新标准 文件控制程序
【新标准】文件控制程序
精心整理文件控制程序文件编号：ZG-P-01版次：A/0受控状态：受控确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文2344.2文件的编制和收集4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。
按文件编码规定编号。
4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。
4.2.3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文件清单】中。
4.2.4文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。
4.2.5外来文件的收集和管理4.2.5.1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。
4.2.5.2研发中心负责与产品有关的国内外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规范的收集和管理。
4.2.5.3市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。
4.2.5.4EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。
4.2.5.5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件”章，以区别于公司内部文件，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。
4.2.6记录格式的审批。
各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。
体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情4.4.1文件页面设置要求用A4(210×297mm)标准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。
字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
ISO50001文件控制程序
ISO50001文件控制程序一、目的ISO50001 文件控制程序的目的在于确保与能源管理体系相关的文件得到有效的管理、控制和更新，以保证能源管理体系的有效运行，并为相关人员提供准确、一致和最新的信息。
二、适用范围本程序适用于所有与 ISO50001 能源管理体系相关的文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格、外来文件等。
三、职责1、能源管理负责人负责批准能源管理体系文件的发布和修订。
2、能源管理部门负责组织编制、审核能源管理体系文件，并对文件的有效性进行监督和检查。
3、各部门负责本部门相关文件的编制、使用、保管和更新，并确保文件的执行。
四、文件分类1、管理手册阐述能源管理体系的范围、方针、目标、组织结构、职责和程序等总体要求。
2、程序文件描述为实施能源管理体系要求所涉及的各项活动的流程和方法。
3、作业指导书详细说明具体操作和执行的步骤、方法和要求。
4、记录表格用于记录能源管理活动的结果和数据。
5、外来文件包括法律法规、标准规范、客户要求等外部来源的文件。
五、文件编号为了便于文件的识别、检索和管理，对各类文件进行统一编号。
编号规则应具有唯一性、系统性和可追溯性。
例如：管理手册：EM-01程序文件：EMP-01作业指导书：EMWI-01记录表格：EMF-01六、文件编制1、文件编制应遵循 ISO50001 标准的要求，结合本组织的实际情况，确保文件的内容准确、清晰、完整和可操作性。
2、编制人员应具备相应的专业知识和经验，了解能源管理的相关要求和业务流程。
3、文件编制完成后，应进行内部评审，确保文件的合理性和有效性。
七、文件审核1、能源管理部门负责组织对文件进行审核，审核人员应包括相关部门的代表和专业人员。
2、审核的重点包括文件的内容是否符合 ISO50001 标准的要求、是否与本组织的实际情况相适应、是否具有可操作性等。
3、审核中发现的问题应及时反馈给编制人员进行修改。
八、文件批准1、经过审核修改后的文件，由能源管理负责人批准发布。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
最新版ISO体系文件控制程序文件
最新版ISO体系文件控制程序文件一、目的为了对本公司的 ISO 体系文件进行有效的控制和管理，确保文件的准确性、完整性、适用性和有效性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于本公司 ISO 体系文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收、销毁等全过程的控制和管理。
三、职责1、质量管理部门负责制定和修订本程序文件，并监督其执行情况。
负责组织 ISO 体系文件的编制、审核、批准和发布工作。
负责 ISO 体系文件的存档和保管工作。
2、各部门负责本部门 ISO 体系文件的编制、审核和报批工作。
负责本部门 ISO 体系文件的使用、保管和维护工作。
负责提出本部门 ISO 体系文件的更改申请，并按照规定的程序进行更改。
四、文件的分类1、质量手册是本公司 ISO 体系的纲领性文件，描述了本公司的质量方针、质量目标、组织结构、职责权限和质量管理体系的基本框架。
2、程序文件是对质量手册的支持性文件，规定了为实现质量目标所需的各项活动的程序和方法。
