学习资料归档整理及移交办法完成版本..doc
资料文档移交制度范本模板
资料文档移交制度范本模板一、目的为确保公司内部资料文档的管理秩序，提高工作效率，明确移交双方的责任和义务，特制定本制度。
本制度适用于公司内部所有资料文档的移交工作。
二、适用范围1. 适用于公司各部门之间的资料文档移交。
2. 适用于公司项目组之间的资料文档移交。
3. 适用于公司与其他单位或个人之间的资料文档移交。
三、移交方责任1. 确保移交的资料文档真实、完整、准确，符合相关法规和公司规定。
2. 负责对移交资料文档进行整理、分类、归档，并编制移交清单。
3. 负责在移交过程中对资料文档的安全、保密和保护。
4. 负责对移交资料文档的更新和修改，确保移交的资料文档为最新版本。
四、接收方责任1. 负责对移交的资料文档进行验收，确保资料文档的完整、准确和有效性。
2. 负责对移交资料文档进行归档和管理，确保资料文档的安全、保密和可追溯性。
3. 负责对移交资料文档的更新和修改，确保接收的资料文档为最新版本。
4. 负责对移交资料文档的运用和利用，充分发挥资料文档的价值。
五、移交流程1. 移交方根据移交需求，提前准备好相关资料文档，并进行整理、分类、归档。
2. 移交方编制移交清单，清单应包括资料文档的名称、版本、数量、编制单位等信息。
3. 移交方和接收方共同进行资料文档的验收，确认资料文档的完整、准确和有效性。
4. 移交方和接收方在移交清单上签字，确认移交完成。
5. 移交方将资料文档交给接收方，并办理交接手续。
6. 接收方对资料文档进行归档和管理，确保资料文档的安全、保密和可追溯性。
六、移交要求1. 资料文档应按照公司规定的格式和标准进行整理、分类、归档。
2. 资料文档应使用统一的编号和命名规则，便于管理和查询。
3. 资料文档应使用统一的存储介质，如硬盘、U盘等，并确保存储介质的可靠性。
4. 资料文档的移交应通过正规的交接手续，确保移交的资料文档的真实性和有效性。
七、保密和保护1. 移交双方应严格遵守公司的保密规定，确保资料文档的保密性。
档案整理移交的实施方案
档案整理移交的实施方案一、前言。
档案是组织的重要资产，对于企业、机构来说，档案的整理和移交是一项重要的管理工作。
本文档旨在制定档案整理移交的实施方案，以确保档案的安全、完整和便捷使用。
二、档案整理。
1. 档案整理的目的。
档案整理的目的是为了对档案进行分类、整理、清理，保证档案的完整性和准确性，为移交做好准备。
2. 档案整理的内容。
（1）分类整理，按照文件的类型、年限、部门等进行分类整理，确保档案有序。
（2）清理筛选，对于已经失效或者无用的档案进行清理，减少无效档案的存储空间。
（3）整理登记，对整理后的档案进行登记备案，建立档案目录，方便后续的检索和使用。
3. 档案整理的流程。
（1）确定整理责任人，指定专人负责档案整理工作，明确责任。
（2）制定整理计划，根据档案的种类和数量，制定整理计划，合理安排工作进度。
（3）实施整理工作，按照整理计划，逐步完成档案的分类、清理和整理工作。
（4）审核验收，由专人对整理后的档案进行审核验收，确保档案整理工作的质量。
三、档案移交。
1. 档案移交的目的。
档案移交是将整理好的档案移交给指定的接收单位或者存档机构，以便后续的管理和利用。
2. 档案移交的内容。
（1）确定移交范围，明确移交的档案种类、数量和范围。
（2）编制移交清单，对移交的档案进行清单编制，确保移交的完整性和准确性。
（3）制定移交方案，根据移交的档案种类和数量，制定移交方案，包括时间节点、流程和责任人等。
3. 档案移交的流程。
（1）确定移交责任人，指定专人负责档案移交工作，明确责任。
（2）编制移交清单，对移交的档案进行清单编制，确保档案的完整性和准确性。
（3）准备移交材料，整理好移交清单、档案目录等移交材料。
（4）实施移交工作，按照移交方案，逐步完成档案的移交工作。
（5）接收确认，由接收单位或存档机构对移交的档案进行接收确认，确保档案移交工作的顺利完成。
四、总结。
档案整理移交是一项重要的管理工作，对于保证档案的安全、完整和便捷使用具有重要意义。
资料整理及移交方案
资料整理及移交方案一、前言。
咱们要做资料整理和移交这件事儿啦。
这就像是整理自己的宝贝然后传给下一个有缘人一样，得好好规划规划，不然乱成一锅粥可就不好玩喽。
二、资料整理。
# （一）资料收集。
1. 来源清查。
咱们得先搞清楚资料都从哪儿来的。
就像寻宝一样，把每个可能藏着资料的角落都翻一翻。
是各个部门自己攒的呀，还是从外面收集来的？先列个清单，把这些来源都记下来，这就好比是绘制一张宝藏地图。
2. 全面收集。
