贯彻落实要求；（七）需要全公司执行或周知的事项；（八）其他相关重要事项。
凡涉及部门职权范围内的常规性事项，以部门名义发文。
第三章公文格式第七条公司正式发布的红头一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
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二、适用范围：公司各部门三、定义：3.1公文：指在生产、经营、管理过程中，用来沟通、协调和处理上下左右之间关系，办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书3.2信函：指通过邮局投递，公司收到或寄出的各种公务信件、包裹等，分为普通信件、挂号信、特快专递、包裹3.3各部门：指公司各部门、已列入公司管理序列的子公司、专项工作机构3.4外单位：指公司各部门以外的所有单位四、责权：4.1总经理办公室：负责编制、修订、宣导、解释、颁发本规定，并检查执行情况及违反本规定行为处罚申报4.2相关部门：负责执行本规定及违反本规定行为申报、举证五、内容：5.1主要公文种类5.1.1请示: 请求上级给予批复，用“请示”5.1.2报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”5.1.3通报：在一定范围内公布有关事项，用“通报”5.1.4通知：5.1.4.1 传达、转发上级指示，根据上级指示布置工作、安排事项，用“通知”5.1.4.2根据本部门所负管理职能，告知平级或无隶属关系的其他部门应办理事项，用“通知”5.1.5函5.1.5.1请求受函部门给予本部门工作协助、支持，用“协办函”5.1.5.2根据受函部门所负管理职能，告知应办理事项，用“工作联系函”5.1.5.3与外单位书面联系工作、商洽事项，用“工作联系函”或“公函”5.1.6向下级布置工作、安排事项，用“工作指令单”5.1.7公司董事长、总经理向下级布置工作、安排事项，用“特别工作指令单”5.1.8记录会议议题、会议确定的各项决定或意见，用“会议纪要”5.2公文文号公文文号分为发文文号、呈文文号两类5.2.1发文文号5.2.1.1公司发文应使用规范的发文文号，并由总经理办公室负责行发5.2.1.2公司各委员会、部门以及子公司发红头文件，统一由对口办公室（人事行政部）行发5.2.1.3公司发文文号：（1）股份公司董事会仁股董字[ ]×××号（2）股份公司仁股字[ ]×××号5.2.1.4已列入公司管理序列的各委员会、子公司文号（1）商业经营委员会仁股商委字[ ]×××号（2）工业经营委员会仁股工委字[ ]×××号：（3）江西仁和药业有限公司仁药业字[ ]×××号（4）江西仁和中方医药股份有限公司仁中方字[ ]×××号（5）江西药都药业有限公司药都药业字[ ]×××号（6）江西药都仁和制药有限公司仁制药字[ ]×××号（7）江西康美医药保健品有限公司康美字[ ]×××号（8）江西铜鼓仁和制药有限公司铜制药字[ ]×××号（9）江西吉安三力制药有限公司吉制药字[ ]×××号（10）江西闪亮制药有限公司闪制药字[ ]×××号（11）江西仁和药用塑胶制品有限公司仁药塑字[ ]×××号（12）江西樟树药都制药有限公司樟制药字[ ]×××号（13）江西禹欣药业有限公司禹药字[ ]×××号5.2.1.5各部门发文文号（1）董事会办公室仁股董办字[ ]×××号（2）总经理办公室仁股办字[ ]×××号（3）审计部仁股审字[ ]×××号（4）人力资源部仁股人字[ ]×××号（5）商业综合办仁股商办字[ ]×××号（6）工业综合办仁股工办字[ ]×××号5.2.2呈文文号5.2.2.1向公司各部门上呈请示、报告，应使用规范的呈文文号5.2.2.2呈文文号由各呈文部门以部门为单位统一编号，编号规则为部门名称第一个字母+年度+流水号，部门名称长的部门可以简写。
