备件工作流程及制度

备件管理制度

备件工作流程图

收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催。

凭单验货，依货制单，差异制单，单单相符。

出库凭单，先单后料，依单发料，验料签单。

人人有责，各负其责，出入分离，科学管理。

备件工作流程描述，

收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催

1．备件计划员应根据备件的消耗情况、库存情况，服务顾问提供的缺件登记情况(对缺件要签字确认并30分钟内向业务部提供解决方案和预计解决时间)，车间提供的维修信息及季节等因素合理预测下一周期需求量（要用excel计算再调整，对突变量要了解分析原因），制定备件计划。由计划员制作《采购申请单》（订单底稿）报备件经理审核，报站长召开相关会议，修改订单，报材料会计审

核，站长、服务总监审批。

2. 审批完《订单底稿》后，计划员依《订单底稿》制作《采购计划》（订单），相关审核后，发往厂家完成订货并将单据及时报财务备案。备件计划员要电话跟踪催促主机厂及时发货，掌握货物在途动态。

凭单验货，依货制单，差异制单，单单相符。

3、到货后，库房管理员和计划员一起验收箱数，及包装箱的封口状态，同时对玻璃制品、大灯、CD、装饰条等易损、易变形件进行验收，如果无异常则签收。如果包装箱有破损、变形、封口开裂等异常状况，须开箱依《装箱清单》对货物进行清点验收，若有损坏缺件请运输商负责赔偿。

4、备件管理员签收后须两人以上开箱依《装箱清单》对货物逐样进行清点验收，若有差异则填写《验货异常现象记录表》，及时与厂家或供货商联系，办理索赔。依照先进先出的原则（新货摆在旧货后面或下面）整理上架，定位存放。无位置码的要先编码后上架，同时更新系统。备件计划员及时办理入库手续，打印《入库清单》，有关人员签字后附《装箱清单》、《验货异常现象记录表》《索赔单》当日报财务。如遇特殊情况，办理入库最多不超过3天。财务要当日审核单据之间是否相符，并与发票相一致。

5、入库必须按车型入库，即库房必须按主机厂的车型分系列建立备件库。所有入库物资（包括赠品等）必须及时按实物办理入库手续，保证一物一码且帐、物、卡、证、资金相符。多收的办理盈利入库，误发的(包括多发、少发、错发、漏发)与厂家办理索赔业务，并报财务挂帐。损坏的如果可以确定责任和处理结果的及时处理，不能确定责任有可能将来索赔的，先办理入库及索赔手续，报财务挂账处理。拆新车必须按车架号办理入库手续，不得负出库，恢复新车办理负入库手续处理。

6、退料单；维修工退料，库房管理员要先确认备件完好无损，在领料单签字后方可电脑退料，并打退料单双方签字确认。为操作简便，未结算之前可以在出库单上负出库。

出库凭单，先单后料，依单发料，验料签单。

7、领料单出库；备件管理员依《任务委托书》上料，并打领料单，库房管理员按领料单上的品名、型号、数量发料，收货人要现场验收，确认无误后双方

签字认可。一联留存作出库单，一联随《任务委托书》带走。

8、销售单(或调拨单)出库；在不影响生产情况下，进行备件销售工作，打印《销售单》（一式三联），见用户签字与财务收款盖章后发料，《销售单》一联留收款员处，一联留存作出库单，一联交顾客带走。内部转库使用调拨单或销售单，要及时办理入库单一起转财务。

9、预约单出库；预约备件到货后要按照预约信息制作标识并存放在预约货位等待用户来站更换，未经预约的服务顾问和用户同意不得挪用。

10、借条出库，非本维修车间人员不得借料，本维修车间人员外出服务，救援，试件诊断借料时，本人写借条，需有部门主管和站长签字，五百元以上备件借条需有服务总监签字。经备件主管备案签字后，备件管理员方可发料。

11、出库要快捷及时准确，手续齐全。库存为零，不得出库。保证位置码准确无误，标识清楚，并做好整理保养工作，保证在库备件无灰尘，无损伤，满足使用要求，做到帐、物、卡一致。销售的备件原则上不进行退换，特殊情况报站长处理。

12、备件管理员每天要进行永续盘点；财务每月进行抽盘，每年进行一次全盘。备件主管每月进行库存分析，对库存进行科学合理的动态管理。

人人有责，各负其责，出入分离，科学管理。

备件经理：

1. 负责备件计划管理与制定工作，包括正常订货计划，紧急订货计划，确保进货渠道正规，储备合理，保证维修所需的备件供应。

2. 负责制订备件管理、领用、仓储的规章制度以及备件储定额，建立和保证与备件业务相适应的工作流程，快速准确地供给备件，有效地支持维修车间。

3. 及时、全面的掌握备件部运作情况，分析备件采购/库存/发放等方面存在的问题，并制定解决方案，确保配件的科学管理。

4. 负责对本部门工作流程、规章、标准、考核办法及本部人员岗位责任制度的编制、报批、组织实施。

5. 负责备件市场调研，经济分析，收集和反馈备件的有关信息，及时向上级传递、反馈。

6. 负责提高本部员工整体素质与工作能力的培训计划提出与实施。

7. 负责处理客户配件投诉及原因分析/报告。

备件计划员：

1.及时了解各车型备件销售/库存情况，根据环境季节、车辆维修状况，保障备件销量/库存的前提下，减少积压件，保证资金有效运作制定合理的备件计划。

3.每日9：00前打印按领料人的《领料日报》报财务，随时关注库存量与消耗量，收集相关供求信息，当库存低于下限或供求发生变化时，及时填写《采购申请单》报备件经理处安排采购，增加库存。库房重要备件，不得零库存。

4.及时填写《备件业务月报表》上报有关部门。

5. 及时发现呆滞件，并及时申报备件经理。

6.对电脑系统的维护，保证电脑数据的安全性。

备件管理员：

1.负责配件检验/清点/核对/入库/上架/保管/发货。

2.对配件库存进行统计，并及时反馈给配件计划员。

3.严把出、入库关，为一线工人提供便捷优质的服务。

4.配合财务部门做好盘点工作。

5.负责仓库日常维护及卫生管理，保持仓库整洁、卫生。

6.做好仓库的安全/防火/防锈工作。

7.及时发现呆滞件，并及时申报备件经理。

备件仓库的基本要求

备件仓库在服务站工作中的地位是至关重要，大部分业务都是围绕备件仓库所展开的。提高备件仓库的管理水平，不仅对于管理服务站的资产有着重要的作用，而且是服务站的信誉和形象之所在。建立一套严格的仓库管理制度及出、入库管理规定是十分必要的。

1、备件仓库的出、入库必须采用计算机管理，利用备件管理软件在计算机

上建立库存账务系统。出入库手续必须按规定车型办理，通用件办理调

拨手续。

2、非仓库有关工作人员严禁进入库存区域。领导带人参观库房时，管理员