专业秘书与行政助理
2-行政助理和秘书的区别_秘书和助理哪个大
行政助理和秘书的区别_秘书和助理哪个大对于行政助理和秘书的区别，秘书和助理哪个大的问题，今天乔布简历的小编就来给大家说一说这些问题。
关键词：行政助理和秘书的区别，秘书和助理哪个大秘书作为一份传统的职业，它的工作内容是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人来处理日常的工作。
秘书的工作其实相当繁琐，大致有以下几项：1、接听电话，收发与回复日常的邮件；撰写会议通知、会议记要、日常的信件和工作报告，进行会谈、会务的安排；安排商务旅行，并做好预订工作；2、将信件及其他的记录归档；要备份信件及其他文档；以及接待访客；3、采购、分发和管理办公用品等。
秘书工作的范围十分广泛，既算是业务人员，也算是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率会直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书这一岗位的重要性。
对其的知识要求，一般企业会要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有写作、档案管理、财务会计等基本知识，还需要有一定的外语基础。
行政助理的所属部门是行政部，行政助理主要是协助行政经理来开展工作。
行政助理的工作内容是以公司运营保障为主，工作内容虽较多元化，但也比较基础。
1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理、各项规章制度监督与执行3、参与公司绩效管理、考勤等工作、奖惩办法的执行、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务、会务安排4、负责公司快件及传真的收发及传递、参与公司行政、采购事务管理、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作5、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作行政助理和行政秘书的岗位分工不同，但二者相互协调的工作，细致来说的话行政助理比行政秘书大。
行政助理和秘书的区别是什么
行政助理和秘书的区别是什么在现代社会中，行政助理和秘书是组织和企业中不可或缺的角色。
尽管这两个职位在某些方面存在一些重叠，但它们在职责和职能上有着明显的区别。
本文将探讨行政助理和秘书之间的区别，以便更好地理解这两个职位的特点和要求。
一、职责范围行政助理的职责主要集中在协助管理层进行日常行政工作。
他们负责安排会议、处理文件、策划行程、协调内外部沟通等。
行政助理通常会与各个部门的人员进行密切合作，以确保组织的日常运营顺利进行。
而秘书的职责则更加广泛。
秘书负责组织和管理文件、记录会议纪要、安排行程、策划活动、处理来访者等。
秘书往往是高层管理人员的得力助手，需要具备出色的组织能力和沟通技巧。
二、沟通与协调能力行政助理和秘书在沟通和协调方面都扮演着重要的角色。
然而，秘书在这方面的要求更高。
秘书需要与内外部的各个利益相关者进行有效的沟通，包括高层管理人员、客户、供应商等。
他们需要能够以专业、礼貌和高效的方式处理各种沟通需求，并确保信息的准确传递。
行政助理虽然也需要具备良好的沟通和协调能力，但他们通常更多地与内部员工进行沟通，以满足各个部门的需求。
他们需要与团队成员合作，确保信息的流畅传递，协助解决问题和处理日常事务。
三、决策与问题解决能力秘书和行政助理在决策和问题解决方面的职责也存在差异。
秘书通常需要在没有高层管理人员的直接指导下，独立做出一些日常决策。
他们需要具备良好的判断力和决策能力，以便迅速解决问题并推动工作的进行。
相比之下，行政助理更多地是在高层管理人员的指导下工作。
他们负责协助管理层做出决策，并提供必要的支持和建议。
行政助理需要具备分析问题和制定解决方案的能力，以确保组织的目标得以实现。
四、专业知识与技能行政助理和秘书在专业知识和技能方面也有一些差异。
秘书通常需要具备广泛的知识和技能，包括文件管理、会议组织、项目管理、沟通技巧等。
他们需要熟悉各种办公软件和工具，并能够高效地处理各种任务。
行政助理则更多地需要具备特定领域的专业知识，例如财务、人力资源、市场营销等。
专业秘书助理系列主管类型
