高校公文处理规定

高校公文处理规定

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高校公文处理规定全文

第一章总则

第一条学校公文是学校在党政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学校规章，施行党政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文处理是机关工作的重要组成部分，认真做好公文处理工作是加强领导、提高机关工作质量和效率的重要环节之一。各级党政负责人、办事机构和公文处理人员，必须重视和认真做好公文处理工作，使之更好地为学校的改革和发展服务。

第二条学校公文处理工作应贯彻党政分开的原则。

第三条公文处理的主要任务是：公文的起草、核稿、签发和印发，公文的办理和传递，公文的管理，公文的立卷与归档，公文保密等。

第四条学校公文处理工作必须贯彻统一领导、分级管理的原则。学校办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校党政公文处理工作，并对各单位、各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门、各单位均应有负责人分工负责公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派、具备有关专业知识。

第五条学校各部门、各单位应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重实效。

第六条学校公文处理必须做到准确、及时、安全。

第七条学校公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第二章公文种类和格式

第八条公文包括：上级部门和校外各单位来文，学校向上级部门和校外各单位的发文，学校向校内各单位的发文，校内各单位向学校呈送的请示、报告等。

学校公文种类主要有：

(一)决定适用于对学校重要事项或重大活动做出安排。

(二)决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

(三)规定适用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(四)办法适用于对某项工作或活动做出具体安排。

(五)公告适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。

(六)通告适用于在学校一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(七)通知适用于学校发布规章，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下属部门的公文，传达要求下属部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

(八)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

(九)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

(十)请示适用于向上级机关请求指示、批准。

(十一)批复适用于答复下属部门请示事项。

(十二)意见适用于对重要问题提出见解或处理办法。

(十三)函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题。

(十四)会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。

(十五)简报适用于反映学校当前发生的重大事项，重要政策，工作进展各方面基本情况。

第九条公文一般由秘密等级、保密期限、缓急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)秘密公文应当在首页文件名称的右上角标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度在首页文件名称的右上角标明“特急”、“急件”。学校办公室对紧急公文应提出办理时限。

(三)发文机关标识应当使用机关全称或规范化简称。联合行文，应将主办单

位排列在前。

(四)发文字号包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

(五)向上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文单位、事由和文种3个部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。向上级机关及平行单位发文，一般只写一个主送机关。如果需要同时与几个上级机关和平行单位发文，可用抄送的形式，不得多头主送和随便抄送。根据文件内容，主送单位一般写在正文前面，抄送单位写在文件末尾。

(八)公文如有附件，应在正文之后成文日期之前，注明附件序号和名称。

(九)成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议通过的事项以通过日期为准。

(十)公文除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

(十二)公文应按照上级机关和《公文主题词表》的要求标注主题词。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印发日期。

(十五)会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期;翻印、转发的文件，应注明翻印、转发的日期和部门。

第十条学校公文格式纸主要分两种：

(一)“中共北京工商大学委员会文件”格式纸：用于以学校党委名义或以党委和行政联合名义发出的公文。

(二)“北京工商大学文件”格式纸：用于以学校行政名义向上级机关呈送的请示、报告等公文;用于以学校行政名义向校内发布的决定、通告、通知等;用于以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十二条向外发出的公文均应加盖北京工商大学公章。向校内发送的文件一般不加盖公章。会议纪要等不加盖印章。印章要盖在发文日期中间偏上的位置，要求上不压正文，下压日期，端正、清晰。使用“中共北京工商大学委员会”和“北京工商大学文件”格式纸的文件，根据印制单位名称加盖公章。

第十三条校发公文排版规格是：

(一)公文用纸天头(上白边)为 37mm ，左侧订口为 28mm ，版心尺寸为 156 × 225mm 。

(二)文字从左至右横写、横排。

(三)发文字号4 号仿宋。

(四)公文标题用 2 号标宋，可分一行或多行居中排列;回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。

(五)正文用 3 号字。其中，标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其它用仿宋。每页排 22 行，每行排 28 字。

