档案编制说明
档案编号规则范文
档案编号规则范文
1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。
这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。
2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。
一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。
3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。
例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，
B001表示人事档案等。
4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。
例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。
5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。
例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。
根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：
1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。
2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。
5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。
需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具
体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。
总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。
火电企业档案分类编制说明
档案分类编制说明为确保工程档案的完整、准确、系统，山西赵庄鑫光2×660MW低热值煤发电工程档案将严格按照火电企业档案分类的要求进行组卷。
1、编制依据：依据2012年7月电力行业新颁布的DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》中项目文件分类标准制定。
2、分类使用说明2.1 本表由项目代号（或年度）、分类号和案卷流水号三组代号构成，分别用0∽9阿拉伯数字标示。
三组代号之间用“—”分隔。
档号标示见图1。
图1：001－999标识）项目代号（或年度）2.2 电力生产（含生产准备、整体启动运行和生产考核期）档案归入第6大类；项目科技成果及科技研究档案归入第7大类；建设项目档案归入第8大类；设备仪器档案归入第9大类。
其中，“8基本建设”与“9设备”类档案的划分原则是：由设备制造厂家提供的说明书、技术文件、图纸和由厂家负责安装的设备所形成的技术文件、调试记录，设备投入运行后增加、检修、改进工作中形成的档案入“9设备”类；由设计院提供的涉及系统布置、设备安装的图纸和综合安装调试记录入“8基本建设”类。
2.3 引进设备的档案，原则上不拆卷，可在相应类目中采用参见形式。
2.4 根据档案形成特点，按隶属关系将第8大类划分到四级类目，第6大类、第7大类、第9大类划分到三级类目，各级类目均用0～9标识。
2.4.1 第6大类电力生产类和第7大类科学技术研究类按年度标识，科研课题按立项年度或获得成果年度标识，见图2。
图2：001－999标识）年度2.4.2 第8大类建设项目类和第9大类设备仪器类，项目代号由工期号与机组号组成。
机组归属明确的，前两位数为工期号，后两位数为机组号，各期工程机组连续编号。
公用系统的前两位数为工期号，后两位数用“00”标识，公用系统标识见图3。
图3：001－999标识）一期工程同工程异地建设且不同工期的项目与以前工期机组可不连续编号，同工程异地建设项目工期标识见图4。
全宗档案各类案卷目录编制说明
全宗档案各类案卷（件）目录编制说明文书档案文书档案在全宗内一级类目为1，二级类目分别为：1.党群行政、2.生产经管、3.股市证券；其分类号分别为：1.1党群行政；1.2生产经管；1.3股市证卷。
归档文件以件为单位进行整理，单份文件，一份为一件；文件正本与定稿、正文与附件为一件。
1.保管期限分永久、“Y”表示；长期“C”表示；短期“D”表示。
2.整理：是将归档文件以件为单位进行装订、排列。
3.排列：按保管期限—年度逐件排列。
4.编目：按保管期限，一个年度编制一个流水号，即为件号。
5.档号：分类号—年度、保管期限—件号。
科技档案科技档案在本全宗内一级类目为2，二级类目分别为：1、科研；2、工程；3、基建；4、设备；其分类号分别为：2.1科研;2.2工程;2.3基建;2.4设备。
1.排列：科研、工程、基建按项目排，同一项目按科研、工程、基建的全过程所形成的文件材料先后顺序排；设备则按不同种类、型号排。
2.档号编制：科研、工程、基建为：分类号—项目号—案卷号；设备为：分类号—种类号—案卷号。
3.统一编制分类目录，在分类目录内各类排序为：科研—工程—基建—设备，以后随着科技档案的增加，各类可单独分设目录。
会统档案一、会统档案在本全宗内一级类目为3，二级类目分设为：1会计；2统计；分类号为3.1会计；3.2统计。
二、排列：采用报表、帐册、凭证分别排列号；报表、帐册按年度先后各编一个大流水号；凭证每年单独一个流水号；并以报表、帐册、凭证各自编制案卷目录。
三、档号编制：分类号—年度号—案卷号特种载体特种载体档案在全宗内一级类目号为4，二级类目分设为：4.1照片;4.2声像;4.3牌匾;4.4奖状;4.5证书;4.6字画;4.7光盘、电子文档;4.8其他。
1. 排列:按不同载体分别排列，同一载体按形成时间先后排列。
2.编号:按各类先后顺序各编一个流水号，即为件号；其档号为：分类号—件号。
