公司合同档案管理规定
档案合同管理制度范本
档案合同管理制度范本第一章总则第一条为了加强合同档案管理，保障合同法律效力和公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度所称的合同档案，是指公司在合同签订、履行、变更、解除及终止等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料。
第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、分工负责、全面保存、及时利用的原则。
第四条公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章合同档案的收集与归档第五条合同签订过程中产生的原始资料，包括但不限于合同文本、谈判记录、电子邮件、传真、电话记录等，均应视为合同档案的重要组成部分。
第六条各部门应在合同签订后一周内，将合同档案提交给合同档案管理部门。
第七条合同档案管理部门应在收到合同档案后，按照档案分类和归档要求，及时进行整理、归档。
第八条合同档案应按照合同的类型、签订时间、履行情况等要素进行分类，确保档案的完整性和连续性。
第三章合同档案的保管与利用第九条合同档案管理部门应建立健全合同档案的保管制度，确保档案的安全、完整和保密。
第十条合同档案应存放于安全、干燥、通风的环境中，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等现象发生。
第十一条合同档案的利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。
第十二条合同档案的借阅应办理借阅手续，明确借阅时间、用途和责任人。
第十三条合同档案的复制、摘录、查阅应按照公司内部规定办理，确保档案的合法利用。
第四章合同档案的销毁第十四条合同档案的销毁应遵循保密、合法、必要的原则。
第十五条合同档案的销毁应经过合同档案管理部门审核，报公司负责人批准。
第十六条合同档案销毁过程中，应有合同档案管理部门派人现场监销，确保档案的合法、安全销毁。
第五章法律责任第十七条违反本制度的，依法承担相应的法律责任。
第十八条合同档案管理部门工作人员玩忽职守、滥用职权、泄露国家秘密、企业秘密的，依法承担相应的法律责任。
公司合同档案管理规定
公司合同档案管理规定年月日发布（）法合档案字第号第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。
第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。
第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
第四条1.合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。
同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
2.合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。
3.档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
第五条1.根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
2.借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。
诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。
为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在十日内归还。
如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。
第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。
借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3 ~12个月奖金处罚。
第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
第九条本规定自年月日起施行。
附件：合同管理档案封面合同名称：合同文本附件质量保证书验收标准补充协议（如涉及诉讼仲裁，则有起诉状、答辩状、申请书、判决书、裁定书、裁决书等都是重要的文件, 要一一登记在此）。
档案管理制度合同管理
第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术合同等。
第三条公司合同档案管理遵循以下原则：（一）依法合规：严格遵守国家法律法规，确保合同档案的合法性；（二）真实准确：保证合同档案内容真实、准确，反映合同签订和履行情况；（三）安全保密：加强合同档案的保密工作，防止信息泄露；（四）方便利用：确保合同档案的查阅、复制、借阅等便捷高效。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集：（一）合同签订部门在签订合同后，应及时将合同原件、相关附件、合同签订审批表等材料报送档案管理部门；（二）合同签订部门应定期对合同档案进行清查，确保档案的完整性。
第五条合同档案的整理：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类；（二）对合同档案进行编号、编目，建立档案目录；（三）合同档案的装订应符合规范，便于查阅和保管。
第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管：（一）档案管理部门应设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设施；（二）合同档案应按照规定的温湿度要求进行保管，防止霉变、虫蛀、火灾等灾害；（三）合同档案的查阅、复制、借阅等，应办理相应的审批手续。
第七条合同档案的利用：（一）合同档案的查阅、复制、借阅等，应严格按照审批程序进行；（二）合同档案的利用应保证其保密性，不得泄露公司商业秘密；（三）合同档案的利用不得影响合同档案的保管和使用。
第四章合同档案的销毁与归档第八条合同档案的销毁：（一）合同档案的销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行；（二）合同档案的销毁需经公司领导批准，并由档案管理部门负责实施。
第九条合同档案的归档：（一）合同档案的归档应按照规定的期限和程序进行；（二）归档的合同档案应经过整理、编号、编目等环节。
第五章责任与奖惩第十条合同档案管理人员应认真履行职责，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用。
合同存档管理制度范本
合同存档管理制度范本第一条总则为了加强合同管理，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司签订、履行完毕的各类合同、协议、意向书等文件的存档管理。
第三条管理原则1. 合同存档管理应实行集中统一、分类分级、安全高效的原则。
