采购制度资料-采购合同管理规定
采购合同管理管理制度
采购合同管理管理制度一、制度目的本制度的目的是为了规范和加强企业的采购合同管理工作，确保采购活动的合法、规范和高效进行，保障企业利益，降低风险。
二、适用范围本制度适用于企业内全部涉及采购活动的部门及相关人员。
三、管理标准1.采购合同的编制：–采购部门在进行采购活动时，需依照企业采购规定，填写采购申请，明确采购需求、采购数量、质量要求、交付期限等。
–采购部门依据采购申请，编制采购合同，确保合同内容清楚、明确，合同模板应规范、统一。
2.采购合同的审批：–采购合同需要经过采购部门负责人和财务部门负责人的审批才能生效。
–采购合同金额在肯定范围内需要经过企业领导审批，金额超出肯定限额需要董事会审批。
3.采购合同的签订：–采购部门与供应商签订采购合同时，应确保供应商的身份、资质、信誉等符合企业要求。
–采购部门应与供应商协商合同条款，明确货物/服务的规格、数量、价格、交付方式、支出方式、违约责任等内容，并保证双方共同理解、同意。
–采购部门应确保全部合同签订日期和有效期限清楚明确，并适时更新合同信息。
4.采购合同履行管理：–各部门应依照合同商定，监督供应商履行合同条款，确保供应商按时、按要求交付货物或供给服务。
–如发觉供应商存在违约行为，采购部门应适时实行相应的法律、合同规定的追责措施。
5.采购合同档案管理：–采购部门应建立健全采购合同档案管理制度，确保采购合同的原始、完整性、真实性和精准性。
–归档的采购合同应按合同日期次序进行归类和编号，便于查阅和管理。
–采购部门应定期对档案进行审核，确保档案的完备和更新。
6.采购合同的变更与停止：–采购合同的变更需经过双方协商一致，并依照合同规定进行书面变更。
–如需停止采购合同，需经过相关部门的审批，并按合同规定进行书面解除。
四、考核标准1.采购合同的编制：采购部门应依照规定的采购流程和合同模板进行合同的编制，必要时应供给合同执行的依据和相关文件。
2.采购合同的审批：采购部门应确保合同审批程序的合法、规范和适时，审批记录清楚明确，并适时存档备查。
采购合同管理规章制度
采购合同管理规章制度一、引言采购合同是企业落实采购行为的重要法律文件，对于确保采购活动的合法性、规范性具有重要意义。
为了有效管理采购合同，制定和执行采购合同管理规章制度势在必行。
二、适用范围本规章制度适用于公司内所有涉及采购合同的相关人员，包括但不限于采购经理、供应商、财务部门等。
三、采购合同的签订1. 采购合同应明确列明双方当事人的名称、住所、联系方式等基本信息。
2. 采购合同应明确商品或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交付方式、验收标准等具体内容。
3. 采购合同应明确交付时间、货款支付方式、违约责任等条款。
4. 采购合同应采用书面形式，双方当事人应在合同正本上签字盖章。
四、采购合同的履行1. 供应商应按照合同约定的内容和要求及时交付商品或完成服务，并确保质量符合合同规定。
2. 采购部门应及时验收商品或服务，并按照合同约定的方式进行支付货款。
3. 若供应商或采购部门有任何未能履行合同的情况，应及时通知对方并寻求解决方案。
五、采购合同的变更和解除1. 采购合同的任何变更应经过双方当事人的协商一致，并以书面形式进行确认。
2. 采购合同的解除应有充分的事实依据，并按照合同约定的程序进行解除。
六、采购合同的档案管理1. 采购合同应由采购部门进行档案管理，确保合同的安全保存和便于查阅。
2. 档案管理人员应建立相应的归档制度，包括合同编码、档案存储位置、借阅手续等。
七、采购合同管理的责任和权利1. 采购部门应按照公司规定的程序和要求管理采购合同，并履行相应职责。
2. 供应商应遵守采购合同的约定，并履行供货或服务的义务。
3. 公司管理层有权要求采购部门和供应商提供与合同相关的信息、材料等。
八、违约责任1. 一方未能履行合同义务的，应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。
