物业管理公司档案管理规定
物业档案规范管理制度范本
物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。
第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。
（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。
第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。
（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。
（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。
（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。
第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。
（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。
（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。
第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。
（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。
（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。
第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。
（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。
（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
华润物业员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强华润物业员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规和公司规章制度，特制定本制度。
第二条本制度适用于华润物业管理区域内所有员工的档案管理。
第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和安全性的原则。
第二章档案种类及内容第四条员工档案分为以下几类：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、专业、联系电话、电子邮箱等基本信息。
2. 职业资格证书档案：包括各类职业资格证书、专业技术资格证书、职称证书等。
3. 工作经历档案：包括员工入职、离职、调职、晋升、培训、奖惩等记录。
4. 绩效考核档案：包括年度考核、月度考核、专项考核等记录。
5. 健康体检档案：包括员工入职体检、定期体检、特殊岗位体检等记录。
6. 其他档案：包括员工劳动合同、社会保险、住房公积金等。
第三章档案管理职责第五条档案管理员负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。
第六条各部门负责人负责本部门员工档案的管理工作，确保档案的完整、准确。
第七条员工本人负责提供真实、完整的个人信息，并对所提供信息的真实性负责。
第四章档案管理流程第八条员工入职时，应提交相关证明材料，由人力资源部门负责收集、整理、归档。
第九条员工离职时，档案管理员应将员工档案进行整理、归档，并按照规定程序办理档案移交手续。
第十条员工档案的借阅，需经部门负责人批准，由档案管理员负责办理借阅手续。
第十一条员工档案的销毁，需经公司领导批准，并按照规定程序办理销毁手续。
第五章档案保管与安全第十二条档案管理员应定期对档案进行检查、清理，确保档案的完好。
第十三条档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。
第十四条档案管理员应定期对档案进行备份，确保档案数据的安全。
第十五条员工档案的保密工作，由档案管理员负责，确保档案内容不外泄。
第六章奖励与处罚第十六条对在员工档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
绿城物业档案管理制度
一、总则为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司各类档案，包括但不限于：文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、基建档案、声像档案等。
2. 公司各部门、子公司及分支机构在业务活动中形成的各类档案。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门、子公司及分支机构应按照档案管理要求，及时、准确、完整地收集、整理各类档案。
（2）档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和保密性原则。
2. 档案整理（1）档案整理应按照国家档案分类标准和公司档案分类目录进行。
（2）档案整理应遵循时间顺序、重要程度、来源关系等原则。
（3）档案整理应做到条理清晰、层次分明、便于检索。
3. 档案保管（1）档案保管应选择适宜的库房，确保库房干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗。
（2）档案保管应按照档案分类、保管期限、密级等进行存放。
（3）档案保管应定期检查，发现问题及时处理。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循合法性、真实性、完整性、保密性原则。
（2）档案利用应填写档案借阅单，经档案管理人员审核后，方可借阅。
（3）档案利用过程中，不得擅自复制、摘抄、修改档案内容。
5. 档案销毁（1）档案销毁应严格按照国家档案法律法规和公司档案管理制度执行。
（2）档案销毁前，应经档案管理部门负责人批准。
（3）档案销毁过程中，应确保档案内容不外泄。
四、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门、子公司及分支机构负责人对本部门、子公司及分支机构档案管理工作负总责。
3. 档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟练掌握档案管理技能。
五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的单位和个人，给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。
物业内部管理资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。
第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。
第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。
第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。
第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。
第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。
第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。
第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。
物业管理公司制度之档案管理规定
物业管理公司制度之档案管理规定为了规范物业管理公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，制定本规定。
一、档案管理的依据和目的1.档案管理的依据是《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规。
2.档案管理的目的是统一管理、妥善保存物业管理公司的各类档案，确保档案的安全性、完整性和可检索性。
二、档案的范围和分类1.档案的范围包括公司的行政档案、财务档案、业务档案、人事档案等。
2.档案的分类原则是按照功能和归属关系进行划分，分为档案馆、部门档案室和岗位档案箱。
三、档案的编制和归档1.档案的编制应根据文件的形式和内容进行，包括纸质档案、电子档案和混合档案。
2.档案的归档应按照文件的日期、文件号、文件名称和原件数量进行编号，并填写档案目录，确保档案的追溯性和可检索性。
四、档案的保管和管理1.档案的保管要求存放在专用的档案室、档案箱或档案柜内，保持通风、干燥、防尘、防虫、防火，并定期进行安全检查。
2.档案的管理要求建立健全档案管理制度，明确各级档案管理员的职责和权限，规定档案的查阅、借阅、调阅和销毁的程序和要求。
五、档案的使用和借阅1.档案的使用应遵守相关的法律法规和公司的规定，不得用于非法活动和泄露公司机密。
2.档案的借阅要求填写借阅登记表，经档案管理员批准后方可借阅，并按时归还，逾期需经批准方可延期借阅。
六、档案的销毁和移交1.档案的销毁应按照公司的规定和相关法律法规进行，确保档案的安全、隐私和环境的保护。
2.档案的移交要求在档案交接清单上详细记录移交的档案名称、数量和接收人，并经双方签字确认。
七、档案管理的监督和评估1.档案管理应进行定期的监督检查，发现问题及时整改，确保档案管理的规范性和运行的有效性。
2.档案管理应建立健全评估制度，定期对档案管理工作进行评估，并对评估结果进行总结和反馈，为提升档案管理水平提供参考。
八、附则本规定自发布之日起实施，并适用于物业管理公司所有相关档案管理工作，如有需要，可根据实际情况进行调整和补充。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
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物业管理公司档案管理
规定
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一、物业管理公司档案管理规定：
1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司管理保密规定：
1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。
实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三．物业管理公司档案资料：
1、物业管理公司验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3）机电设备保养合约；
4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；
5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；
6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；
2、物业管理公司二次装修档案：
1）用户单元二次装修图则及审批手续；
2）二次装修期间管理处监督检查资料；
3、业户资料：
1）入伙情况记录；
2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
4、物业管理公司管理文本汇编：
1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；
2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；
3）物业管理公司各项管理分包合约；
5、物业管理公司设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；
3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；
6、物业管理公司设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；
4）避雷系统要有定期检测报告；
5）应有定期沉降检测报告；
6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；
7）其它设施设备检测记录资料；
7、物业管理公司物业管理处运作类：
1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；
2）物业管理公司管理费收缴情况
3）物业管理公司管理费财务报告
4）物业管理公司物业管理处运作报告；
物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议）
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录。