2. 合同存档管理应确保档案的真实性、完整性、保密性和可追溯性。
第四条管理职责1. 合同管理部门负责合同文件的收集、整理、归档和保管工作。
2. 审计、法务部门负责对合同存档管理工作的监督和检查。
3. 信息技术部门负责合同档案管理系统的开发、维护和升级。
第五条合同文件的收集与整理1. 合同签订后，合同承办部门应将合同文件的原件及有关附属材料整理齐全，提交合同管理部门。
2. 合同管理部门应对提交的合同文件进行审核，确保文件的真实性、完整性。
3. 合同管理部门应按照合同的性质、类别、签订时间等要素进行分类、整理。
第六条合同文件的归档1. 合同管理部门应按照归档要求，将整理好的合同文件提交公司档案管理部门。
2. 档案管理部门应建立合同档案目录，确保档案的有序存放。
3. 合同档案应采取电子和纸质两种形式进行存档，电子档案应存储在合同档案管理系统中，纸质档案应存放于专门的档案柜中。
第七条合同文件的保管1. 档案管理部门应确保合同档案的安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失。
2. 档案管理部门应定期对合同档案进行清理、盘点，确保档案的完整性和安全性。
3. 任何人不得擅自查阅、复制、涂改、销毁合同档案，确有需要时，应按照公司的审批程序进行。
第八条合同档案的借阅与利用1. 合同档案的借阅应按照公司的审批程序进行，确保档案的安全和保密。
2. 借阅人应按照约定的时间归还合同档案，如有特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理借阅手续。
3. 合同档案的利用应遵循法律法规和公司规定，不得泄露公司商业秘密。
第九条合同档案的销毁1. 对于超过保管期限的合同档案，合同管理部门应组织审计、法务、档案管理部门等进行审核。
公司档案管理规定（四篇）
公司档案管理规定第一条总则为了规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的安全和完整性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本规定。
第二条档案管理的目标公司的档案管理目标是：做到内容科学、归档规范、案卷完整、查阅便捷、利用高效、安全可靠。
第三条档案管理的原则公司的档案管理遵循以下原则：1. 确保档案的真实性、准确性、完整性和及时性。
2. 保护档案的安全性和机密性。
3. 优化档案的利用效率和服务质量。
4. 创新档案管理模式和方法，提高管理效能。
第四条档案分类公司的档案按照不同的分类标准进行分类，主要包括以下几类：1. 行政档案：包括机构设置、人事档案、办公档案等。
2. 经营档案：包括财务档案、合同档案、购销档案等。
3. 项目档案：包括项目计划、实施过程、验收报告等。
4. 技术档案：包括研发成果、技术标准、专利证书等。
5. 其他档案：包括培训资料、会议纪要、宣传材料等。
第五条档案管理责任1. 董事会：负责档案管理的决策和监督。
2. 档案管理部门：负责公司档案的管理、整理、归档和档案利用等工作。
3. 各部门和岗位：负责本部门档案的管理、整理、移交和归档等工作。
第六条档案管理流程1. 档案的生成：公司各部门根据工作需要生成档案，并及时归档。
2. 档案的整理：档案管理部门负责对生成的档案进行分类和整理。
3. 档案的归档：档案管理部门负责对整理好的档案进行归档，并制作相应的档案目录。
4. 档案的借阅：公司员工需要借阅档案时，需填写借阅申请，经过审批后方可借阅。
5. 档案的归还：借阅结束后，应及时归还档案，并填写归还登记表。
6. 档案的销毁：档案管理部门根据规定的保管期限和销毁程序，对已过期的档案进行销毁处理。
第七条档案管理的安全措施为了保护档案的安全性和机密性，公司采取以下措施：1. 设立专门的档案保管室，并加强门禁管控。
2. 配置相应的防盗防火设施，定期进行安全检查和维护。
合同归档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。
第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。
第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。
第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。
第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。
第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。
第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。
1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。
第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。
合同档案管理规定
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
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公司合同档案管理规定
____年____月____日发布(____)法合档案字第____号
第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（____公司合字第____号）的规定，制定本规定。
第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。
第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档
案资料。
第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。
同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。
档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理
批准同意后，到档案处办理借阅手续。
借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。
诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。
为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应
在十日内归还。
如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。
第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。
借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同
的处理，并给予扣发3—12个月奖金处罚。
第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
第九条本规定自____年____月____日起施行。