3、作业指导书是对程序文件的进一步细化和补充，详细描述了各项具体操作的步骤、方法和要求。
4、记录表格是用于记录各项活动的结果和证据的文件。
五、文件的编号1、质量手册的编号采用“QM 公司代码版本号”的格式进行编号，例如“QM ABC 01”。
2、程序文件的编号采用“QP 公司代码程序文件序号版本号”的格式进行编号，例如“QP ABC 01 01”。
3、作业指导书的编号采用“WI 公司代码部门代码作业指导书序号版本号”的格式进行编号，例如“WI ABC QM 01 01”。
4、记录表格的编号采用“QR 公司代码部门代码记录表格序号版本号”的格式进行编号，例如“QR ABC QM 01 01”。
六、文件的编制1、文件的编制应遵循以下原则符合 ISO 标准的要求。
结合本公司的实际情况，具有可操作性。
语言简洁明了，通俗易懂。
2、文件的编制应由熟悉相关业务的人员负责，并经过充分的讨论和审核。
文件控制程序 ( ISO13485程序 )
程序文件编号：NK/QSP-423-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的对与公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各相关部门均能使用到文件的有效版本。
2范围与公司质量管理体系有关的文件和资料。
3职责3.1总经理负责体系文件的批准发布，管理者代表负责体系文件的审核，各部门主管负责组织本部门人员对相关体系文件的编制。
3.2质量部负责对体系文件的保管、控制、发放，并组织对现行质量管理体系文件的定期评审。
3.3质量部负责收集与本企业相关的国际，国家、地方、行业标准以及有关的医疗器械法律法规和规范性文件的有效版本；销售部负责收集需引用的供方技术文件；质量部负责收集顾客提供的技术文件。
3.4各部门应妥善保管使用中的体系文件，并负责对与体系运行有关的文件和资料的收集、整理、归档。
4工作程序4.1“文件”的分类4.1.1管理文件本公司管理性文件包括：3）质量方针、目标；b）质量手册；c）程序文件（包括记录表单）d）三级管理文件（包括仓库管理制度等）5.1.2技术文件本公司产品技术文件包括:产品生产图纸、作业指导书、加工工艺、装配工艺、零件加工清单、零件明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等。
6.1.3外来文件a）客户提供的产品图纸、样品等。
b）与本公司生产有关的包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等。
4.2文件的编制和审批4.2.1质量方针、目标由总经理批准并颁布。
4.2.2质量手册由管理者代表组织编制和审核，由总经理批准颁布。
4.2.3程序文件由质量部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。
4.2.4生产图纸、作业指导书、加工工艺、物料明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等技术文件由技术部负责人组织本部门人员编制，技术部负责人审核，总经理批准后发布。
4.2.5需引用的有关外来文件和资料（包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等）由管理者代表审核，总经理批准后实施发放。
文件控制程序
1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。
3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。
3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。
3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。
3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。
3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。
4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。
4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。
4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。
由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。
4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。
4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。
例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。
b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。
ISO9001文件控制程序(最新版)
文件控制程序GS-QP-001编制人：时间：审核人：时间：批准人：时间：发布日期：2020年7月日版本/修订号：A01目的对与质量管理体系等有关的文件及资料进行管控，确保在文件的各使用现场使用文件的可获取有效且适用版本。
2适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料（包括外来文件）的管理和控制。
