国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定
电力企业档案管理制度
第一章总则第一条为了加强电力企业档案管理工作，保证档案的完整和安全，便于查找和利用，更好地为电力企业生产管理服务，逐步实现档案工作的规范化、标准化和制度化，根据《档案法》、《机关档案工作业务建设规范》和《自治区归档文件整理规则实施细则》等要求，特制定本制度。
第二条电力企业档案是指反映企业生产、经营、管理、技术等活动的各类文件、图表、声像等材料。
第三条电力企业档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，方便利用；（三）依法管理，安全保密；（四）责任明确，奖惩分明。
第二章档案管理机构及职责第四条电力企业应设立档案管理机构，负责企业档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计等工作。
第五条档案管理机构的主要职责：（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策；（二）制定企业档案管理制度，并组织实施；（三）负责企业档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计等工作；（四）负责企业档案的保密工作；（五）负责企业档案的鉴定、销毁和上报工作；（六）负责企业档案的咨询服务和培训工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（一）全面收集，重点突出；（二）及时收集，确保完整；（三）依法收集，保护隐私。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案分类、编号、装订、编目等要求进行整理；（二）保持档案的原始性、连续性和完整性；（三）确保档案的准确性和可读性。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下原则：（一）根据档案的载体和性质，采取相应的保管措施；（二）保持档案库房的安全、清洁、通风、防潮、防虫、防尘、防霉；（三）定期检查档案保管情况，及时处理档案损坏、丢失等问题。
第九条档案利用应遵循以下原则：（一）保障档案的完整和安全；（二）便于档案的查找和利用；（三）依法保护档案的保密性。
第五章档案鉴定与销毁第十条档案鉴定应遵循以下原则：（一）按照国家档案鉴定标准进行鉴定；（二）鉴定工作应严格、公正、公开；（三）鉴定结果应报上级档案管理部门备案。
电力行业档案管理制度
第一章总则第一条为加强电力行业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在电力行业中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合电力行业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于电力行业各级单位、各部门的档案管理工作。
第三条电力行业档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）统一领导，分级管理；（三）科学管理，方便利用；（四）安全保密，确保安全。
第二章档案分类与归档第四条电力行业档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）会计档案；（四）声像档案；（五）实物档案；（六）其他档案。
第五条档案归档应当符合以下要求：（一）档案应当真实、准确、完整、系统；（二）档案应当按照档案类别、保管期限、形成时间等要求进行分类、编号、编目；（三）档案归档应当及时、规范、有序；（四）档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除不合格档案。
第六条档案归档程序：（一）档案形成单位应当建立档案收集制度，及时收集应归档的档案材料；（二）档案形成单位应当按照档案类别、保管期限、形成时间等要求对档案进行分类、编号、编目；（三）档案形成单位应当定期将档案向档案管理部门移交；（四）档案管理部门应当对移交的档案进行验收、登记、编目。
第三章档案保管与利用第七条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防震等要求；（二）档案管理人员应当定期对档案进行检查、清理、修复；（三）档案管理人员应当做好档案的防护措施，确保档案安全；（四）档案管理人员应当对档案进行编号、登记、编目，建立档案检索体系。
第八条档案利用应当遵循以下原则：（一）档案利用应当依法进行，不得泄露国家秘密、企业秘密和个人隐私；（二）档案利用应当遵循诚实守信、公平公正、便民高效的原则；（三）档案利用应当保护档案的完整性和安全性；（四）档案利用应当遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄、拍摄、出版档案。
电力企业的档案管理制度
第一章总则第一条为加强电力企业档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《电力企业档案管理办法》等法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：企业档案工作由企业档案管理部门统一领导，各部门、各单位按照职责分工，共同做好档案管理工作。
（二）集中管理，分室保管：企业档案实行集中管理，设立专门的档案室，各部门、各单位不得擅自设立档案室。
（三）规范管理，确保安全：严格按照档案管理规范，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（四）科学利用，服务企业：充分发挥档案在企业生产经营、科学研究、技术改造等方面的作用，为企业发展服务。