5.2.2.3子公司内部使用的呈文文号，由各子公司办公室（人事行政部）自行编制5.2.2.4各部门呈文文号(1)董事会办公室 DSB -（年）- （呈文序号）(2)总经理办公室 ZJB -（年）- （呈文序号）(3)财务部 CW -（年）-（呈文序号）(4)审计部 SJ - （年）-（呈文序号）(5)证劵部 ZJ - （年）-（呈文序号）(6)科技部 KJ - （年）-（呈文序号）(7)基建部 JJB - （年）-（呈文序号）(8)人力资源部 RL - （年）-（呈文序号）(9)信息管理部 XX -（年）-（呈文序号）(10)安全保卫部 BW -（年）-（呈文序号）(11)购建办公室 GJB -（年）-（呈文序号）(12) 商业综合办 SYB -（年）-（呈文序号）(13)市场策划部 SC-（年）-（呈文序号）(14)物流管理部 WL-（年）-（呈文序号）(15)商业监察部 JC -（年）-（呈文序号）(16)商业人力资源部 SYR -（年）-（呈文序号）(17)律师事务部 LS -（年）-（呈文序号）(18)法务维权部 FW -（年）-（呈文序号）(19) 营销管理部 YX -（年）-（呈文序号）(20)公共关系部 GG-（年）-（呈文序号）(21)商业质量部 SZL-（年）-（呈文序号）(22)电子商务部 DS-（年）-（呈文序号）(23)工业综合办 GYB-（年）-（呈文序号）(24)产品研发部 YF - （年）- （呈文序号）(25)技术开发部 JS - （年）-（呈文序号）(26)原材采购部 YC - （年）-（呈文序号）(27)包材采购部 BC - （年）-（呈文序号）(28)中药材采购部 ZYC - （年）-（呈文序号）(29)设备管理部 SBB-（年）-（呈文序号）(30)工业质量部 GZL-（年）-（呈文序号）5.3公文办理程序5.3.1发文、呈文5.3.1.1发文、呈文应按照“拟写—校对—编制文号—审核—呈报—审批—登记—行发—存档”的程序办理，在OA系统中办理。
5.3.1.2各部门、子公司向公司上呈请示、报告，呈报公司董事长（总经理）批示的公文，由各部门、各子公司办公室（人事行政部）送总经理办公室登记后转呈（另有指令的除外）（1）文件批示后由总经理办公室负责登记并通知办文部门签字、领取（2）根据公文谁承办谁负责的原则，由公文起草部门负责对公文传递、办理、呈报的跟踪；总经理办公室经办人员负责及时呈报并将批复文件及时反馈给签署审核意见的领导和呈报部门5.3.1.3请示、报告须使用统一格式的报告纸，拟稿、校对人须对文字、文号的正确无误负责，审核人须对公文内容的准确表述负责，并应签报必要的意见或建议5.3.1.4呈送公司董事长、总经理签发的公文，须使用统一格式的发文单5.3.1.6办公室负责人应对所有转呈的公文提出必要的意见或建议5.3.1.7公文应按“阅件”、“批件”、“急件”分卷呈报（1）阅件：无须或未明确请求上级批复的公文（2）批件：请求上级批复的公文（3）急件：请求上级及时批复的批件。
分“急”、“加急”、“特急”三级。
“急”件由办公室主任界定；“加急”件、“特急”件由分管领导界定5.3.2 公文审批5.3.2.1 审批人应对阅件给予签阅或批示5.3.2.2 审批人应对批件给予批复5.3.2.3 审批人应按急件等级及时给予批复（1）“急”件：应予48小时内批复（2）“加急”件：应予24小时内批复（3）“特急”件：应予6小时内批复（4）遇审批人外出，急件可用电话或手机短信方式请求批复5.3.2.4 各部门发文、呈文、审批，参照5.3.1，5.3.2子款执行5.3.3 外单位来文（含信函）5.3.3.1外单位给公司、公司董事长、总经理的所有来文（信函），统一由总经理办公室接收，并登记5.3.3.2外单位给公司的来文（信函），由总经理办公室负责人或指定人员拆阅并根据来文内容及时呈报、分发。
