★声像档案收集与编制要求(试行)
声像档案资料编辑要求
工程声像档案的编制（一）声像档案质量要求：1、声像档案包括照片、录像带、光盘等载体。
工程声像档案是竣工档案的重要组成部分。
归档内容有：工程开工前的原址、原貌、工程开工及竣工仪式、重要施工工艺和技术制作过程、体现关键部位进度和工作成果、隐蔽工程（如打桩、浇注、地基、桩基、地下管线管网等各个角度拍摄的照片）、施工中重要节点的施工情况、重大事件、建设过程、与工程有关的重要活动等照片和录像。
2、工程照片质量要求图像清晰，对同一拍摄对象能提供不同角度（阶段）的照片。
对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
主题不鲜明可不归档、影像不清晰不要归档。
扫描形成的复制性数码照片一般采用TIFF格式彩色扫描，分辩率一般应在300dpi以上。
数码照片属性里的标题、主题、备注、作者栏目应填写上该照片的文字说明，文字说明要简短、完整、明了，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。
数码照片要刻录在档案专用光盘上存档。
3、工程录像档案必须图像清晰，解说正确。
光盘盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
工程录像档案须刻录成不可擦写档案专用光盘。
4、施工单位负责拍摄本标段工程施工全过程的照片及录像。
整理好后须编写声像档案文件级目录。
（二）照片档案目录的编制：1、题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容。
人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
2、照片号：固定反映每张照片在工程项目分类与排列顺序的一组字符代码，由类目（工程项目代字+标段）、保管期限、件号（在一个目录下的流水号）等组成。
3、格式：类目（工程项目代字+标段）——保管期限——件号（在一个目录下的流水号）。
4、参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
5、拍摄时间：用8位阿拉伯数字表示如2012年3月15日就写成20120315。
6、摄影者：一般填写单位、姓名。
7、文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物（全称）、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。
声像档案的分类、归档范围和整理要求
声像档案的分类、归档范围和整理要求声像档案的分类、归档范围和整理要求一、声像档案的分类1、F1底片2、F2正片3、F2.1建设面貌4、F2.2人物类5、F2.3会议类6、F2.4参观视察类7、F.2.5业务活动类8、F2.6荣誉类9、F2.7文体活动类10、F3录音带11、F4录像带12、F5磁盘13、F6光盘二、声像档案的归档（一）归档范围1、凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应归档保存。
2、根据国家档案局《照片档案管理规范》及市档案局有关声像档案归档的要求。
声像档案归档范围及保管期限为：序号属类名称内容保管期限 ??1 建设面貌类本单位建设面貌的声像信息材料（包括：地理概貌、城乡建设、工程项目、名胜古迹、自然风光、办公环境等）永久 ?2 人物类本单位历任领导班子照片（单人照）永久 ?3 会议类各种重要会议的声像信息材料永久/长期 ?4 参观视察类上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、检查工作的声像信息材料永久/长期 ?5 业务活动类本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料永久/长期 ?6 荣誉类被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的荣誉实物的声像信息材料(将实体拍成的照片) 永久 ?7 文体活动类本单位组织的各项文娱体育活动的声像信息材料长期 3、编制本单位声像档案的归档范围。
为了确保本单位声像信息材料的完整、准确、系统。
各单位都要根据本单位实际情况制定声像档案归档制度和保管期限表。
归档制度包括归档的范围、时间和要求，并明确有关人员的职责。
三、声像档案的整理（一）照片档案的整理△底片档案的整理1、整理要求：（1）底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，并将底片号完整的写在底片册对应的位置及底片袋上，装满一册为一卷，每一卷底片编一个流水张号。
底片不需制作目录。