第二章档案管理职责第四条企业档案管理部门负责企业档案的全面管理工作，其主要职责包括：（一）制定企业档案管理制度，并组织实施。
（二）负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。
（三）指导、监督各部门、各单位做好档案管理工作。
（四）组织开展档案宣传教育、培训和交流。
（五）为企业生产经营、科学研究、技术改造等提供档案服务。
第五条各部门、各单位负责人对本单位档案管理工作负总责，其主要职责包括：（一）组织实施本单位的档案管理制度。
（二）指定专人负责本单位的档案管理工作。
（三）确保本单位档案的完整、准确、系统和安全。
（四）支持档案管理人员开展工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集（一）各部门、各单位应按照档案管理要求，及时收集和整理各类档案。
（二）档案收集范围包括：企业生产经营、科学研究、技术改造、人事管理、财务管理、行政管理等方面的文件、资料、图表、声像等。
（三）档案收集应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案的完整性，不得遗漏重要档案。
2. 准确性：确保档案内容的准确性，不得篡改、伪造档案。
3. 及时性：及时收集、整理和归档档案。
新能源公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门、员工及与公司业务相关的档案管理工作。
第三条公司档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）科学分类，便于查阅利用；（三）规范管理，提高工作效率；（四）注重实效，服务公司发展。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；（二）合同档案：包括公司签订的各类合同、协议等；（三）科技档案：包括公司研发、生产、技术改造、技术创新等过程中的技术资料、图纸、报告等；（四）声像档案：包括公司活动、会议、培训等过程中的照片、视频、录音等；（五）人事档案：包括员工个人档案、劳动合同、奖惩记录等。
第五条档案归档应遵循以下要求：（一）按照档案类别进行分类，确保档案的完整性和系统性；（二）归档的档案应具有真实性、准确性、完整性和时效性；（三）归档的档案应按照档案保管期限进行分类，确保档案的保管和利用；（四）归档的档案应按照档案编号进行排列，方便查阅。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫；（二）档案应按照档案保管期限进行分类存放，定期检查、整理；（三）档案查阅应遵循保密原则，未经批准不得外借；（四）档案的销毁应按照规定程序进行，确保档案信息安全。
第七条档案利用应遵循以下要求：（一）档案查阅应填写查阅申请，经批准后方可查阅；（二）查阅档案时，应遵守档案保管规定，不得损坏、丢失档案；（三）档案利用应注重保护档案的完整性和安全性；（四）档案利用应注重提高档案的利用效率，为公司发展提供有力支持。
第四章职责与奖惩第八条公司档案管理工作由档案管理部门负责，各部门应积极配合档案管理部门的工作。
能源公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，确保档案的完整、安全、有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条我公司档案管理工作遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）统一领导，分级负责；（三）完整、准确、安全、高效；（四）保密、保护知识产权。
第二章档案管理机构及职责第四条我公司档案管理工作实行归口管理，由综合管理部负责，各部门、各分公司、全资控股公司按照职责分工负责本部门、本单位的档案管理工作。
第五条综合管理部档案管理机构的职责：（一）负责制定公司档案管理制度，并组织实施；（二）负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作；（三）负责公司档案信息化建设；（四）负责对公司各部门、各分公司、全资控股公司的档案管理工作进行监督、检查、指导；（五）负责对公司档案工作进行总结、评估。
第六条各部门、各分公司、全资控股公司档案管理机构的职责：（一）负责本部门、本单位的档案收集、整理、保管、利用等工作；（二）负责本部门、本单位的档案信息化建设；（三）按照综合管理部的要求，做好档案的移交、归档工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：（一）公司章程、决议、规章制度等；（二）公司发展规划、年度计划、年度总结等；（三）公司内部及与外部单位往来的文件、合同、协议等；（四）公司各类会议记录、纪要、报告等；（五）公司生产经营、安全生产、环境保护等方面的资料；（六）公司人事、财务、审计等方面的资料；（七）其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：（一）按照档案类别、年代、重要程度等进行分类整理；（二）对收集到的档案资料进行核实、鉴定，确保其真实、准确；（三）对档案资料进行编号、编目，建立档案目录；（四）对档案资料进行装订、归档。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）档案室应保持整洁、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；（二）档案柜应按类别、年代、重要程度等进行分类存放；（三）档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全、完整；（四）档案管理人员应严格执行档案借阅、归还手续。
