某公司合同管理办法

某公司合同管理办法第一章总则第一条为进一步规范和加强公司的合同管理工作，有效防范和控制合同风险，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际情况，制定本细则。

第二条本办法所称合同管理，是指对合同的谈判、起草、审核、订立、履行、变更、解除、纠纷处理、档案保管等进行规范、管理和监督的行为。

第三条合同管理应当与经营相结合，合法合规，兼顾效率，切实维护公司合法权益。

第四条公司对外经济往来原则上应当采用书面合同形式。

书面形式包括但不限于合同书、传真、网络订单等形式。

第五条本办法适用于公司的一切合同管理活动，劳动合同、业务合同及资金运用类合同等公司另有规定的,从其规定。

第六条本办法业务合同指各级机构在商务活动中与其他平等民事主体签署的、与业务有直接关联的各类合同。

第七条公司相关人员应严格遵守公司保密的相关规定，不得以任何形式泄露合同管理过程中所涉及的商业秘密及其他相关秘密。

第八条各机构合规审计部牵头，相关部门配合，结合合同管理实际需要对合同管理情况进行检视，并在此基础上对合同履行等情况进行评估，及时督促相关部门改进合同履行等工作中存在的不足。

第二章合同管理职责第九条合同管理实行统一管理与专项管理相结合，以统一管理为主的合同管理制度。

公司实行合同分级授权管理制度。

公司根据工作职能分工，授权有关部门开展商务活动并签署合同。

受权部门在授权范围内开展商务活动。

第十条公司合规审计部负责行使全面、统一管理合同的职能，具体职责包括：（一）建立健全公司合同管理的基本规章制度；（二）制定、修订和解释公司的标准合同文本；（三）参与公司重大合同的谈判；（四）负责公司合同的合法合规性审核，并总结合同审核中发现的问题，在全辖做好提示；（五）监督、检查公司合同的签订、履行情况，加强过程管控，提升履职能力；（六）参与公司合同纠纷的协商、调解；（七）负责公司合同纠纷的仲裁或诉讼活动；（八）负责具体落实公司辖内分支机构的关联交易管理工作，并及时报送关联交易有关情况；（九）合同管理相关的其他法律合规事务。

第十一条合同主办部门在授权范围内负责承担合同谈判、起草、签订等专项管理职能，包括集中采购合同主办部门和非集中采购合同主办部门。

第十二条合同主办部门在授权范围内的具体职责包括：（一）负责对合同相对方的资信审查、履约能力跟踪；（二）负责合同的谈判、起草，确认合同条款完整，约定内容符合业务需求和公司利益；（三）负责授权范围内合同的签订；（四）负责合同的变更和解除；（五）负责合同纠纷的协商处理；（七）协助进行合同纠纷的诉讼、仲裁；（八）负责整理、移交其业务范围内的合同材料；（九）对以各机构名义签订的商事合同，各机构合规与风险管理部应履行本细则第十条（三）、（四）、（五）、（六）、（七）、（八）、（九）管理职责；（十）对以各机构名义签订的商事合同，各机构财务管理部门应履行本细则第十三条（一）、（二）、（三）、（四）管理职责。

（十一）合同管理的其他专项事务。

第十三条公司财务管理部门在授权范围内的具体职责包括：（一）负责签订合同前的预算审核；（二）参与公司重大合同的谈判和起草工作；（三）负责合同中关于款项支付、结算流程、税务处理、发票开具等财务条款的审核；（四）负责合同应收、应付款管理；（五）参照财务部管理职责，负责在公司辖内开展相应的关联交易管理工作；（六）合同管理的其他专项事务。

第十四条因合同纠纷引起诉讼或仲裁，由公司合规与风险管理部统一管理。

第三章合同的谈判、起草第一节合同的谈判第十五条除通过招投标程序确定的合同外，任何对外合同都应当进行商务谈判。

原则上，对公司标准合同文本的接受程度作为集中采购评审的重要评判依据。

第十六条合同谈判由合同主办部门负责。

重大合同谈判原则上应当由合同主办部门召集合规审计部、财务管理部门、合同需求部门人员参与。

对于谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，合同主办部门应当予以记录并妥善保存。

第十七条合同谈判中，合同主办部门应当动态跟踪合同相对方的资信状况，掌握相对方是否具备法人资格、是否超越经营范围、是否具有履约能力，对方谈判人员是否具有有效授权等。

如有担保的，合同主办部门还须充分了解担保方的资信状况。

合同谈判中应根据实际情况要求相对方提供以下资信材料：（一）主体资质证明：（二）履约能力证明：第十八条谈判人员应当本着维护公司利益的原则，围绕合同价款及付款方式、标的物的质量及交付方式、违约责任、争议解决等合同主要条款，争取有利于公司的合同条件。

第二节合同的起草第十九条合同主办部门在审查对方当事人主体资格和履行合同能力无误的基础上，经报本部门公司分管领导批准，双方就合同主要条款，经过谈判基本达成一致后，开始起草合同。

第二十条起草合同时，应当听取法务人员和相关业务部门的意见和建议。

第二十一条合同主办部门原则上应当优先使用公司标准合同文本起草合同。

第二十二条合同主要条款应当包括：当事人的名称或者姓名和住所；标的种类；数量和质量；价款和酬金；履行的期限、地点和方式；保密条款；解决争议的方法和违约责任；订立合同的日期、地点以及其他内容。

第二十三条起草合同时，应当依照合同标的和性质准确确定合同名称，禁止一个合同有多个名称或名称与实际内容不符。

第二十四条起草合同时，必须完整记载当事人的名称或者姓名，当事人为公司的，其住所应当为法定注册地址。

如法定注册地址与实际经营地不一致的，还应当载明实际经营地址。

第二十五条起草合同时，合同项下的标的物必须明确具体，对于动产应当标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等；对于不动产，应当注明坐落地点和名称；对于服务，应当明确范围、内容及其他有助于明确标的性质的描述。

