合同归档管理办法
集团合同归档管理办法(WORD4页)
集团管理制度汇编201*年*月集团合同归档管理办法1、总则1.1为加强合同借阅管理，规范管理程序，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定，结合集团的实际情况，制订《合同档案管理办法》（以下简称《办法》）。
2.2各有关部门必须互相配合，共同努力，切实执行本《办法》，搞好公司的合同管理工作。
2.3本《办法》适用于一切由公司对外签订的各类合同。
2、归档及编号规则2.1 合同档案的保存期限为5年，由综合部负责保管。
2.2各职能部门及各项目公司作为合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
2.3年份（四位）+总序号（三位）-承办单位或部门缩写-项目名称缩写-合同类别缩写-序号（两位）样式：20101225–WN - RS – HT – 00001此项为人事合同五耐人事合同序号说明：2.3.1总序号按照合同的签订日期排列。
2.3.2合同类别分为：工程建设期合同（JS）、生产运行期合同（YX）、投资类合同（TZ）、技术服务类合同（FW）、一般经济往来合同（YB）。
2.3.3合同编号写在合同首页的右上角。
2011年2月2.4合同签订生效后10日内，主办部门应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，送公司综合部备案。
综合部接收资料时应当出具收据。
3、借阅3.1根据工作情况，需要查阅复印档案的，应当借阅部门派专人到综合部办理借阅手续，填写《合同借阅登记表》（见附件一）3.2根据实际工作需要，如需将合同借出公司的，应经主管领导审批后，办理登记手续方可借出。
4、诉讼与仲裁4.1发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。
诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。
5、责任5.1借阅人将合同丢失的的，上报主管领导及总经理，根据情节的轻重可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理。
5.2本办法经综合部讨论通过后由管理者代表发布，修改时亦同。
5.3本办法自生效之日起实施。
附件一：2011年2月河南五耐集团合同借阅流程注意事项：合同借阅实行第一借阅人负责制，如果合同丢失损坏，在合同借出登记表上签字的借阅人将承担全部责任；未经合同管理人员许可，借阅人不得擅自将合同转借他人；借阅人在使用合同的过程中，要注意对公司的商业秘密采取保密措施。
合同归档办法3篇
20XX 专业合同封面COUNTRACT COVER甲方：XXX乙方：XXXP ERSONAL合同归档办法本合同目录一览1. 合同归档总体要求1.1 归档范围1.2 归档时效1.3 归档资料要求2. 合同文件分类2.1 主体文件2.2 附件文件2.3 补充文件3. 合同归档流程3.1 草拟阶段3.2 会签阶段3.3 审批阶段3.4 归档阶段4. 合同归档责任人4.1 归档责任人指定4.2 归档责任人的职责4.3 归档责任人变更5. 归档资料的保管5.1 保管地点5.2 保管方式5.3 定期检查6. 归档资料的查询与借阅6.1 查询方式6.2 借阅手续6.3 借阅期限及归还7. 归档资料的销毁7.1 销毁条件7.2 销毁程序7.3 销毁责任8. 电子合同归档8.1 电子合同格式8.2 电子合同存储设备8.3 电子合同安全保护9. 归档资料的信息化管理9.1 信息化管理平台9.2 数据输入与维护9.3 信息查询与统计10. 合同归档的监督与检查10.1 监督机构10.2 检查频率10.3 检查结果处理11. 违反合同归档规定的处理11.1 违规行为界定11.2 处理措施11.3 处理结果记录12. 合同归档工作培训与指导12.1 培训内容12.2 培训方式12.3 指导与支持13. 合同归档工作保密规定13.1 保密内容13.2 保密措施13.3 保密责任14. 合同归档工作的争议解决14.1 争议类型14.2 解决方式14.3 争议解决记录第一部分：合同如下：第一条合同归档总体要求1.1 归档范围（1）本合同归档范围包括所有合同文本、往来函件、会议纪要、审批文件、变更文件及与合同执行相关的所有资料。
（2）合同文本包括原始合同、补充协议、修正案、解除协议等。
（3）往来函件包括合同签订前后的谈判邮件、短信、传真等。
（4）会议纪要包括合同签订过程中的会议记录、讨论稿等。
（5）审批文件包括合同签订前后的审批意见、签字意见等。