按照这个地图，把所有相关的资料都找出来。
不管是纸质的文件，还是电子文档，一个都不能落下。
那些散落在各个文件夹里的电子资料，就像调皮的小精灵，得把它们都捉回来。
纸质文件嘛，就像那些古老的羊皮卷，也要小心翼翼地收集好。
# （二）分类整理。
1. 大类别划分。
把收集来的资料按照大的类型分一分。
比如说，可以分成工作文档类、项目资料类、人事档案类之类的。
这就像把不同种类的玩具放进不同的箱子里，方便咱们后面找东西。
2. 小类别细分。
在每个大类别下面，再细分小类。
比如工作文档类下面，还可以分成工作报告、工作流程、工作通知等小类。
这就好比是在玩具箱里再用小盒子把不同的小玩具分开装，这样找起来就更精准啦。
3. 编号标记。
给每个小类别的资料都编个号。
就像给每个小玩具都贴上一个独特的标签，这样一说编号，就能快速定位到对应的资料啦。
# （三）数字化处理（针对纸质资料）1. 扫描转换。
对于那些纸质的资料，如果条件允许，就用扫描仪把它们变成电子文档。
这就像是给纸质的宝贝拍了个照片，让它们也能在电子世界里有个分身。
2. 命名规范。
扫描后的电子文档要按照一定的规则命名。
可以是“类别小类编号标题”这样的格式。
比如说“人事档案员工简历 001 张三简历”。
这样一看文件名，就大概知道是什么资料了。
三、资料移交。
# （一）移交准备。
1. 移交清单制作。
根据整理好的资料，做一个详细的移交清单。
清单上要写明资料的类别、编号、名称、数量（如果是纸质资料的话）等信息。
资料整理及档案移交规定
关于建设工程文件的整理及档案移交规定为加强建设工程档案的收集、整理工作，统一建设工程档案的验收标准，保证建设工程档案完整、准确、及时地归档和移交，根据《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部令90号令）、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）,特制定本规定。
一、建设工程文件归档的质量要求1、文件应为原件。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4、工程文件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。
5、工程文件应字迹清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297×210mm），图纸应采用国家标准图幅。
7、文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8、竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图尺寸为：50mm×80mm。
竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏正上方空白处。
竣工图要盖设计院出图章、建设单位审图章、监理单位公章。
9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，要加盖设计变更图章（35ⅹ15）mm、设计变更汇总表（归档到设计变更首页）。
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改移依据。
变更图章可以采用以下几种形式设计变更汇总表10、同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm ×210mm ），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向内折，图标栏露在外面。
资料归档移交工作方案
资料归档移交工作方案一、背景说明移交资料归档是确保组织内部信息流通畅通和保持合规性的重要工作。
为了有效完成资料归档移交，必须制定一套可行的工作方案。
本文档旨在提供一个无标题的资料归档移交工作方案以确保信息的准确性和完整性。
二、工作目标- 确保所有重要资料和文件都得到及时归档和转交。
- 保证资料的安全性和机密性，防止泄露和丢失。
- 提高组织内部信息共享和检索的效率和便利性。
三、工作流程1. 确定资料归档的范围：包括所有与组织运营相关的文件，如合同、报告、会议记录等。
2. 根据归档分类制定归档标准：根据文件的性质和用途，制定合理的归档分类标准，确保文件能够被准确归档并轻松检索。
3. 设立归档移交责任人：指派专人负责资料归档移交工作，确保工作的专业性和连续性。
