档案整理方案
档案整理分类方案范本（3篇）
档案整理分类方案范本为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。
第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。
第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。
本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。
第三条本方案共设置___个一级类目，并以两位___伯数字作为一级类目代号。
1、公司文件（代号：01）2、办证管理（代号：02）3、合同管理（代号：03）4、基本建设（代号：04）5、检验报告（代号：05）6、行政管理（代号：06）7、人事档案（代号：07）8、体系文件（代号：08）9、声像实物档案（代号：09）第四条二级类目的设置方法如下：1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。
第五条归档文件___本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
2.整理。
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包___、存储等），使之有序化的过程。
档案整理分类方案_
档案整理分类方案_随着信息时代的到来，档案摆脱了过去的厚重和笨重，成为了现代管理工作的重要内容之一。
无论是在家庭还是工作场所，档案管理都应该得到足够的重视和重视。
通过对档案的整理和分类，可以大大提高档案的可读性和管理效率。
本文将介绍档案整理分类方案的主要内容。
一、档案整理方案1.按年度整理：按照年份把档案进行归类，比较简单，也比较容易管理。
对于开出年度账的企业更为适用。
2.按工作类型整理：根据工作类型进行归类，如人事材料、财务材料等。
3.按编制单位进行整理：根据企业单位的编制进行整理，不因管理部门的更迭而产生影响。
4.按地域进行整理：区别传统机构档案，客户资料的地域性差异较大，所以根据地域进行整理是有效的方法。
5.按性质进行整理：按资料的性质进行整理，如合同、报表、图纸等。
二、档案分类方案1.通用文书分类：公司的通用文书规格、编号、章页数等属性必须符合公司的管理标准、审批流程和使用规程。
2.人事档案分类：按员工所属的部门或职务进行分类，比如办公室、公司领导、经理、主任等。
3.财务档案分类：按财务科目进行分类，比如现金、银行存款、应收账款、应付账款等。
4.市场营销档案分类：按客户的行业、地区等进行分类。
5.审计档案分类：按审计类型、时间、地点进行分类。
6.研究档案分类：按研究主题、时间、地点进行分类。
7.行政管理档案分类：按行政管理主题进行分类，如行政管理文件、内部规章、制度、组织架构、学习材料等。
8.物资管理档案分类：按物资流转流程进行分类，包括采购、库存、调拨、报废等流程。
总的来说，档案的整理和分类是非常重要的，可以提高档案的利用价值，减轻工作量，增加管理效率。
因此，企业必须投入足够的时间和资源来管理档案。
同时，应该将此作为企业文化的重要一环来推动和实施。
档案整理工作实施方案(最新)
1、 凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。
2、 凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化;机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。
三、整理工作的原则是
(一)充分利用原有基础
1、 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
2、 在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
(二)保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。 对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。
四、便于保管和利用
保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
适用于撤销机关档案。
(三)年度--问题分类法
多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。
(四) 问题--年度分类法
多适用于撤销机关档案和历史档案。
3、 题名基本结构力求完整。
题名的基本结构包括文件的责任者(作者)、内容(问题)和名称(文种)三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。
档案整理工作方案(四篇)
档案整理工作方案为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。
目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。