(六)“主题词”用3号黑体，主题词用3号标宋，抄送机关、印发机关名称和印发日期用3 号仿宋，签发人、附注、附件用 4 号仿宋，“(共印××份)”用5号宋体。

第三章行文规则

第十四条行文应注重实效。

第十五条公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。

第十六条学校在自己的权限内，可以向上级请示、报告工作;可以同平级和不相隶属单位行文联系工作、商洽问题;可以对下属部门指导工作、交流情况和经

验。涉及学校行政工作的重大事项，校党委可与行政联合行文。校党委、行政一般不与其它校级机构联合行文。

第十七条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。

第十八条学校办公室根据校党委和校行政授权，可以向党政各部门、基层党组织 ( 党总支、直属党支部 ) 、院 ( 系 ) 和直属单位行文。校机关各部门，未经主管校领导批准不得向上述单位发布指示性公文，可在各自职权范围内向下级党组织和行政单位的相关部门行文。各部门下发调研性质的公文，应事先通报主管校领导。

除“会议纪要”、“函”等公文或学校明确授权的情形外，学校办公室之外的学校其他职能部门和各院(系、部)不得对校外单位正式行文。

第十九条请示的公文，一般应一文一事;一般只写一个主送机关，如需同时送上级机关用“抄报”形式，送同级机关和不相隶属机关用“抄送”形式。

“报告”不得夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。

第四章校内公文报送

第二十条校内需报送的公文，应由各部门、各单位主要负责人签字并加盖公章后按组织系统逐级报送，不得越级。无特殊情况越级上报的公文，学校不予处理，也不回复。

第二十一条凡按职责应由学校有关职能部门解决的问题，各部门、各单位应当与归口部门联系解决，不必向学校请示。学校各职能部门对自己职责范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地去解决。确需学校解决的问题，职能部门要事先提出具体意见后报送学校办公室，由学校办公室转呈有关校领导。

第二十二条如需几个部门共同解决的事项，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自答复或处理，若有分歧而不能解决，如实写明各自意见，报送学校办公室。

第二十三条除特殊情况外，校内公文一般由学校办公室呈送主管校领导，不要同时呈送其他校领导，以免重复批示。主管校领导视情况可向党委书记或校长请示进一步处理意见。

第二十四条凡经由学校办公室转办的公文，必须严格登记，注明有关情况，以备催办、督办。

第二十五条为提高工作效率，加快内部请示类公文周转。凡属职能部门可直接处理的问题，应在一周内答复请示单位;需报校领导决定的，也应在一周内交学校办公室，由学校办公室负责转呈主管校领导批示，主管校领导批示后再由学校办公室转至职能部门。

第五章收文处理

第二十六条收文处理工作一般包括签收、拆封、登记、分文、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档、销毁等程序。

(一)收文登记

上级机关和有关部门写明给学校的文电，统一由学校办公室签收、拆封、登记。收文登记后，公文处理人员应根据来文内容和阅读范围分文，贴上“文件批办单”，交由学校办公室负责人提出阅办意见，需几个单位会同办理时，应确定主办单位，并及时送交有关校领导或有关单位阅批或办理。校领导阅批后，应及时将文件分别退回学校办公室，由公文处理人员送承办单位或传阅。

凡是注明“亲收”、“亲启”的文电、给校领导的绝密文电和给各部门的文电，学校办公室经原封登记后，分送给有关校领导或部门处理。出差、出国和参加国际会议带回的重要文件，应交学校办公室机要秘书登记处理。

(二)收文分文

1、属于有关部门职权范围处理的公文，学校办公室应将来文直接转送有关职能部门进行办理。其中上级机关发来的重要文电，先送学校办公室主任阅后，再送校领导阅批，并根据批示送主管部门办理。除特殊紧急情况外，不得直接分送有关部门。