职责概述
高级私人助理负责协助公司高管或高级管理层处理日常事务，包括安排行程、管理 时间表、处理邮件和文件、协调会议等。
他们需要具备高度的组织能力和协调能力，能够高效地处理多项任务，并确保所有 事务都得到妥善处理。
高级私人助理还需要了解公司业务和战略，以便更好地协助高管做出决策和解决问 题。
技能要求
技能要求
出色的组织和计划能力
能够高效地安排和管理多项任务和活动。
熟练的办公软件操作能力
如Word、Excel、PowerPoint等。
优秀的沟通和协调能力
能够与不同层次的人进行有效沟通，协调各 方利益。
细致的观察和应变能力
能够及时发现并处理问题。
职业发展路径
初级行政秘书
负责日常行政事务，积累工作经验。
高级商务秘书
负责全面的商务秘书工作，包 括高级别的会议组织、客户接 待等，并开始承担一定的管理 职责。
主管级商务秘书
负责整个商务秘书团队的管理 和协调工作，具备更全面的组
织和协调能力。
03
法务秘书
职责概述
法律咨询与合同审查全面审查。
法律文件管理
负责整理、归档和保管公司法律文件，确保文件的安全和保密。
文件和资料管理
负责整理、归档和保管商务文件和资 料，确保信息的安全和保密。
客户接待和沟通
协助公司领导与客户进行沟通，安排 客户来访的接待工作。
技能要求
优秀的组织和协调能力
能够高效地安排和管理多项任务，具备良好 的时间管理和组织能力。
良好的沟通和表达能力
能够清晰、准确地传达信息，具备优秀的口 头和书面表达能力。
中级行政秘书
负责更高级别的行政事务，如管理团队或项目。
浅谈秘书职业与助理职业的异同
SECRETARY ’S COMPANION理论探讨□漆前飞陈鸿秀随着社会的发展，各领域各机构人员的分工愈加细化。
对于管理工作而言，分工合作是保证工作高速有效运转的基本前提。
当前，管理部门的辅助人员呈现出多层次化的倾向。
以前决策者的辅助人员多为秘书人员，信息化时代到来后，一些新型行业的主管（包括金融、物流、娱乐等）或规模较大的单位的领导，面对繁杂的工作事务，迫切需要秘书、助理甚至助手的内外协作、辅助管理。
一、“秘书”与“助理”的概念秘书，简单地说，是指以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者或雇主实施管理的人员。
“秘书工作者应具有过硬的文字写作功底、良好的口头表达能力、干练的综合办事能力、较强的组织协调能力、丰富的专业知识以及不断创新的精神。
”①常崇宜先生从秘书的特殊属性出发，将秘书定义为“从事信息性、事务性或技术性工作，近距离辅助领导决策与管理的职员”。
②这里表述为“信息性、事务性或技术性工作”，表明秘书从事的无非是这三大类性质的工作，是对秘书工作的高度概括，适用于各类地区、各种情况的秘书。
之所以使用“技术性”的提法，是由于当今时代任何秘书都需要掌握电脑技术，通晓电子政务（商务），专门从事技术性工作的秘书人员越来越多。
“近距离”即“近身”的意思，由于“近身”一词易使人联想到古代的“宦官型秘书———太监”，进而产生人身依附的联想，所以使用了“近距离”的提法。
“辅助决策与管理”，体现了秘书工作的本质属性———辅助性。
过去谈辅助决策者多，谈辅助管理者少，其实决策与管理都是领导的职责，二者不宜分开。
秘书的全部工作就是为领导决策与管理服务。
“领导”包括单数的领导个人与复数的领导班子，也包括民营企业的负责人。
这一定义可以说全面精当地诠释了当代秘书的职能定位与工作性质。
吴静则提出了“新形势下秘书人员更需要加强沟通协调能力，对领导提供优质的服务，还要与职能部门密切合作，为人民群众排忧解难，为单位出谋划策”③的观点。
助理跟秘书的区别
助理跟秘书的区别助理和秘书是办公室中两个常见的职位，虽然有些职责可能有所重叠，但它们在职位定义、职责范围和技能要求等方面存在一些区别。
下面将着重讨论助理和秘书的区别。
1. 职位定义和名称：助理的职位名称通常以“助理”为主，例如行政助理、高级助理等。
助理的主要职责是协助上级完成工作任务，提供支持和帮助。
秘书的职位名称通常以“秘书”为主，例如行政秘书、行政助理等。
秘书的主要职责是负责管理日常事务和办公室的流程，协助上级进行组织和协调工作。
2. 职责范围：助理的职责范围通常更为广泛，包括但不限于提供行政支持、制定计划、组织会议等。
助理可能需要处理更复杂和高级的任务，需要更全面的知识和能力。