3术语定义管理性文件：实验室体系管理手册、程序文件以及其他有关的制度、细则、办法等文件技术性文件：包括作业指导书、操作规范、应急计划等特殊文件：包括方案、计划及会议纪要等4风险识别与控制4.1成文信息控制的主要风险a)文件不符合要求。
文件在编写过程时，没有充分识别和考虑质量管理体系标准、上级单位、以及内部相关规定，导致“文文不符”，或要求不充分。
b)文件可行性不足。
文件编制没有与实际情况结合，没有将相关的要求与实际结合，造成“文实不符”。
c)文件的非预期使用。
没有及时修改或回收旧版文件并发放新版文件，导致要求与实际不符，或工作无据可依。
4.2风险应对措施a)文件发布前，文件的制定人员应确定相关文件列表，根据相关文件列表，检查文件要求是否一致；并根据实际情况对文件或相关文件进行修订。
b)文件发布前，须进行评审，并由相关部门进行会签。
c)文件发布实施后，相关活动的责任部门，定期对过程绩效进行考核，根据需要对文件进行修订。
d)关注并理解内外部环境、监视相关方的需求和期望，并在此基础上对风险进行识别和应对；据此组织对文件的评审和修订。
5职责分工5.1质量部职责说明a) 实验室质量管理体系文件的发放、统一管理。
b) 根据管理体系要求协助其他部门完成体系文件的编制和发放。
c) 与HSE（OHSMS、EMS）共同识别有关法律法规和其它要求，以及本部门与质量管理体系有关的文件的编制。
5.2最高管理者负责批准发布管理手册、质量方针。
5.3管理者代表负责审核管理手册、质量方针，批准相关目标、程序文件等。
5.4其他相关部门负责本部门职责范围内的运作、管理等相关文件的编制、评审、更改、发布，并监督检查和评价。
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文件控制程序文件编号： ZG-P-01
版次： A/0
受控状态：受控
变更履历
1目的
确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文件、资料进行有效控制。
2范围
适用于综合管理体系运行有关的文件、资料，包括外来文件，如法律法规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等。
3 职责
3.1体系中心是综合管理手册、程序文件的归口管理部门；负责手册、程序文件的编制，负责通过OA平台对文件进行更新。
3.2研发中心是技术文件及外来技术文件的归口管理部门；负责产品标准的获取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存，并做好相关记录。
3.3 EHS部负责环境、职业健康安全管理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规及其它要求的收集、更新。
3.4总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作，信息中心负责技术文件的发放、回收、保留，并做好相关记录。
3.5市场部负责有关客户要求标准文件的获取。
3.6各部门负责部门内管理制度、标准的编制、审批；各部门必须确保本部门的管理文件有效；各部门的管理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存档、整理工作。
4 工作程序
4.1文件分类
4.1.1文件分为：管理文件、技术文件、外来文件
管理文件分为：手册、程序文件、管理制度（包括管理制度及管理标准）、记录表单等。
4.1.2外来文件
a. 国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；
b. 有关标准（如产品标准，国际标准等）、国家和行业技术标准、产品图样和规范；
c. 顾客提供的知识产权保护（如图样、规范等）；
4.2文件的编制和收集
4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。
按文件编码规定编号。
4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。
4.2.3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文件清单】中。
4.2.4文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。
4.2.5外来文件的收集和管理
4.2.
5.1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。
4.2.
5.2研发中心负责与产品有关的国内外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规范的收集和管理。
4.2.
5.3市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。
4.2.
5.4 EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。
4.2.
5.5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件”章，以区别于公司内部文件，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。
4.2.6记录格式的审批。
各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。
体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情况。
4.3文件编码规定
4.3.1文件类型代码规定
备注：外发公文编号样式规定如下：ZG-**[****]**号
其中部门简称：市场部-MT；年份：2017年即2017；序列号：第几份公文，