总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。
基本设想及工作内容如下：一、档案整理目标1.合同审批单2.合同排产单3.生产指令单4.原材料产品质量证明书5.化学成分复检报告单6.原材料进货验证记录7.工艺卡8.热处理生产记录9.拉伸试验报告10.晶间腐蚀报告11.钢管超声波(涡流、水压)探伤报告12.外观尺寸检查报告13.产品质量保证书二、分类按照公司的业务特点及档案管理的要求(以下三点)1.要求所有档案整理目标的按公司名称分类。
2.要求所有档案整理目标的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。
3.要求所有档案整理目标的分类档案做编号、排号等。
三、整理方式及内容文书档案：收集、1.合同审批单2.合同排产单3.生产指令单4.原材料产品质量证明书5.化学成分复检报告单6.原材料进货验证记录7.工艺卡8.热处理生产记录9.拉伸试验报告10.晶间腐蚀报告11.钢管超声波(涡流、水压)探伤报告12.外观尺寸检查报告13.产品质量保证书整理以上所有证件归档将公司有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)；四、编制档案检索工具和各种统计、登记册1、文书档案(案卷目录、分类目录、字号目录)；5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。
五、制订档案管理规章制度1、借阅制度；2、归档制度；3、管理人员岗位责任制；4、保密制度；5、其它工作制度。
七、建议为使我公司各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门在个人手中当天所有报告单、检验单等，向档案室移交。
档案整理工作方案（二）为加强医院档案建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《档案法》的规定，结合实际，制定如下工作方案：一、加强领导，明确职责为保证档案达标工作顺利进行，决定成立档案达标工作领导小组。
档案工作整理实施方案
档案工作整理实施方案一、背景。
随着信息化时代的到来，各种档案资料不断增加，档案管理工作变得愈发重要。
而档案整理工作是档案管理工作的基础，对于提高档案利用率、保障档案安全具有重要意义。
因此，制定档案工作整理实施方案，对于提高档案管理工作效率具有重要意义。
二、目标。
1. 提高档案整理工作效率，减少工作时间和人力成本；2. 保障档案整理工作的准确性和安全性；3. 提高档案利用率，方便用户查阅和利用档案资料。
三、实施步骤。
1. 制定整理计划，根据档案种类和数量制定整理计划，明确整理工作的时间节点和工作内容。
2. 梳理档案资料，对档案资料进行分类、整理和清点，建立档案目录和档号，确保档案资料的完整性和准确性。
3. 数字化处理，对档案资料进行数字化处理，建立电子档案库，方便档案资料的查阅和利用。
4. 损毁处理，对于损坏或无用的档案资料进行损毁处理，减少档案存储空间，提高档案利用率。
5. 安全保障，建立档案安全管理制度，加强档案资料的保密工作，确保档案资料的安全性。
6. 完善档案管理系统，建立完善的档案管理系统，包括档案借阅、调阅、归档等流程，提高档案管理工作效率。
四、实施措施。
1. 加强组织领导，建立档案整理工作领导小组，明确工作职责和工作目标，加强对档案整理工作的组织领导。
2. 健全制度机制，建立档案整理工作制度和规范，明确整理工作的流程和要求，健全档案整理工作的监督和评估机制。
3. 加强人员培训，对档案整理工作人员进行培训，提高其整理工作的技能和水平，确保整理工作的准确性和安全性。
4. 营造良好氛围，营造良好的工作氛围，激发档案整理工作人员的工作热情和创造力，提高整理工作的效率和质量。
五、监督评估。
1. 建立监督评估机制，建立档案整理工作的监督评估机制，定期对整理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。
2. 完善档案管理制度，根据监督评估结果，及时完善档案管理制度，提高档案整理工作的效率和质量。
六、总结。
档案数字化整理服务方案
档案数字化整理服务方案一、服务目标。
档案就像一个单位或者个人的记忆宝库，我们的目标就是把这个宝库数字化，让里面的宝贝既安全又方便查找。
我们希望通过专业的数字化整理服务，让每一份档案都能在数字世界里有个清晰、准确的“小窝”，方便随时调阅，而且要保证档案信息的完整性和保密性，就像守护宝藏一样。
二、服务内容。
1. 档案前期整理。
- 我们会对档案进行分类，就像给小动物们分窝一样。
把不同类型的档案，比如人事档案、业务档案、财务档案等分开来。
然后对每份档案进行清点，看看有没有遗漏或者损坏的情况。
如果有档案纸张破损，我们会小心翼翼地进行修补，就像给受伤的小宝贝疗伤。
- 还要给档案建立索引，这就相当于给每个档案宝贝做个小名牌。
通过这个索引，在数字化之后就能快速定位到每一份档案。
2. 数字化加工。
- 扫描环节可是很关键的。
我们会根据档案的大小、材质选择合适的扫描仪，确保扫描出来的图像清晰、完整。