秘书的职责范围通常更为具体和专注，包括但不限于管理行政事务、接听电话、维护日程安排、处理文件等。
秘书需要更强的组织和沟通能力，以及细致和耐心的工作态度。
3. 技能要求：助理需要具备一定的专业知识和技能，例如办公软件的运用、项目管理、报告撰写等。
助理通常承担更多的决策和执行工作，需要有较强的分析和解决问题的能力。
秘书需要较高的组织和协调能力，熟练掌握办公软件和办公设备的使用，能够处理文档、安排会议、解答电话和邮件。
秘书通常承担更多的日常事务处理和纪要记录工作。
4. 上下级关系：助理一般直接向上级领导汇报，负责协助上级完成日常工作。
助理的工作范围可能更灵活，需要根据上级需求进行工作调整。
秘书一般直接向上级领导或者办公室主管汇报，负责管理日常办公事务和上级日程安排。
秘书的工作范围更固定，更多地是按照规定的流程和程序进行工作。
5. 职位等级：助理的职位等级通常相对较高，需要具备较高的学历和经验。
秘书的职位等级通常相对较低，入门门槛相对较低，可以作为初级职位进入办公室工作，逐渐积累经验。
总体而言，助理和秘书都扮演着协助上级完成工作任务的角色，但两者在具体职责、要求和职位等级上存在一些区别。
具体的职位定义和职责范围可能会根据工作场所和公司的要求有所不同，但以上所述是一般情况下助理和秘书的区别。
行政助理和秘书的区别
行政助理和秘书的区别行政助理和秘书都是办公室中非常重要的职位，尤其是在管理层或高管办公室中，他们的职责通常涉及到组织会议、策划行程、文件管理和客户服务等多方面，但他们之间有着一些显著的差异。
以下是对这两个职位的几个方面进行详细比较分析。
一、责任和职责行政助理的主要职责包括办公室事务的日常工作，如文件组织、档案管理、邮件准备、文件复印、电话接听和转接，行程安排以及简单的账目处理等等。
他们通常不需要涉及到机密信息或公司重要计划，但也有一些因为职位的特殊性质需要涉及到此类工作。
而秘书的一些职责则与行政助理相似，他们也需要完成会议、行程计划以及其他与工作有关的日常任务等。
另外，秘书还有一些需要涉及到公司的机密信息或时间敏感的项目，比如说担任会议纪要的抄写员，处理公司的收入和支出事项，跟进客户呼叫或进行销售来源的策划。
总的来说，在责任和职责方面，行政助理的职责相对单一，主要强调日常事务处理；而秘书的职责涵盖面更广，要求他们承担更具挑战和责任的工作。
二、所需的技能行政助理和秘书都需要具备一些基本技能，例如良好的组织能力、沟通技巧、时间管理等等。
然而，秘书需要具备的这些技能更为重要，因为他们不仅需要处理日常任务，还需要参与公司的战略策划，与公司高层保持密切联系，因此需要较高的领导能力和决策能力。
同时，秘书还需要具备较高的语言表达和沟通技巧，以便有效地与公司同事、客户和合作伙伴进行沟通，处理各种突发事件和挑战。
三、工作经验和教育背景虽然不要求所有的行政助理和秘书都有丰富的工作经验和丰富的教育背景，但是在招聘和选择过程中，这些会成为一个重要的考虑因素。
行政助理和秘书需要擅长处理日常困难和各种任务，善于管理时间和保持组织。
他们还需要展现高水平的准确性和客户服务技巧。
然而，这些技能和素质通常需要在一个人的教育背景和工作经验中计划和规划。
经验丰富的行政助理或秘书可能拥有丰富的行业知识和专业知识，往往担任更加要求和挑战性的职位。
关于秘书的种类介绍
关于秘书的种类介绍秘书是一个广义的概念，涵盖了不同职能和角色的人员。
秘书的种类可以按照不同的标准进行分类，例如行业、级别、职能等。
在下面的段落中，将对一些常见的秘书种类进行介绍。
1. 行政秘书：行政秘书是在行政领域提供支持和协助的人员。
他们负责处理办公室中的日常事务，例如接待访客、筹备会议、组织行程、管理文件等。
行政秘书通常是高级管理人员的助手，需要具备良好的组织和协调能力。
2. 行政助理：行政助理是一种与行政秘书类似的职位，专门负责执行行政领导的指令和安排。
行政助理的工作范围包括安排会议、筹备文件、维护行政事务、管理日程等。
他们与高层管理人员的沟通密切，需具备较强的沟通和协调能力。
3.执行秘书：执行秘书是在公司高管层级担任秘书职务的人员。
他们负责为高管提供全面的支持和协助，帮助高管决策、管理日常事务、撰写报告等。
执行秘书需要具备出色的计划和组织能力，以及对公司业务的深入了解。
4. 律师助理：律师助理是在律师事务所或法律部门工作的人员。
他们与律师合作，负责处理案件、起草法律文件、进行法律研究等。
律师助理需要具备良好的法律知识和研究能力，能够为律师提供专业的支持。
