预付账款管理制度
预付账款管理制度
预付账款管理制度
预付账款管理制度
一、引言
预付账款是指企业提前支付供应商货款或服务费用的一种管理
行为。
预付账款管理制度是企业为了规范和控制预付账款的行为而
制定的一套制度。
有效的预付账款管理制度可以保障企业资金安全，减少风险。
二、预付账款管理的必要性
1. 预付账款是企业的重要资金流出
2. 预付账款管理相关法规规定
3. 预付账款管理能提高企业的资金使用效率
三、预付账款管理制度的内容
1. 预付账款的管理权限
获得预付账款权限的流程
预付账款的使用权限控制
2. 预付账款的管理流程
预付账款申请流程
预付账款审批流程
预付账款支付流程
预付账款核销流程
3. 预付账款的限额管理
预付账款的限额设定
超过限额的预付账款管理处理 4. 预付账款的监控与报告
预付账款的监控机制
预付账款的定期报告
四、预付账款管理制度的执行
1. 岗位职责分工
预付账款管理岗位设置
各岗位的职责和权限
2. 培训和沟通
预付账款制度的培训安排
预付账款管理制度的沟通机制
3. 监督与检查
预付账款管理的日常监督
预付账款管理的定期检查
五、预付账款管理制度的优化
1. 反馈机制
员工对预付账款管理制度的反馈收集
针对问题的优化改进
2. 数据分析与风险评估
预付账款数据的分析与汇总
风险评估与预警机制
六、总结
通过建立完善的预付账款管理制度，企业可以规范预付账款管理流程，提高资金使用效率，降低风险。
只有不断优化和完善管理制度，企业才能更有效地管理预付账款，确保资金安全。
预付账款管理新规制度
第六章 附则
第三十二条 本制度由集团企业财务部组织制订, 总经理同意后实施。
第三十三条 本制度实施后, 原有类似制度即行终止。
第三十四条本制度由集团企业财务处解释并依据管理需要补充和修改。
第三十五条本制度自24月1日起实施。
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审核：
批准:
实施日期:
管理、就每笔预付账款责任落实到个人责任档案。
第十一条 采购部门应常常性地分析所付预付账款风险程度, 建立健全预警机制, 并采取有效方法预防坏账发生。
采购部门对已付预付账款中存在隐患, 就其个案, 立即向企业财务部门和企业相关领导汇报；重大隐患, 同时向集团企业财务部门和企业相关领导汇报。
第九条 采购部门应建立预付账款责任制度, 就协议签署和预付账款支付, 确定每笔预付账款责任人, 并就预付账款金额和呆滞时间以至于超出诉讼时效或形成坏账等制订处罚额度或停职清欠等措施, 报企业和集团企业审查同意。
第十条 采购部门依据上条预付账款责任制度, 建立日常登记
版本：
预付账款管理制度
文件号:
修订：
（二）、对相关预付账款进行核实和管理；
（三）、依据集团企业要求, 就预付账款占用, 参与对相关责任部门考评。
第七条 采购部门是预付账款清理部门。其业务职责是, 就其办理预付账款进行管理、清理, 催收货物和发票, 按要求时限办理验收报销, 完成下达预付账款占用指标。
第八条 采购部门应将集团企业下达预付账款占用指标分解落实到下属部门和个人, 制订内部考评措施和考评指标进行内部考评。
版本：
预付账款管理制度
文件号:
修订: 0
预付账款管理制度
预付账款管理制度一、引言为了规范预付账款的管理，维护公司的财务安全和利益，并且合理使用公司的资金资源，特制定本预付账款管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工，包括但不限于财务部门、行政部门、采购部门等所有与预付账款相关的部门。
三、定义1. 预付账款指公司提前支付给供应商或合作对象的货款或服务费用。
2. 预付账款管理包括预付账款的核准、付款、登记、核销等一系列管理活动。
四、预付账款的核准流程1.提出申请：预付账款申请人需要向财务部门提出预付账款申请。
申请中需要包含内容：–供应商或合作对象的名称和联系方式–预付款金额–预付款的原因和用途–预计的付款时间和方式2.财务审核：财务部门需要对预付账款申请进行审核。
审核的内容包括但不限于：–供应商或合作对象的信誉评估–预付款金额与公司预算的符合程度–预付款的必要性和紧急程度3.核准决策：根据财务审核结果，由相关负责人对预付账款申请进行核准决策。
