档案管理培训(上、下)

档案分类是多种角度、多层次的分类系 统，分类方法比较复杂，一直存在多种 意见，是档案学研究的主要内容之一。
• 分散、零乱、质杂、量大、孤本等特点 • 集中、系统、优质、专指、广泛应用
三、档 案 管 理
• 档案管理亦称档案工作。是直接对档案 实体和档案信息进行管理并提供利用服 务的各项业务工作的总称。
档案管理基础知识（2011-4）
第二点是注意年终收集， 即年终要把本单位收发文 本上作了登记的全部文件 材料收集起来；
档案管理基础知识（2011-4）
档案管理基础知识（2011-4）
（二）区分年度
根据文件形成和处理的年度进行归档，通用规则： • 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 • 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放
全宗号
案 类别号
盒
背
年度
脊 机构
式
样
期限
起止件号
×
×
已
公
填
司 全宗号
好
的
类别号
档
A 年度
案
2005
背
机构
脊
期限
事
短期
例
起止件号
1－28
（十）打印目录
目录包括内容： • 文件盒背脊信息 • 文件著录
（十）入库装箱柜
• 档案柜编号 • 文件盒摆放原则：由上至下、从左至右 • 采用竖放
档案
放哪儿
• 按档案内容分
1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、 对外往来函、会议记录类、管理制度类
2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、 内部发文类、报告计划类
3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、 生产资料类、行业资料类、客户资料类
（三）企业档案管理
• 企业档案的管理通常按照职能部门划分， 以部门为单位进行分管。行政（办公室） 部门负有指导和监督各部门档案管理的 责任；
机构（问题）：《规则》将机构（问题）项
作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单 的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足 整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多 数机关来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的 ，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构 项时，如果机构名称太长，也可规范简称表示，如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为 “经贸处”，但不能使用“一司”“一处”等。填写 问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写 ，如“党群”“行政”“业务”等。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
• 每年归档工作结束后，发现有未归档文件？
可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目 归档。
如何填写档案盒背脊
全宗号：档案馆
给立档单位编制的代
号。因为是必备项，
有全宗号的单位，必
须填写，没有全宗代
保管期限：填写
号的单位此栏空置， 归档文件保管期限，分
可暂不填写。
为：“永久”、“30年
有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文 件才能称之为档案 ……
档案的最新定义
组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成 的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信 息
二、档案的种类
按照档案来源、时间、内容和形式特征的异 同点，档案可以有很多层次的划分。
（一）依据档案的形成分 根据档案形成者可分为国家机构档案、 党派团体档案、企业单位档案、事业单位 档案、名人档案等。
”、“10年”。也可填
写简称“永”“30”“10”
。
年度：填写文件
形成年度，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯 数字标注。如：一九 九八年表示为“1998” ，不能简化为“98”。
馆编件号：
暂不填写，如需档 案移交进馆时按进 馆要求填写。
室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件
标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同 一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。例如： 2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的 归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从 “1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始 编写一个流水件号；“10”年的也从“1”开始编写一 个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件 号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字 标注。
度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保 密措施； • 借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日 期。
档案管理基础知识培训（下）
企业档案归档大致步骤
1 收集文件 2 区分年度 3 划分期限 4 文件装订 5 文件排列 6 文件编号
7 文件著录 8 填备考表 9 文件装盒 10 打印目录 11 入库装柜
档案管理基础知识（2011-4）
（一）收集文件
1、能够反映本单位主要活动的 2、确保归档文件材料的齐全、完整 3、对不需归档的文件要进行剔除。 4、要注意“帐外”文件的收集。例如：
各种上报图表、花名册、本单位出版的 书刊和外出开会带回的会议文件等。
收集方法上要注意的两点
第一点是注意平时 收集，即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来；
档案管理基础知识培训（上）
2020/5/31
为什么要做档案？
档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经 营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步 发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重 要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项 基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套 适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案 体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公 司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险 起到一定的必备作用。
（四）按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档案、声像档案。
声像档案又分为照片、录音、录像、影 片档案。
（五）根据档案所有权形式分 根据档案所有权形式可分为国家所有档 案、集体所有档案和个人所有档案。
在外国通常分为公共档案和私人档案。
（六）其他常见档案种类划分还有
在中国，常见的档案种类划分尚有把档 案划分为文书档案、 科学技术档案和专 门档案。
• 各部门的档案由专人负责收集、整理与 保管；
• 档案资料应收集完整、齐全，建立目录， 并及时更新；
• 档案管理员日常收到待建档资料后，须 根据不同类别进行存放归档，并确保档 案资料的安全与完整（防潮、防尘防火 及保密性）
（四）企业档案归档大致步骤
1 收集文件 2 区分年度 3 划分期限 4 文件装订 5 文件排列 6 文件编号
在文件内容针对的年度。 • 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 • 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 • 跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会
议，放在闭幕年。
（三）划分期限
1、准确地判定每一份文件和每一组文件的 价值
2、一般保管期限分为： 永久（无限期） 长期（16－50年） 短期（15年以下）
（七）文件著录
• 即建立目录。著录项目必须准确、详细， 以提高利用文件的查准率、查全率。
• 必须著录的项目有：序号、文件题名、 责任者、文号、成文日期、全宗号（没 有全宗号可留空）、页数、件号、归档 年度、保管期限等。（见图样）
全宗号 类别号 年度 保管期限 机构
归档文件目录
A 2011
短期
件 责任 文号 号者
四、企业档案管理
• 企业档案：是指企业在日常工作中从事 企业管理、生产、经营、销售、经济核 算及科学研究等活动中直接形成的有保 存价值的真实记录。主要包括文字、图 表、音像等。
（一）企业档案通常包括的内容
1.由政府机构发至公司的文件； 2.公司业务往来的资料； 3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件，
1 从化 从府 市人 [2005] 民政 号 府
2
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
注
2005 5 -0602
（八）填写备考表
备考表：即盒内文件情况说明表。主要用于填写 本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要 说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。 • 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 • 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员
5、如果是组合件，应按一定顺序进行文件排列：
正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
6、装订 采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或 线装订。
不
×××
××× ×××
锈
××× ×××
钢
××× ××× ××× ×××
7 文件著录 8 填备考表 9 文件装盒 10 打印目录 11 入库装柜
（五）企业档案的使用
通常遵循“先审批、后使用”的登记原则
• 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用； • 档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带
离公司的，应经批准后方可带出； • 档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制
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7．多层资料盒
拿取方便 临时存取 保密性差
一、什么是档案
简单的说：就是记录某个对象发展历程的各种信息 。
对象 人类 国家 个人 某个事项 等等
载体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等
一、什么是档案
档案概念有百余种： 法语国家
认为文件（文书）一旦形成就叫做档案 英语国家
认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内
有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件 才能称作档案；
签名。 • 日期：填写归档的年、月、日。
（九）文件装盒
• 将整理好的归档文件按照编号顺序装入 档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。 同一盒内同一年度，同一保管期限。