如第一份即01；
例如文件编号为ZG-MT[2017]01号，即中国风电市场部2017年度外发的第一份公文。
4.3.2部门分类代码
4.4文件的格式和内容
4.4.1文件页面设置要求
用A4(210×297mm)标准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。
字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。
1级章节标题采用四号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距0行，居左。
2、3级标题采用五号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距为0行，居左。
4.4.1.2中国风电LOGO图标如下：
在文件中使用公司LOGO时，尺寸设定如下：文件首页中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.5cm,宽：5.46cm，正文页文件表头中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.0cm，宽3.69cm；其它相关表单设计时，如需要使用公司LOGO，则设定尺寸：高1.2cm，宽4.3cm。
4.4.2文件版次的更改：文件版次包含版本号和修改次数，其中文件版本号采用英文字母大写方式，从A开始登记，修改次数采用0,1,2,3方式，当文件修改次数超过3次时进行文件版本升级。
例如：某文件初始制定时版次为A/0，修改一次版次为A/1，修改第二次版次为A/2，修改第三次版次为A/3，当修改到第四次时，则版次为B/0，依次类推进行登记。
4.5文件的归档
文件编制、审批、整理完成后须进行归档处理，申请人负责在OA系统上填写【归档申请单】经部门领导批准后通知并且提供归档文件给文件管理员。
文件管理员在接收到【归档申请单】后仔细核对归档文件的名称、编号、数量、完好状态等无异常后，填写完【归档记录表】中信息。
非技术类体系文件由体系中心负责存档保留，技术文件由信息中心负责存档保留。
4.6文件的发放和接收
4.6.1手册、程序文件、管理制度、管理标准类文件由体系中心在OA上发布，各部门直接在OA上查阅。
纸质版本只在体系中心保存，各部门不再发放；
4.6.2技术文件由信息中心根据下发需求下发。
下发的文件在分发前必须加盖文件受控印章和分发号（部门代码）。
接收文件的人员在【（□文件/□图纸）发放-回收记录表】上签字并在本部门的【文件接收台账】上登记，便于后续文件发放、接收的追溯性查找。
4.6.3对于需要提交给客户或供应商的文件必须经过归口负责人批准审核通过后方可提供。
所有文档未经审核不得直接提交给客户或供应商。
电子文档提交时必须处理为不能任意修改的形式方可发出。
4.7文件的更改
文件（除技术协议、图纸）需要变更时，由变更申请者填写【文件变更申请单】进行变更。
综合管理手册由管理者代表审核、总经理批准变更；程序文件由体系中心更改，管理者代表批准变更；其它文件由归口负责人批准后进行变更。
体系中心负责接收【文件变更申请单】和修改受控文件清单，以显示文件的最新状态和版次；同时更新OA上更新文件的版本。
体系中心负责在作废文件上盖“作废”章，同时要保留一份旧版文件底稿，在底稿文件上盖“作废”和“留存”章，便于追溯。
4.8文件的管理与销毁
4.8.1受控文件清单的整理
各部门负责整理本部门的技术文件和外来文件的受控文件清单，部门新增加文件或者文件更新时需要及时更新【受控文件清单】并报部门领导批准后提交体系中心汇总，体系中心将公司级【受控文件清单】汇总更新后经管理者代表批准。
4.8.2文件的保管：体系文件中管理手册、程序文件、管理类文件由体系中心负责存档保存；技术类文件由信息中心负责存档保存；记录文件由各部门文件管理员负责收集，分类保管；相关的带有受控标识的文件，应保持清晰，不得随
意涂改，不得污损，方便存取和查阅。
4.8.3文件的销毁：各部门文件管理员对作废的文件及时做好标识并登记到【作废文件销毁清单】中，由部门归口负责人批准，由文件管理员提交总经办，对作废文件清单及文件进行核查无误后销毁，文件到保存年限不需要再保存的由总经办统一收集销毁，所销毁的文件应及时记录在【作废文件销毁清单】中。
4.9文件的评审
各部门每年对本部门内文件的有效性和适用性进行检查，整理需要修订的文件目录，提交相关部门对制度的版本和有效性进行评审，或提出修改意见由制定部门进行修订完善，以确保文件是适宜的、有效的。
4.10受控印章管理
4.10.1文件受控印章包含：体系文件受控印章以及技术文件受控印章。
其中体系文件受控印章使用权归体系中心所有，技术文件受控印章使用权归信心中心所有，其它部门未经总经理批准不得擅自篆刻文件控制印章。
4.10.2体系文件受控印章包含：“受控”、“留存”、“作废”、“外来文件”；技术文件受控印章包含“机密受控（05）”、“受控（05）”、“归档（05）”、“外来文件（05）”、“作废（05）”、“留存（05）”、“样品试制（05）”。
4.10.3受控印章如下
5相关文件
《文件控制程序》ZG-P-02
6相关记录
【受控文件清单】ZG-P-01-01（A/0）
【（□文件/□图纸）发放-回收记录表】ZG-P-01-02（A/0）【文件变更申请单】ZG-P-01-03（A/0）
【作废文件销毁清单】ZG-P-01-04（A/0）
【外来文件清单】ZG-P-01-05（A/0）
【文件发放清单】ZG-P-01-06（A/0）
【文件(□领用/□借阅)申请单】ZG-P-01-07（A/0）
【文件借阅登记表】ZG-P-01-08（A/0）
【文件归档申请单】ZG-P-01-09(A/0)
【文件归档记录表】ZG-P-01-10(A/0)
【文件接收台账】ZG-P-01-11(A/0)。