高校学生档案管理
大学学院全日制普通本科学生档案管理办法
XXXX大学学院全日制普通本科学生档案管理办法第一章总则第一条为加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《XXXX学院档案管理办法》和相关法律法规，结合我校学生档案管理工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称学生档案是指全日制普通本科学生档案。
第三条学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分,是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。
学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有效地为学生和用人单位服务。
学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。
第四条学生档案实行统一管理、集中保管的原则。
学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节。
学校招生就业处负责全校全日制普通本科学生的档案管理，各学院及有关单位协助做好学生档案材料的收集和归档工作。
第二章学生档案材料的收集与整理第五条学生档案应及时收集、整理，不断充实完善，一般应包含以下材料：（一）入学前材料：包括中学学籍表、普通高校招生考生体格检查表、考生志愿信息确认表、考生报名登记表,入党、入团材料等（专升本学生还应有专科毕业学校的材料）。
（二）招生录取资料：新生电子档案（普通高校招生考生体格检查表）。
（三）学籍材料：包括结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。
（四）学习材料：包括在校学习期间的学生成绩单。
（五）鉴定材料：包括毕业生教育（专业）实习鉴定表。
（六）毕业有关材料：包括报到证、毕业生登记表、毕业生体检表、教师资格认定申请表等材料。
（七）处分材料：包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律法规等校级材料。
（八）奖励材料：包括在校期间获得校级及校级以上表彰奖励的有关审批表等材料。
（九）组织材料：入团、入党的申请书、入党积极分子教育考察登记表、思想汇报、发展党员综合性政审材料、党员转正申请书、入团、入党志愿书等。
(完整)高校学生档案管理办法
学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用, 保障学生正当权益。
依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。
学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。
第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中 > 匚、集中负责管理。
第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。
第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。
（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。
第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。
2024高校档案管理制度
2024高校档案管理制度
2024年高校档案管理制度可能包括以下方面的内容：
1. 学生档案管理：高校将建立完善的学生档案管理系统，记录学生的个人信息、学习成绩、获奖情况、参加活动等相关信息。
档案管理系统应具备信息安全保障和数据备份功能。
2. 档案归档和借阅：将学生档案进行分类和归档，确保档案的完整性和准确性。
同时，建立档案借阅制度，学生和教职工可以根据需要申请借阅档案，但需遵守借阅规定和保密政策。
3. 档案电子化：加强档案数字化建设，推行电子档案的管理和存储。
通过电子化手段，提高档案管理的效率和便捷性，同时减少纸质档案的占用空间和保管成本。
4. 档案保密：建立档案保密制度，明确档案的保密等级和管理权限。
特别是对于涉及个人隐私和敏感信息的档案，要加强保密措施，确保档案安全。
5. 档案利用和共享：鼓励教职工和学生合理利用档案资源，进行相关科研、教学和学习活动。
高校之间应该加强档案的共享交流，促进学术合作和资源共享。
6. 档案管理岗位设置和培训：建立专门的档案管理岗位，招聘专业人员负责档案管理工作。
