费用报销程序及注意事项

XXXX有限公司

借款及费用报销（财务制度第七章）补充说明

一、为进一步完善财务管理，严格执行公司财务制度，特制定本补充说明。

二、基本程序

1、各类费用及借款的标准限额仍参照财务制度第七章有关规定。

2、凡报销、借款，需分别填写《支付证明单》或《差旅费报销单》、《借

款单》，所列项目应填写清楚。其中，大小写金额不得涂改、刮擦；

3、填写单据后由证明人签名，交各部门总监审核后，递交财务审批，再递

交总经理批准后方予报销，超出总经理权限的需董事长审批后方予报销。三、注意事项

（一）报销人应将发票及相关附件按类逐张整齐地粘贴在票据粘贴单上，完整规范填写相应的报销单。具体要求为：

1、报销票据背面须有经手人签字；

2、支付证明单：按事类逐项逐件填写部门、事由、金额等，写清大小写金

额；所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲帐的应注明借款人姓名、金额及时间；

3、差旅费报销单：按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的

时间、车船费等合规的费用，因出差发生的费用填在旅费报销单中“其它”费用项上，注明出差事由，随行人员及借款情况；

4、上述费用报销时若有事先借款，应在报销单上注明。

（二）报销人应提供真实的、合规合理的单据且手续齐备方可报销，具体

要求为：

合规合理的票据是指由税务部门或相关主管部门批准的国家正规发票等。发票上要加盖发票专用章或财务专用章，填写清楚。每张发票应注明经手人、证明人及用途。如确无法取得正规发票的，由经办人书面证明，按报销审批权限范围，由有关领导签署意见。验收手续齐全后方可报销。

四、报销审批具体要求为：

1、部门总监审批原则：坚持“真实、合理”的审批原则。

2、严格按照流程逐级审批。

五、报销人在出纳柜台办理业务的具体要求为：

1、报销人须持复核人员签字后的“支付证明单”到出纳柜台领取现金或开据支票；

2、报销人须在“支付证明单”上“受款人”处签名；

3、如需开具支票，报销人须在开据支票存根联上签名；

4、报销人领取现金，请在柜台处当面点清，离柜台后责任自负；

5、报销人办理转帐或电汇所提供的收款单位名称、帐号及开户银行，一定要准确无误。因报销人提供的数据有误，造成退汇等情况，第二次汇出时由责任人自付汇兑费用；

6、报销人持以出纳人员开据的转帐支票、电汇单等银行结算票据，原则上由出纳人员送达银行，若报销人员因故急需，可自已送达，但一定要在三个小时内办理完毕，并将结果告知出纳人员，不得延误，以便出纳人员及时与银行对帐；

7、凡发放各种补贴等的发放清单，由财务部门指定专人发放。

六、用款数额较大者应事前告之，具体要求为：

为保证各部门用款，如一次性需经费数额较大，必须事先向财务部门报用款计划，以免影响工作。其中一次性需10万元以上用款，应提前5个工作

日报用款计划，10万元以下5万元以上用款，应提前3个工作日报用款计划，5万元以下用款，应提前1个工作日报用款计划。

七、借款审批程序：

各类借款，必须先到财务部领取《借支单》，填写好该单后，按限额规定先经各部门总监审批，财务总监审批，再由总经理或董事长批准后，方予借支。

八、出差差旅费报销

1、借款出差人员回公司后，应在5天内到财务部办理报帐手续；

2、根据出差人员事先整理好的报销单据，经部门总监审核后，到财务部先由主管会计对单据全面审核，然后由财务部总监审核，再由总经理或董事长批准后，方予报销。

九、招待费报销

1、招待费开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效的支出接待费用；

2、各部门总监必须严格审核每次接待费用的开支；招待费的标准

3、报销时需填写“业务招待费汇总表”注明接待日期、金额、招待单位、招待人数、招待地点及证明人签名等，再填写“支付证明单”；经部门总监审核后，到财务部先由主管会计对单据全面审核，然后由财务部总监审核，再由总经理或董事长批准后，方予报销。

4、报销招待费用必须取得正规发票。禁止虚报餐费行为，一经查明，报销人、证明人及部门负责签章人负同等责任。

十、路桥费油费及修理费报销：

报销路桥费等费用，必须先填写“车辆费用开支明细表”，并注明费用发生日期、地点、金额等项目，再填写“支付证明单”，由行政部门审核后

再交财务部主管会计，财务总监，总经理的流程审批。

十一、物品采购及其他费用报销

物品采购报销，必须先填写“购买用品明细表”，经部门总监审核，总经理或董事长审核后，递交行政部统一采购。