4. 进行资料整理和归档：按照事先制定的归档标准，将文件进行整理和归档，并记录相关信息，如文件名、归档位置等。
5. 归档移交程序：将归档好的文件进行移交，确保移交过程中文件的完整性和安全性。
同时，将移交记录妥善保存备查。
6. 资料归档后续管理：归档后续管理工作包括定期检查归档文件的完整性和准确性，及时处理任何问题，并根据需要进行权限管理和信息更新。
四、注意事项1. 归档资料的移交过程应该规范，确保每份文件都被妥善记录和转交。
2. 移交归档文件时，应注意保护文件的机密性和安全性，避免泄露和损坏。
3. 建立备份制度，确保在任何情况下都能够恢复被丢失或损坏的归档文件。
4. 对于涉及个人隐私的文件，应严格控制访问权限，并遵守相关法律法规的要求。
五、评估和改进在资料归档移交工作完成后，应对整个工作过程进行评估，并根据评估结果提出改进措施。
重点关注工作效率、准确性和安全性，为后续的工作提供指导和参考。
六、总结资料归档移交的工作方案是确保组织内部信息流通顺畅的关键工作。
通过制定一套无标题的工作方案，可以确保资料的准确性和完整性，提高工作效率和安全性，帮助组织更好地管理和利用信息资源。
档案整理和移交工作要求
档案整理和移交工作要求
1. 嘿，档案整理可不能马虎啊！就像整理自己的房间一样，你得有条有理呀。
比如说，你总不能把衣服和书胡乱堆在一起吧，那找起来得多费劲呀！对档案整理也是这个理儿。
2. 移交工作可得认真对待呀！这可不是闹着玩的。
想想看，如果运动员在接力比赛中移交接力棒不认真，那岂不是要出大乱子呀，档案移交也一样啊！
3. 整理档案的时候，一定要细心再细心，那每一份档案可都是宝贝呀！好比是珍贵的珠宝，稍有不慎就可能受损呢。
4. 档案移交前要反复核对呀，就像出门前要反复检查有没有带钥匙一样重要，这可不能偷懒哦！
5. 整理档案要有耐心哦，别着急，慢慢来。
这就跟拼图似的，一块一块仔细凑，才能拼出完整的画面呀。
6. 移交工作必须要按规矩来，不能随心所欲呀。
这就像过马路要等绿灯一样，是必须遵守的呀，不然会出问题的！
7. 对于档案整理和移交工作，大家都得上点心呀！这可是关系到很多重要事情的呀，可别不当回事哦！总之，认真负责地做好档案整理和移交工作是非常重要的，能避免很多麻烦呢！。
档案移交方案
档案移交方案一、背景介绍随着社会的发展和科技的进步，各个组织机构和企业单位对档案管理的重视程度日益提高。
为保证档案的完整性、可靠性和易获取性，档案的移交显得尤为重要。
本文将就档案移交的方案做出详细说明。
二、移交流程1. 准备阶段在移交档案之前，先要进行准备工作。
包括确定移交的时间节点、移交的范围、移交的方式等。
同时，为了确保档案的安全传输，还需制定相应的安全保密措施。
2. 移交准备在正式进行档案移交之前，需要进行移交准备工作。
首先，对将要移交的档案进行整理和归档，确保文件的完整性和顺序。
其次，制定详细的目录和索引，以便后期的查找和管理。
3. 档案移交移交时，需要依据预先制定的移交协议进行。
协议中应明确移交的内容、数量、移交的双方责任等。
同时，在移交过程中，双方需进行清点和签收，确保移交的准确性和完整性。
4. 移交记录移交完成后，需制定详细的移交记录。
记录包括移交的时间、地点、双方人员和单位、移交档案的内容和数量等信息。
移交记录不仅可以用于后期的查询和管理，还可以作为双方解决纠纷的证据。
5. 档案接收档案接收方要对接收到的档案进行详细的检查和验收。
确保档案的质量和完整性。
如发现问题，及时与移交方进行沟通和协商，以确保移交的顺利进行。
6. 移交档案的存储和管理移交档案后，接收方要进行档案的存储和管理工作。
包括建立档案库房、制定档案管理制度、档案整理和归类等。
同时，还需制定档案的保密措施，确保档案的安全性和可靠性。
三、档案移交的注意事项1. 安全保密档案移交是一个涉及到敏感信息的过程，双方需注意档案的安全保密工作。
确保档案在移交过程中不受到泄露和损坏的威胁。
2. 移交协议在移交之前，双方应制定移交协议，协议中应明确双方的权责和义务。
确保移交的顺利进行。
3. 移交记录移交完成后，要制定详细的移交记录。
记录中应包括移交的内容、数量、移交的双方和时间等信息，以备后期查询和管理。
4. 档案存储和管理接收方要建立专门的档案库房，并制定相应的档案管理制度。
完整版)档案整理归档移交服务方案-直接可用巨全通用版
完整版)档案整理归档移交服务方案-直接可用巨全通用版我们非常荣幸能够参与贵单位的“XXXXX档案整理归档移交服务项目”投标。
鉴于土地储备档案管理工作内容较多，信息资源量较大，传统的档案管理方法已经无法满足现代信息技术的高速发展需求。