同时，组织相关培训和考核，提高档案管理人员的专业素质和管理水平。
上述仅为大致的设想，具体的高校档案管理制度可能还会随着实际情况的变化和各高校的要求而有所调整。
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学生档案管理流程
学生档案管理流程学生档案管理是学校教务工作中非常重要的一环，它不仅是学生学习、成长的重要资料载体，也是学校对学生管理的有效手段。
为了规范学生档案管理流程，保障学生档案的完整性和安全性，以下将详细介绍学生档案管理的流程。
一、学生档案管理流程概述学生档案管理包括学籍管理、档案登记、档案归档、档案借阅、档案移交等环节。
整个流程需要学校各个部门之间密切合作，确保学生档案信息的及时准确更新和共享。
二、学生档案管理流程详解1. 学籍管理学籍管理是学生档案管理的起始环节，包括学生的入学登记、调档与转学、休学与退学等。
学生入学时需向学校提交个人基本信息、家庭信息、征兵登记信息等，学校对这些信息进行登记并建立学生档案。
对于学生的调档、转学、休学、退学等情况也需要及时更新学籍信息，并对学生档案进行相应处理。
2. 档案登记档案登记是学生档案管理中的重要环节，通过对学生档案的详细登记，确保档案信息的真实性和完整性。
这一环节需要对学生的个人信息、成绩单、家庭背景等进行详细登记，并进行编号和归档，以便后续管理和使用。
3. 档案归档档案归档是学生档案管理中的核心环节，包括对学生档案的整理、分类、编号、盖章、存储等工作。
学校需要建立完善的档案管理制度和归档标准，确保学生档案的安全保存和方便查阅。
4. 档案借阅档案借阅是学生档案管理流程中的必要环节，需要建立健全的借阅制度和审批流程。
学生、老师或相关部门需要借阅学生档案时，需提出书面借阅申请，并经过审批才能进行档案借阅。
借阅后的档案需要做好记录管理，确保档案的安全和及时归还。
5. 档案移交档案移交是学生档案管理中的重要环节之一，当学生毕业或离校时，学校需要将学生的档案进行移交。
移交的档案需要按照规定的标准进行整理和打包，确保档案的完整性和安全性。
学生毕业后的档案还需要建立档案管理系统，进行长期保存和管理。
三、学生档案管理流程的注意事项1. 保护学生隐私在学生档案管理的整个流程中，学校需要严格保护学生的隐私信息，确保学生个人信息的安全和保密。
浅谈高校学生档案管理工作对于学生就业的作用
浅谈高校学生档案管理工作对于学生就业的作用随着高校教育的不断发展，学生档案管理工作对于学生就业的作用也日益凸显。
高校学生档案不仅是学生个人信息的记录，更是学校对学生学习、成长和发展情况的全面了解和评价，对于学生的就业起着举足轻重的作用。
本文将从档案管理对学生就业的积极作用、档案管理对学生就业的挑战以及提高档案管理工作质量的途径等几个方面进行浅谈。
高校学生档案管理工作对于学生就业起着积极作用。
一方面，学生档案记录了学生的学习成绩、获奖情况、社会实践经历等重要信息，这些信息是企业单位在招聘过程中了解学生的重要依据。
通过档案管理的记录和整理，可以为学生提供一份完整的学习、成长和发展情况的证明，为学生就业提供有力的支持。
学生档案还记录了学生所参加的各种学科竞赛、社会实践活动及社团工作等，这些经历能体现学生的综合素质和能力，对于提升学生的就业竞争力起着重要作用。
可见，高校学生档案管理工作对于学生就业具有不可替代的作用。
档案管理对于学生就业也存在着一些挑战。
首先是数据管理的难度。
学生信息庞杂、数量庞大，如何对这些信息进行分类、整理以及保密工作，对于档案管理工作者提出了更高的要求。
档案管理工作需要及时更新学生的就业情况，及时了解学生的就业动态，这就需要拓展学校与企业、用人单位的交流渠道，及时收集和反馈学生的就业信息。
就是档案管理与就业指导工作的结合问题。
目前，很多高校的档案管理工作还存在与就业指导工作的脱节现象，缺乏对学生就业需求的全面考虑。
只有加强档案管理与就业指导工作的协同配合，才能更好地为学生提供就业服务。
针对这些挑战，我们急需采取措施提高档案管理工作的质量。
要加强对档案管理工作人员的培训，提高他们的专业水平和综合能力。
要积极建立校企合作的档案管理模式，加强学校与用人单位的联系与交流，及时了解用人单位对于学生的招聘需求，为学生提供更准确的就业信息。
还要加强对于学生档案信息的保密工作，建立完善的信息管理制度，确保学生个人隐私不受侵犯。
大学生高校档案管理制度
一、总则为加强高校学生档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 学生入学登记表、学籍变动表、毕业证书、学位证书、成绩单、奖惩记录、个人简历等。
2. 学生资助、助学贷款、勤工俭学等经济资助记录。
3. 学生社团、志愿者活动、实习实践等社会实践活动记录。