合同归档管理的档案处置与移交办法
合同归档管理的档案处置与移交办法一、引言二、档案的分类与保管期限合同档案的分类主要分为合同原件、合同复印件、合同附件等。
合同原件是具有法律效力的文件，应当妥善保管，保持完整性和真实性；合同复印件是为了备份和日常使用而制作的副本，应当与原件保持一致；合同附件是与合同相关的材料，也需要进行分类归档。
根据国家相关法律规定，合同档案的保管期限一般为十年。
在保管期满后，根据文件的重要性和归档情况，可以选择进行移交、销毁或者续存处理。
三、合同档案的整理与归档1.合同的整理合同的整理是指对于已完成的合同进行分类、整理和编码等工作，使之便于档案管理人员进行后续操作。
整理工作应按照时间、合同类型、合同编号等要素进行分类。
2.合同的归档合同的归档是将整理好的合同按照规定的档案编号、名称和存放位置等要素进行标识，并置于专门的合同归档柜中。
归档工作应当将档案的相关信息录入系统中，便于后续查询和维护。
四、合同档案的处置与移交1.合同档案的处置合同档案在保管期满后，根据档案的重要程度和保密性等因素，可以选择进行移交、销毁或者续存处理。
–移交：对于具有长期保管价值的合同档案，可以选择移交给指定的档案馆或者其他单位进行长期保管。
–销毁：对于已经过期且不再具有保管价值的合同档案，可以进行安全的销毁处理，确保合同信息不被泄露。
–续存：对于部分合同档案可以进行续存处理，延长其保管期限。
2.合同档案的移交移交合同档案时，需要制定移交计划，并明确移交的内容、要求和流程。
移交工作应当记录移交的档案名称、数量、移交人员和接收人员等相关信息，并做好移交档案的清点和验收工作。
五、合同归档管理的注意事项1.保密性合同归档管理工作中应注意合同的保密性，确保合同信息不被泄露。
档案管理人员应具备保密意识，并采取必要的措施，如设置权限、加密存储等，保障合同信息的安全性。
2.定期检查定期对已归档的合同进行检查，以确保合同的完整性和准确性。
发现问题及时进行修复和处理，确保合同档案的可用性和可信度。
2024年企业合同档案管理办法-(带目录)
企业合同档案管理办法目录一、总则二、合同档案的归档范围和归档要求三、合同档案的保管四、合同档案的利用和销毁五、附则一、总则1.1 为加强企业合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于企业内部合同档案的管理工作。
1.3 合同档案管理遵循统一领导、分级负责、归口管理、集中保管的原则。
1.4 企业各部门应按照本办法的规定，做好合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
二、合同档案的归档范围和归档要求2.1 归档范围2.1.1 企业与企业之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。
2.1.2 企业内部各部门之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。
2.1.3 合同履行过程中产生的各类文件，包括但不限于合同变更、解除、终止等相关文件。
2.1.4 合同纠纷处理过程中产生的各类文件。
2.1.5 其他与合同相关的文件。
2.2 归档要求2.2.1 合同档案应真实、完整、准确、系统地反映合同签订、履行和终止的全过程。
2.2.2 合同档案应按照合同类型、签订时间、合同金额等标准进行分类、编号和归档。
2.2.3 合同档案的归档工作应在合同签订后一个月内完成。
2.2.4 归档时应填写《合同档案归档登记表》，并确保相关信息填写完整、准确。
三、合同档案的保管3.1 合同档案的保管应遵循安全、保密、便于查阅的原则。
3.2 合同档案的保管期限自合同终止之日起计算，一般不少于五年。
3.3 合同档案的保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。
3.4 合同档案的保管应定期进行检查，发现问题及时整改。
四、合同档案的利用和销毁4.1 合同档案的利用4.1.1 企业内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。
4.1.2 合同档案的查阅应在规定场所进行，不得擅自携带、复制、摘录合同档案内容。
4.1.3 合同档案的查阅应做好登记，注明查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。
企业内部合同归档管理办法
企业内部合同归档管理办法一、总则1.1为规范企业内部合同归档管理工作，确保合同信息安全、完整、准确，根据《合同法》、《档案法》等相关法律法规，结合企业实际情况，制定本办法。