因此，我们提出了以下工作方案：一、用户需求响应一）项目整体理解及依据我们将通过人员、设备、技术和管理等方面，对接收的档案进行归档、整理、著录、扫描等专业化加工，形成规范的入库档案和档案电子数据库，以满足XXX的要求。
具体依据包括《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《档案著录规则》、《纸质档案数字化技术规范》、《XXX省档案管理条例》、《XXXX市档案管理条例》和其他相关参考文献。
二）项目工作流程1、档案出库：我们将指定专人对需要进行数字化处理的档案进行调档，并与贵单位指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。
2、档案整理归档：我们将严格按照国家、省市及行业档案整理归档的有关规定和要求，对档案分类方法、档案归档范围及保管期限、档案目录等进行重新审查、修改和编制。
已立卷的档案，要对档案顺序、文件编排顺序的合理性、档案材料的合理性、完整性及整理、装订、归档方法进行重新梳理。
未立卷的档案材料，要进行分类、整理、加工、装订和归档。
档案的分类、加工，档号、页码编制，索引、著录，组卷、装盒、装订，卷内封皮、目录和备考表等，均依照国家档案管理方面的规定和要求。
盒面和脊背中的编号、文字、数字等标示，应采用打印或模章加盖。
验收合格的档案，并在指定档案库房入库上架。
3、档案扫描：我们将依据《纸质档案数字化技术规范》的要求进行档案扫描。
4、图像处理：档案分批扫描交由专人对图像进行检查处理，使之符合项目质量要求。
5、数据处理：扫描质量、格式转换、数据整理、加工及成果提交，均依照国家、省市有关电子化档案归档和要求。
图像处理完成后，经过多次检查和确认，确保数据的准确性和完整性。
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对外援助成套项目资料归档整理与移交办法（试行）第一章总则第一条为规范对外援助成套项目（以下简称项目）资料的归档整理工作，明确移交验收标准，建立完整、准确的成套项目档案系统，确保项目建成后的运营、维修及改（扩）建对原始资料的需要，保留与项目有关的重要历史资料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001 ）、《对外援助成套项目施工技术资料管理办法》（[1999] 外经贸援发第 188 号文附件七，以下简称《资料管理办法》）及《电子文件归档与管理规范》（ GB ／T 18894—2002 ）、《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定，结合对外援助成套项目的特点，制定本办法。
第二条项目资料是指在项目实施过程中形成的、对国家和社会有保存价值的、按规定办法整理成卷的纸质和电子文件，包括重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要环节、重要阶段、重大事情的图片、音像资料。
第二章各方职责第三条商务部国际经济合作事务局（以下简称经济合作局）是商务部授权的项目资料管理部门，负责制定有关规章制度，接收、保管及开发利用项目资料，并对有关单位在项目资料收集、归档、保管过程中的工作进行监督、检查、和必要的培训，必要时对归档整理人员进行现场指导。
督促有关项目单位按有关规定或合同约定移交资料，对于未在规定期限内移交的单位，用有效的方式催交。
第四条参与项目考察设计、施工、施工监理、设计监理、中期质检、竣工验收的各有关总承包单位是项目原始资料的形成单位，除须按照国家建设部门及其它有关部门的要求收集并保管规定的资料外，还必须按商务部的有关规定和合同的约定收集、整理并移交相关的考察设计资料、施工资料、监理资料、中期质检与竣工验收资料，并妥善保管备份资料，备份资料的所有权和使用权归商务部所有。
凡有分包内容的项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包企业编制的全部资料，并对此负全责。
第五条施工监理单位和设计监理单位还应分别对施工单位和设计单位的项目资料及有关工作实施监督、检查。
第六条各项目实施单位领导及项目技术组领导应对资料工作高度重视，建立岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施；指派专门人员并督促其认真领会、掌握《资料管理办法》及本办法（以下简称《资料整理办法》）的要求，认真做好归档所需资料的有关工作。
第三章资料的形成与收集第七条按国家有关制度和规范形成种类齐全、质量合格的、份数足够的原始文件。