4. 学生奖惩、评优、就业推荐等材料。
5. 其他与学生相关的各类文件、资料。
三、档案管理职责1. 学校档案管理部门负责学生档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 学院（系）负责学生档案的收集、整理和移交工作。
3. 学生本人负责保管好个人档案，并按照规定向学校档案管理部门提交相关材料。
四、档案管理流程1. 学生入学后，由学院（系）负责收集、整理学生档案，并在规定时间内向学校档案管理部门移交。
2. 学校档案管理部门对移交的档案进行审核、整理、立卷、归档。
3. 学生档案的保管期限按照国家档案局规定执行。
4. 学生档案的查阅、复制、借用等，按照学校档案管理部门的规定办理。
五、档案安全管理1. 学校档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗、防火、防潮、防虫等。
3. 档案管理人员应加强档案安全意识，严格执行档案安全管理制度。
六、档案利用1. 学生本人有权查阅、复制其个人档案。
2. 有关部门因工作需要，经学校档案管理部门批准，可查阅、复制学生档案。
3. 查阅、复制档案时，应遵守保密规定，不得泄露学生个人信息。
七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案局规定执行。
2. 学校档案管理部门负责档案销毁工作的实施，并做好销毁记录。
3. 学生档案销毁前，应通知学生本人，并征求其意见。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学校档案管理部门负责解释。
高校学生档案管理制度
第一章总则第一条为加强和规范高校学生档案管理工作，确保学生档案的完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国高等教育实际，特制定本制度。
第二条本制度适用于我国各类普通高校、高等职业技术学院等高等教育机构的学生档案管理工作。
第三条学生档案是高校学生德智体全面发展情况的真实记录，是学生就业、升学、出国、入伍等的重要依据，对于高校教育教学、管理服务、科学研究等工作具有重要意义。
第二章档案管理职责第四条高校档案管理部门负责全校学生档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用等工作。
第五条各学院（系）负责学生档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档和档案的借阅、查询等。
第六条教职工、学生及其他相关人员应积极配合档案管理部门和学生档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条学生档案收集范围包括：入学登记表、学习成绩单、奖惩记录、综合素质测评、毕业论文、实习鉴定、体检报告、户口迁移证明等。
第八条学生档案整理应遵循以下原则：（一）按时间顺序排列，保持档案的连续性；（二）按档案类别划分，便于查找和使用；（三）档案内容应真实、准确、完整；（四）档案装订应整齐、牢固。
第四章档案保管与利用第九条学生档案保管应遵循以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（二）档案存放应按类别、时间顺序排列，并设立目录；（三）档案查阅、复制、借阅应严格审批手续，并做好登记；（四）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十条学生档案利用应遵循以下规定：（一）档案查阅、复制、借阅应严格按照档案管理规定办理手续；（二）查阅、复制、借阅档案的人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）档案管理人员应做好档案利用记录，及时反馈利用情况。
第五章罚则第十一条违反本制度，造成档案丢失、损毁、泄密的，依法依规追究相关人员责任。
第十二条档案管理人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，依法依规追究相关人员责任。
在校大学生档案管理制度
一、总则为了加强在校大学生档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和可用性，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、管理范围1. 在校大学生档案包括：学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业证书、学位证书、就业协议书等。