经公司董事长、总经理批示的来文（信函），由总经理办公室负责下达给有关部门（人员）并跟踪、报告落实情况5.3.3.3对经公司董事长和总经理批示，且有办理时间规定的批示来文（信函），承办单位须将办理结果及时回复总经理办公室5.3.3.4外单位给公司董事长、总经理的所有来文（信函），除董事长、总经理本人及授权人员外，任何人员不得拆阅5.3.3.5各部门、子公司收到外单位来文（信函），由办公室负责人或指定人员拆阅（未设办公室的部门由部门负责人或行政文员拆阅，下同），并根据来文内容及时分发至相关部门办理。
应由公司相关部门办理的，及时转总经理办公室5.4 公文一律使用白色A4纸张制作5.5 公文以及信函登记、签收5.5.1 各部门收文、发文须使用统一格式的《公文登记簿》，信函收发使用统一格式的《信函收发登记簿》，要履行签收手续，签收时必须注明日期，签收急件必须注明日期、时间5.5.2.部门、子公司收发外单位来文（信函），必须由收文部门经手人员签收，签收时必须注明日期，签收有紧急事项的外单位来文（信函），必须注明日期、时间5.6公司信函邮发5.6.1公司各部门及驻樟生产子公司信函，由总经理办公室负责邮发5.6.2商业子公司信函，由商业销售服务部门负责邮发5.6.3驻外生产子公司信函由本公司人事行政部负责邮发5.6.4 总经理办公室应对接收的信函及时分发, 不得延误、丢失、污损，对员工私人信件、包裹应另簿登记、分发5.7保密规定公文属企业秘密，各级人员均须按集团《保密管理规定》保守秘密5.8公文（信函）存档5.10.1行发后的公文按《档案管理规定》归档、保管5.10.2各部门要有专人负责管理公文，对公司领导批办文件、直接到部门的外来文件要妥善保管。
部门确需暂存，可暂存文件复印件。
5.10.3没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和主管负责人批准，可以定期销毁5.10.4董事长、总经理收到的重要公务信件函，总经理办公室应根据情况，妥善保管并及时归档。
六、附件：6.1 红头文件格式6.2 通知通报格式6.3 会议纪要格式6.4 上呈文格式6.5 协办函格式6.6 发文单格式6.7 公文登记簿格式6.8 信函收发登记簿格式XX字[2010]XX号关于XXX的通知（标题用宋体二号字体加粗）XXX部门：（仿宋三号字体加粗）……（正文用仿宋三号字体，页面设置均为2cm）特此通知附件：XXXXXXX年X月XX日主题词：（黑体三号字体加粗）XXXX 、 XXXX（黑体三号字体）抄报：（仿宋三号字体加粗）XXXX 、 XXXX（仿宋三号字体）XXXX有限公司（仿宋三号字体） XXXX年XX月XX日印发共XX份关于XXX的通知（通报）（黑体二号加粗）XXX部门：（加粗）……（正文用四号宋体，页面设置均为2cm）特此通知（通报）公司各部门、子公司用XXX部门 XX年XX月XX日抄报：（宋体四号加粗）XXX、XXX（宋体四号）抄送：（宋体四号加粗）XXX、XXX（宋体四号）XXX会会议纪要（华文新魏二号字体）部门代码-年-序号............（正文四号宋体，页面设置均为2cm）公司各部门、子公司用（含闪亮制药、药用塑胶）抄报：（宋体四号加粗）XXX、XXX（宋体四号）抄送：（宋体四号加粗）XXX、XXX（宋体四号）XXXX有限公司XXX部门（公司）协办函（工作联系函）（标题用宋体二号加粗）（2010）-（03）收函部门：XXX 发函部门（盖章）：XXX 页数：1页发函时间： XXXX年XX月XX日抄报：XXX抄送：XXX （用宋体小四号）……（正文用宋体四号，页面设置均为2cm）公司各部门、子公司用此格式仅用于内部工作联系，不对政府部门或外单位XXXX有限公司发文单公文登记簿信函收发登记簿。