1.2本办法适用于企业内部各类合同归档管理工作。
合同归档范围包括但不限于：合同原件、合同副本、合同附件、合同审批单、合同签订通知书、合同履行情况等相关资料。
（1）合法性原则：合同归档管理工作应符合国家法律法规、行业规定和企业内部管理制度要求；（2）完整性原则：合同归档资料应齐全、完整，确保合同信息的真实性和可追溯性；（3）准确性原则：合同归档资料应准确反映合同签订、履行情况，便于查询和利用；（4）安全性原则：合同归档资料应采取有效措施，确保信息安全，防止丢失、损坏、泄露等风险；（5）及时性原则：合同归档工作应在合同签订或变更后及时进行，确保合同信息的时效性。
二、合同归档管理部门及职责2.1企业设立合同归档管理部门，负责企业内部合同归档管理工作。
合同归档管理部门可设立在法律事务部门、行政管理部或其他相关部门。
2.2合同归档管理部门的主要职责如下：（1）制定和完善企业内部合同归档管理制度；（2）组织、协调、监督企业内部合同归档工作；（3）负责合同归档资料的收集、整理、归档、保管和利用；（4）对合同归档工作进行定期检查和考核；（5）提供合同归档咨询服务，协助解决合同归档过程中的问题；（6）负责合同归档资料的销毁工作。
三、合同归档程序3.1合同签订或变更后，合同承办部门应按照合同归档要求，将合同及相关资料提交至合同归档管理部门。
3.2合同归档管理部门收到合同资料后，应对合同资料进行审核，确保合同资料齐全、完整、准确。
对不符合要求的合同资料，应及时退回合同承办部门补充完善。
3.3合同资料审核通过后，合同归档管理部门应按照合同类型、签订时间、合同编号等分类标准，对合同资料进行整理、编号、归档。
3.4合同归档管理部门应建立合同档案目录，详细记录合同档案的存放位置、合同编号、合同名称、签订日期、合同金额等信息。
房屋销售合同归档管理办法
第一章总则第一条为加强房屋销售合同的管理，确保合同档案的完整、准确和安全性，便于查询和利用，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本管理办法。
第二条本办法适用于公司所有房屋销售合同的归档管理。
第三条房屋销售合同归档管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保所有房屋销售合同及相关附件的完整性；2. 准确性原则：保证归档合同的准确无误；3. 安全性原则：确保归档合同的安全，防止丢失、损坏或泄露；4. 可查询性原则：便于查询和利用，提高工作效率。
第二章组织与职责第四条公司设立合同归档管理小组，负责制定、监督和实施合同归档管理工作。
第五条合同归档管理小组的职责：1. 制定合同归档管理制度，报公司领导审批后实施；2. 监督各部门执行合同归档管理制度；3. 对合同归档工作进行定期检查和评估；4. 负责合同档案的整理、分类、归档和保管；5. 负责合同档案的查询、借阅和销毁等工作。
第六条各部门职责：1. 销售部门：负责签订房屋销售合同，并在合同签订后及时将合同原件及相关附件报送合同归档管理小组；2. 合同归档管理小组：负责接收、整理、归档和保管合同档案；3. 财务部门：负责合同履行过程中的资金往来记录，并将相关资料报送合同归档管理小组。
第三章合同归档流程第七条合同归档流程如下：1. 销售部门与客户签订房屋销售合同后，将合同原件及相关附件报送合同归档管理小组；2. 合同归档管理小组对报送的合同进行审核，确保合同内容的合法性、完整性和准确性；3. 合同审核无误后，合同归档管理小组将合同进行分类、编号，并建立电子档案；4. 合同归档管理小组将合同原件及电子档案分别保管，确保安全；5. 合同归档管理小组定期对合同档案进行整理和更新。
第四章合同查询与借阅第八条合同查询与借阅：1. 合同查询：各部门需查询合同档案时，应向合同归档管理小组提出申请；2. 合同借阅：合同归档管理小组在确认查询理由合理后，可提供合同档案的借阅服务；3. 借阅合同档案时，需填写借阅登记表，并在规定时间内归还。
工程项目合同归档管理办法
工程项目合同归档管理办法一、目的和适用范围为了进一步规范和加强工程项目合同的归档管理，确保合同文件的准确、完整和安全性，便于查询和利用，提高工程项目的管理效率和质量，特制定本办法。
本办法适用于公司内部所有工程项目的合同归档管理。
二、职责和管理部门1. 行政人事部是本办法的制定和监督责任部门，负责对合同归档管理的指导和监督。
2. 各部门是本办法的执行责任部门，负责本部门所签订的工程项目合同的归档管理工作。
三、合同分类和编号1. 合同分类：根据合同的内容和性质，将合同分为以下几类：（1）商务类合同；（2）技术类合同；（3）保密类合同；（4）其他类合同。