新能源生产技术档案管理细则
新能源生产技术档案管理细则第一章总则第一条为了加强对风场档案的管理，有效地提供技术档案信息资源，为风场的生产、经营管理工作提供优质的服务，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所属的所有风场档案室。
第二章生产技术档案的管理第三条技术档案的归档、管理由风场场长、专工及技术员负责。
第四条对风电场风电场在生产、经营过程中形成的文书档案、技术档案、声像档案、电子版档案等进行收集、整理、归档、保管、鉴定、统计，并提供利用。
第五条保证档案的齐备、完整、准确、安全；档案归档率100％，完整率98%，准确率100%；查全率、查准率在98%以上。
第六条技术档案的收集(一)风电场风电场新建工程、扩建工程验收合格后，风场负责人应向工程主管资料人员索要工程中涉及到的以下所有图纸：1.工程竣工图纸2.保护定值单3.保护整定计算书4.设备说明书5.产品合格证6.设备出厂试验报告7.设备交接试验报告8.设备调试报告9.大型设备安装报告10.设备验收报告11.监理报告(二)风场历年设备检修、预试的技术档案，验收报告。
(三)风电场风电场员工外出培训学习、开会收集的资料。
(四)生产设备异动、变更资料清册以及电子版资料由风场技术管理人员负责将以上资料归类存档。
(五)公司员工因公外出(包括出境)学习、参观、考察和参加各种专业会议，收集到的各种文件、材料，应在学习等结束后的7日内交给风场技术管理人员，并填写移交清册。
第七条技术档案的保管标准根据风电场设备的实际状况，各类档案应分柜按工期、设备主次、电压由高到低、由一次到二次顺序排列保管。
(一)档案脊背编号采用5位数，如1XXXX，其中第一位数字的“1”代表该风场一期工程，依此类推。
(二)档案盒脊背的标准见附件一，其中“年度”栏内填写本资料档案所在竣工年度；“一级类目名称”栏内填写“生产”；“保管期限”栏内填写“长期”；“盒号”栏内填写该资料的5位数编号。
(三)档案室要建立档案索引，标明资料实际位置及顺序，方便查阅。
电力公司档案管理制度办法
第一章总则第一条为加强电力公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合电力公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于电力公司及其所属各单位、各部门的档案管理工作。
第三条电力公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家档案法律法规，确保档案管理的合法性、规范性和有效性。
（二）集中统一原则：实行档案集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）规范管理原则：建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（四）安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案的机密性和完整性。
第二章档案收集与整理第四条档案收集工作应按照以下要求进行：（一）档案收集范围：包括电力公司生产经营、技术管理、行政管理、党群工作等方面的文件、资料、图表等。
（二）档案收集方式：通过接收、征集、复制、扫描等方式进行。
（三）档案收集时间：按照档案形成规律和业务工作需要，及时收集。
第五条档案整理工作应遵循以下要求：（一）档案分类：按照档案的内容、形式、来源等特征，进行科学、合理的分类。
（二）档案编目：对收集到的档案进行编号、登记，建立档案目录。
（三）档案归档：按照档案分类和编目结果，将档案归档到相应的档案柜或档案室。
第三章档案保管与利用第六条档案保管工作应遵循以下要求：（一）档案存放：按照档案类别、年代、重要程度等特征，合理存放档案。
（二）档案防护：采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案的安全。
（三）档案修复：对损坏的档案进行修复，恢复档案的原始状态。
第七条档案利用工作应遵循以下要求：（一）档案查阅：按照档案法律法规和公司规定，提供档案查阅服务。
（二）档案复制：在保证档案安全的前提下，提供档案复制服务。
（三）档案借阅：对确有需要的单位和个人，提供档案借阅服务。
第四章档案信息化建设第八条电力公司应积极推进档案信息化建设，提高档案管理效率。
（一）建设档案信息管理系统：实现档案的数字化、网络化、智能化管理。
能源企业档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强能源企业档案管理，保障档案的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业内部所有能源相关的档案资料，包括但不限于：能源生产、供应、销售、技术改造、节能减排、安全环保等方面的文件、图表、数据、影像等。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料全面、系统地反映企业能源管理活动的历史过程和现状。
2. 安全性原则：确保档案资料在收集、整理、保管、利用等环节的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。
3. 有效性原则：提高档案资料的利用率，充分发挥档案在企业能源管理中的作用。
第二章档案管理机构及职责第四条企业档案管理部门负责企业档案的统一管理，其主要职责如下：1. 制定企业档案管理制度，并组织实施。
2. 负责企业档案的收集、整理、保管、利用等工作。
3. 对企业内部各部门的档案工作进行指导和监督。
4. 组织开展档案的鉴定、销毁和整理工作。
5. 负责档案的数字化和信息安全工作。