2. 若采购合同的违约损失达到一定金额，公司可考虑采取法律途径解决纠纷。
九、附则1. 本规章制度的解释权归公司管理层所有，并随时根据实际情况进行修订。
公司采购管理规定(三篇)
公司采购管理规定第一章总则第一条为规范公司的采购活动，保证公司采购的透明、公开和公正，提高公司采购的效率和效益，促进公司的可持续发展，依据国家相关法律法规和公司发展需要，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有的采购活动，包括货物采购、工程采购、服务采购等。
第三条公司采购活动必须遵循公开、公正、公平的原则，坚持经济、合理和合法的原则，注重质量、价格和交货期等因素的综合考虑，实现采购成本和效益的优化。
第四条公司采购活动必须遵守国家相关法律法规，遵循行业规范和道德规范，不得参与和倡导任何非法、违规或不道德的活动。
第五条公司采购活动必须遵守公司的授权程序，采购人员必须按照规定的权限和程序进行采购活动，不得越权或私自变更采购方案。
第六条公司采购活动必须进行记录和档案管理，包括采购文件、招标文件、评标记录、合同文件、供应商资质文件等，以便后续的审计和查询。
第七条公司采购活动必须建立健全采购审批制度，实施采购合同管理制度和供应商管理制度，落实采购决策的责任制和绩效评估的责任制。
第八条公司采购活动必须严格控制采购风险，采取风险评估、风险防控和风险管控等措施，确保采购活动的安全和稳定。
第九条公司采购活动必须加强信息化建设，推动采购信息的共享和交流，提高采购创新和效率，促进供应链的协同发展。
第二章采购组织和策划第十条公司采购活动必须设立专门的采购部门或采购小组，负责采购的组织实施和管理工作。
第十一条采购部门或采购小组的组织结构应当合理，人员配备应当充足，工作职责和权限应当明确。
第十二条采购部门或采购小组应当制定年度采购计划和月度采购计划，依据公司的经营需求和采购预算，制定采购计划的内容和范围。
第十三条采购部门或采购小组应当进行市场调研和供应商评估，确定潜在的供应商和合作伙伴，建立供应商库和合作伙伴库。
第十四条采购部门或采购小组应当制定采购方案和供应商选择标准，明确采购要求和采购评价的指标，确保采购的公正和效益。
第十五条采购部门或采购小组应当进行风险评估和预警，及时发现和解决采购活动中的风险和问题，确保采购的安全和稳定。
公司采购资料管理制度
第一章总则第一条为规范公司采购资料的管理，确保采购工作的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等。
第三条采购资料的管理应遵循合法、合规、高效、保密的原则。
第二章采购资料分类第四条采购资料分为以下几类：1. 采购申请：包括采购申请表、采购需求分析、采购预算等；2. 供应商资料：包括供应商资质证明、产品资料、价格清单等；3. 合同资料：包括采购合同、订单、验收报告等；4. 付款资料：包括付款申请、发票、银行对账单等；5. 其他资料：包括采购计划、采购总结、市场调研报告等。
第三章采购资料管理职责第五条采购部门负责采购资料的管理工作，具体职责如下：1. 建立采购资料档案，确保资料完整、准确、及时；2. 对采购资料进行分类、归档、编号，方便查询和检索；3. 负责采购资料的保管、借阅、归还等管理工作；4. 定期对采购资料进行清理、整理，确保资料安全、有效；5. 对采购资料进行保密，防止泄露公司商业秘密。
第六条各部门应积极配合采购部门的工作，按照要求提供相关采购资料。
第四章采购资料管理流程第七条采购资料管理流程如下：1. 采购申请：各部门提出采购申请，采购部门进行审核，确认采购需求；2. 供应商选择：采购部门根据采购需求，选择合适的供应商；3. 采购谈判：采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格、质量、交货期等；4. 合同签订：双方签订采购合同，明确双方的权利和义务；5. 采购执行：供应商按照合同要求供货，采购部门进行验收；6. 付款申请：采购部门根据合同和验收报告，提出付款申请；7. 付款执行：财务部门根据审批意见，办理付款手续；8. 资料归档：将采购资料按照分类进行归档。