同时，需要明确预付账款的核准金额和付款条件。
4.通知申请人：财务部门需要将核准结果通知预付账款申请人。
五、预付账款的付款流程1.付款申请：预付账款申请人在核准通知收到后，根据通知的付款条件向财务部门提出付款申请。
2.付款审批：财务部门对付款申请进行审批。
审批的内容包括但不限于：–付款金额与核准金额的一致性–付款时间和方式的合理性–付款是否符合公司的财务政策和相关法规3.付款执行：经过财务部门的审批后，财务人员按照核准通知的付款条件进行付款操作。
4.付款登记：财务人员需要对付款操作进行登记，包括付款金额、付款时间、付款方式等。
六、预付账款的核销流程1.核销申请：申请人需要向财务部门提出预付账款核销申请。
申请中需要包含内容：–预付款的供应商或合作对象的名称和联系方式–预付款的金额和核销原因–预计的核销时间2.核销审批：财务部门对核销申请进行审批。
审批的内容包括但不限于：–核销金额与预付款金额的一致性–核销原因的合理性和合法性3.核销执行：经过财务部门的审批后，财务人员进行核销操作，并将核销结果通知相关部门。
预付账款管理制度
预付账款管理制度
预付账款是企业在签订各类经济合同时预付给供应商的款项。
预付款管理分工如下：预付款申请部门负责控制预付款的发生和跟踪预付款项的使用情况，合约管理部负责审核预付款项的条款的完整性及合理性，成本管理部负责审核预付款金额的合规性，财务管理部负责审核预付款项材料的合规性和跟踪统计预付款执行情况，行政人力部负责建立EAP系统中相关
表单及数据摘取、汇总的功能等。
预付账款支付的原则包括尽量避免采用预付款结算方式，支付的预付款项不得超过合同约定的合理期限，累计支付的预付款金额应控制在合同标的以内，除特殊部门已出具付款通知书外，其他尚未签订合同或协议的一律禁止支付预付款项。
预付账款的支付流程包括工程项目涉及预付账款和其他项目涉及预付账款。
最后，需要建立预付账款台账管理。
事业单位预付账款管理制度
事业单位预付账款管理制度第一章总则第一条为规范和加强事业单位预付账款管理，保障事业单位的财产安全，提高资金使用效率，制定本制度。
第二条本制度适用于所有事业单位的预付账款管理工作。
第三条预付账款指事业单位按照合同或协议约定，提前向供应商或服务单位支付货款、服务费用等资金。
第四条预付账款管理工作应当遵循合法、规范、严谨、安全的原则，确保资金安全和合理使用。
第五条事业单位应当建立健全预付账款管理制度，明确责任、规范操作、加强监督，确保资金使用合规、安全、高效。
第六条预付账款管理工作应当与会计核算、财务管理、内部控制等相关制度相衔接，形成科学的管理体系。
第二章预付账款申请与审批第七条事业单位各部门应当根据实际需要，提前制定预付账款计划，明确预付账款用途、金额、供应商、支付期限等内容。
第八条预付账款申请应当由使用单位申请人提出，经所在部门负责人批准，报送财务部门进行审核。
第九条财务部门应当对预付账款申请进行审查，明确合同或协议主要内容、资金使用合规性、支付期限等情况，提交事业单位领导审批。
第十条事业单位领导审批应当注重合同或协议的合规性、资金使用的必要性和紧急性，确保预付账款的合理性。
第十一条预付账款的金额应当根据实际需要进行合理确定，不得超出实际需求或超出预算控制。
第十二条财务部门应当将已经审批通过的预付账款及时登记、备案，并及时通知账务进行凭证记账处理。
第三章预付账款支付管理第十三条预付账款支付应当严格按照合同或协议约定的支付期限进行，不得迟延支付。
第十四条财务部门应当根据合同或协议的约定，按照相关程序和流程进行支付凭证的制作、审定和传递。
第十五条预付账款支付凭证应当注重凭证的真实性、完整性、准确性，确保支付金额、用途、供应商等内容与合同一致。
第十六条预付账款支付应当通过银行转账、支票、电汇等符合法律法规的支付方式进行，不得使用现金支付。
第十七条财务部门应当及时向使用单位提供支付凭证、资金流向、支出情况等相关信息，确保信息的透明和公开。
预付账款管理制度
预付账款管理制度
预付账款是指企业为了购进商品而向供货商预付货款的款项，
预付账款管理制度是规范企业预付账款管理行为的一套制度，能够
保障企业的资金安全，防范风险，促进企业健康发展。
1. 预付账款审核制度
企业要建立完善的预付账款审核制度，明确预付对象、金额、