5.财务秘书：财务秘书是在财务部门担任秘书职务的人员。
他们负责协助财务经理或财务总监处理财务事务，例如编制财务报表、管理财务文件、处理账务等。
财务秘书需要具备良好的财务知识和分析能力。
6. 社区秘书：社区秘书是在社区组织或政府机构工作的人员。
他们负责组织和协调社区活动，帮助社区居民处理问题，管理社区事务等。
社区秘书需要具备良好的组织和沟通能力，能够有效地与居民和其他组织合作。
7. 研究秘书：研究秘书是在研究机构或学术机构从事研究工作的人员。
他们提供研究支持，负责收集和分析数据、整理文献资料、起草研究报告等。
研究秘书需要具备较强的研究能力和专业知识。
8. 秘书导游：秘书导游是在旅游行业担任秘书职务的人员。
他们负责组织和协调旅行计划、处理行程事务、提供导游服务等。
行政助理和秘书的区别
行政助理和秘书的区别行政助理和秘书在工作职责和工作内容上有许多相似之处，但也存在一些区别。
下面将通过比较行政助理和秘书在以下几个方面的不同之处来解释这两个职位的区别：1. 职位定位：行政助理通常是一种更加高级的职位，需要具备更多的专业知识和技能。
他们通常负责协助高层管理人员完成日常行政工作和决策，并且需要参与组织和管理与公司运营相关的活动。
秘书通常是一个更加一般化的职位，主要负责处理文件档案、接待访客、安排会议等一些常规的行政工作。
2. 职责范围：行政助理的职责范围通常会更广泛一些。
他们可能需要负责组织和协调公司的内部事务，如日程安排、会议组织、文件处理等。
同时，他们可能还需要参与一些商务活动的组织和管理，如客户招待、商务考察等。
与此相比，秘书的职责范围相对较窄，主要集中在一些日常的行政支持工作上。
3. 技能要求：行政助理相对于秘书，对技能的要求会更高一些。
一个优秀的行政助理应该具备良好的组织能力、协调能力和沟通能力，能够熟练使用各类办公软件，具备一定的业务知识和分析能力。
而秘书在办公软件运用、沟通协调等方面的要求相对较低，更重要的是要有良好的服务意识和对细节的注意力。
4. 决策权限：行政助理通常担任高级管理人员的助手，他们需要参与到决策过程中，并对公司各项事务提出建议和意见。
而秘书的决策权限相对较低，主要是执行上级的工作要求。
5. 职业发展：从职业发展的角度来看，行政助理通常具有更广阔的发展空间。
一个优秀的行政助理有机会晋升为高级行政经理或其他高级管理职位。
相反，秘书的职业发展路径相对有限，更多的是在秘书领域内不断提升技能和经验。
需要注意的是，行政助理和秘书的职责和要求在不同行业和不同公司中可能会有所不同。
因此，以上的比较仅供参考，具体情况仍需根据实际情况进行判断。
总体来说，行政助理相对于秘书而言，职位更加高级，对技能和业务知识的要求也更高。
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2012年7月12日
1
行政文秘人员的角色认知
2
办公室日常工作技巧
33
行政人员的沟通与协调
4
公务接待技巧
专业秘书与行政助理培训（一）
什么样的人适合做行政人员 行政人员需具备的素质与能力
行政人员需要掌握的知识
什么样的人适合做行政人员
个
个性要求
人
素
质
办事能力
乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热 情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难
一、邮寄信函处理概述 邮件包括：邮政系统传递的邮件、电子信函
二、邮件寄发程序：核对、签发、装封与折叠、查对信息、 分类、登记、选择适当的邮寄方式
三、邮件接受程序：签收——拆封——登记——分类——及 时处理邮件——将与自己有关的工作记录下来——呈送 邮件
四、上司外出时处理邮件的方法： 1、常见情形及时处理 2、注意事项
忠于企业利益、单位利益；恪守本分， 甘当配角，不供僭权、不越权
职 业 道 德
行政文秘人员的能力要求（应具备的能力 ）
写作 公文和事务应用文的写作能力
口头表达 标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要
听知 耐心倾听并正确理解他人的发言
阅读概括 善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键