第五章采购资料保密第九条采购资料属于公司商业秘密，未经授权，任何人员不得泄露。
第十条采购部门应加强对采购资料的保密管理，采取以下措施：1. 建立严格的资料借阅制度，借阅人需填写借阅登记表；2. 对借阅资料进行编号，确保资料可追溯；3. 对涉及公司商业秘密的资料，实行密级管理；4. 对离职人员，及时收回其持有的采购资料。
采购管理规章制度(4篇)
采购管理规章制度第一章绪论第一条目的和依据为加强和规范采购管理工作，提高采购效率和质量，保证采购活动的公开、公平、公正，制定本规章制度。
第二条适用范围适用于本单位的所有采购活动，包括物资采购、设备采购等各类采购。
第三条基本原则采购活动应遵循诚实守信、公开公平公正的原则进行，争取最佳采购效果。
第二章采购管理的责任和职权第四条采购管理的责任本单位领导班子成员是采购管理的首要责任人，要负责制定和实施采购计划，并对采购活动的合法性和合规性负最终责任。
第五条采购管理部门的职责采购管理部门负责具体的采购事务，包括采购计划的编制、招标和评审、合同签订和履行等工作。
第六条采购管理人员的职责采购管理人员应具备较高的业务水平和职业道德，负责具体的采购事务，保证采购活动的合法性和合规性。
第三章采购计划第七条采购计划的编制采购管理部门根据工作需要，结合单位的发展规划和财务状况，制定年度采购计划。
第八条采购计划的审核采购计划应经过本单位领导班子成员的审核，确保计划的科学性和合理性。
第九条采购计划的公示采购计划应在本单位的公示栏上公示五个工作日，接受相关部门和人员的监督和意见。
第四章招标与评审第十条招标的程序采购管理部门应依法依规进行物资采购项目的招标工作，包括招标公告、招标文件的编制和颁发、招标文件的接收和开标等环节。
第十一条招标的条件招标人应具备足够的资金实力和承担能力，能够按照合同约定提供所需的货物或服务。
第十二条招标的评审采购管理部门应组织专业人员对招标申请人的资格进行评审，选择合格的申请人参与评标。
第五章合同签订与履行第十三条合同签订经评审确定中标人之后，采购管理部门应与中标人签订合同，明确双方的权利和义务。
第十四条合同履行双方应按合同的约定履行各自的义务，确保采购活动的顺利进行。
第六章采购风险控制第十五条采购风险评估采购管理部门应对采购活动可能存在的风险进行评估，制定相应的风险控制措施。
第十六条供应商信用评估采购管理部门应对供应商的信用进行评估，选择信誉良好的供应商进行合作。
公司采购合同的管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购合同的管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购合同的管理，包括但不限于采购原材料、设备、服务、工程等。
第二章组织机构及职责第三条公司设立采购合同管理小组，负责采购合同的管理工作。
采购合同管理小组由采购部门、法务部门、财务部门等部门人员组成。
第四条采购合同管理小组的主要职责：1. 制定和修订采购合同管理制度；2. 审查、审核采购合同，确保合同内容合法、合规；3. 监督采购合同的履行情况，确保合同条款得到执行；4. 负责采购合同纠纷的调解和处理；5. 定期对采购合同进行统计分析，提出改进意见和建议。
第三章采购合同的签订第五条采购合同的签订应遵循以下原则：1. 合法原则：合同内容必须符合国家法律法规，不得违反国家政策；2. 公平原则：合同双方权利义务对等，不得损害公司利益；3. 效率原则：简化合同签订流程，提高合同签订效率；4. 安全原则：合同签订过程中应注意保密，防止商业秘密泄露。