对于那些彩色的档案，要还原出它原本绚丽的色彩；对于黑白的档案，也要保证文字和图案清晰可辨。
就像把一幅画完美地复制到电脑里一样。
- 在图像采集之后，就是进行图像优化。
把扫描过程中可能出现的阴影、污渍等去除掉，让档案图像看起来干干净净、漂漂亮亮的。
- 然后就是文字识别（OCR）。
把图像中的文字转化成可编辑的文本，这时候就像给档案宝贝们学会了一种新的语言，让它们能更好地在数字世界里“交流”。
识别出来的文字要进行校对，保证准确性，不能让档案信息变了样。
3. 数据存储与管理。
- 我们会建立安全可靠的存储系统。
这个存储系统就像一个超级保险柜，有多层保护。
一方面要防止数据丢失，通过定期备份的方式，就像给档案宝贝们做多个分身，一个丢了还有其他的。
另一方面要防止数据被篡改，采用加密技术，只有通过正确的“钥匙”才能打开档案。
- 建立档案数据库，把数字化后的档案按照之前的索引进行合理的存放。
这个数据库要方便查询，就像在图书馆里找书一样，输入关键词就能快速找到想要的档案。
老旧纸质档案整理方案
老旧纸质档案整理方案背景介绍许多机构和组织公司都有许多的纸质档案需要整理，这些档案可能经过多年的保管，记录了各种文档、合同、协议以及各种文书。
但是，随着数字化技术的不断发展和应用，许多机构都希望对这些档案实施数字化管理，让其更好地被利用和保护。
然而，对于大多数老旧纸质档案的整理工作往往比较困难，需要付出更多的精力和时间。
整理方案对于老旧纸质档案的整理，需要寻找适合的方案和方法。
以下是一些可能的整理方案：方案一：纸质档案数字化对于大多数老旧纸质档案，数字化是一个不错的选择。
数字化档案可以更方便地管理和检索，减少了物理档案对空间的占用，也更容易对文档进行备份和保护。
下面是几个数字化纸质档案的方法：•扫描档案：采用扫描仪或手机扫描，并将结果保存为数字化格式。
•数字相机拍照：使用相机将档案拍照，并将结果保存为数字化格式。
然而，数字化档案需要存储和管理的技术，需要高效的计算机系统和技术支持，对人力和物力的投入也比较高。
方案二：归纳整理归纳整理是常用的整理档案的方法。
主要包括以下几个步骤：•按照档案年代、文档性质、重要程度等因素对文件进行分类。
•对文件进行评估，标记、贴标签或分类别装订等。
•按照分类创建归档文档并将文件预处理。
归纳整理的难点通常在于对于档案的划分与评估，需要一定的专业知识和技能，对档案的整理人员的素质与能力要求也比较高。
方案三：外包整理为了更快捷和更高质量地完成老旧纸质档案的整理，有些机构和组织也选择将档案外包出去。
将档案外包给专业的档案整理公司可以帮助机构和组织更快地完成整理工作，同时也可以确保整理的质量更高。
然而，领会到业务和文件的信息是尤为重要的。
因为，档案外包需要一定的成本和时间，并且外包机构可能不了解机构的业务，将档案外包可能会导致业务和文件的混淆。
总结总而言之，对于老旧纸质档案的整理，可以考虑数字化档案、归纳整理和外包整理等方法。
而不论选择哪种方案，都需要根据档案的特点和要求，评估整理成本、成效和风险，并选择适合的方法和工具。
档案整理及数字化方案
档案整理及数字化方案档案整理与数字化是当前信息时代发展的必然趋势，各行各业都在积极推进档案工作的整理与数字化转型。
本文将介绍一种档案整理及数字化方案，旨在提高档案管理的效率和可靠性。
一、档案整理方案档案整理是指对现有档案进行分类、鉴定、整理和编目等步骤，以达到便于查阅和利用的目的。
以下是具体的档案整理方案：1. 档案分类：根据档案的性质、用途和关联关系，将档案进行分类。
可以按照部门、文件类型、年代等进行分类。
在分类的过程中，应考虑到档案之间的关联关系，确保分类的合理性和便于管理。
2. 档案鉴定：对已分类的档案进行鉴定，确定档案的主次关系和保管期限。
鉴定的依据可以是档案的重要性、历史价值和长期保存的需求。
鉴定结果将为后续的整理和数字化工作提供指导。
3. 档案整理：根据鉴定结果，对档案进行整理。
整理的目的是将档案从原始状态整理为有序、易于管理和查阅的状态。
在整理过程中，应采取适当的保护措施，确保档案的完整性和可靠性。
4. 档案编目：对整理后的档案进行编目，建立档案目录。
档案目录可以采用数字方式进行编制，方便查阅和管理。
编目标准应符合国家档案管理的要求，确保档案的科学性和规范性。
二、档案数字化方案档案数字化是指将纸质档案转换为电子形式，以提高档案管理的效率和可靠性。
以下是具体的档案数字化方案：1. 扫描与拍摄：将纸质档案通过扫描仪或数码相机进行数字化处理。
在扫描或拍摄之前，要确保档案的完整性和不受损坏，如有需要可以采取修复措施。
2. 图像处理：对扫描或拍摄得到的图像进行处理，清晰化和修复。
可以使用图像处理软件对图像进行去噪、锐化、调整亮度和对比度等操作，以提高图像质量。
3. 文字识别：对扫描或拍摄得到的图像进行文字识别，将文字转换为可编辑的电子文件。
文字识别技术已经相当成熟，能够高效准确地将图像中的文字提取出来。
4. 数据存储：将识别出的电子文件进行分类和存储，建立数字化档案库。
可以将数字化档案存储在本地服务器或云存储平台，以便于远程访问和共享。
档案整理计划
档案整理计划
一、前言
档案管理是组织机构正常运作的关键环节,能够为决策提供可靠的历史依据,同时也是遵守法律法规的重要体现。
