人事管理基础业务操作指导手册

人事管理基础业务操作指导手册一、招聘管理 (2)1.用工计划管理 (2)2.招聘事项 (3)二、入职管理 (4)1.入职须知及基本情况登记册填写 (4)三、培训教育 (8)1.三级安全教育 (8)2.培训管理 (8)四、人事日常管理工作 (9)1.人事信息系统数据管理和操作 (9)2.考勤管理 (16)3.请假审批管理及权限 (16)4.社会保险（五险一金） (17)5.员工考核 (22)6.员工跨单位调动。

(22)7.技能鉴定 (23)8.职称管理 (25)五、薪酬管理 (28)1.成本预算 (28)2.总额申请 (29)3.工资表制作 (30)4.系统导入、发放工资 (31)5.月工资与财务对账 (31)6.企业年金管理 (32)7.各岗位工资汇总 (32)8.薪酬分析 (33)六、续签与离职 (34)1.员工劳动合同续签审批要求 (34)2.劳动合同变更 (34)3.员工离职管理 (35)4.档案迁入迁出办理 (35)七、党员管理及公文写作 (36)1.党员组织关系管理 (36)2.公文写作格式 (37)一、招聘管理1.用工计划管理1.1加油站季度用工计划分公司加油站用工按季度核定用工总量，在季度内按照下达用工总量进行，分公司人事部门于本季度第一个月的5日前，根据去年同期、本年上季度油品日纯枪销售及便利店日销售额，按照加油站优化定编方案及加油站承包方案申报分站用工（用工类-附件1）。

1.2库站紧急用工分公司库站因业务需要，如因新站开业、守站、新增小油罐车、油库业务量增加等业务需要，发生临时紧急用工，应填写用工需求审批表，详细填写业务现有人员情况、申请原因及销量数据。

其中，新开业站用工需求可以提前15天申请。

（用工类-附件2）要求：除每个季度第一个月5日报送加油站季度用工申报表，还需每月5日前上报上月底在岗分公司人事台账（分为综合、离职人数统计2部分）。

每月报送的人事台账必须从系统导出，经核对或者系统调整后，按照报送台账要求，进行归类整理并报送。

（用工类-附件3）1.3劳务用工劳务用工是加油站人员优化的整体配套措施，是加油站生产经营的辅助力量。

劳务用工的使用按照先审批后签订劳务协议、先签订劳务协议后上岗（加油钟点务工还需先安全培训后上岗）的原则进行。

劳务用工需求表同全日制用工需求表，要求同上。

要求：每月5日前，分公司向人事处用工管理岗报送上月底在岗劳务用工台账。

（用工类-附件4）台账中劳务人员的姓名、性别、身份证号、劳务协议起始时间及劳务费用必须严格审核。

2.招聘事项2.1招聘条件注意事项凡有下列情况之一，不得聘用：(1)品性恶劣，被原工作单位开除的；(2)被判处有期徒刑或受通缉，尚未结案的；(3)吸食毒品或其它代用品的；(4)患有精神病或传染病者，体检经本公司认定不适合的；(5)年龄未满十八周岁的；(6)在校学生。

(7)离职人员2.2招聘登记表分公司对应聘库站岗位员工，需安排其填写招聘登记表（招聘类-附件1）作为员工应聘材料，信息务必填写清楚，对于有推荐人推荐的务必把推荐人情况填写清楚。

分公司根据员工招聘登记表进行筛选，组织合适员工面试。

2.3招聘审批表分公司招聘面试完一批库站员工，把面试通过员工信息填写到《江西销售分公司库站员工招聘审批表》（招聘类-附件2），由相关面试部门出具意见，公司领导审批。

在招聘审批中，要特别注意：（1）甑别离职人员。

人事部门必须根据拟录用人员身份信息，在人力资源管理系统中查询是否离职再录用人员，对离职再录用人员原则上不予录用，特殊情况下，应事先报请人事处，说明情况，人事处批复同意后方可录用。

（2）核对身份信息。

人事部门应将拟录用人员身份信息与公安身份认证系统核对，对身份信息核对不一致人员，严禁录用。

2.4劳动合同签订审批要求对新招聘人员，在签订劳动合同前，先将《劳动合同审批表》（招聘类-附件3）上报人事处审批，人事处于当日反馈审核结果，审核通过的，方可签订劳动合同，每周五12：00之前把本周内招聘员工领导签字的审批表上传人事处二、入职管理1.入职须知及基本情况登记册填写分公司应组织通过面试人员填写入职须知（入职类-附件1）及基本情况登记册（入职类-附件2）各2份。

其中：基本情况登记册具体要求如下：1.1基本信息部分，请注意以下信息的填写政治面貌，如果不是党员、民主党派、团员(28岁以下)，统一填写为群众；入党时间为转为预备党员时间，精确到日；入党介绍人填写入党两位介绍人；入党单位为入党发展单位；籍贯为“省份+县/市”，如一员工籍贯为江西省丰城，应填写江西丰城，具体可以参照户口本；毕业时间、毕业院校为毕业证上所写时间、院校；资格证书填写国家认可的职业资格或其他能力资质证书(系统录入按实际维护)；最近工作单位是指最近一次工作单位（退伍士兵填写退伍前部队，岗位填写退伍前军军衔）；家庭详细地址，必须填写到街道门牌号；户口所在地、户口类型及详细地址，应填写员工户口所在派出所及户口上的详细地址;户口类型分为农业和非农业户口；参加工作时间为第一次参加工作时间（到日）；进入公司时间为与公司第一次签订劳动合同时间。

1.2学历信息部分，分以下几种情况填写：①最高学历为初中以下的，从最高学历填起；②最高学历为中专、3+2大专，从初中填起；③最高学历高中以上的，从高中填起；1.3工作经历部分：必须是从毕业之后第一次参加工作开始填写（第一次工作经历包含在部队服役经历），工作经历较多的另附工作履历信息材料。