第六条采购合同的签订流程：1. 采购部门根据采购需求，提出采购申请；2. 采购部门与供应商进行谈判，确定采购方案；3. 采购部门将采购方案提交采购合同管理小组审核；4. 采购合同管理小组审核通过后，由采购部门与供应商签订合同；5. 签订合同后，采购部门将合同副本送交法务部门备案。
第四章采购合同的履行第七条采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的权利和义务。
第八条采购部门负责监督供应商按照合同约定提供货物或服务。
第九条采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，签订变更协议。
第十条采购合同履行完毕，采购部门应及时向法务部门提交合同终止报告。
第五章采购合同的监督管理第十一条采购合同管理小组定期对采购合同进行监督检查，确保合同履行情况符合要求。
第十二条对违反本制度规定的行为，采购合同管理小组有权责令改正，并追究相关人员的责任。
采购合同管理制度
采购合同管理制度采购合同是企业购买产品或服务的重要环节，对于企业的经营和成本控制具有关键性的影响。
为了规范采购合同的管理，加强合同执行、合规性和风险控制，企业需要建立采购合同管理制度。
一、制度目标采购合同管理制度的目标是建立一个科学、规范、高效的采购合同管理体系，确保合同的合规性、可执行性和风险控制，以提高企业的经济效益和市场竞争力。
二、制度内容1. 采购合同管理的原则：确保公平、公正、公开的原则，遵守法律法规和国家政策，保护企业的合法权益。
2. 采购合同的签订：明确采购合同的签订流程和责任，包括招标、评标、合同签订等环节的规定，并确保签订的合同符合企业的需求和质量要求。
3. 合同执行管理：明确合同执行的责任和义务，包括供应商的履约、交货、质量等要求，以及企业对合同执行的监督、验收、支付等管理程序。
4. 合同变更和解决争议：规定合同变更的程序和条件，明确解决合同争议的途径和方法，以保证各方权益的平衡和保护。
5. 合同档案管理：建立完善的采购合同档案管理制度，确保合同文件的归档和保存，方便合同的查阅和追踪。
6. 合同风险管理：明确对供应商的信用和资质的审核要求，强化合同履约的监督和考核，做好风险评估和控制，防范合同风险的发生和扩大。
三、制度实施1. 培训与宣传：对相关人员进行采购合同管理制度的培训，宣传制度的内容、意义和要求，提高员工对采购合同管理的重视和意识。
2. 监督与检查：建立监督和检查机制，对采购合同管理的执行情况进行定期检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。
3. 风险防范与应对：加强对合同风险的预测和评估，建立应急预案，及时应对和处理合同风险事件，避免和化解潜在的合同纠纷。
4. 信息化支持：通过采购合同管理系统等信息化手段，实现对合同的全面管理和跟踪，提高管理的效率和准确性。
四、制度评估与改进建立采购合同管理制度的评估和改进机制，定期对制度的实施效果进行评估，发现问题和不足，并及时调整和改进制度，以适应企业的发展和变化。
采购合同管理制度
采购合同管理制度采购合同管理制度是指企业为规范采购合同的签订、履行和管理流程，制定的一系列规章制度和操作流程。
该制度旨在保障企业在采购过程中的权益，遵循合法合规、高效透明的原则，确保采购合同的有效性和合规性。
下面是一份简要的采购合同管理制度，供参考。
一、制度目的本制度的目的在于规范采购合同的签订、履行和管理流程，确保企业采购合同的合法性和合规性，保护企业的利益，提高采购管理效率。
二、适用范围本制度适用于企业所有内外部采购活动，包括物料采购、设备采购、服务采购等。
三、采购合同流程1.采购立项：采购部门根据业务需求、市场情况等制定采购计划，提出采购立项申请。
2.采购合同编制：采购部门根据采购计划编制采购合同草案，包括合同基本条款、供应商评估、报价分析等。
3.内部审批：采购合同草案需经相关部门审批，包括法务部门、财务部门等。
4.合同谈判：采购部门与供应商进行合同谈判，确保采购合同条款达成一致。