第八条纸质资料形成的要求（一）资料所载内容必须真实、准确、完整，与项目实际相符合，具有可追溯性。
其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理及验收等方面规范、标准和规程。
（二）应签名（或盖章）处，必须签（盖），且字迹清楚，不得代签。
（三）所需的各种表格采用《资料管理办法》中规定的样本，不足部分参照国家制定的相关标准和规范中的样本制表，表格的所有栏目均应签署明确意见。
（四）归档的文字资料应采用A4幅面（297mm＊210mm ）耐久性强的纸张，并采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色（如纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔和复写纸）的书写材料，字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
（五）图纸可采用蓝晒图和机打图。
所有竣工图应逐张加盖竣工图章（图章样本见附件3）并签名。
竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。
凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须注明变更修改依据。
第九条在施工过程中，随进度、按专业、有系统地及时收集和初步整理应归档的所有原始资料。
随时收集、及时整理、妥善保管。
第十条各有关单位应进行归档整理并向商务部移交资料的具体内容、分类办法详见本办法附件1。
第十一条电子文件的收集电子文件包括以下两类：一是有关文字资料和图纸的电子版本（见附件 1 中电子文件移交相关部分）；二是反映项目实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件（归档移交内容和分类办法见附件 2）。
第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后，应立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中（其它无关电子文件不得与此混存），或刻录成盘，妥善保管，供电子文件归档整理时使用。
必要时，向本单位档案部门进行临时归档备案。
第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备份。
在纸质资料正式装订前，应按本办法的有关要求制作尚未形成的电子文件，尤其是需扫描成电子文件的纸质资料，如图纸类。
电子文件的存储格式要求如下：（一）文字型电子文件以XML 、RTF 、TXT 为通用格式，要求转化为PDF 格式。
（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
扫描型电子文件以JPEG 、TIFF 、 BMP 为通用格式。
（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（四）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
视频和多媒体电子文件以 MPEG 、 AVI 、 RMVB 为通用格式。
（五）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV 、 MP3 为通用格式。
（六）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
第四章资料的归档整理第十二条项目结束或所承担的任务完成后，各有关单位应及时对收集的资料进行归档整理。
第十三条归档资料编制正本一套、副本一套，每套均由纸质资料和刻入规定内容的电子光盘组成。
正本移交经济合作局管理，副本由移交单位代商务部实施异地保管。
正本归档资料必须为原件，不能提供原件的，可以复印件代替，并在复印件上注明原件存放处，同时，必须以文字形式对此做出必要的说明。
制作归档资料副本时，如没有足够的原件，可以使用正本资料的复印件。
第十四条电子文件的整理（一）对拟刻入光盘的电子文件进行归档鉴定，对其真实性、完整性、有效性进行检验和审核。
（二）对照纸质文件逐一核对，确保电子文件与相应纸质文件的内容及其表现形式一致，存储格式满足本办法的要求。
（三）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性、有无病毒感染等。
（四）按附件 2 规定的分类办法存储检验合格的音像、图片电子文件，必要时增加子条目。