（2）底片与照片应分开存放。
2、编底片张号（机关档案）F1—1（1）?底片张号（一本底片内编一个流水号，从1?起开始编）F1—1（1）??底片案卷号（从1起编）F1—1（1）??一级属类（照片类代号）F1—1（1）??大类代号（声像档案）3、编底片册号（案卷号）F1—1??第一卷（底片册号，从1起编）F1—1??一级属类（底片类代号）F1—1??大类代号（声像档案代号）?4、填写底片册封面、背脊（机关档案）?封面格式：全宗名称：广州市海珠区XX局题名：底片全宗号 50 档号 F1-1 目录号 ? 起止张号 1～年度 2006～保管期限长期 ??脊格式：全宗号 50 目录号 ? 年??度 2006～类??别底片档??号 F1-1 ?△照片（正片）档案的整理1、照片分类：按内容分类（一般分七大类见归档范围），每类设一册或若干册，按时间先后顺序，装满一册为一卷。
工程声像资料收集、归档规定
工程声像资料收集、归档规定第一篇：工程声像资料收集、归档规定工程声像资料、电子档案收集及归档管理规定工程照片、声像资料档案的完整、成套并保持各阶段之间的有机联系。
是真实反映工程施工情况必不可少的技术资料。
为使工程处承建工程施工过程能做到及时、系统、全面的进行图片及声像资料的收集归档，使工程相关资料更完善，易查找及达到资料的可追溯性。
要求工程处承建的工程项目的照片及声像资料档案拍摄，必须按工程施工进度以单体工程为主顺序进行跟踪拍摄、整理、编辑制作形成完整的工程档案。
图片资料由工段（项目部）或项目管理组负责完成，根据施工进度每周四送交质量管理部存档。
声像资料可根据施工进度情况，结合是否评奖进行拍摄。
须进行扫描的书面资料送交综合办进行扫描存档。
具体需完成电子存档的文件内容如下：一、工程照片档案收集内容（一）工程前期：建筑物、构筑物工程建设前原貌：建设前地块原貌及多个不同角度（面）拍摄全景、中景、远景。
基础开挖前原有的情况，施工现场周围环境。
（二）工程方案论证及评选活动实况：主要专家评述、领导讲话、方案优选、定论等。
（三）建筑物、构筑物基础工程：打桩作业，桩基形式，地基处理，桩基测试，破桩情况，桩基钢筋绑扎，地基验槽，基础梁分布，基础结构隐蔽，钢结构地脚螺栓埋设，砼浇灌拆模后的情况等（其中每个部份必须有全景、中景、近景）。
应包含；（1）建筑物定位放线后的形状及处理情况。
A：桩基施工情况；（包含开挖土方、钢筋笼绑扎、桩混凝土浇注）（2）地基基础类型及施工工艺。
A：基础承台、地梁钢筋绑扎、模板支设；——承台、钢筋、模板、测桩；B：基础施工完后混凝土的观感效果；——梁、柱、板效果，节点大样；（四）建筑主体结构：地上建筑物层面的每一层平面、立面及层面（结构相同的可隔3层拍摄一次）、屋面防水层、消防设施、给水设施、钢结构柱、钢结构梁与柱、梁与梁之间连接等。
小区建设中采用相同图纸施工（单体）的可选取一栋作为代表，但必须全面反映该栋建筑施工情况（其中一层平面必须有全景、中景）。
声像档案整理基本要求
声像档案整理基本要求照片档案的整理一、照片分类：照片(正片)档案按问题分类。
问题类号问题内容1．单位建设面貌（建设面貌类）2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类）3．重要会议（会议类）4．生产技术和职能活动（业务工作类）5．视察参观交流（参观视察类）指主管上级、中央、省、市领导到本单位的活动6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类）包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如营业执照、资格证书）等实物拍成的照片。
7．文娱体育活动（文体类）8．（重大活动）二、正片的整理及其案卷编号：（一）、照片的整理要求：1．照片要组成案卷（保管单位）。
2．案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
3．档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
4．说明格式正确，项目齐全，准确揭示照片内容，反映整理情况。
5．案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
6．有完整的、符合标准格式的案卷目录。
（二）、组卷与编号1．组卷：按“问题——年度”方法组卷方法：首先将每一类照片按年度分开，依时间顺序将每一张照片编上档号装入照片册，填写目录。
2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式：正片分类代号+案卷号+张号G1.2.3—1（1）第一张第一卷照片分类代号（重要会议类代号）每一张正片背面要贴上档案号张号：是指同一个卷内照片的流水编号，同一案卷内张号不能重复。