5.合同签订：采购合同经双方确认后，由采购部门与供应商签署。
6.合同履行：供应商按照合同约定交付采购商品或提供服务，采购部门进行验收和付款。
7.合同归档：采购合同按照文件档案管理制度进行归档。
四、合同管理要求1.合同审批权限：明确各级管理人员对采购合同的审批权限及相应流程。
2.合同模板：制定标准化采购合同模板，包括合同基本条款、供应商评估、履约要求等内容。
3.合同备案：合同签订后，及时进行备案登记，并建立合同台账，包括采购合同编号、签订日期、金额等。
4.合同履行：采购部门应监督供应商按照合同要求履行合同义务，并及时对供应商履约情况进行评估和考核。
5.合同变更与解除：合同变更或解除需经相关部门批准，并按照相关法律法规和合同约定进行操作。
6.合同纠纷处理：对于合同纠纷，采购部门应积极协调、沟通，妥善解决，以保护企业的利益。
7.合同评估：采购部门应定期进行合同评估，总结经验教训，完善合同管理流程。
8.审计检查：由内部审计部门定期对采购合同执行情况进行审计检查。
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采购合同管理规定归属体系：XX电器有限公司经营管理手册――采购系统分册文件编号：XX－采003撰写单位：XX电器采购中心版本：第一版生效日期：20XX年4月1日机密等级：□机密■一般合计页数：50页正文页数：24页附件个数：31个制度正文目录：1目的：采购合同是公司业务档案的重要组成之一，为做好采购合同的管理，维护企业的合法权益，记录真实的业务活动，特制定本规定。
2范围：2.1适用范围：国美电器有限公司总部采销中心、总裁办、监察中心；各分部2.2发布范围：国美电器总部各中心、各部门；各分部3名词解释3.1采购合同：是合同中的一种，它是公司采购业务档案的重要组成部分；是公司采购业务活动的真实记录，是各项业务交流活动的法律依据，也是业务管理工作中重要的基础工作；3.2经销合同：采购合同的主合同的一种，公司所经营的商品是与厂家、各地分部、办事处或代理商直接合作时所签订的协议，经销协议付款方式为现款或账期（合同范本见附件7.1）；3.3代销合同：公司的经营商品是与厂家或代理商合作时所签订的协议，代销协议付款方式为实销实结，结算周期原则上不低于15天（合同范本见附件7.2）；3.4包销机：甲乙双方为促进甲方产品在乙方卖场的销售，甲方以包销价格向乙方提供产品，以助于甲乙双方共同提高影响力和获取市场更高关注。
是公司在厂家的现有产品系列型号和将要推出的产品系列型号中优先排选的，性能、外观与其它型号有明显区别的，性能、价格比有明显优势的，由公司独家销售的产品。
3.5普通补充协议：普通补充协议对原合同书中部分条款进行修订，并对该合同书中未约定或约定不明的事项进行补充的协议（普通补充协议合同范本见附件7.9）。
4职责4.1采购中心负责采购各种采购合同范本的制定和统一管理；5作业内容：5.1合同的类别（1）主合同：经销合同、代销合同；（2）附属合同：补充协议、售后服务保证协议、特价机协议、包销机协议、专供机协议、工程机协议。
（3）合同附件：承诺函、公司列表。
5.2经销合同：（1）经销合同洽谈标准：具体条件参照《合同谈判要点管理规定》执行。
（2）经销合同预案格式：（见附件7.3和7.4）5.2代销合同：（1）代销合同洽谈标准：具体条件参照《合同谈判要点管理规定》执行。
（2）代销合同预案格式：（见附件7.5和7.6）5.3签订经、代销合同中部分条款的要求及注意事项：(见本《采购合同管理制度》第6项内容)5.4特价机协议：5.4.1特价机协议范本:（见附件7.7）5.4.2特价机协议审批单: （见附件7.8）5.5.3特价机管理规定：（详见特价机审批管理规定）5.5补充协议：根据性质分为普通补充协议和特殊补充协议:5.5.1普通补充协议5.5.2特殊补充协议又分为：5.5.2.1供应商上（撤）店协议:（1）供应商上（撤）店协议；（见附件7.10）（2）供应商上（撤）店审批流程：（见附件7.11、7.12）（3）供应商上（撤）店审批表：（见附件7.13、7.14）（4）供应商上（撤）店管理规定：详见供应商上（撤）店审批管理规定。