合同中的货币，应当注明货币种类。

第二十六条起草合同时，无论标的是货物、服务、还是工程，都必须严格依照国家有关法律法规的相关规定，通过数量和质量反映出来。

确定数量，必须依照国家规定的计量单位和计量方法，数量要明确具体，明确标的数量的正负尾差、合理磅差、自然减量；成套标的物，应当明确成套供应的范围。

确定质量，应当以样品、规格、型号、等级标准、牌号或商标、产地名称、说明书等方法来确定。

确定金额，应当明确合同含税金额与不含税金额、合同金额折扣或优惠比例，合同金额应准确计算且前后一致。

合同金额条款应当明确约定价格的计算方法、货币种类、支付时间和方式。

第二十七条起草合同时，合同金额应当公平合理，符合国家价格管理规定。

要根据确保公司利益的原则和对方当事人信用度确定合同金额的结算方式，原则上公司向对方支付的预付款不得超过合同总价款30%，并根据项目实际情况应留有不低于合同总价款3% 的尾款。

确定合同金额时，应当明确约定单价和合同金额总额及由于履行合同所产生的其他各种费用（包装费、保管费、运费等）的承担责任或承担比例。

第二十八条起草合同时，应当明确合同履行期限，明确按时履行和延期履行的时间标准和界限。

合同履行期限可能要顺延的，要明确规定可以顺延的条件及通知义务和费用承担。

第二十九条起草合同时，应当明确合同履行地点。

履行地点有两个或两个以上的，应当确定地点变更的条件和后果。

第三十条起草合同时，应当明确合同履行方式。

合同履行的时间方式分为一次履行和分期履行。

合同履行的行为方式包括标的物交付方式（送货、自提、代运）、服务提供方式和结算方式。

合同履行方式必须具体、清楚。

第三十一条起草合同时，应当明确约定争议解决方式。

解决争议方式有仲裁或诉讼。

选择仲裁方式解决争议的，应当约定仲裁机构和仲裁地点。

选择诉讼方式的，应当在合同中依法约定管辖法院。

第三十二条起草合同时，应当明确违约责任条款。

起草违约条款，凡法律法规已有特别规定的，按规定执行；没有特别规定的，双方协商约定违约金、赔偿金的比例和形式。

第三十三条起草合同时，如果有双方特别约定的其他事项的，如担保、风险转移等，也应当在双方协商一致的基础上，做出明确具体约定。

第三十四条合同起草过程中，合同承办人应当与合同相对方进行充分协商，并就合同各项内容和条款协商一致，形成合同草案。

第四章合同的审核第三十五条公司实行合同审核分工负责的制度。

第三十六条合同主办部门负责对合同相对方提供的资信材料的真实性进行进一步审查，并进行关联交易识别；同级财务管理部门应提供必要的协助。

第三十七条合同主办部门完成合同草案后，应当将合同草案及合同背景说明、相对方资信材料等送交同级合规与风险管理部审核。

第三十八条合规审计部对合同的合法合规性进行审核并出具法律合规意见，原则上应在收到合同草案和相关材料后的3个工作日内出具意见。

第三十九条合法合规性审核按总、公司合同分级审核机制进行。

第四十条对于订单类合同，为提高订单类合同的审核效率，各级合规与风险管理部仅审核订单的标准样本，不再逐一审核具体订单；合同主办部门使用样本订单的，由合同主办部门负责人审核通过后，直接提交用印申请。

使用样本订单的交易，如涉及到关联交易，需上报合同主办部门财务管理部门和合规部。

第三十九条公司财务管理部门对款项支付、结算流程、税务处理、发票开具等财务条款进行审核并出具意见。

第四十条在集中采购合同中，合同需求部门对合同标的名称、数量、品牌、型号、技术参数、送达地点、接收人、工程或服务的范围、内容、服务期限和要求等信息进行审核确认。

第四十一条合同主办部门对同级合规审计部、财务管理部门的修改意见应予贯彻执行；有不同意见的应当以书面的形式进行说明。

第四十二条各级合规审计部如认为上述书面说明仍不能达到合法合规要求的，可拒绝出具同意合同签署的意见。

第四十三条在合同审核中，如出现就合同某些条款相关审核意见与合同相对方无法达成一致时，应当由合同主办部门负责综合平衡、协调处理。

当责任限额、风险转移、限制或放弃权利行使等条款产生争议时，合同主办部门应报公司领导决策。

第五章合同的签订第四十四条各单位负责人是公司对外签订合同的代表人，公司负责人系营业执照载明的负责人。

第四十五条公司负责人可以授权委托代理人以公司名义签订合同。

公司负责人授权代理人签订合同，应当采用书面形式，并规定明确的授权范围和有效期限。

代理人必须在接到公司负责人签发的授权委托书后，方可在授权范围内和授权有效期限内代表公司签订合同。

第四十六条在签订合同时，应当要求对方出具有效的授权委托书。

授权委托书应当作为合同附件或证明文件。

第四十七条公司签字代表应当在合规审计部、财务管理部门和合同需求部门对合同审核通过后方可签署。

第四十八条合同应当根据公司印章管理规定加盖公司印章或合同专用章。

第四十九条网络订单合同的签订由《互联网采购平台管理办法》另行规定。

第六章合同的履行第五十条合同生效前，原则上不得以任何形式实际履行合同。

第五十一条合同生效后，合同主办部门应当按照合同约定全面、及时地行使权利、履行义务。