即：（1）-（N）案卷号：是同一分类案卷的流水编号（三）、卷内正片的排列1．同一个卷内正片是同一年度形成的同一类问题的照片，只需要按其形成时间先后排列；2．同一个卷内正片是若干年度形成的同一类问题的照片，应该先按年度顺序分开，再按照片具体形成时间先后排列。
（四）、编写文字说明1、总说明：每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。
总说明应将本组照片反映的时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等形成一个简介，还要写明本组照片的张数和起止张号。
要求书写统一规范，文字简洁、语言通顺、一般不超过200字。
声像档案管理制度
第一章总则第一条为了规范声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全，充分发挥声像档案在记录历史、服务社会、传承文化中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有声像档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
第三条声像档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家档案法律法规和政策规定，规范声像档案管理工作。
（二）全面性原则：全面收集、整理、保管和利用声像档案，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：保证声像档案内容的真实性、准确性和完整性。
（四）安全性原则：采取有效措施，确保声像档案的安全。
（五）服务性原则：充分发挥声像档案的作用，为各项工作提供有力支持。
第二章声像档案的收集与整理第四条声像档案的收集应当遵循以下要求：（一）按照国家档案法律法规和政策规定，及时、全面地收集声像档案。
（二）明确声像档案的收集范围、内容和标准。
（三）建立健全声像档案收集制度，确保声像档案的收集工作有序进行。
第五条声像档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照声像档案的类型、内容和时间顺序进行整理。
（二）对声像档案进行编号、分类、编目，建立目录索引。
（三）对声像档案进行数字化处理，确保声像档案的长期保存和利用。
第六条声像档案的归档应当遵循以下要求：（一）归档的声像档案应当完整、准确、安全。
（二）归档的声像档案应当按照档案管理要求进行分类、编号、编目。
（三）归档的声像档案应当及时、准确地移交到档案部门。
第三章声像档案的保管与利用第七条声像档案的保管应当遵循以下要求：（一）按照声像档案的保管要求，选择合适的保管设施和条件。
（二）建立健全声像档案的保管制度，确保声像档案的安全。
（三）定期对声像档案进行检查、维护，确保声像档案的完好。
第八条声像档案的利用应当遵循以下要求：（一）根据声像档案的性质、内容和保管要求，合理确定声像档案的利用范围。
关于对声像档案整理基本要求的通知
关于声像档案资料收集整理规范化要求的通知各驻地办、项目部、指挥部各部门：声像档案的收集、整理、归档和移交应符合《照片档案管理规范(GB/T11821—2002),《磁性载体档案管理与保护技术规范》(DA/T15—95) ，湖北省档案局关于印发《湖北省照片档案规范管理指导意见》的通知”等有关标准的要求。
大随项目声像档案是整个建设过程中，从原貌、施工、竣工验收等一系列活动中直接拍摄的照片、录像等形式有价值的历史记录。
做好每一项工程所拍照片，每一盘光盘，每一个镜头拍摄现场记录整理归档，是我们者义不容辞的责任，各参建单位要抓紧时间，责任到人，同步开展竣交工资料整理工作，按照总体计划推进工作，为项目的交、竣工验收创造条件和为后期查阅和利用提供方便，防止差错。
一、照片档案的整理要求：㈠照片档案的整理应遵循“三个有利于”(即利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,有利于提供利用)的原则。
采用数码照相机拍摄的照片归档，在硬盘、光盘等磁性介质上保存的同时，应从有归档价值的照片中选取有代表性的部分冲洗成银盐影像照片6英寸规格整理归档。
按要求进行收集、整理、归档，同时归档的照片应刻录成光盘保存，而且照片与光盘内容必须一致，光盘必须统一转换为JPEG、TIFF格式移交。
㈡照片分类及归档内容数码照片档案归档以册为单位保管，包括照片档案册内目录、照片、底片、照片档案说明和备考表。
档号由分类号、案卷号（册号）、保管期限、张数组成。
并按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。
每一个年度建立一个名称为日期的文件夹。