5.5.2.2主体变更三方协议范本：（见附件7.15）5.5.2.3三方协议（供货）范本：（见附件7.16）5.5.2.4多方协议书5.6定制包销机协议:5.6.1包销机分类(1)现有产品系列包销；(2)即将推出新产品系列包销；(3)尾货包销；5.6.2与厂家的谈判中，要求遵循“3：5：2”原则：即包销机占30%；常规机占50%；特价机占20%。
尤其是包销机不得低于30%（含总部所谈的包销机）。
5.6.3因包销机型有明显的排它性，厂家不得在我方包销期间向其它经销商提供类似外观功能组合的、性能价格比相近或优于我方的产品，杜绝虚假包销。
5.6.4包销、买断总部及分部占比暂可定为1：1。
也就是同一部门、同一品类包销、买断机型，总部必须不得低于15%，分部不得低于15%，合计不得低于30%。
5.6.5包销机协议的范本（见附件7.17）5.6.6特供机协议:厂家为提高其产品在公司卖场的占有率，以高出主合同书约定的商业折扣率向公司提供其产品，以助于双方共同提高影响力和获取市场更高关注时，签订特供机协议。
（范本见附件7.19）5.7补充、包销等协议审批单的格式（见附件7.20）（除主合同及特价机外其它协议均用此审批单）；5.8合同管理的流程:5.8.1采购合同申报过程的要求:5.8.1.1非ERP系统的合同申报过程的要求:采购合同签订前须按要求填报合同审批单，大类分为“预案”、“重报”两部分（见附件7.3-7.6）；5.8.1.1.1审批单的分类：(1)采购经销预案(2)采购经销重报(3)采购代销预案(4)采购代销重报呈报单位应根据工作需要选择正确的合同审批表单填报。
5.8.1.1.2审批单编号标准格式:年号/分部代号/经或(代)销/商品类别/（品牌名称）/流水号/（上报次数）/按授权最终审批人代号：如：2003 采沈（经）KT（LG）00008（01）D，即：2003年总部采购中心，沈阳分部经销类LG空调第00008号合同，第一次报总部采购中心批示（即为“预案”）；又如：2004 采沪（经）B&X（荣事达）00005（02）P，即：2004年总部采购中心，上海分部经销类荣事达牌冰箱类第00005号合同，第二次上报总部总经理批示（即为“重报”）。
5.8.1.1.3具体说明：5.8.1.1.3.1年号：指合同签定时所在年限，要求填写四位数字，如：[2003]、[2004]等。
5.8.1.1.3.2总部代码及分部代码：5.8.1.1.3.3全国合同合同审报：(1)全国合同代码：T(2)分部代码:北京：京天津：津沈阳：沈青岛：青济南：济广州：广深圳：深上海：沪成都：蓉重庆：渝西安：西郑州：郑武汉：汉杭州：杭昆明: 昆哈尔滨：黑无锡：无锡长沙：湘长春：吉太原：晋按实际情况填写合同属性：经销或代销。
(3)商品类别：共分14类，按英文或汉语拼音字母缩写：彩电：TV洗衣机：XYJ冰箱：B&X空调：KT电脑及配件：DN手机：SJ发烧：FS电话及传真：DC碟机：DJ照材：ZC摄相：SX黑小：HX热、烟、灶：RYZ白小：BX(5)品牌名称：简写，最多不超过四个汉字。
如：小天鹅、LG、阿里斯顿等。
(6)流水号：审批单的自然顺序号共设五位数字，每年从00001开始向下顺延，由总部各区采购中心上报时填写。
(7)上报次数：实际工作中，一份合同往往需多次修改方可定案。
此项目特指合同上报总裁审批的次数，由总部各区采购中心如实填写，共设两位数字。
如：第一次上报 [01]，即为“预案”；第二次上报则为[02]，即为“重报”；以此类推。
同一内容审批单需修改再报时，仍延用第一次上报时的流水号，只需在审批单上用“预案”、“重报”及“上报次数”区别即可。
(8)合同审批单中的每一项必须如实填写，不得出现缺空现。
象如合同中暂未涉及的条目，可用“/”记号标出，不得漏填、误填。
样机政策在预案中必须按新合同范本内容要求填写。