社交活动 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持
34
积极地接受反馈
▪ 要点一：倾听，不打断 ▪ 要点二：避免自卫 ▪ 要点三：提出问题，澄清事实，询问实例 ▪ 要点四：总结接收到的反馈信息,以确认对它的理解 ▪ 要点五：向对方表明你将考虑如何去采取行动 ▪ 要点六：尽力理解对象的目的
35
第1层-积极情感层面：理解、肯定、鼓励、赞美、关心 第2层-核心问题层面：询问、建议、忠告、要求、引导 第3层-积极情感层面：鼓励、肯定、赞美、希望、关怀
▪ 多提建议少提主张
说话的温度
急事，慢慢的说； 大事，清楚的说；小事，幽默的说； 没把握的事，谨慎的说； 没发生的事，不要胡说； 做不到的事，别乱说； 伤害人的事，不能说； 讨厌的事，对事不对人的说； 开心的事，看场合说；伤心的事，不要见人就说； 别人的事，小心的说；自己的事，听听自己的心怎么说； 现在的事，做了再说；未来的事，未来再说； 如果对我有不满意的地方，请一定要对我说。
做好准备工作
管理和发放办公用品
一、办公用品的管理 ▪ 1、识别办公用品和易耗品 ▪ 2、办公用品的采购 二、办公用品的发放 ▪ 1、健全发放制度 ▪ 2、建立一个发放登记制度，严格审批手续 ▪ 3、认真清点，核实发放 ▪ 4、制定有效的办公用品节约制度 ▪ 5、严格办公设施的使用制度
时间管理
一个没有时间管理的人，将成为别人时 间管理的一部分
意义
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据
来源
信息处理
政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
以公司为中心
需要什么信息
收集、分类
二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理发展训练（三）
沟通的概念和种类
（一）沟通的概念
1.沟通：是一种信息传递和交流的过程。不仅包括公务信息 的传递和交流，也包含个人情感、思想和观点的交流。
工作语言“文明”沟通
—— 文明语言服务“三”要素
▪ 接待三声
➢ 来有迎声 ➢ 问有答声 ➢ 去有送声
▪ 热情三到
➢ 眼到（眼看眼） ➢ 口到（讲普通话，因人而异） ➢ 意到（有表情）
▪ 文明十字（五句）
➢ 问候语：“您好” ➢ 请求语：“请” ➢ 感谢语：“谢谢” ➢ 道歉语：“对不起”（危
机公关语） ➢ 道别语：“再见”
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
➢ 上司或同事的私人信件原封送交； ➢ “误拆”应立即封口、签名、致歉； ➢ 裁开或剪开封口，保持信件完整； ➢ 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； ➢ 如有必要，可以登记信封的信息
二、办公室日常工作技巧
整理
文 整顿
件 整
清扫
理 清洁
素养
把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效) 的无效和不需要的文件及时回收或销毁
安全与保密工作
方针
▪ 积极防范 ▪ 突出重点 ▪ 有保有放 ▪ 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
二、办公室日常工作技巧
有效的信息收集
范围
经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息
协调 善于发现矛盾，及时协调关系
观察分析 善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作
应变
面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理
三明志執行力
专业秘书与行政助理培训（二）
办公室日常事务管理
▪ 办公室日常事务管理的主要内容：
W14.i维n处do护理w信管s f函o理r 和W办o文公rk件g室r；ou环ps境；
行政人员：“你必须参加这次会议，这次会 议很重要！“
接听电话对话比较
错误
你找谁？ 你有什么事？ 你是谁？ 不知道
我问过了，他不在！
没这个人
你等一下，我要接个别的电话
正确
请问你找谁？ 请问你有什么事？ 请问你贵姓？ 抱歉，这事我不太了解