第五章归档资料的组卷第十五条资料的保管期限分为：永久、长期二种；永久是指档案需永久保存，凡记录重要历史事项的档案应定为永久保管；长期是指档案保管时间与项目的使用寿命具有相同的期限，项目本身的运营、改（扩）建所需的技术资料、随项目寿命的结束而失去其保管意义的档案应定为长期保管。
第十六条组卷原则（一）按照本办法附件规定的分类办法、保管期限进行组卷。
（二）文字资料和图纸原则上不能混装，如有必要混合组卷，文字资料在前，图纸在后。
（三）保存期限不同的资料不能混装成卷。
不同类别、内容相近且保管期限相同的资料可以编入一卷。
（四）遵循资料形成的自然规律，保持卷内资料的有机联系。
（五）在按照上述原则组卷的条件下，卷内资料应按单位工程、分部工程、专业、系统等划分办法、形成时间等因素进行有机编排。
1、必要时，按单位工程或专业、系统分别立卷。
2、工程图纸按专业组卷，同专业的图纸按图号顺序排列。
3、分部分项工程质量检验评定按子分项、分项、分部工程顺序逐级编排组卷。
4、钢筋、水泥、砂石等公用材料的有关资料应单独组卷。
5、单位工程资料总量超过 20 卷的，应编制目录且独立成卷。
第十七条案卷编制（一）案卷构成案卷应由封面、卷内目录、卷内资料、备考表和封底构成并按此顺序装订（案卷封面、卷内目录和备考表的样本详见附件 4 至 6）。
（二）案卷页码编号1、每卷页码独立编号，卷内有书写内容的资料均按页面编号，页号从阿拉伯数字 1 开始，编写在页面的右下角（背面如有内容，编写在背面的左下角），折叠后的图纸一律编写在右下角。
2、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、封底不编写页号。
3、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原有目录可代替卷内目录，已有页码的不必重新编号。
第十八条案卷规格与装订（一）案卷规格：案卷封面、目录、备考表、封底均应采用 70g 以上、 A4 幅（ 297mm*210mm）尺寸的书写纸张制作，图纸统一折叠成A4 幅面，小于A4 幅面的要用A4 白纸衬托。
（二）不同幅面的图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（ GB/10609.3-89）统一折叠成A4 幅面，图标栏露出外面。
（三）案卷厚度不得超过40mm 。
（四）包括文字和图纸在内的所有零散资料均必须整齐牢固装订成卷 ,装订前应剔除金属物，建议采用线绳左侧三孔装订法，订结打在背面。
装订线距左侧 20mm ，上下孔距中孔80mm ，避免装订线压占页面上有图、文内容的部分。
必要时，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。
自然成册的资料不必另行装订，但不得带有金属装订物，不得以塑料装订物打孔活页装订。
第十九条案卷的装盒资料移交前不必装盒，正式移交后在经济合作局使用中国对外援助成套项目档案专用装具统一装盒。
第二十条电子光盘的刻录刻录光盘及包装（一）文字、图纸、音像图片等三类电子文件不能在同一张光盘中混装，须分别刻录在不同的光盘上。
（二）竣工图电子档案须制作两个版本，并尽量刻入一张光盘。
版本一：为保证归档竣工图电子版本的真实性，以有手签、盖章的纸质竣工图为对象，扫描形成电子文件。
版本二：为方便竣工图电子版本的使用，须以CAD 软件制作与纸质竣工图内容完全一致的电子文档。
在两个版本有出入时，以版本一为准。
（三）如果电子文件是由自行开发的软件形成的，应将该软件与相关数据一同刻录进光盘。
（四）选用高品质一次性可读写CD 或 DVD 光盘，禁止选用可擦写光盘。
（五）刻录光盘要求一式三套，移交商务部国际经济合作事务局两套、另一套由档案移交单位代商务部保管，使用权归商务部。
（六）移交的光盘应使用硬盒包装，并在表面贴上标签（样本见附件7），标明项目名称、光盘编号、该盘所载文件的名称。
（七）音像、图片资料刻录光盘时，应按照附件 2 的分类办法在盘内建立文件夹分类存储。
对文件夹内的各个电子文件用自然排列的数字（从001 开始）重新命名，用Word 文档或表格简要描述资料所记录的内容，一并刻录入光盘。
第六章资料的移交第二十一条项目竣工验收合格或所承担的任务完成后，各有关实施单位必须在 3 个月或合同规定的期限内向经济合作局移交归档资料。
第二十二条全部纸质资料和电子文件的归档整理、立卷、装订、光盘刻录工作结束后，应制作《对外援助成套项目资料移交书》（样式见附件8）并编制《移交资料明细表》（样表见附件9）。