合同档案管理办法
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。
合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。
合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。
合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。
2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。
合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。
合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。
3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。
合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。
合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。
3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。
合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。
合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。
3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。
3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。
合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。
3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。
合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。
3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。
合同档案管理办法
合同档案管理办法第一章总则为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。
第二章合同档案的收集和归档2.1 合同档案的收集（1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
（2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。
2.2 合同档案的归档（1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。
（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。
（3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。
第三章合同档案的管理和使用3.1 合同档案的管理（1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。
（2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。
3.2 合同档案的使用（1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。
（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。
第四章合同档案的销毁4.1 合同档案的销毁原则（1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。
（2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。
4.2 合同档案的保管期限合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。
第五章法律责任和附则5.1 法律责任违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。
5.2 附则本办法解释权归本企业法律部门所有。
总结：1. 列举本文档所涉及简要注释如下：- 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
- 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。
- 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。
2024新版合同档案管理办法,标准版doc(两篇)
2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）一、引言二、基本要求1. 档案管理部门合同档案管理应设立相应的档案管理部门或责任人，专职负责合同档案的收集、整理、保存和检索工作。
档案管理部门应具备相应的人员和资源保障，并制定相关管理规章制度。
2. 合同档案的建档和归档合同在签订后应及时建立档案并进行归档。
建档包括合同的编号、名称、签订日期、签约双方、合同类型等基本信息，以及合同原文的扫描或复印件。
归档应按照一定的分类和编号原则，以确保档案的有序存放和检索。
合同档案应采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保合同的长期保存和安全性。
3. 合同档案的保密性合同档案应严格保密，避免未授权的人员查阅和泄露。
档案管理部门应定期检查合同档案的存放情况，确保安全可靠的存储环境，并设立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。
4. 合同档案的备份和恢复合同档案应定期进行备份，并确保备份资料的可靠性和完整性。
如发生不可预见的灾害或档案损坏情况，应及时进行档案恢复工作，并采取相应的补救措施，以避免合同档案的丢失和毁损。
5. 合同档案的检索和利用档案管理部门应建立合同档案的检索和利用制度，提供高效便捷的检索工具和系统。
合同档案应具备可检索、可打印、可导出等功能，以满足用户对合同信息的查询和利用需求。
同时，档案管理部门应根据需要提供详尽的合同档案报告，为企业和机构的决策提供参考依据。
6. 合同档案的销毁合同档案在达到保管期限后，经过合法合规的程序可以进行销毁。
档案管理部门应制定合同档案销毁的规定和流程，并严格按照相关法律法规执行。
销毁前应进行合同档案的清查和备案工作，防止非法销毁和遗漏档案的情况发生。
三、结论2024新版合同档案管理办法，标准版doc（一）2024新版合同档案管理办法一、引言二、目的管理办法的目的是建立一个统一的合同档案管理制度，确保合同的存档、归档和检索工作得以有效实施。
合同档案管理办法(物业管理合同)
合同档案管理办法（物业管理合同）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同签订阶段1. 验证合同的真实性和合法性，并将合同纸质原件归档2. 在合同档案管理系统中创建合同档案，包括合同基本信息（如合同编号、签订日期、期限等）和相关附件（如合同副本、附加协议等）3. 将纸质合同归档件和电子合同档案进行关联，确保档案的一致性。
2.2 合同履行阶段1. 对于各类合同变更、续签、解除等情况，及时更新合同档案信息，并保存相关的变更、续签、解除协议等文件2. 定期对合同档案进行巡查和整理，确保档案的完整性和准确性3. 在档案管理系统中标注合同的履行情况，包括付款情况、服务质量等。
2.3 合同归档阶段1. 根据合同期限或履行完毕的情况，对合同档案进行归档2. 将合同档案按照一定的分类标准进行整理和封存，确保档案的安全性和易于查询3. 在档案封存后，对档案进行登记和盘点，并存放在专门的档案存储区域4. 在档案管理系统中更新合同档案的状态为“已归档”。
3. 合同档案管理原则3.1 安全性原则物业公司应确保合同档案的安全性，采取必要的措施保护合同档案的完整性和机密性，防止遗失、损毁或泄露。
3.2 完整性原则物业公司应确保合同档案的完整性，包括合同纸质原件和电子档案的一致性。
任何变更、续签、解除等操作都应在档案中得到记录和反映。
3.3 可查询性原则物业公司应建立合同档案管理系统，并设定合理的查询权限，以便合同相关人员能够方便、快速地查询合同档案信息。
3.4 保密性原则物业公司应确保合同档案的保密性，未经合同相关人员的授权，不得随意查阅或披露合同档案内容。
4. 绩效考核与追责机制为了保证合同档案管理工作的有效执行，物业公司应建立绩效考核与追责机制，对违反合同档案管理办法的人员进行相应的惩罚和追责。