其中：①招聘为机关管理岗位、库站管理岗位或者库站操作岗位且具有高中及以上学历人员的，履历信息必须填写完整。

②招聘为库站操作岗位且只有初中及以下学历的，如入职前，确实无外出工作经历，或工作经历散杂，可以不填。

1.4家庭成员及社会关系部分：未婚的填写父母兄弟、一起生活的祖父母（外祖父母）及主要社会关系；已婚的填写父母（岳父母或公公婆婆）、配偶、子女及主要社会关系。

其中出生日期精确到日，单位、政治面貌、文化程度、民族、毕业时间（原则精确到日，月份必须准确）、毕业学校、专业务必填写。

1.5证书证件及照片：要验证应聘人员提供的毕业证、身份证等各种证书证件的原件（在录用前已经验证的，可以省略），证书证件的复印件必须清晰。

照片应提高近期彩色免冠一寸照片，有条件人员应提供电子证件照片（大小1m以下，50kb以上）。

1.6注意事项①与新进员工签定劳动合同前，对于高中及以上学历且有工作经历者，应该验证其提供终止或解除劳动合同证明书。

②分公司人事部门应要求入职员工认真填写招聘登记表、基本情况登记表，必须对入职员工提供的信息进行审核，并达到填写要求，符合人力资源管理系统对员工信息要求。

包括核心信息、员工个人基本信息、户口地址信息、家庭成员信息、通讯信息、工作履历信息等，具体可以参见人事系统pa30中个人基本信息。

如下图：2.劳动合同和生产合同签订2.1劳动合同首次签订期限为3年，续签期限为4年《劳动合同样板》及《员工安全生产合同》（入职类-附件3、附件4）。

2.2竞业限制（劳动合同三十五条）填写人员：公司正职、财务总会计师。

2.3对年龄男超过45岁，女超过35岁的要填写附加条款第三条。

2.4劳动合同由甲乙双方协商一致，并经甲方与乙方在劳动合同文本上签字盖章生效，劳动合同文本甲乙双方各执1份。

注意：员工劳动合同和安全合同在公司盖章完成后，应在15天内返还给员工本人各一份，并要求员工在《江西分公司员工劳动合同、安全生产合同签领表》（入职类 -附件5）签名确认领取，如员工代领，需做好合同跟踪。

签领表应装订成册。

2.5对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存2年备查。

2.6已签订好的劳动合同必须在签订后的10日内上报到人事处加盖公章。

2.7员工劳动合同试用期满后，要填写员工《试用期转正审批表》（入职类-附件6）。

3、员工派遣3.1由省公司招聘的新进管理人员或引进毕业生，在办完入职相关手续后，人事处根据具体情况，派遣到分公司进行为期不少于一年的基层锻炼，新进人员持派遣通知单（入职类-附件7）到相关单位报到。

锻炼期间，人事处负责统一调配。

3.2分公司派遣到各库站工作的员工，也应办理相应的派遣手续，以便加强工作衔接和员工管理。

3.3分公司派遣到小油罐车工作的员工，在其上岗前，必须取得从业相关资质证书，如危险品运输从业资格证书等。

三、培训教育1.三级安全教育1.1员工三级安全教育严格按照公司中油赣销字…2009‟147号关于印发《中国石油江西销售分公司安全教育管理制度》的通知要求执行。

1.2凡是库站员工入职或新晋升为管理人员的，人事部门必须在第一时间向本单位安全管理部门下发《三级安全教育培训通知单》（培训类-附件1），通知安全部门及时组织好一级安全教育，并由安全管理专业人员指导库站和库站班组，组织好二级和三级安全教育，如实填写好相关培训资料，人事部门负责填写《员工三级安全教育培训跟进表》（培训类-附件2）。

未经三级安全教育不合格者不得分配工作。

三级安全教育考试试卷满分为100分，员工必须在应知应会题全部合格的基础上，得分在90分以上方为合格。

考核合格后将《三级安全教育登记表》（培训类-附件3）、《三级安全教育卡》（培训类-附件4）、考核试卷存入员工个人档案。

员工调动时，随个人档案一并由调入的油库和加油站存档备案。

1.3新入职的机关管理人员分配到加油站实习，需先参照库站操作员工的三级安全教育模式进行三级安全教育，经考核合格后，方可安排到库站从事相关岗位工作。

2.培训管理2.1年度培训计划（1）做好培训计划需求调查（培训类-附件5），部门年度培训计划经分管领导审批；（2）年度培训计划以公司文件形式下发；（3）人事部门负责督促和指导相关部门落实年度培训计划，开展培训，可采取按季度抽查。

2.2培训组织（1）培训审批表（培训类-附件6）填写要求：培训审批要求事先审批；主办单位、依据文号、培训内容、培训时间不能为空；培训效果鉴定单位和个人自鉴不能为空，人事部门意见应由人事人员签字盖章，否则财务应不予报销，见培训审批单模板（培训类-附件7）。

（2）自办培训：分公司部门自办培训需由人事部门统一下发培训通知，培训需有培训审批表，培训方案（培训名单、培训课程），培训课件，培训考核成绩，以上将材料由人事部门存档。

（3）培训报表（培训类-附件8）：结合板块要求，各分公司培训报表按季度上报,每季度第一个月10日前上报；如有临时报表或内容有变化时临时通知，培训月报含常规统计报表（表一、表二、表三）和培训台账（自办和外出）。

四、人事日常管理工作1.人事信息系统数据管理和操作1.1系统数据录入在严格审核了员工纸质入职材料后，根据入职材料，在系统中做新增处理，必须确保系统中个人基本信息完整且客观真实。