文件夹下存放数码照片文件，每张照片并附带详细说明。
大随项目照片按以下五类排列顺序（为简化整理工序，对这五类不用编档号，只要求按时间（重要程度）和排列顺序组卷装盒存档）。
①开工前原貌；②基础工程；③主体工程；④竣工后新貌；⑤其它方面。
①开工前原貌：原址、原貌及周边状况；重要建（构）筑物；拆迁情况。
②基础工程：基础异常情况技术处理、土壤岩样分析过程等情况；建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；建筑物位移、沉降、变形及处理。
高校声像档案管理制度
第一章总则第一条为加强高校声像档案的管理，确保声像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合高校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于高校内部所有声像档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作。
第三条声像档案是指以声音、图像、视频等形式记录的高校教学、科研、管理、文化活动等信息的载体，包括录音带、录像带、光盘、数字影像等。
第四条高校声像档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保声像档案的全面收集和完整保存；2. 真实性原则：保证声像档案记录的真实性和可靠性；3. 安全性原则：确保声像档案的物理安全和信息安全；4. 有效性原则：提高声像档案的利用率，服务于高校各项工作。
第二章职责分工第五条高校档案管理部门是声像档案工作的主管部门，负责以下工作：1. 制定声像档案管理制度；2. 组织开展声像档案的收集、整理、鉴定和保管工作；3. 组织开展声像档案的数字化工作；4. 组织开展声像档案的利用工作；5. 指导、监督各部门声像档案工作。
第六条各部门负责人对本部门声像档案工作负总责，具体职责如下：1. 组织本部门声像档案的收集、整理、鉴定和保管工作；2. 确保本部门声像档案的完整性和安全性；3. 配合档案管理部门开展声像档案的数字化和利用工作。
第七条各部门工作人员负责以下工作：1. 按照规定收集、整理、鉴定和保管本部门声像档案；2. 配合档案管理部门开展声像档案的数字化和利用工作；3. 遵守声像档案保密规定。
第三章收集与整理第八条声像档案的收集应遵循以下原则：1. 有计划、有重点地收集；2. 收集与高校工作相关的声像档案；3. 收集具有历史价值、学术价值和实用价值的声像档案。
第九条声像档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照声像档案的内容、形式、时间等进行分类整理；2. 编号归档：为每份声像档案编制唯一编号，并归档；3. 编制目录：编制声像档案目录，方便查阅。
声像档案管理制度
一、目的为了规范声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全，充分发挥声像档案在记录历史、服务现实、促进发展中的作用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位及所属部门、单位形成的声像档案的管理工作。
三、管理职责1. 档案管理部门负责声像档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用等工作。
2. 各部门、单位负责本单位声像档案的收集、整理、归档和移交工作。
3. 任何单位和个人不得擅自销毁、转让、出借、复制声像档案，确需使用的，需经档案管理部门批准。
四、声像档案的收集1. 声像档案的收集范围包括：政治、经济、文化、科技、教育、卫生、体育、社会事务等方面的照片、录音带、录像带、影片、唱片等。
2. 收集声像档案时，应注重收集具有历史价值、代表性和典型性的资料。
3. 声像档案的收集应遵循以下原则：（1）完整性：收集的声像档案应完整、系统，避免遗漏。
（2）准确性：收集的声像档案应真实、准确，不得伪造、篡改。
（3）代表性：收集的声像档案应具有代表性和典型性，反映我单位及所属部门、单位的历史发展。
五、声像档案的整理1. 声像档案的整理应遵循以下原则：（1）按时间顺序排列：将同一事件或同一时期的声像档案按时间顺序排列。
（2）按类别分组：将不同类别的声像档案分别分组。
（3）编号：为每个声像档案编制编号，方便查找和管理。
2. 声像档案的整理应包括以下内容：（1）目录编制：编制声像档案目录，包括档案名称、编号、时间、类别、内容等。
（2）声像档案的描述：对声像档案进行简要描述，包括拍摄地点、时间、人物、事件等。
（3）声像档案的数字化：将声像档案进行数字化处理，方便存储、传输和利用。