2. 合同编号规则：合同编号采用“工程项目编号-合同类别-合同序号”的格式。
其中，工程项目编号为公司内部项目编号，合同类别用汉字缩写表示，合同序号为阿拉伯数字顺序编号。
四、归档管理流程1. 各部门在签订工程项目合同后，应指定专人负责合同的归档管理工作。
2. 合同经公司领导审批签订并履行完毕后，合同签订部门应将原件送至行政人事部进行存档保管，同时保留一份复印件供自己部门使用。
3. 行政人事部在收到合同原件后，应对合同进行扫描，并建立电子档案，同时将扫描件发送给合同签订部门。
4. 行政人事部应对合同原件进行分类保存，并建立查询目录，以便于查询和利用。
五、归档管理要求1. 归档的合同文件应包括原件、复印件、相关附件和补充协议等，要求字迹清晰，资料完整。
2. 归档的合同文件应按照编号规则进行整理，并填写归档清单，注明合同名称、编号、签订日期、签订双方等信息。
3. 归档的合同文件应使用统一的文件夹或档案盒，并进行编号和标签，以便于管理和查找。
4. 归档的合同文件应定期进行整理和检查，确保文件的完整性和准确性。
六、查询和利用1. 行政人事部负责管理和维护合同档案，提供合同文件的查询和利用服务。
2. 查询合同文件时，需填写查询申请表，注明查询的合同编号、查询人和查询目的等信息。
合同档案管理办法(财务)
合同档案管理办法（财务）一、引言二、合同档案管理流程2.1 合同登记•合同名称•合同编号•合同类型•合同签订日期•合同有效期开始日期•合同有效期结束日期•合同相对方•合同金额•合同主要条款2.2 合同归档在合同登记完成后，财务部门的员工需要将合同归档到合同档案中。
合同档案应按照合同编号的顺序进行归档，以确保档案的完整性和可检索性。
2.3 合同保管财务部门的员工需要妥善保管合同档案，确保其安全性。
合同档案应存放在指定的安全文件柜中，并应定期备份。
只有经过授权的人员才能访问合同档案，并需要记录所有访问记录。
2.4 合同检索财务部门的员工需要能够快速检索合同档案以满足业务需求。
为此，需要建立一个合同档案检索系统，以便员工可以根据合同编号、合同名称等关键字进行搜索和检索。
三、合同档案管理规定3.1 合同档案保密性要求财务部门的员工需要严格保护合同档案的保密性。
任何未经授权的人员不得查阅、复制或泄露任何合同档案。
如有违反，将面临相应的纪律处分。
3.2 合同档案保管期限根据相关法律法规和企业规定，合同档案应按照不同合同类型设定保管期限。
财务部门的员工需要了解不同合同类型的保管期限，并及时销毁过期的合同档案。
3.3 合同档案销毁合同档案在经过保管期限后应及时进行销毁。
销毁过程应由专门的人员进行，并且需要制定销毁记录，以确保销毁的合同档案不会被恢复。
四、合同档案管理责任4.1 财务部门财务部门需要建立合同档案管理制度，并负责监督合同档案管理的执行情况。
财务部门需要定期对合同档案进行清点和检查，确保其完整性和规范性。
4.2 相关部门除了财务部门，其他相关部门也需要按照合同档案管理办法的规定，配合财务部门的工作，并能提供必要的支持和协助。
五、合同档案管理制度的执行5.1 培训和宣传财务部门需要组织合同档案管理培训，以确保员工了解合同档案的管理办法和相关流程。
在制度执行初期，还可以通过宣传推广活动提高员工对合同档案管理制度的知晓度和重视程度。
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合同归档管理办法
一、总则
1.1为加强公司合同归档管理，规范合同归档工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，根据《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。
（1）合法性：合同归档管理工作应严格遵守国家法律法规、行业规范和公司规章制度；
（2）完整性：合同归档资料应确保完整、真实、准确，反映合同签订、履行、变更和终止的全过程；
（3）安全性：合同归档资料应采取有效措施，确保资料的安全、保密；
（4）便捷性：合同归档工作应便于查询、利用，提高工作效率。
二、合同归档范围
（1）合同原件（含正本、副本）；
（2）合同附件、补充协议、变更协议等；
（3）合同签订、履行过程中的重要文件、资料；
（4）合同履行过程中的往来函件、通知等；
（5）合同履行完毕后的验收、结算等相关资料；
（6）其他与合同有关的资料。
三、合同归档流程
3.1合同签订完成后，合同承办部门应按照本办法的规定，及时将合同资料整理归档。
3.2合同归档流程如下：