期限、用途等重要信息，设定审核标准和流程，确保风险可控，避
免预付账款流入无法收回或追讨困难的企业或个人。
2. 预付账款管理制度
企业要建立预付账款管理制度，建立并维护预付账款档案，及
时更新预付账款余额、账款到期时间等信息，并建立风险评估体系，对重大预付账款进行风险评估和管理，防范潜在风险的发生。
3. 预付账款付款审核制度
企业在进行预付账款付款时，应建立严格的审核制度，设立预
付账款批准人和操作人，确保付款操作符合规范，并防止未经审核
或内部独立控制的人员擅自操作，导致预付账款流失。
4. 预付账款财务管理制度
企业要加强对预付账款的财务管理，实时记录预付账款的借款
和还款，结合预付账款余额和回款计划，制定预付账款的投资计划，保证预付账款资金安全并能够产生良好的经济效益。
5. 预付账款报告制度
企业应建立预付账款报告制度，定期准确地汇总和反映预付账款的情况，包括余额、回款率、风险评估和追讨情况等，为企业决策层提供有力的决策依据，以避免预付账款的过多积压和风险。
总之，预付账款管理制度是企业规范管理的重要内容之一，具有保障企业资金安全、防范风险的重要意义。
企业应根据自身情况制定相应的预付账款管理制度，并通过不断完善和细化，逐步提高预付账款管理水平，达到预防风险、促进企业健康发展的目的。
预付账款管理制度
二、预付账款管理制度第一条预付账款是指单位按照购货合同规定预付给供应单位的款项.第二条建立健全预付账款管理责任制度财务部门负责预付账款的核算管理工作，业务部门负责预付账款清查催收工作。
第三条建立预付账款的控制制度(一）预付账款要按照合同的规定执行。
根据合同及市场情况需要支付预付账款的,在保证业务真实和资金安全的基础上业务部门要按照经过审批后的购货合同的条款,办理相关支付通知、出具收款收据、审批等预付账款支付手续，未签购货合同的，不得付款。
财务部门应根据合同规定的预付方式安排付款。
(二）预付货款后,业务部门要设专人监督预付货款使用情况,财务部门要及时监控到货情况，并督促业务部门及时办理相关入库及预付货款的抵顶手续。
一般情况预付货款及定金最长应在三个月内抵顶完毕。
第四条建立预付账款台账管理制度（一）业务部门应建立预付账款台账,详细反映各客户预付账款的增减变动,余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。
同时,将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整档案。
（二）财务部门每月末将预付账款的发生额及余额明细表报送分管业务的领导,并应定期（最长不超过三个月）对预付账款进行账龄统计,及时通知有关领导和部门.第五条建立健全预付账款清理责任制度（一)业务部门经办人要按购货合同规定的时间，组织交货，验收入库，并在收到购货发票7日内到财务部门办理报销手续.业务部门对所发生的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质，或因供货单位破产、撤消等已无望再收回所购货物的，应将其转入其他应收款.每年年终，要组织专人全面清查预付账款，与对方核对清楚，并取得对万签章，做到债权明确,账实、账账相符。
（二）业务部门负责人应确定牵头领导，组织有关人员对清查结果进行分析。
对较长时间(半年以上）不处理的预付账款及定金，要在查明原因的基础上，制定清理办法，出现异常情况的，要成立专门机构处理。
预付账款管理制度
预付账款管理制度第一章总则1.1 为规范公司的预付账款管理，防止资金浪费和风险的发生，制定本管理制度。
1.2 本管理制度适用于公司所有预付账款的管理。
1.3 预付账款是指公司预付给供应商、合作伙伴或其他相关方的货款或服务费用。
1.4 公司的预付账款管理遵循合法、合规、合理、合理化原则，实行严格审核、严格管理、合理安排。
第二章预付账款申请和审批2.1 申请预付账款的部门应填写预付款申请表，明确预付款的用途、金额、支付对象和预付款的必要性，并由部门负责人审批签字。
2.2 大额预付款需经公司财务部同意，预付款金额超过财务部的审批权限的，需报公司领导审批。
2.3 在申请预付款时，部门应提供相应的支撑材料，如合同、发票、收据等。
2.4 预付款申请表和相关支撑材料一经审批通过后，应由相关部门将款项支付给收款方，并妥善保存相关凭证。