然而,许多单位对档案管理工作重视不足,导致大量档案散失或被破坏。
为了更好地保护和利用单位的档案资源,制定本档案整理计划。
二、现状及问题
1. 档案堆积成山,混乱无序
2. 部分档案已受潮湿、虫蛀等损坏
3. 档案查阅困难,资料查找效率低下
4. 档案保管人员流动大,专业培训不足
三、整理目标
1. 建立完善的档案管理制度
2. 实现档案科学分类和规范化管理
3. 确保档案信息安全和长期保存
4. 提高档案查阅效率,便于利用
四、工作计划
1. 成立档案整理领导小组
2. 清理和登记现有档案
3. 制定档案分类方案和编码体系
4. 采购档案柜等保管设备
5. 档案外包存储和数字化加工
6. 建立档案管理信息系统
7. 培训档案管理人员
五、进度安排
1. 第一阶段(1-3月):成立领导小组,调查现状
2. 第二阶段(4-6月):清理登记,制定分类方案
3. 第三阶段(7-9月):采购设备,档案加工
4. 第四阶段(10-12月):系统建设,人员培训
六、保障措施
1. 政策支持:上级领导高度重视,出台相关文件
2. 经费投入:单位拨付专项档案经费
3. 人员配备:选聘专职档案管理员
4. 宣传发动:营造浓厚的档案意识
通过本计划的实施,将使单位的档案管理工作走上科学化、规范化、信息化的轨道,为改革发展和决策咨询提供有力支撑。
档案整理服务方案模板
一、方案概述【方案名称】（如：XX公司档案整理服务方案）【编制日期】（如：2023年11月）【编制单位】（如：XX档案整理服务公司）【适用范围】（如：适用于各类企事业单位、政府机关、学校等档案整理需求）【方案目标】（如：通过规范化、系统化的档案整理，提高档案管理效率，确保档案安全，便于档案的查询和利用。
）二、服务内容1. 档案整理流程（1）档案收集：对各类档案进行收集，包括纸质档案、电子档案等。
（2）档案鉴定：对收集到的档案进行鉴定，确定档案的价值和保管期限。
（3）档案分类：根据档案的特点和需求，对档案进行科学分类。
（4）档案编号：为每份档案赋予唯一的编号，方便检索和管理。
（5）档案装订：对纸质档案进行装订，确保档案的完整性和整洁性。
（6）档案数字化：将纸质档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
（7）档案存储：对档案进行合理存储，确保档案的安全和完整。
2. 服务项目（1）档案整理：对各类档案进行规范化整理，包括纸质档案和电子档案。
（2）档案数字化：将纸质档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
（3）档案检索：提供档案检索服务，方便用户快速找到所需档案。
（4）档案咨询：为用户提供档案咨询和解答服务。
（5）档案修复：对破损的档案进行修复，延长档案的使用寿命。
三、服务流程1. 需求调研（1）了解客户档案管理的现状和需求。
（2）制定档案整理服务方案。
2. 项目实施（1）档案收集：收集各类档案，包括纸质档案和电子档案。
（2）档案鉴定：对收集到的档案进行鉴定，确定档案的价值和保管期限。
（3）档案分类：根据档案的特点和需求，对档案进行科学分类。
（4）档案编号：为每份档案赋予唯一的编号，方便检索和管理。
（5）档案装订：对纸质档案进行装订，确保档案的完整性和整洁性。
（6）档案数字化：将纸质档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
（7）档案存储：对档案进行合理存储，确保档案的安全和完整。
3. 项目验收（1）对整理后的档案进行质量检查，确保档案的完整性和准确性。
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档案整理方案
为规范档案的收集、整理、立卷归档，根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》交办发[2010]382 号、《科学技术档案构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》、《广东省机关档案分类办法》以及《广东省文件材料归档方法改革方案》，结合本单位的实际情况，特制定此档案整理方案，细则如下：
一、工作目标
规定各门类档案的的归档范围、保管期限、整理方法、目录格式、归档要求和做法，实行统一的立卷标准，形成较完善的档案管理程序。
各种该归档的文件材料完成立卷工作后，输入网上档案管理系统，便于查找利用，并做好档案资料的借阅、利用登记。
二、专门档案的归档
（一）专门档案的归档范围及保存期限
本单位的专门档案是指受理的所有监督工程的档案，分为申报监督前期档案和监督过程中产生的档案，以下是具体的归档范围。
（二）工程项目档案的收集和管理
建设单位向本站申请工程质量监督后，按规定递交的申请资料由计划资信室收集审查之后移交给综合室；监督过程中产生的文书材
料由质量监督室或者项目监督小组负责收集整理后移交综合室，一般一年递交一次，或监督项目竣工后递交。
由综合室专人负责资料接收、整理、归档工作。
（三）工程项目档案的档号
档号由分类号（大类代字+ 一级属类）、案卷顺序号构成。
1档案类别代号（代字：G）:单位内专门档案的分类号，本单位的工程项目档案属专门档案。
