档案整理方案

档案整理方案

为规范档案的收集、整理、立卷归档，根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》交办发[2010]382 号、《科学技术档案构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》、《广东省机关档案分类办法》以及《广东省文件材料归档方法改革方案》，结合本单位的实际情况，特制定此档案整理方案，细则如下：

一、工作目标

规定各门类档案的的归档范围、保管期限、整理方法、目录格式、归档要求和做法，实行统一的立卷标准，形成较完善的档案管理程序。各种该归档的文件材料完成立卷工作后，输入网上档案管理系统，便于查找利用，并做好档案资料的借阅、利用登记。

二、专门档案的归档

（一）专门档案的归档范围及保存期限

本单位的专门档案是指受理的所有监督工程的档案，分为申报监督前期档案和监督过程中产生的档案，以下是具体的归档范围。

（二）工程项目档案的收集和管理

建设单位向本站申请工程质量监督后，按规定递交的申请资料由计划资信室收集审查之后移交给综合室；监督过程中产生的文书材

料由质量监督室或者项目监督小组负责收集整理后移交综合室，一般一年递交一次，或监督项目竣工后递交。由综合室专人负责资料接收、整理、归档工作。

（三）工程项目档案的档号

档号由分类号（大类代字+ 一级属类）、案卷顺序号构成。

1档案类别代号（代字：G）:单位内专门档案的分类号，本单位的工程项目档案属专门档案。

2、一级属类为项目代号：用阿拉伯数字代表各建设项目：

“0”高速公路、“1”一级公路、“2”二级公路、“3”桥梁（单独立项）。“4”隧道、“5”截污主干管工程、“6码”头工程

3、二级属类为年度代号，用年份的后两位数作为二级属类。

4、案卷号，基本保管单位案卷的编号。

例: G0-09 1

专门档案类，2009年所受理的高速公路监督项目中的第一个工程。

（四）监督项目的组卷按照归档范围中规定的，本单位所接收的资料，按批准文件、合同文件、中标文件、资信与资质证明、施工单位文件、监理单位文件、设计单位文件、业主单位文件、发文的顺序组

卷归档。

（五）施工图文件的归档

图纸按297mn¥ 420mm（A3）规格装订成册对折入盒；大于A3规

格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mn¥ 210mm （A4）规格，图标外露；大小能折叠后装入档案盒，跟工程项目其他归档资料一同放入同一个项目的档案盒内。

三、文书档案的归档

（一）文书档案归档范围

（二）文书档案的组卷顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位。首先，将文件材料按三个保管期限（永久、30 年、10 年）分开，同一个保管期限的文件材料，按照时间先后顺序排列，并且尽可能将关系密切的（同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。一份文件为一件；正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一件。同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文在后。总得来说文件材料归档分类按年度——机构——保管期限逐

级进行分类。其中在分“年度”时，应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结，报告、统计报表等应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告应放在结案的一年；不

同年度的文件一般应分开排放。

（三）文书档案的编号

党政工团（文书）档案：大类代字A

传统的文书立卷归档方法：即年度一机构一问题立卷归档

档号结构模式为：

大类代字+保管期限代号+目录序号+案卷号

说明：

大类代字：A ;保管期限代号：永久1、长期2、短期3, 本单位文书档案永久为A1、长期A2、短期为A3 ;目录号：按案卷年代顺序排列，每年（或若干年合并）编一个目录号；案卷号：同一个目录中所有案卷按顺序编一个流水号。

例1：1992年永久、保管的文书档案目录号为2，案卷号是10，则此案卷的档案号为：A1.2-010

例2：1992年短期保管的文书档案目录号为1,案卷号是3,则此案卷的档案号为：

A 3.1 -003

毛井口

1---- 案卷号

--------- 目录号

----------- 保管期限代号

------------- 类代字

档号因适应计算机管理的需要，每段为三位，档案中不足位数的用“（补齐（保管期限中不足位数加空格），“和为分

界标识

归档文件要逐件在首页上方的空白处加盖档号章（档号章包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号），并填写有关栏目的内容。

1、案卷提名，应包括监督工程项目的全称。

2、类别号：文书档案的代号为“A”。

3、期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称，永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”，定期30年为“30年”，定

期10 年为“ 10年”。

4、年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标公元

纪年。

5、机构：归档单位均为办公室，故机构可留空。

6、件号：以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。

四、案卷的格式要求

（一）档案装盒：档案编号后，按照编号顺序装入档案盒，并

在盒的脊背上填上“档号”有关栏目的内容。

（二）填写盒内备考表，盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不填写；整理人：填写归档文件材料整理归档人的姓名；日期：填写归档的年、月、日。

（三）案卷的装订。卷内文件材料要去掉金属物; 对破损的文件材料应按裱糊技术的要求托裱;字迹模糊的应复制并与原件一并存档;最后将案卷装订,按三孔一线，每孔之间8-12 公分（16K 或A4 纸）的方法用线装订固牢。

（四）档案盒采用由档案局监制的无酸卷盒。六、建议采购物

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