2. 学生个人档案材料，包括：身份证、户口本、家庭情况调查表、各类证书、获奖证明等。
三、管理原则1. 依法管理：严格按照国家有关法律法规和政策要求，规范档案管理工作。
2. 完整性原则：确保档案资料的真实性、完整性，不得遗漏、伪造、篡改。
3. 保密性原则：对涉及学生个人隐私的档案资料，实行严格保密。
4. 可用性原则：确保档案资料便于查询、利用，提高档案服务效率。
5. 规范化原则：建立健全档案管理制度，规范档案管理流程。
四、管理机构及职责1. 学校成立档案管理工作领导小组，负责全校档案工作的统筹规划和组织实施。
2. 学校设立档案室，负责全校学生档案的收集、整理、保管、利用等工作。
3. 各学院设立档案管理员，负责学院学生档案的管理工作。
4. 各部门、各班级要积极配合档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性。
五、档案收集与整理1. 学生入学时，档案管理员负责收取学生档案资料，并做好登记、整理工作。
2. 学生在校期间，档案管理员负责收集学生的学籍卡、成绩单、奖惩记录等档案资料。
3. 学生毕业时，档案管理员负责收集学生的毕业证书、学位证书、就业协议书等档案资料。
4. 档案整理要求：按照档案分类标准，对档案资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和可读性。
六、档案保管与利用1. 档案保管要求：档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案安全。
2. 档案查阅：档案资料查阅需凭有效证件，按照规定程序办理。
查阅者需遵守保密规定，不得泄露档案内容。
3. 档案利用：档案资料可用于学生毕业就业、职称评定、入学审核等工作。
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浅谈高校学生档案的管理
[摘要] 高校学生档案管理是高校档案管理的一项重要工作,也是学校教育教学工作的重要组成部分。
本文从高校学生档案管理的内容、特点等方面分析,对高校学生档案管理工作中遇到的问题,提出了改进的意见。
[关键词] 高校学生档案管理
高校学生档案是大学生学习期间各方面信息的重要载体,准确、齐全、完整的档案,全面地记载着大学生的政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映大学生综合素质的最重要依据,也反映了大学生成长过程中的一段重要经历。
同时,也为未来的用人单位对人才的发现和培养提供了重要的参考。
因此,管理好大学生人事档案,对人力资源开发和人才成长非常重要。
一、高校学生档案的主要内容及其特点
(一)主要内容
众所周知,档案来自于人们的社会活动,是人们在社会实践中产生的具有保存价值的资料的历史记录。
学生档案是每个人最初的人事档案,它将随着学生步入社会所从事的职业而改变档案名称,并入相应的人事档案门类中。
高校学生的档案主要包括以下内容:
1.个人简历:如高中毕业生登记表、高等学校毕业生登记表;
2.组织鉴定材料:如高校招生考生报名登记表、学生的学年鉴定表、思想品德鉴定表;
3.学习材料:学习成绩单、实习鉴定表、毕业论文评定、党校学
习鉴定表等;
4.参加党团组织材料:入党、团申请书、志愿书、登记表等;
5.先进事迹材料:学生的获奖登记、学年先进个人审批表等;
6.处分和撤销处分材料;
7.身体健康方面材料:高校招生体格检查表、高校学生体质健康卡片;
8.其它可供参考的材料:如思想总结、思想汇报、个人总结等。
(二)学生档案的特点
1.动态性。
一份学生档案一旦建立之后,是动态的而不是静止的。
一方面,它需要不断补充新材料,必须根据学生情况的变化而不断
增加新的内容,以避免内容老化和材料的缺失;另一方面,学生档案随着学生的走向而不断流动,边流动边形成,最后归宿到用人单位。
而其他类型的档案一旦归档后,就保持相对的稳定性。
2.真实性。
高校学生的档案材料是学生在校期间学习和实践活动的一般原始记录,能反映学生在这一时期的学习、思想品德、身体各方面的情况,所有材料都由学校把关,能真实地反映学生的情况,所以具有一定的真实性。
3.实用性。
学生档案是学生在学校总结情况的真实记录,毕业就业时用人单位可以根据材料内容全面了解学生的政治表现、学习成绩、综合素质、家庭情况等内容,具有重要的参考价值。
4.内容的单一性。
学生档案虽形成于不同阶段、不同学校,但内容比较单一,一般包括登记表、成绩卡、体检表、鉴定表、奖惩材
料、政审表、入党入团材料等。
其他类型的档案在形式上比较多样化,内容上也比较丰富,不是单一固定的。
二、高校学生档案管理中存在的主要问题
1.档案意识薄弱,管理不规范。