5. 总结通过制定本合同档案管理办法，物业公司能够规范合同档案管理工作，确保档案的安全、完整和易于查询。
合同档案的有效管理不仅对物业公司的日常运营至关重要，也为公司未来的发展提供了重要的支持。
合同档案管理办法(供应链合同)
合同档案管理办法（供应链合同）一、引言二、目标与范围1. 目标建立合同档案管理体系，确保供应链合同的有效管理与控制。
2. 范围本办法适用于企业内所有的供应链合同。
三、合同档案管理流程1. 合同登记合同签订后，应及时登记于合同档案管理系统中，并为每份合同分配唯一的合同编号。
2. 合同分类根据合同的性质和重要程度，对合同进行分类，便于后续管理和检索。
3. 合同存档将纸质合同存放于专门的合同存档室，确保安全可靠同时将电子合同存储于合同档案管理系统中，便于快速检索。
4. 合同更新合同发生任何变动，应及时进行更新，并在合同档案管理系统中进行记录。
5. 合同追溯合同过期后，应定期进行审查，并根据需求进行追溯，以确保过期合同不再使用。
四、合同档案管理要求1. 合同信息的完整性合同档案中应包括合同的基本信息（如合同类型、签订日期、有效期限等）、合同相对方信息（如供应商名称、联系方式等）、合同条款等。
2. 合同存档的安全性纸质合同应存放于专门的合同存档室，并制定相关安全防护措施，如防火、防水、防盗等。
电子合同应存储于合同档案管理系统中，并设置权限控制，确保合同信息的安全。
3. 合同更新的及时性对于合同的变更、续签或终止等情况，应及时进行合同更新，并在合同档案管理系统中进行记录和备查。
4. 合同追溯的便捷性合同档案管理系统应具备便捷的检索功能，以快速追溯合同的历史记录，包括合同的变更、备案等信息。
5. 合同审查的周期性定期对过期合同进行审查，剔除无效合同，并更新合同档案。
五、合同档案管理责任1. 合同管理部门负责合同档案的登记、管理、存档和更新工作，并定期进行合同审查和追溯。
2. 相关部门负责向合同管理部门提供合同信息，协助完成合同档案管理工作。
本办法将定期进行修订和更新，并由合同管理部门负责发布和推广。
修订时应充分考虑实际情况和反馈意见，以确保办法的可行性和有效性。
七、总结通过制定合同档案管理办法，企业可以更好地对供应链合同进行规范管理，确保合同的有效性和可追溯性。
合同档案管理办法-2024(详尽复合多场景)
合同档案管理办法一、总则1.1为加强合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2本办法适用于公司内部合同档案的管理工作。
1.3合同档案管理遵循完整性、准确性、安全性和保密性原则。
二、合同档案的收集与整理2.1合同承办部门应负责合同档案的收集与整理工作，确保合同档案的完整性、准确性和有效性。
2.2合同承办部门应按照合同签订、履行、变更、解除和终止等环节，收集合同相关资料，包括但不限于：（1）合同及附件；（2）合同谈判、签订过程中的往来函件、会议纪要等；（3）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（4）合同变更、解除和终止的协议及相关资料；（5）合同纠纷处理的相关资料。
2.3合同承办部门应对收集到的合同档案进行分类、编号和登记，确保档案的有序管理。
2.4合同承办部门应在合同履行完毕后一个月内，将合同档案整理归档。
三、合同档案的归档与保管3.1合同档案的归档工作由档案管理部门负责。
3.2合同承办部门应将整理好的合同档案移交给档案管理部门，档案管理部门应对合同档案进行验收、登记和归档。
3.3合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算，根据合同性质和内容，保管期限分为永久、长期、短期三种。
具体保管期限参照《档案鉴定与保管期限表》执行。
3.4档案管理部门应建立健全合同档案保管制度，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保合同档案的安全。
3.5档案管理部门应定期对合同档案进行清查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。
四、合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应遵循保密原则，未经授权，不得随意查阅、复制、借出合同档案。
4.2合同承办部门因工作需要查阅合同档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
4.3合同档案的销毁应按照《档案鉴定与销毁规定》执行。
合同档案达到保管期限且无保存价值时，由档案管理部门提出销毁意见，经批准后进行销毁。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
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1.总裁办对内外的接待流程
对外:
1.笑脸相迎，茶水相待。
2.询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3.索要名片。
4.及时向董事长请示。
5.按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6.根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐
对内:
1.询问员工具体情况
2.及时向董事长请示
3.按董事长意见引见,接待
2.合同档案建立及流程制度
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动
中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政中心：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；
2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门主管人员
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
1、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
2、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
3、档案资料的归档时间
⑴时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a) 公司规定的密级文件； b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c) 合同、协议书等正本及过程资料； d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； e) 其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心； b) 部门每年3月底前
归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；
⑶电子声像档案的归档
a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c) 每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归
档电子文件数据集，行政中心核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
4、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。
5、档案移交公司的流程
a) 经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b) 行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核
对； c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
6、档案保管
⑴档案编号
a) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原
则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b) 档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称
及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之
用。
d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
e) 建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
7、附则：本办法由公司行政中心制定并负责解释。