六、声像档案的保管1. 声像档案的保管应遵循以下原则：（1）安全：确保声像档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故。
（2）适宜环境：声像档案的存放环境应保持适宜的温度、湿度，防止霉变、虫蛀。
（3）防护措施：采取防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。
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声像档案收集与编制要求（试行）
一、收集范围
（一）由建设单位拍摄形成照片档案
1、建设地原始地形、地貌的照片、
2、工程奠基、开工仪式
3、党和国家、省市领导视察工程活动
4、工程建设重要会议、建设中重大事件
5、工程建设的宏大场面
6、工程竣工验收会议
7、竣工后工程面貌
（二）由施工单位拍摄形成照片档案
1、基础：
（1）基础类型涉及的隐蔽分项（含防腐、防水）施工；特殊施工的技术工艺现场。
（2）地基、基础异常情况技术处理。
（3）建筑物位移、沉降、变形及处理。
2、主体：
（1）牵涉主体结构施工的各隐蔽工序及施工过程，如砼施工（模板、钢筋、混凝土灌注）；砌体施工；设备基础一、二次灌浆施工等。
（2）装配式结构：构件制作、吊装、合拢施工过程。
3、装饰、屋面工程：
每一道隐蔽施工过程，如施工前基层情况、各道工序施工情况及完成后的情况。
涉及的内容：砼、砂浆、涂料、防水、保温、防腐施工等。
4、水电管线等主要隐蔽工程施工情况（隐蔽工程指上一个工序结束将被下一个工序所掩盖，无法再次检查的工程部位）。
5、室外工程：道路、地坪、绿化、亮化施工过程情况。
6、安装工程
（1）大型非标设备制作、吊装、就位施工现场情况。
（2）定型设备吊装、安装过程情况。
（3）工艺管道施工现场情况（含焊缝处理、焊接情况等）。
（4）设备、管道涉及防腐、保温工程的施工情况。
（5）采用新材料、新工艺、新技术、新设备施工情况。
7、土建、安装工程中有涉及的重要试验、检测现场情况。
8、工程开工会、图纸会审会、专家论证会、工程验收会等会议情况施工单位亦可拍摄存档。
二、照片档案的归档要求
归档的照片采集形式分为采用感光技术拍摄形成和使用数码设备形成。
本项目统一要求采用数码设备形成数字照片整理归档，归档照片册及存储照片光盘套数为两套。
（一）数字照片采集要求
1、用数码相机直接拍摄形成的数字照片，其像素应在500万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数字照片，其扫描光学分辨率不低于600dpi。
2、归档的数字照片格式为TIFF、JPEC格式。
3、对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应在分辨率不变的前提下，转换成TIFF或JPEC格式，并在备注栏中记载。
4、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
主要照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，未加修饰剪裁。
、
（二）照片档案的整理组卷
1、对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲洗出6寸（15.2cm ×10.2cm）照片装入照片专用档案册，或用照片打印纸打印出5寸（12.7cm ×8.9cm）照片装订成册。
冲洗出的照片，应装入照片档案专用照片册内保存，照片档案专用照片册可由业主提供。
如使用喷墨打印机输出数字照片，应选用质量好的颜料型墨水。
2、开工、交工、竣工、领导视察工地等管理过程照片按事由的时间顺序或重要程度排列。
施工过程中的照片按单位工程、施工工序顺序排列。
反映同一事由的一组照片，按照形成时间顺序排列。
3、单张照片的说明：每张照片应配有题名，照片号，参见号，时间，摄影者，文字说明。
（1）题名：应简明概括，反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
（2）照片号：注明每一张照片在照片册内的排列从“1”开始的顺序编号，一张照片一个照片号。
（3）互见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，无此项内容可不填。
（4）时间：照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。
（5）摄影者：一般填写个人，必要的可追加单位。
（6）文字说明：对题名未及内容作出补充，如主要人物要补充说明
姓名、职务、在照片中所处的位置。
4、大幅照片的说明：
对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。