（1）合同承办部门整理合同资料，确保资料完整、真实、准确；
（2）合同承办部门填写《合同归档登记表》（见附件1），并将合同资料移交至合同管理部门；
（3）合同管理部门对合同资料进行审核，确认无误后，进行编号、归档；
（4）合同管理部门将《合同归档登记表》一份留存，一份退还合同承办部门；
（5）合同管理部门定期对合同资料进行整理、检查，确保资料安全、完整。
四、合同归档要求
4.1合同资料应按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行归档，便于查询、利用。
4.2合同资料归档时应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保资料安全。
4.3合同管理部门应定期对合同资料进行检查，发现问题及时整改。
4.4合同资料的查阅、借阅应严格履行审批手续，确保资料安全。
五、附则
5.1本办法由公司合同管理部门负责解释。
5.2本办法自发布之日起施行。
附件1：合同归档登记表
注：本示例仅供参考，具体合同归档管理办法应根据公司实际情况制定。
========本合同更广泛的场景，特设场景及条款========特殊应用场合及增加条款：
1.特殊应用场合：涉及国际业务的合同
增加条款：
（1）适用法律：合同应明确适用哪个国家的法律，以及解决争议的司法管辖地。
（2）货币单位：合同中应明确交易货币单位，以及汇率波动的风险承担方式。
（3）语言版本：合同应规定合同文本的语言版本，以及在解释上的优先权。
2.特殊应用场合：涉及知识产权转让或许可的合同
增加条款：
（1）知识产权归属：合同应明确知识产权的归属，以及使用权、收益权等权益的分配。
（2）保密条款：合同应包含保密条款，保护双方的商业秘密和技术秘密。
（3）侵权责任：合同应规定一方侵犯另一方知识产权时的责任和补救措施。
3.特殊应用场合：涉及政府监管或特殊许可要求的合同
增加条款：
（1）合规性：合同应确保双方遵守相关政府监管要求和特殊许可条件。
（2）审批流程：合同应规定必要的政府审批流程和时限，以及因审批延误的责任承担。
（3）政策变动：合同应包含应对政府政策变动风险的条款，如政策变动导致合同无法履行时的处理方式。
4.特殊应用场合：涉及高风险活动的合同
增加条款：
（1）风险评估：合同应要求双方进行风险评估，并明确风险分担和规避措施。
（2）保险要求：合同应规定必要的保险类型和保险金额，以减轻意外事故造成的损失。
（3）紧急应对：合同应包含紧急情况下的应对措施和责任分配。
5.特殊应用场合：涉及第三方参与或多边合作的合同
增加条款：
（1）第三方权利和义务：合同应明确第三方的权利和义务，以及与其他合同方的关系。
（2）协调机制：合同应建立协调机制，以确保多方合作顺利进行。
（3）争议解决：合同应规定涉及多方争议时的解决机制，包括调解、仲裁等。
附件列表及要求说明：
1.合同原件（含正本、副本）：要求原件整洁、字迹清晰，副本数量与正本一致。
2.合同附件：包括但不限于技术规格、产品说明书、服务标准等，要求附件内容与合同一致。
3.补充协议、变更协议：要求协议内容明确、合法，并有双方签字盖章确认。
4.重要文件、资料：如投标文件、中标通知书、验收报告等，要求文件真实、完整。
5.往来函件、通知：要求函件内容与合同履行相关，通知应及时、明确。
6.验收、结算资料：要求资料真实、准确，反映合同履行结果。
7.其他与合同有关的资料：如授权委托书、资质证书等，要求资料真实、有效。
实际操作过程中遇到的问题及解决办法：
1.问题：合同资料不完整，影响合同履行。
解决办法：合同承办部门在签订合同前，应仔细核对资料是否齐全，确保合同资料完整。
2.问题：合同资料丢失或损坏，导致无法履行合同。
解决办法：合同管理部门应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保资料安全。
同时，对重要合同资料进行备份，以防不测。
3.问题：合同履行过程中，一方不履行合同义务。
解决办法：合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时与相关部门沟通，督促履行合同义务。
如一方拒不履行，可依法采取诉讼、仲裁等手段维护公司权益。
4.问题：合同变更、解除过程中，产生争议。
解决办法：合同管理部门应严格按照合同约定的变更、解除程序操作，确保变更、解除的合法性。
如有争议，可通过友好协商、调解、仲裁等方式解决。
5.问题：合同资料查阅、借阅过程中，资料泄露。
解决办法：合同管理部门应建立严格的查阅、借阅审批制度，对查阅、借阅人员进行权限控制。
同时，加强保密意识教育，确保资料安全。