2、各部门、各单位收到学校办公室分办的文件，如发现错分或因情况变化需要改变主办单位时，应立即说明理由，退学校办公室重新分发，不得积压不理或自行转递。

(三)催办

1、学校办公室及各部门、各单位应建立公文处理催办制度，重要的来文和紧

急公文，要提出办理时限，及时催办有关校领导审批文件，一般不超过3天，急件不过夜，特急件要随到随送，随收随办。对文件办理情况要定期检查，由校领导直接批交有关部门、单位处理的文件，由学校办公室负责催办。

2、承办人对所经办的文件，必须抓紧处理，不得积压拖延。各部门、各单位收到的公文，凡有权自己处理的业务事项，一般要在收到公文之日起7天之内办复。如确实需要延长办理时间，应向有关校领导报告，并告之负责催办的人员。必要时应向来文单位说明延缓原因。

第六章发文处理

第二十七条发文处理工作一般包括拟稿、核稿、会签、送签、签发、登记编号、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(一)拟稿

1、一般文稿，按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项就由谁拟稿。

带有方针政策性或问题复杂的重要公文，校领导应亲自拟稿或集体研究提出方案后指定专人拟稿。

涉及到两个以上部门的事项，以一个部门为主，与有关部门协商一致后再拟稿。

2、起草文稿应注意事项：

(1)要符合国家的法律、法规、方针、政策和有关规定，如提出新的政策意见，应加以说明。

(2)要明确行文目的，弄清所办事项的前因后果，根据有关方针和政策在调查研究的基础上，提出切实可行的解决问题的办法和意见。

(3)情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(4)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

(5)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(6)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数、词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(7)必须使用国家法定计量单位。

(8)用词用字应准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。为有利于文件的长期保存，起草、修改、签发文件，一律用签字笔、钢笔或圆珠笔，不得用铅笔。

(9)除综合性通报、报告外，应严格实行一文一事制。

(10)起草公文，应根据内容和行文对象，正确使用公文类别(如：请示、报告、通知、函等)。送领导审核的文稿，应将来文及必要的相关文件附在后面，以便于审核。

3、大力精简文件，反对文牍主义。凡是本部门、各单位有权处理的问题，就不要再请示;凡是不行文可以解决的问题，就不行文;凡是可以用电话联系或面商能办理的事情，就不发文件;凡是对所属部门、单位无指导和参考价值的文件，就不转发。如确实需要转发的文件，除上级的决定和规章制度一类的文件外，一般不要原文照转，应结合实际提出具体贯彻执行或办理的意见;一些没有存档价值而又需要答复的文件，可在原件上批复。印发文件，应严格控制份数，避免浪费。各种专业会议发文要少而精，讲求实效。专业会议纪要，一般不以学校名义印发。如需要以学校名义印发的，须经主管校领导批准，文字要简短，一般不超过20xx 字。

(二)核稿

1、文稿审定是提高公文质量的重要环节。经办部门负责人都必须认真审核，不成熟的文稿不出手。未经本部门负责人审核把关的文稿，不得送交学校领导签发，学校办公室也不予接收。

2、核稿的责任和要求

(1)是否需要行文，以什么名义行文。

(2)文稿内容是否符合国家的法律、法规、方针、政策和有关规定，与当前中心工作和其它有关文件有无矛盾或脱节。

(3)文稿中提出的措施、办法和要求是否明确具体，切实可行，文字表述、文种使用和公文格式是否符合本文的有关规定，主抄送单位、密级是否恰当。

(4)涉及其它部门的问题是否协商一致并是否会签，如不一致，是否已把不同的意见如实反映。

(5)在不有损原意见的情况下，核稿人对文稿可进行删节和文字加工。属于内容方面的重要修改，要先问明情况后再修改，修改后的稿子应征得部门负责人同意。内容紊乱、文字冗长需要做较大修改的文稿，在提出意见后，由经办人进行修改。涂改和勾划较乱的文稿，应由经办人负责打印清楚后，再送校领导审批。