第三章预付账款的管理和监督3.1 公司财务部门设立专门的预付账款管理岗位，负责预付账款的核查、管理和监督。
3.2 预付账款的使用应按照合同约定或事先协商的方式进行，未经核准的使用一律不予报销。
3.3 定期对预付账款进行核查和清算，对账款使用情况进行跟踪和监督，保证账款的合理使用和安全。
3.4 对于预付账款的使用情况应及时报告给公司财务部门，并对不符合规定的使用情况进行追究和处理。
第四章预付账款的调整和追回4.1 如有追回情况，应由相关部门及时与收款方协商并办理相关手续。
4.2 预付账款出现超期未追回的情况，预付款负责人应及时向公司领导汇报情况，并向上级部门申请追回手续。
4.3 预付账款调整需经财务部门和相关部门审批，并及时调整公司的账务。
第五章预付账款管理的责任追究5.1 对于不合理或未经审核批准的预付账款，预付款申请人和审批负责人应承担相应的责任。
5.2 对于追回不及时或调整不当造成的经济损失，相关部门领导负有责任，应承担相应的追责。
第六章附则6.1 本管理制度由公司财务部门负责解释和修订。
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第一章总则
第一条目的
为加强预付账款管理，减少资金占用，加速资金周转，减少和避免坏账损失，根据国家会计准则或有关制度规定，结合集团公司的具体情况，制订本办法。
第二条适用范围
本制度适用于集团公司及所属各级控股和全资子公司，以及经费独立核算部门。
所属其他会计主体在不违反本制度原则下自行制订管理办法，对预付账款进行管理。
第三条相关文件
无
第四条名词解释
本办法所说“预付账款”指企业根据供需合同，在未取得购货发票时对外支付的预付款项，包括材料采购预付账款、设备采购预付账款等。
工程预付款和劳务预付等款项，除本制度特别声明的以外，均比照本办法管理。
按合同规定款到提货或发货，比照预付账款管理。
第五条集团公司根据预付账款实际占用情况及清理状况，随时决定对预付账款的发生、占用及清理，实行过程跟踪和监控；随时决
定修改相关的考核办法，加大相关的奖罚力度。
涉及上款事项的，按集团公司随时下达的通知执行。
第二章部门责任制度
第六条财务部门是公司预付账款的综合管理部门。
其基本职责是
（一）、根据企业财务状况及管理现状，制订或修订有关预付账款的管理办法和制度。
（二）、对相关的预付账款进行核算和管理；
（三）、根据集团公司的规定，就预付账款的占用，参与对相关责任部门的考核。
第七条采购部门是预付账款的清理部门。
其业务职责是，就其办理的预付账款进行管理、清理，催收货物和发票，按规定的时限办理验收报销，完成下达的预付账款占用指标。
第八条采购部门应将集团公司下达的预付账款占用指标分解落实到下属部门和个人，制订内部考核办法和考核指标进行内部考核。
第九条采购部门应建立预付账款责任制度，就合同的签订和预付账款的支付，确定每笔预付账款的责任人，并就预付账款的金额和呆滞时间以至于超过诉讼时效或形成坏账等制订处罚的额度或停职清欠等办法，报公司和集团公司审查批准。
管理的、就每笔预付账款责任落实到个人的责任档案。
第十一条采购部门应经常性地分析所付预付账款的风险程度，建立健全预警机制，并采取有效措施防止坏账的发生。
采购部门对已付预付账款中存在的隐患，就其个案，及时向公司财务部门和公司相关领导报告；重大隐患的，同时向集团公司财务部门和公司相关领导报告。
第十二条发生的工程、劳务预付款项，及其它预付款等，均由相关部门按照第六至十一条规定管理。
第三章预付账款付款及清理程序
第十三条预付款项的支付，按集团公司物资和费用归口管理的规定，由请领用款部门提出申请书，注明收款单位、货物名称、合同金额、供货日期、责任人等相关内容，并附有购货合同或合同复印件。
提供的合同复印件必须由用款部门依合同原本复制，且盖有复印部门负责人及复印人印鉴。
第十四条合同没有规定支付预付款，但需款到发货或提货的，亦按上款规定办理，申请书上应注明“款到发货或提货”字样。
第十五条预付账款申请书由采购部门负责人审查签章，财务部门负责人批准，经相应的费用审查和资金审查后，主管业务的会计人员办理，开填付款凭证。
第十六条以抹账形式支付预付账款的，另按规定办理抹账手续。
