大型会议会务工作流程清单
大型会议会务工作流程清单
签到
午餐
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
就餐地点指引 指引与会人员到制定地点就餐 茶点 合影 礼品 准时送达 下午茶时间 大合照拍摄 礼品分发
会后会场收拾 会场清理 酒水 车辆 晚宴 清点人数 点菜 晚宴后
宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 宣传报道 宣传报道发布 纪要整理 邮件发布
会议纪要 会议后期工作
会务费用结账 对会务期间发生的费用进行结账报销 报销 组织相关会务人员进行工作总结，梳 后续工作跟进 会务工作总结 理工作流程中出色之处及不足之处 工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟 管理 踪管理
文具
会场
摄影 回程安排 礼品 会后活动安排 人员报到
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 人员报到 直接前往酒店报到 资料发放 包括会议材料、代表证等
部门例会及培训会务工作流程清单
环节 工作模块 设备 会场 工作任务 设备就绪 具体内容 责任人 时间节点 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位 在会场入口处准备好签到表与笔，供 签到表 出席人员签到 资料分发 电脑与网络 茶水 摄影 会议记录 会议当天工作 麦克风 准备好资料，人员签到后发放 查看会场中携带笔记本人数，是否需 笔记本电脑使 要充电器，网线等,通知物业管理处接 用协助 待人员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 会议记录 麦克风传递 就餐确认 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人 致电食堂，确认就餐人数，保障午餐 供应 联系食堂，确保茶点准时送达 告知与会人员茶点摆放点 会后组织全体人员合影 将礼品派发给与会人员 回收并清空会场资料，检查是否有物 品遗忘 将提前准备好的酒水放到车上 确定接送人员的车辆到位 上车、到达餐馆时分别清点人数 根据现场情况点菜（也可提前点好） 晚宴后确保所有人员都能安全到达目 的地 将稿件及照片发送至总裁办企业文化 组，进行宣传报道 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
会务会议工作流程清单
会议负责人
与会人员 会议议程 确定酒店
流程制定
制定流程 准备会议 明确人员分工
资料
准备与收集
会议通知
撰写通知
回执收集
确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录 与会人员通讯录和会务组人员通讯录 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到 一定的文件夹，并告知相关人员；确定会议所需 的几台电脑，并制定专人保管 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋，并准备笔和本 签到的时候发放到参会人员手中 联系酒店，确定房间类型及个数，安排人员住宿 的房间号，询问酒店是否包括早餐 确定到达时间，地点，人员姓名和电话 预订车辆和司机 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员；注明 就餐人数，就餐性质
摄影把关 摄影 现场抓拍
检查会场情况 场内负责人 设备就绪
茶水
茶水供给到位
会中准备
会场收拾
清洁整理会场
提神饮料的准备
准备咖啡
水果 场外负责人 食品
紧急事件
专家会议指引 专家会议 麦克风 Nhomakorabea会议地点指引 会议记录 麦克风传递 就餐地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 带领与会人员到制定地点就餐，提起和主持人沟 通，以整齐的队伍排列进入就餐地点。 会务组人员安排人员就餐，并确定有无饭菜不足 等现象；参与人员离开后，会务组人员用20-30分 钟轮班就餐。 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
会议开展流程
会议开展流程会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。
今天，党课君分享一份会务工作流程指南，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。
一、谋划会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
(一)制订方案。
会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。
会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
(二)明确任务。
在会议筹备阶段，主要有以下任务：1.起草会议通知。
会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。
会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：第一办公楼六楼第三会议室。
2.下发会议通知。
会议通知有电话、短(微)信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。
下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。
二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。
对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。
通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式。
采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。
3.落实参会人员。
统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实。
对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。
4.协调出席领导。
根据会议要求，以当面报告、电话、短信、微信等多种方式，提请领导出席会议。
着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加(部门)人员及议程等。
在会前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。
会议会务工作流程清单
需酒店准备的提前对接好，自己准备的及时安排。
会前音乐激昂，会中舒缓、活泼，会后轻松愉悦。可根据会议类 型具体定音乐风格。
摄影安排 根据需要，自备相机拍摄或请专业机构拍摄
是否安排合影，合影位置、座次提前确定。
会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，按时送达。
礼品选择考虑参会人员、意义、适用性。
通状况。
制定会议预算 整理各项花费，制定预算表，报领导审批。根据需要提前借款。
明确人员分工 制定会务组具体人员分工。
根据人员工作具体情况安排分工表。
撰写会议通知
会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求、会务安排、会 议议程等。
将会议相关内容依次说明清楚，确保通知到每个人。
会议回执收集，确 定参会人员信息、
至少提前1小时到场确认。
会议地点指引 指引领导到指定地点就坐参会，其他人员尽会场入口处放置签到台、签到表，依次签到。
至少半小时到会场门口指引签到，未到人员打电话确认。
笔记本电脑使用协 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知会场
助
服务员协助。