2、一级属类为项目代号：用阿拉伯数字代表各建设项目：
“0”高速公路、“1”一级公路、“2”二级公路、“3”桥梁（单独立项）。
“4”隧道、“5”截污主干管工程、“6码”头工程
3、二级属类为年度代号，用年份的后两位数作为二级属类。
4、案卷号，基本保管单位案卷的编号。
例: G0-09 1
专门档案类，2009年所受理的高速公路监督项目中的第一个工程。
（四）监督项目的组卷按照归档范围中规定的，本单位所接收的资料，按批准文件、合同文件、中标文件、资信与资质证明、施工单位文件、监理单位文件、设计单位文件、业主单位文件、发文的顺序组
卷归档。
（五）施工图文件的归档
图纸按297mn¥ 420mm（A3）规格装订成册对折入盒；大于A3规
格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mn¥ 210mm （A4）规格，图标外露；大小能折叠后装入档案盒，跟工程项目其他归档资料一同放入同一个项目的档案盒内。
三、文书档案的归档
（一）文书档案归档范围
（二）文书档案的组卷顺其自然，单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位。
首先，将文件材料按三个保管期限（永久、30 年、10 年）分开，同一个保管期限的文件材料，按照时间先后顺序排列，并且尽可能将关系密切的（同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。
一份文件为一件；正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。
文件处理单（表）与被处理文本合为一件。
同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文在后。
总得来说文件材料归档分类按年度——机构——保管期限逐
级进行分类。
其中在分“年度”时，应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结，报告、统计报表等应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告应放在结案的一年；不
同年度的文件一般应分开排放。
（三）文书档案的编号
党政工团（文书）档案：大类代字A
传统的文书立卷归档方法：即年度一机构一问题立卷归档
档号结构模式为：
大类代字+保管期限代号+目录序号+案卷号
说明：
大类代字：A ;保管期限代号：永久1、长期2、短期3, 本单位文书档案永久为A1、长期A2、短期为A3 ;目录号：按案卷年代顺序排列，每年（或若干年合并）编一个目录号；案卷号：同一个目录中所有案卷按顺序编一个流水号。
例1：1992年永久、保管的文书档案目录号为2，案卷号是10，则此案卷的档案号为：A1.2-010
例2：1992年短期保管的文书档案目录号为1,案卷号是3,则此案卷的档案号为：
A 3.1 -003
毛井口
1---- 案卷号
--------- 目录号
----------- 保管期限代号
------------- 类代字
档号因适应计算机管理的需要，每段为三位，档案中不足位数的用“（补齐（保管期限中不足位数加空格），“和为分
界标识
归档文件要逐件在首页上方的空白处加盖档号章（档号章包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号），并填写有关栏目的内容。
1、案卷提名，应包括监督工程项目的全称。
2、类别号：文书档案的代号为“A”。
3、期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称，永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”，定期30年为“30年”，定
期10 年为“ 10年”。
4、年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标公元
纪年。
5、机构：归档单位均为办公室，故机构可留空。
6、件号：以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。
四、案卷的格式要求
（一）档案装盒：档案编号后，按照编号顺序装入档案盒，并
在盒的脊背上填上“档号”有关栏目的内容。
（二）填写盒内备考表，盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不填写；整理人：填写归档文件材料整理归档人的姓名；日期：填写归档的年、月、日。
（三）案卷的装订。
卷内文件材料要去掉金属物; 对破损的文件材料应按裱糊技术的要求托裱;字迹模糊的应复制并与原件一并存档;最后将案卷装订,按三孔一线，每孔之间8-12 公分（16K 或A4 纸）的方法用线装订固牢。
（四）档案盒采用由档案局监制的无酸卷盒。
六、建议采购物
品：
1、档案装订机、装订线、打码机、档号章、无酸档案盒
2、网上
档案管理系统
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