外贸单证缮制

湖南商务职业技术学院毕业设计外贸函电的缮制实操—-以订单函为例姓名：黄丽学号：201103007029院、系：湖南商务职院、人文与旅游系专业：商务英语班级：11级商英4班指导教师：毛春华二○一四年三月十五日湖南商务职业技术学院毕业设计诚信声明本人郑重声明：所呈交的毕业设计，是本人在指导老师的指导下，独立进行创作所取得的成果，成果不存在知识产权争议，除在说明中已经注明引用的内容外，本设计不含任何其他个人或集体已经公开发表过的作品成果。

对本设计的创作做出重要贡献的个人和集体均已在说明中以明确方式标明。

本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。

毕业设计作者签名：黄丽二○一四年三月十五日目录诚信声明 1 页码摘要 1页码作品介绍 2页码设计成果 8页码参考文献 17页码湖南商务职业技术学院毕业设计诚信声明本人郑重声明：所呈交的毕业设计，是本人在指导老师的指导下，独立进行创作所取得的成果，成果不存在知识产权争议，除在说明中已经注明引用的内容外，本设计不含任何其他个人或集体已经公开发表过的作品成果。

对本设计的创作做出重要贡献的个人和集体均已在说明中以明确方式标明。

本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。

毕业设计作者签名：黄丽二○一四年三月十五日摘要外贸函电就是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件。

它是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段，也是各国相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等商务活动的重要媒介。

该作品主要论述了外贸函电的内容、特点、写作格式、基本原则与实际操作流程，下面我将以某些具体的订单涵为例说明在此过程中所遇到的问题及对策。

关键词外贸函电实际操作问题及对策AbstractForeign trade correspondence is an international trade relationship between the two sides due to the business of each other letters. It is our foreign trade relationship and an important means of foreign trade correspondence, and countries to communicate with each other, conduct business, a deal, and business activities of the important media to establish friendly relations of cooperation. It is introduce the connotation and characteristics of business English correspondence, writing format, basic principles and the actual operation process, Below ，I will in some order culvert for example illustrates the problems and countermeasures in the process.Keywords Foreign correspondence actual operation Problems and countermeasures.作品介绍一外贸订单函电产生的背景在国际贸易中，面临很多问题需要贸易双方进行协商洽谈，而国际贸易的全球性，使得贸易双方面临一些不可逾越的限制因素，例如地域方面、空间方面、以及时间方面的限制等等，这些限制因素的存在使得贸易的双方难以顺利进行面对面的交谈，从而在国际贸易的过程中出现很多的问题，阻碍了国际贸易的顺利进行。

随着外贸函电的出现，突破了原来开展国际贸易方面的限制，能够及时有效的进行贸易双方的交流沟通，从而能够促进国际贸易在全球方面开展业务，推动贸易全球化的实现。

外贸函电是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。

外贸函电包括建立客户业务关系，询价，报盘，还盘，订货，接受，签约，包装，装运，支付，结算，保险，商检，索赔，代理及仲裁等到几项特殊贸易形式和经济技术合作。

然而，促使贸易双方能够有效进行贸易合作的手段必然是函电，而使双方开展贸易的前提条件是建立贸易关系，所以此时就需要一封完整的建立贸易关系信，当贸易双方建立关系后就会进行下一步贸易合作，在合作过程中必然会出现很多矛盾需要双方调解，例如价格问题、质量问题等，那么则需要双方进行贸易磋商，（贸易磋商是买卖双方为买卖商品，对交易的各项条件进行协商以达成交易的过程，通常称为谈判。

交易磋商是签订合同的基础，没有交易磋商就没有买卖合同，交易磋商的程序可概括为四个环节：询盘、发盘、还盘和接受。

）继而会出现还盘信函。

（还盘又称还价。

受盘人在接到发盘后，不能完全同意发盘的内容，为了进一步磋商交易，对发盘提出修改意见，用口头或书面形式表示出来即还盘。

还盘是对发盘的拒绝。

还盘一经做出，原发盘即失去效力，发盘人不再受其约束。

）二外贸订单函电产生的过程（一）外贸函电的写作格式商务信函是国际商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具，因此，熟悉运用并正确理解商务信函的写作格式是顺利进行商务业务活动的前提和条件。

其基本要素有信头、日期、封内地址、称谓、正文、结束语、签名及其他。

另外有的书信还有投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

商务信函中最通用的格式－齐头式。

以下为具体注意的地方：1.信头信头位于信纸的中上方，包括公司名称、地址、电话号码、传真号以及公司负责人的姓名等。

信头的设计要美观、简介，如临时打印信头，则寄信人的名称和地址应打在右上角位于日期上面。

正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期。

2.日期事务书信的日期不可漏写。

日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。

月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。

它有两种写法：英式为19th April,2011, 美式April 19,2011.英式写法日在先，月在后，而美式则相反。

3.收信人名称及地址信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。

通常在信纸的左边，低于日期二三行，也可打在信末端左边，在签名下约二至四行处。

收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式。

信内地址写法，英式格式差别较大。

美式写法门牌号前没有NO.字样，后面也没有逗号，而英式写法则相反。

4.称谓事务书信中的称谓应是礼貌称呼。

公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs。

公司行号等商业书信中多用Dear sirs, 英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman 和Dear Gentleman根本不用。

当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要再Sir签名加上Dear，也可写上姓，Dear Sir Lee。

5.正文正文就是信的内容、主体。

正文在称谓下两行开始，正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短些。

正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，写作形式上主要有改良齐头式、缩进式。

6.结尾套语结尾套语相当于文中书信信末的“XX敬上”等词。

通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。

较常见的有：Yours faithfully, Yours sincerely.7.签署签署就是签上发信人的姓名。

一般事务书信常在结尾语下面空五行处签名，其签署格式和规则如下：签署者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出大写的单位名称。

当负责人不在而由经办人代签名时，要加上by、for、per-pro字样。

（二）外贸函电的书写基本原则写作商务信函并不要求我们使用华丽优美的词句。

所以我们需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解我们到底想说的是什么。

需要注意的是：1、口语化每一封信函的往来，都是我们跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以我们需要在信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

2、语气语调由于我们写的信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合我们的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。

这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3、回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。

如果回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

4、标题也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。

5、精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

6、针对性在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。

这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。

外贸函电以其体贴、完整、具体、简洁、准确、清楚、礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要用，目的是索取传递信息，进行有效的交流、处理商务交流中有关事宜，维持良好的业务关系和增进正常的商务往来，具有效率高、经济性与简洁性的特点。

因此，我们必须还要做到7“C”：1.Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。

如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

有句话叫做“过犹不及”。

任何事情，一旦过了头，效果反而不好。

礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。

所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

2.Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。