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足 之处
会议布置工作跟进 针对会上确定的各项工作任务进行跟进。
整理通讯录。
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式，制作签到表、通讯 录。
房间确定 制定住宿表，确定房型及数量后，告知酒店。
根据层级安排房型、考虑参与人员的习惯安排具体房间，考虑房 间是否需要摆放茶歇、放置欢迎辞。
机票、车票、车辆 安排
根据参会人员需求，订好车票，安排合适车辆接送。
快餐：确定标准及人数，筛选口碑较好的商家。
大型会议会务工作流程清单
大型会议会务工作流程清单
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组织
人员上车联系车辆到位，
人带领人员上车
观看表演组织入座、
处理、组织出场
组织
人员返程车辆、人员到齐，全送达酒店
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观一汽与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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生产车间及园区
就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观
一汽生产与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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车间及园区
组织
返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场 布置
闭幕
会场 设备、条幅、施座位牌等
摄
影、照相、
人员仍按第一天安
排
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会务工作流程清单表精选全文
如需要应提前准备并调试好课件演示效果
检查会场空调及灯光是否能正常使用 安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其
它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位 确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导
范围；有发言的会议要准备发言席及垫板 按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误
根据与会领导人数确定好数量
按照领导要求在主席台摆放 根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、 稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾
、雨伞等必需品 代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类
证件，专人负责发放 大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制
作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领 签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间 会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到
表，根据他们的职务和所属部门，在县里安排一名领导干部对口接待。负责对与会代表全程跟踪服
务，做好与会代表联络、迎送、导引、纪念品送达、会议信息服务等工作，确保严谨、细致、温馨高效。（3）搞好志愿者服务。①根
其 据季节，提前准备好服装。②请专业人士和有经验的志愿者，进行礼仪培训。③考察现场时每辆车两名志愿者，负责分发车上用品等
合理分流，避免拥堵
宣读会场纪律，引导与会人员按区域、席位牌及时就 座，避免混乱
会场前排就座领导提前就座；与会人员入场结束后，引领在 主席台就座领导由休息室入场
根据实际情况调整话筒音量、位置，多人发言的注意话筒递 送；及时处理好突发故障
录音设备摆放及调整位置
保障正常运行，处理好突发故障
根据实际情况调整空调温度、灯光明暗，处理好突发 故障
南，详细标明会议议程、食宿安排、乘车安排和相关活动安排。
会议会务工作流程清单Checklist.xls
会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订人员报到直接前往酒店报到资料发放包括会议材料、代表证等会议确认会议前期准备就餐形式、地点确定会场接机摄影人员报到会议事由确定回执收集资料接机餐饮设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪3会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位3专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议48:20-8:40电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助1茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关1现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况2专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录2麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人1会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏311:40-12:00午餐就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐411:40-12:00会场、设备准备设备就绪、会场状况设备复查，会场布置412:40-13:10经理会议指引会议地点指引指引与会人员到逸夫楼516参加会议413:20-13:40电脑与网络、茶水、摄影、会议记录、麦克风会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏317:10-17:40招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐417:10-17:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车19:00-19:20观看表演组织入座、紧急情况处理、组织出场20:00-22:00组织人员返程车辆、人员到齐，安全送达酒店22:10-22:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车7:50-8:10参观一汽生产车间及园区与一汽本次活动负责人合作组织参观8:30-11:00午餐就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐11:00-11:20组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车12:30-12:40参观一汽生产车间及园区与一汽本次活动负责人合作组织参观13:00-14:30组织返程组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场14:50-15:20布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等14:00-15:00摄影、照相、茶水、会议记人员仍按第一天安排16:00-17:00会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏17:10-17:30闭幕晚宴就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30会议后期工作宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处摄影会议第一天工作 【11月11日】会议第二天工作 【11月12日】宣传报道会议纪要后续工作跟进会议闭幕活动9:00-11:306:30--8:00观看二人转表演5参观一汽参观伪满皇宫环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理后续工作跟进。