尤其是免费样机，要求注明所有权的规属情况。
凡合同范本中有的填空但在预案中没有的内容，必须全部在预案备注框处明确填写（质保金额、漏柜金额、承诺函金额、支付方式、结算方式等必须填写），当发生某一条款内容为零时也要明确标注出是“零或无”。
填写格式举例：19条：第5点返修率超过3% 。
(9)对非ERP地区转为ERP上线地区时，在ERP中录入审批过的合同时，必须按总部审批同意后的预案中条款进行合同录入（尤其注意部长和采购中心副总经理的审批意见）。
5.8.1.2ERP系统的合同申报过程的要求：5.8.1.2.1已上线的分部由各品类干事在ERP系统中的合同管理中录入合同。
5.8.1.2.2业务或业务主管在干事合同录入完毕后，对合同内容进行初审，审核无误，通知分部采购经理。
合同上报情况第一责任人为业务主管（无主管的分部业务为第一责任）。
5.8.1.2.3分部采购经理对业务和业务主管审核过的合同，在ERP中行使审核权。
5.8.1.2.4分部采购部从ERP上报合同后，总部采购中心各部门干事会实时的将ERP系统中的分部上报的合同审批单打印出来，上报各部门部长，经部长、副总经理、总经理审批。
5.8.1.2.5审批后各部门干事拿审批件，在ERP系统中对合同进行审批。
5.8.1.2.6分部采购部干事要适时的从系统中收取总部审批后的合同信息，将同意的合同打印，并进行下一步的合同签署工作。
对不同意的合同，按总部要求修改，重新上报。
5.8.1.2.7上报合同和审批合同的具体要求：5.8.1.2.7.1各分部周末六、日两天的特价机、包销机合同必须于每周五12：00之前上报，总部须在当天审批回复。
5.8.1.2.7.2总部采购中心各干事必须即时的打印各分部所上报的合同和审批单，保证分部上报的合同能够得到及时审批。
且每周的合同必须于每周五19：00之前全部审批完毕。
5.8.1.2.7.3录入合同时的注意事项：(1)在填写上报合同时各分部干事必须认真细致。
(2)点位录入时的百分号（%）一定要录入。
(3)对无政策的地方必须明确标注“无”或“ / ”(4)因供价和零售价在预案中的位置与合同范本中的位置相反，为此在录入时注意不要录反。
(5)总部采购中心各干事在审批合同的过程中必须确保分部所上报合同与总部审批同意的合同一致时，方可审批同意。
5.8.2合同申报流程:5.8.2.1总部采购合同审批流程——按授权报总裁、副总裁审批的合同（流程图见附件7.20）；(1)采购中心各部门填预案，报采购中心副总经理审核；(2)采购中心副总经理审核未通过的预案，退采购中心各部门重报；(3)采购中心副总经理审核通过的预案，预案报总裁（副总裁）审批预案；(4)总裁（副总裁）审批未通过的预案，退采购中心预案原件，并由采购中心重报（重报时填重报审批单）；(5)总裁（副总裁）审批通过的预案，返采购中心原件；(6)采购中心附预案原件，并根据总裁（副总裁）批示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初审后，合格的返采购中心；(7)采购中心打印一式六份，将合同文本递交厂家盖章；(8)厂家将已盖章的合同返回采购中心；(9)采购中心收到厂家盖章合同后，填写用印单、在合同审批单原件上加盖合同审批的确认章（内部用章），将上述签署完毕的合同文本统一编号，并附暂存的预案原件及厂家盖章合同报至采购中心副总经理签字；(10)采购中心各部将采购中心副总经理（或采购中心副总经理授权的部长）签字的合同及签批的用印单及预案原件转总部财务中心审核、盖章，采购中心自留预案复件；(11)财务中心审核盖章时，要严格审核审批单及合同条款内容，对有不符合标准的合同要及时退回报送的采购部门重报；(12)财务中心审核合格并盖章后，要自留合同及预案审批单原件各一份，其余五份合同原件返采购中心；(13)采购中心将其余五份合同文本原件按以下单位进行分发：交厂家三份合同原件；在预案复件上填写签约结果，并与一份合同一并发送至总办档案室档；采购中心留合同原件一份及预案复印件各一份。