3.统一编制分类目录，其分类目录采用科技档案分类目录样式，分类目录内则按二级类目顺序排列编制。
档案分类大纲及编号方法说明
档案分类大纲及编号方法说明档案分类是一种将档案按照一定的标准和规则进行归类的过程，目的是方便档案的管理和检索。
一个完善的档案分类系统可以提高档案工作的效率和准确性。
本文将介绍档案分类的大纲及编号方法。
一、档案分类大纲的制定1.确定分类层次：档案分类应根据具体情况确定层次，一般分为主类、次类和细分，分类层次应适合具体档案管理的需求。
2.建立主题类别：主题类别是档案分类系统的基础，主要包括组织机构、业务职能、地理位置等主题。
可以参考已有主题分类的经验，也可以根据具体档案管理需求进行调整。
3.确定分类原则：档案分类原则是指根据档案本身的特点和管理需求，制定分类的规则和标准。
常用的分类原则包括业务性质、形成方式、载体类别等。
在确定分类原则时，还应考虑档案的使用需求，确保档案分类体现了信息的连贯性和便于检索。
4.编制大纲表：根据确定的分类层次、主题类别和分类原则，编制档案分类大纲表。
大纲表通常包括分类代码、分类名称、分类描述等项目，以及相应的层次和关系。
二、档案编号方法的选择2.案顺编号法：根据档案的顺序进行编号，即前一件档案的编号加一、这种方法适用于较小规模的档案机构，对于大规模的档案来说，容易出现编号混淆和错误。
3.混合编号法：将自然编号法和案顺编号法相结合，根据档案的形成时间或自然属性编制编号，并且结合案顺编号法进行编号。
这种方法兼顾了档案的时间属性和顺序属性，更适合大规模档案机构。
三、档案分类和编号的实施1.培训工作人员：在实施档案分类和编号之前，应对工作人员进行相应的培训，确保他们理解和掌握分类和编号的原则和方法。
2.编制分类和编号手册：根据档案分类大纲表，编制分类和编号手册，详细说明每个分类的定义和编制方法，以及编号的规则和操作流程。
3.实施分类和编号工作：按照分类和编号手册的要求，对已有档案进行分类和编号，同时对新增的档案进行及时的分类和编号。
4.建立相关档案数据库：为了方便管理和检索，可以建立相关的档案数据库，将档案的分类和编号与档案的内容信息进行关联，提高档案的使用效率。
档案编制工作方法流程
档案编制工作方法说明1) 编制档案保管期限表档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件。
它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。
档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。
(1) 顺序号。
顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。
它起着固定条款的排列位置和顺序的作用，也可作为鉴定时引用条款的代号。
(2) 条款。
条款是一组类型相同的文件的名称和标题。
每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。
有时，为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出其不同的保管期限。
条款的拟制一般不宜过多过细，应具有一定的概括性，但范围也不能过宽。
条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。
(3) 保管期限。
保管期限分为永久保存和定期保存。
永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期满后即可销毁。
长期保存一般是指档案须保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。
定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。
对于机关档案保管期限表，其中，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限，如短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、10年等，长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等。
(4) 附注。
附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。
例如，有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字样。
(5) 说明。
说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。
档案编制说明
电梯服务技术研发中心民防工程档案编制说明（一）工程概况电梯服务技术研发中心地下车库民防工程位于上海市静安区昌化路649号。
工程为附建式民防工程，地下一层，地面六层。
工程于2013年1月12日开工建设，2014年7月7日竣工。
民防总建筑面积1698㎡，民防总使用面积1698㎡。
工程共分为1个防护单元，平时为地下停车库，用于停放机动车和非机动车辆，战时为二等人员掩蔽部、物资库，防护等级为核6级，常6级。
本民防工程采用框架结构，抗震等级为三级。
相对标高±0.000相对绝对标高3.900m，人防底板结构相对标高为mm，大底板厚度为mm，混凝土强度等级为C35P6。
人防临空墙厚度为mm，地下室顶板厚度为mm。
电梯服务技术研发中心地下车库民防工程由上海三菱电梯有限公司投资建设，江苏地质工程勘察院勘察，上海新华建筑设计有限公司设计，上海机电工业工程监理有限公司监理，上海建工集团股份有限公司施工总承包。
（二）工程档案编制主要依据1、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）；2、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）；3、《上海市民防工程档案管理规定》（沪民防【2009】3号）；4、《上海市民防工程竣工档案报送内容和说明》。