我在帮你看一下，抱歉，他还没有 回来，你方便留言吗？ 对不起，我在查一下，你还有其他 消息可以提示一下我吗？ 抱歉，请稍等
例子2：
组织辩论队参加比赛（或向下属布置新的工作任务） 常见方法：各位，虽然上一阶段大家做得不错，但是希望大家不要有自满 情绪。下一阶段任务将会更重，大家千万不要松懈。 三明治法：上一阶段的战役，大家打得太精彩了，我们这个团队真令人自 豪。按理，我本应该让大家好好休整一下，但是，战机稍纵即逝，下一个 对手，我想更是一场硬仗。依现在的形势看来，正是考验我们的持续作战 能力的阶段，我愿全力支持大家，将与大家一起继续并肩作战。大家有没 有信心？
宝贵— 一寸光阴一寸金，时间就是生命
均等— 没有人拥有比你更多/更少的时间
不可再生— 失不再来
鲁迅： 浪费别人的时间，等于谋财害命； 浪费自己的时间，等于慢性自杀。
处理优先次序
▪ 分析工作的轻重缓急
重要
3
１
不急
急
4
2
不重要
处理优先次序
▪ 分析工作的轻重缓急
重要
用大多数时间
不急
3
4 最好别做， 或有时间 再做
个 性 要 求
能控制自己的情绪和行为，不为成功而 冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心
办 事 能 力 操作能力
写作能力 阅读概况能力 沟协通调交能际力能力 语言表达能力 什么样的人适合做行政人员
行政人员需具备的素质 ▪不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人
2W.i接nd打ow电s 话20；00
Windo3w.日s 9常5 &接W待ind；ows 98
Apple Macintosh System
M5.S管La理n 和Ma发nag放er办公用品； I6B.M进M行ain时fra间m管e 理； 7.负责信息的上传下达和保密工作； 8.处理各种突发事件
邮件信函的处理：
将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找
防潮、防尘、防虫 定期修补维护
专人管理、责任分明 文件管理制度、程序
使用完后及时归位
爱护文件，节省用纸
按规定要求制定发行文件资料
14
办公室电话工作
一、使用电话的基本礼仪 ▪ 1、态度要热情周到，礼貌友好 ▪ 2、口齿清晰，声音愉快自然 ▪ 3、语言简洁明了，得体准确，和谐有序 ▪ 4、提高电话工作的效率，注意保留 ▪ 5、简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言 二、接听电话的技巧 ▪ 1、接听电话必须及时(三声内接听） ▪ 2、接听电话首先问候并通报 ▪ 3、做好电话记录 ▪ 4、正确处理电话的监时中断 ▪ 5、学会处理不在的同事的电话 ▪ 6、学会处理转接电话 ▪ 7、适时结束电话 ▪ 8、同时处理打进来的多个电话 ▪ 9、接听打给上司的电话
（1）、赞扬与肯定要当面、建议与指正在私下 （2）、赞扬与肯定要热情、建议与指正要诚恳
建立合作的八字
“三明治”法
▪ 就像核心内容夹在中间层的三明治，当向别人提 出建议尤其是批评性建议时，为了让对方能接受 ，表达者最好在表达自己的核心意见之前，先对 对方的相关方面表示认同。意见表达完毕，别忘 了给他希望和鼓励，以使他保持信心和愉悦的心 情，不至于有被打击的挫折感。
办公室接待工作
一、接待工作概述 1、接待工作分类：
按来访人数和规模分类：个人来访、团体来访； 按接待的准备程度分类：有约来访、无约来访； 2、接待中的准备工作：做好环境、物质、心理准备工作 3、接待的礼仪原则
二、接待工作的基本程序 1、日常接待工作的基本程序：迎候、查对预约登记做好登
记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别 2、接待团体来访的基本程序：了解情况、制定接待方案、
通。 4.按信息沟通是否存在反馈分类，沟通可分为单向沟通与双
向沟通。
有效沟通
▪ 往上沟通 1. 给他选择题，而不是问答题 2. 任何地点 3. 一定要准备答案
表达中巧用词汇
▪ 把“你、你们”变成“我、我们” ▪ 把“应该”变成“可能” ▪ 把“但是、可是”变成“同时、如果” ▪ 把“试着”变成“将会” ▪ 把“为什么”变成“是什么”
▪ 直接式的批评，也许并没有错，但也没有对。因 为为了达到让对方真正接受的目的，你完全有比 直截了当批评更好的方式，比如：“三明治”法 。