相关部门尽管不断出台相应的档案管理条例,对学生档案管理工作的各项内容作了统一具体的规定,但在高校一些老师和学生档案意识不高,表现在学生填写各类需存档材料时随意、马虎、不认真。
教师方面,在学生毕业时填写的《高校毕业生登记表》时对表格审核不严,学生只写奖励而不写处分时,教师对其中的“奖惩内容”内容没有核对,有的没有盖学校公章而只是盖院系的公章,学生成绩单上没有体现获得学士学位以及毕业情况等等,甚至个别学校的档案材料还存在造假现象,使毕业生档
案在真实性、全面性、严肃性等方面大打折扣,失去了档案的真正意义。
2.档案管理手段陈旧
由于学生档案具有归档时间统一、存放时间不长、流动快的特点,而学生档案的管理基本上还处于传统、原始、手工操作的实体管理模式中,对学生档案不能采用计算机管理,也没有建成学生档案信
息库,给毕业生查询档案去向以及转递档案带来不便。
3.档案材料单一
有的学生档案材料单调、千篇一律,有的材料只有成绩单、毕业生登记表、体检表以及中学时的简单材料,从档案中只能看到,以极其概括性地泛泛而谈的评语和专业学习成绩的好坏,体现不出学生
的特长和个性,这将不利于学生档案转为干部人事档案的考察材料。
4.档案转递工作不及时不规范
当前,毕业生档案传递方式五花八门,学校的档案投递方式有通过机要传递的,有派专人投送的,也有的让毕业生自己携带,甚至出现乱投递现象,造成档案“满天飞”。
还有个别院校不重视毕业生档案传递的时效性,延误档案的传递,造成“人档分离”现象,直接影响毕业生就业和人事代理工作,给毕业生和用人单位带来不便,也降低了毕业生档案的使用效率。
三、高校学生档案管理的改进措施
1.制定相应的法规和制度
做任何事情都必须有法可依、有章可循,特别是管理学生档案这项专业性很强的工作。
对此,要制定相应的管理条例,以档案学的理论为指导,参照《档案法》、《干部人事档案工作条例》等,根据学生档案管理工作的性质、任务、特点,对学生档案管理工作的各项内容作统一具体的规定,以此提高人们的对大学生档案管理的认识,重视大学生档案在人力资源开发和管理中的价值,从而加强档案管理的严肃性,从而提高干部人事档案的质量,使学生档案管理工作走向规范发展的轨道。
2.全面提高档案意识
首先要加强教育,对高校学生、教师、班主任加大宣传学生档案重要性的力度,从抓思想教育入手,逐步引导他们对档案形成正确
认识,消除思想上的模糊认识,逐步宣传应归档材料的各种要求及规范归档材料的实际意义,使他们认识到搞好高校学生档案管理工作是关系到高校教育改革的大事,是关系到客观公正地反映一个学生实际情况,使他们能够顺利地毕业、就业的大事,只有各方面提高了思想认识,才能真正形成高校学生档案管理的良好局面。
3.利用计算机辅助管理学生档案
目前,社会已进入信息化时代。
面对先进、系统的计算机管理,档案管理实行计算机管理是时代的呼唤和形势发展的必然要求。
目前越来越多的人已经认识到了在档案管理中采用计算机进行辅助管理的重要性和必要性。
随着各高校在学生人数的逐年增加,学生档案管理也要采用计算机辅助管理,建立学生的档案信息数据库,实现学生档案管理系统化、科学化。
这样既减少人力损耗,也使档案管理更准确、快捷、全面、方便,更适应时代发展的需要。
学生毕业后,其人事档案及时向有关单位转递,利用计算机管理档案转递的凭证如存根、回执单等,以便学生查询档案的去向,从而使档案管理工作跃上一个新的台阶。
4.规范档案材料的收集整理工作
作为高校学生档案管理的工作人员,要经常主动地与形成学生档案材料的部门及各系主管学生档案的负责人联系、协商、沟通,及时收集各部门形成的档案材料。
高校学生档案的特别是归档时间较为集中,在学生毕业离校前将有大量材料归档,管理人员对各类材料要做到边收集、边整理、边归档,还要及时鉴定其完整性,有缺漏
地及时采取各种补救措施,从源头上解决档案材料质量差的问题,做好提高归档材料的质量工作,进一步推进高校档案管理工作的规范化和系统化。
5.提升学生档案管理人员的自身素质
大多数高校学生档案管理人员都是兼职档案员,他们没有受过专业的学习,主要通过平时工作积累经验,因此档案管理人员必须要加强档案业务的学习,充分利用各种机会进修,系统掌握档案管理的基础理论和专业知识,大力提高专业知识水平和管理能力,掌握档案工作的思维方法和工作方法,应用现代化办公技巧,提高档案处理的现代化水平,以此增强自身的素质,处理好档案各个环节如档案材料的收集、审核、传递、立卷归档方法等。
总之,高校学生档案管理工作是一个系统化、规范化、科学化的过程,我们要充分认识做好高校学生档案管理工作的重要性与紧迫性,不断地探讨与研究高校学生档案工作的规律,使这项工作开展得更扎实,更有成效,使高校学生档案工作在实施科教兴国的战略中发挥更大的作用。
参考文献:
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