一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
5、组合照片说明：
（1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可以写组合照片说明，说明可放了本组第一张照片的上方。
采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可从简。
（2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。
（3）同组中每张照片号均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。
组联符合按组依次采用“①、②、③……”，同组中的照片其组联符号相同。
如册内只有一组照片和其他散片时，这组照片的组联符号采用“①”；如册内还有第二组照片时，这组照片的组联符号采用“②”。
组联符号不宜越册，即一组（若干张）关系密切的照片不宜越册保存。
6、照片册卷内目录的填写
照片号：注明每张照片在照片册内的排列从“1”开始的顺序编号，一张照片一个照片号。
摄影者：一般填写个人，必要的可追加单位。
题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示。
页号：填写每张照片在照片册中的页码。
以一组（若干张）照片为单位注录卷内目录题名的，照片号、页号均注录起止号，时间为起止时间。
7、照片册内备考表的填写
备考表项目包括：档号、互见号、本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。
册内备考表应放在册内最后位置。
册内备考表与纸质档案备考表格式相同。
本册情况说明：填写本册照片XXX张，照片XXX组，及其它需要说明的情况。
互见号：填写册内照片相对应照片电子光盘的档号。
8、照片档案总说明：填写本册内照片所反映的全部信息内容及其它需要说明的事项。
（三）照片档案的编目
照片档案以册为保管单位，包括照片档案册内目录、照片、照片档案总说明和备考表。
照片档案的档号由保管期限—册号组成。
Y——1
第一册照片
保管期限
立卷单位先用铅笔编制档号，待项目业主汇总后，再统一正式编制。
（四）归档数码照片刻录光盘的要求
数码照片除了冲洗或打印出纸质照片组成照片册归档，还应刻录刻录CD-R或DVD-R不可擦除型光盘作为数码照片的保存载体。
1、一个合同标段归档的数字照片刻录光盘，可在每张光盘的根目录下建一个文件夹，或按单位工程建数个文件夹，每个文件夹下照片文件，对应一本相片册。
每个文件夹建立一个相应的文件名，如：东南电化搬迁项目厂前区上部工程照片。
在每个文件夹内添加文本文档，格式：*.txt，及数字照片目录（数字照片目录参照纸质照片目录格式）。
文本文档内注录照片档案总说明，内容包括工程项目名称，基本情况，制作单位，制作人，制作日期，保管期限，光盘种类（CD-R、DVD-R）等。
2、按照纸质照片册内目录顺序在文件夹内排列数码照片与每组照片说明文件。
顺序为一张照片说明文件配一张数码照片。
说明文件格式为*.txt，数码照片格式为JGP或TIFF。
例如：1.txt——对应纸质照片册内第1张照片的文字说明
1.JGP——对应纸质册内第1张照片。
2.txt——对应纸质照片册内第2张照片的文字说明
2.JGP——对应纸质册内第2张照片。
3、归档的不可擦除电子光盘装入专用包装壳，包装壳上应贴上标签，注明档号，互见号，光盘内容，施工单位，保管期限。
档号，互见号，保管期限由建设单位填写。
样式：光盘档号：（由项目业主编制）
互见号：（由项目业主编制）
光盘内容：东南电化搬迁项目厂前区上部工程照片光盘
施工单位：福建泷澄建设集团有限公司
保管期限：（由项目业主编制）
三、录音、录像、电子档案的整理与编目
1、归档的录音、录像带，必须图像清晰，声音清楚，并加以必要的文字说明，同时必须是原版、原件。
2、录音、录像带档案以自然盒（盘）为一卷，每盒（盘）的外壳上要贴上标签，注明内容（题名），责任者（单位名称）、摄录时间、地点、保管期限、摄录人等项目。
3、编目：
例1：某内容录音档案
LY——1
第1盒（由项目业主编制）
录音代号
例2：某内容录像档案
LX——1
第1盒（由项目业主编制）
录像代号
照片档案总说明（供参考）
册内文字及照片排列范例（供参考）
题名: 永福东南
电化搬迁项目
110KV总变总承
包项目部总包人
员、施工班组在变
电站现场会议室
召开安全交底会
议
照片号:1
互见号:
摄影时间:20120410
摄影者:陈耀明
文字说明
题名：110KV
变电站施工现
场阴极保护厂
家给总包人
员、施工人员
示范牺牲阳极
施工
照片号：2
互见号：
摄影时间：
20120417
摄影者：陈耀明
文字说明：
册内备考表。