第十七条会计人员应对照合同审查预付账款支付的期限、额度及供货清理期限，与合同不符的不予办理。
第十八条用款部门的业务人员交付预付款，除交款提货、交款发货等于交款时取得发票的以外，交款时不能取得发票的，应于交款时取得收款单位出具的预收款收据。
第十九条采购部门应从预付账款支付之日起，至第二十二条规定的期限内，组织采购物资进货并验收入库，结清货款，索取发票及相关单证，到财务部门报销并结清预付账款。
第二十条预付账款原则上应于货款结算时一并结清。
货款结算时没有结清的预付账款余额，必须由采购部门确认结余的金额，并出具书面处理意见。
第二十一条货款结算时未结清的预付账款，日后可以用于抵顶同一供应客户的应付账款，按交来抹账申请的日期作为预付账款的实际清理日期；通过抹账结清预付账款的，按交来生效的抹账协议的日期作为预付账款的实际清理日期。
第二十二条预付账款清理期限，按以下规定控制
（一）、本埠交款提货的自付款日算起10天(遇公司规定假日顺延，下同)；
外为20天；
（三）、支付本埠的预付账款自合同注明的供货日期算起10天；
（四）、支付外埠的预付账款，省内的自合同注明的供货日期算起10天，省外的自合同注明的供货日期算起20天。
（五）、支付进口货物的预付款，按合同注明的交货日算起3个月。
（六）、因特殊情况延期结算货款的，按照实际付款时间算起；逾期支付设备尾款的，按照实际支付尾款的日期算起。
财务部门应对属于上款原因而形成的长期未清理的预付账款至少半年清查一次，分清部门责任。
原则上设备尾款应及时支付。
第二十三条一次订货，按合同规定分次供货的，按供货批次分次结算，其支付的预付账款可留待最后一次供货结算时清理。
第二十四条支付的工程预付款、进度款、备料款，必须于施工方提出工程决算进行结算时结清。
第四章预付账款的减值和坏账处理
第二十五条预付账款同时满足以下条件视为存在减值迹象
（一）、滞账超过第二十二条规定期限同时超过一年的；
（二）、本企业或集团公司无相关负债可以抵冲的；
第二十六条预付账款的减值测评(即计算提取坏账准备)至少每年一次，于年度终了进行。
第二十七条预付账款的减值率按公司会计政策执行。
第二十八条预付账款的减值测评由财务部门组织用款部门进行。
第二十九条用款部门应对确认减值的预付款，按内部管理和记录的信息，就个案说明其呆账形成的原因、直接责任人、处理意见等，形成报告，报财务部门审查并报公司有关领导审批。
第三十条预付账款坏账损失的核销，应由原用款部门取得收款方所在地工商、法院(或破产清算机构)、政府主管机关或其他政府部门关于其注销法人登记的证明。
第三十一条关于债务人破产，申报债权以及核销预付账款等其他事项，比照集团公司《应收账款管理制度》执行。
第六章附则
第三十二条本制度由集团公司财务部组织制定，总经理批准后实施。
第三十三条本制度实施后，原有类似制度即行终止。
第三十四条本制度由集团公司财务处解释并根据管理需要补充和修改。
附录一适用记录
记录1：预付账款付款申请书及清理档案
预付账款付款申请书（第一联）
DT17-11-0 申请部门：年月日第号供应客户
货物名称数量
合同日期年月日合同号
合同金额订货人
合同规定（或电话约定）供货日期
日期数量日期数量日期数量
合同规定预付款总额元，分期支付如下
日期金额日期金额日期金额
备注
财务部门实际支付预付款总额元，分期支付如下：日期金额日期金额日期金额
办法规定的清理期限（计算至日）：年月日
实际清理日期日期金额清理方式（结算货款、抹账、
退款等）第一次年月日
第二次年月日
第三次年月日
逾期清理天数：天
注：粗框中的部分由财务人员填写。
采购部门负责人（签字）申请人（签字）结算人（签字）财务部门负责人（签字）财务经办人（签字）
说明：
一、预付账款付款申请书共三联，第一联为申请书存根，由申请部门留存；第二联为申请书，由财务部门作付款附件；第三联作为财务部门的预付账款清理档案。
二、合同没有规定支付预付款，但需款到发货或提货的，应在备注栏注明“款到发货或提货”字样。
三、若合同规定分次支付预付款，第一次支付时，填写以上各式的申请书。
以后各次支付，出具文字申请，作付款依据。
文字格式为：
记录2：
分次支付预付款申请
DT17-12-0
财务（部门）：
与单位签订的号货物合同，已支付预付款元，按规定，现需再次支付预付款元。
年月日
部门负责人（签字）申请人（签字）。