（三）工程档案概况电梯服务技术研发中心地下车库民防工程竣工档案编制，按照《上海市民防工程档案管理规定》、《上海市民防工程竣工档案报送内容和说明》等规定要求，共形成档案10卷。
整个竣工档案的排列，以民防工程建设为序，共分为索引目录卷和四个阶段的档案。
第一阶段为前期立项文件，共形成1卷；第二阶段为设计阶段，共形成1卷；第三阶段为施工阶段，共形成1卷；第四阶段为竣工阶段，主要为竣工文件和竣工图，共形成7卷，无照片、光盘、影像文件。
（四）案卷号的编写及代号注明案卷号按照本民防工程档案案卷数量统一编制流水号（用三位数字表示，从“001”开始编制）。
建设工程电子档案编制说明
××市建设工程电子档案编制说明一、扫描电子档案范围凡是附录A、附录B、附录C编制目录中，在《惠州市建筑工程档案移交一览表》、《惠州市市政工程档案移交一览表》、《惠州市管线工程档案移交一览表》表格内注明要扫描的竣工档案，一律扫描成PDF格式电子文档。
二、扫描电子档案操作、报送流程建设单位按编制目录要求汇总好资料后，参照《惠州市建设工程档案整理规范》要求，对工程竣工资料进行组卷，组卷后打好页码，填写好案卷封面、卷内目录和备考表后，（注：案卷封面、卷内目录、备考表采用计算机打印）每一卷从案卷封面开始扫描至备考表,并形成一个单独PDF文件，扫描完成后再装订成册，送城建档案馆核对,核对无误后,档案馆保留工程准备阶段文件、工程竣工验收及备案文件和各专业竣工图纸的纸质资料,其余监理文件、工程施工技术资料将退回建设单位自行保管。
（注意：扫描前必须打好页码和如实填写好卷内目录和案卷封面，如不按要求一律重新整理后扫描）三、扫描文件基本要求对于采用扫描方式获得的电子文件，须注意：1．文字页的分辨率不可小于200dpi，图纸页的分辨率不小于300 dpi；2．黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；3．对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描（不低于中质量压缩）。
4．扫描获得的电子文件必须视觉清晰，页面完整，不得漏页；要保持工程项目电子文件间的自然形成规律和有机联系，文件的组织和排序应按纸质文件整理要求进行。
5. 为有效缩小扫描文件的容量，节省存储空间，读取快捷，扫描后的文件应在不影响原有质量的前提下进行压缩处理。
以PDF文件格式为例：A3以下的页一般不超过300KB，A2以上的图纸一般在1M左右。
6．文件如含有多页，则在扫描完其所有的页后，须按页的原始顺序用软件合并为一个多页PDF文件。
7.每一卷扫描完成后,合并成一个单独的PDF文件，文件取名与资料内容相一致。
工程档案编制说明
长江口深水航道治理三期工程横沙基地码头改建工程工程档案编制说明一、工程建设依据1、关于长江口深水航道治理三期初步设计的批复（交水发[2006]492号）；2、长江口深水航道治理三期工程初步设计（上海航道勘察设计研究院，2006.7）。
二、主要技术标准依据1、交通部2002年2月发布的《长江口深水航道治理工程整治建筑物结构设计标准》；2、交通部2003年12月发布的《长江口深水航道治理工程整治建筑物工程质量检验评定标准》局部修订；3、《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）。
三、工程档案编制依据1、批准的工程初步设计以及有关的审批文件等；2、交通部令2007年第3号《航道建设管理规定》；3、交通部令2008年第1号《航道工程竣工验收管理办法》；4、交办发[2009]225号《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》；5、国家档案局发布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》；6、国家质量监督检验检疫总局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008；7、交通部颁布的有关档案分类方法。
四、工程概况1、工程概述本工程为长江口深水航道治理三期工程尾项工程（为1个单位工程），主要是为了能满足大型自航耙吸挖泥船和大型绞吸式挖泥船靠泊需要而对横沙基地码头进行加固建造的工程。
主要内容包括：码头前沿泊位区疏浚挖泥，更换码头前后沿橡胶护舷，码头前沿新建楼梯2座、后沿改建楼梯2座，对码头上损坏的灯塔、栏杆及护轮坎进行维修更换，新增码头监控系统，对外观劣化被评为B级、C级、D级的主要构件进行修复补强，对原鉴定为III类桩的进行补桩处理，新建临时值班房2座，码头水、电、消防等配套设施进行修复，增加移动门3座。
2、与工程建设有关单位：建设单位：交通运输部长江口航道管理局质监单位：上海港建设工程安全质量监督站设计单位：中交上海港湾工程设计研究院有限公司监理单位：上海源深工程建设监理有限公司施工单位：中交第二航务工程局有限公司3、开工、竣工日期工程于2012年3月3日开工，合同内工程按合同工期完工（2012 年4月30日），2012年5月18日通过预验收；于2012年7月19日正式通过验收。
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大庆市建设工程档案编制说明
一、工程名称：
乘风西区托幼园建设工程（Y-4#)
二、工程概况：
本楼建筑面积5581.48平方米，层高3层，结构形式为框架结构。
乘风西区托幼园建设工程（Y-4#)位于大庆市让区运输路南侧，新运路东侧。
三、参建各方主体：
建设单位：大庆油田矿区服务事业部
监理单位：上海高科工程咨询监理有限公司
设计单位：黑龙江省建工建筑设计研究院有限公司
勘察单位：黑龙江省林业设计研究院
施工单位：江苏苏兴建设工程有限公司
工程检测单位：大庆市金塔工程质量检测有限公司
建设单位档案负责人（签字盖章）
年月日
建设单位（公章）
负责人签字（章）
年月日施工单位（公章）
负责人签字（章）
年月日
监理单位（公章）
负责人签字（章）
年月日
编制说明内容应包括：1、建设工程概况；2、档案整编情况（含编制组织机构、资料来源、参编人员等）；3、档案完整性及准确真实性（含原件缺失情况、副本存放地点、档案存在问题及其他需要说明的情况）；4、档案的密级要求（含借阅利用限制等）。