(6)凡不符合核稿条目中有关规定的文稿，应退给经办人，由其按规定办理后再核。

(7)报送上级的公文或要求上级领导同志出席会议、开幕式等活动的请示，一般向办公厅(室)呈报，不直接送领导本人。

(8)经过审核的文稿，核稿人应在文稿上签字和写明核稿日期。

(三)会签

公文内容涉及两个以上部门时，主办部门应送有关部门会签或联合行文。需要会签或联合行文的文稿，不论是校内还是校外单位之间，均需经主办部门负责人核签后，由经办人直接送至另一部门，以便当面商量解决问题，加快处理时间。校内各部门会签文稿，印发前要事先面商，如有不同意见，应认真协商解决，取得一致意见后再送校领导签发。

(四)签发

1、凡以北工商党发、校发名义发出的公文，由经办部门主要负责人审核签署意见后，应送交学校办公室复核，再送学校党委书记或校长签发。

2、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

(五)缮印和用章

1、缮校好的一切文件，必须符合规定格式，字迹清楚无错，整洁美观，份数准确。

2、公文在缮校过程中，如需修改原稿时，应与部门核稿人取得联系。如属于

内容方面的重要修改，应由部门核稿人请示原签发人同意。缮印人员如对文稿有疑问，应与核稿人联系，不得随意处理。

凡有复印机的部门，要指定专人管理使用。对复印机密和内部文件，要严格批准手续。

上级机关的发文，除规定不准复印的以外，经学校办公室主任批准，可以复印、转发。

3、以学校和各部门名义的发文，均由拟稿人负责校对、装订和分发。校对文件要认真，确保质量。为了明确责任，校对人应在校对的文稿上签名。

4、公文盖章时，必须检查底稿是否经过有关校领导人签发，需要会签的文稿是否已会签，联合发文的部门名称、签发人、落款是否已标明等。公文盖章只限于发出的公文和存档的公文，留作他用的公文不盖章。

(六)发文

1、发文要详细登记，包括：收到日期、发文字号、标题、发送部门、文件份数、附件、发文日期等。一般发文1～2天内发出，急件随到随发。

2、发文时首先要检查文件签发、盖章等项是否齐全，发送单位、文件份数是否清楚、准确，然后逐项登记，并在分发时加以核对，防止出现差错。急件和密件要加盖急(密)件戳。重要文件要挂号发出。绝密和机要文件通过机要交通局发出。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级文件不得利用计算机、传真机传输。

3、重要的电话通知、报告、请示、合同、协议，应同公文一样进行登记和处理。发出的重要电话内容要留底稿，收到的重要电话内容要做记录并及时报告主管校领导，及时处理。

第七章公文立卷、归档和销毁

第二十八条公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》、《北京工商大学文书档案工作实施办法》和文书立卷归档工作的要求，及时将公文定稿、正本和有关材料送交拟稿部门整理立卷、归档。凡是学校工作活动中形成的具有保存价值的材料(包括：收发电报原稿、电话记录、领导讲话、简报、工作总结、报告、统计、报表、图纸、出差、开会带回的文件材料、财务账册、调查研究材料、专

题报告、出国考察材料、照片、影片、录音、录像等)都必须立卷归档。其它部门和个人不得保存应当存档的公文及材料。干部调动时应将保存的公文送交所在单位公文处理人员。

第二十九条归档的案卷，应符合下列要求：

(一)应归档的公文，材料要齐全、完整。

(二)公文和电报应按其内容的联系，合并整理、立卷，绝密文件应该单独立卷。

(三)归档的公文，其材料应该按照特征、历史联系和价值，分类整理、立卷。案卷标题要简明确切，便于保管、查找和使用。

(四)联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其它部门保存复印件。

第三十条公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复制证明章，视同正式文件妥善保管。

第三十一条立好的案卷，要根据案卷性质、内容，由办文部门按照上级关于文件档案保管期限，确定保管期限，填好封面，编好目录，按照集中统一管理的规定，定期向档案室移交。

第三十二条没有存档价值和查存必要的公文及材料，经过鉴定和主管校领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销。

第八章附则

第三十三条本《规定》由学校办公室负责解释。

第三十四条本《规定》自下发之日起执行。过去有关公文处理的规定，与本《规定》不一致的，以本《规定》为准。