大型会议会务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务
会议名称 会议时间 会议地点 会议确认 会议室预订 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式 、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的 类型，提前致电酒店人员做好准备 电子版资料，包括会议议程、会议指 引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行）
具体内容
责任人
时间节点
是否完成
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、 信息 联络方式 整理通讯录 准备与收集 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及 送货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂 人员 就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人 员，通知物业人员安排茶点摆放处
电脑与网络 茶水 摄影
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会议名称会议时间会议地点会议室预订
根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知
附：资料（参见上一行）
确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）
准备与收集
电子版资料，包括会议使用文档正式
版、会务指引（内部）、通讯录、签到表
储存
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员
印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放
发送邮件
住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领
取
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
表证会议室预订
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系
与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票
礼品会议礼品预订
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助
会后活动安排活动地点及人
数联系活动场所，车辆预订
人员报到直接前往酒店报到资料发放
包括会议材料、代表证等
会议确认
会议前期准备
就餐形式、地点确定
会场
接机
摄影人员报到
会议事由确定
回执收集
资料
接机
餐饮
设备设备就绪
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪
3
会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬
挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
、礼品是否到位3专家会议指引
会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议4
8:20-8:40电脑与网络
笔记本电脑使
用协助
查看会场中携带笔记本人数，是否需
要充电器，网线等,通知物业管理处接
待人员协助1茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关
1现场抓拍
用自备数码相机抓拍会场情况2专家会议
会议记录录音笔录音，人员现场记录2麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人
1
会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
311:40-12:00午餐
就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐411:40-12:00会场、设备准备设备就绪、会
场状况
设备复查，会场布置
412:40-13:10经理会议指引会议地点指引指引与会人员到逸夫楼516参加会议413:20-13:40电脑与网络、茶
水、摄影、会议记录、麦克风
会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否
有物品遗漏
317:10-17:40招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐
417:10-17:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
19:00-19:20观看表演
组织入座、紧急情况处理、组织出场
20:00-22:00组织人员返程车辆、人员到齐，安全送达酒店22:10-22:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
7:50-8:10参观一汽生产
车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
8:30-11:00午餐
就餐地点指引
带领与会人员到华天大酒店中餐厅就
餐11:00-11:20组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
12:30-12:40参观一汽生产
车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
13:00-14:30组织返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼
会场14:50-15:20布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等
14:00-15:00摄影、照相、
茶水、会议记
人员仍按第一天安排
16:00-17:00会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否
有物品遗漏17:10-17:30闭幕晚宴
就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30会议后期工作
宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布
经领导审阅后通过邮件发布
会务费用结账
报销
对会务期间发生的费用进行结账报销
会务工作总结
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处
摄影
会议第一天工作 【11月11日】
会议第二天工作 【11月12日】
宣传报道
会议纪要
后续工作跟进
会议闭幕活动9:00-11:30
6:30--8:00观看二人转表演5参观一汽
参观伪满皇宫
环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成
工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理
后续工作跟进。