第三章档案收集与整理第五条档案收集1. 企业内部各部门应按照档案管理制度的要求，及时、全面地收集本部门形成的能源相关档案资料。
2. 档案收集应遵循真实性、完整性、准确性原则。
3. 档案收集应注重电子档案的收集，实现纸质档案与电子档案的同步管理。
第六条档案整理1. 档案整理应按照档案分类法进行分类，确保档案的有序性。
2. 档案整理应遵循档案内容的历史关系，区分保存价值，合理归档。
3. 档案整理应确保档案的准确性、完整性和可读性。
第四章档案保管与利用第七条档案保管1. 档案保管应按照档案保管规范，确保档案的物理安全。
2. 档案保管应定期进行盘点，确保档案的完整性。
3. 档案保管应加强防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。
第八条档案利用1. 档案利用应遵循档案管理制度，确保档案的合理利用。
2. 档案利用应严格按照档案借阅手续进行，确保档案的完整性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
编号：SY-AQ-04056( 安全管理)单位：_____________________审批：_____________________日期：_____________________WORD文档/ A4打印/ 可编辑国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定Regulations on archives management of Guodian power Qinghai New Energy DevelopmentCo., Ltd国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定导语：进行安全管理的目的是预防、消灭事故，防止或消除事故伤害，保护劳动者的安全与健康。
在安全管理的四项主要内容中，虽然都是为了达到安全管理的目的，但是对生产因素状态的控制，与安全管理目的关系更直接，显得更为突出。
一总则1、为加强公司文书档案的科学、规范管理，提高文书档案工作质量，保证和维护档案的安全、完整，进一步充分发挥档案的功能，提高利用价值为公司经营管理直接服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及档案法实施办法，结合本公司实际情况特制订本暂行规定。
2、本规定所称档案，是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料，包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。
3、公司各部门、分子公司所有员工均有保护公司档案的义务。
4、公司的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。
二档案管理的机构和职责1、公司行政部为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。
2、公司档案工作实行部门收集整理，档案室统一归档的原则。
3、各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。
4、行政部档案管理员和各部门档案管理员（兼职）均为公司的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专（兼）职档案管理员名单须报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。
5、档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。
6、档案管理员应当忠于职守，遵守公司《档案管理规定》和《保密规定》，保守公司秘密，不得向其他人员泄露档案内容。
三档案的收集1、坚持部门收集、管理资料的原则。
各部门、分子公司专（兼）职档案管理员按本部门资料的归档范围负责及时收集、管理本部门的资料，即把好文件“质量关”，要检查文件及附件是否完整，文书处理程序是否完备，处理的来龙去脉是否注明，文件质量符合要求。
采取每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷，并办好交接签收手续。
2、凡公司发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、立卷、归档。
4、公司与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。
5、召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交，季度统一向档案室移交。
6、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像资料均必须为原版、原件，照片含底片）。
四、归档范围1、公司应归档的资料包括：公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。
2、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、条例、规定等文件材料。
3、公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。
4、公司对内进行管理、规范事务的正式发文。
5、重要的会议材料，参加上级部门会议带回的会议材料，公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。
8、公司的财务报表、账本、凭证等。
9、公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工奖励、处分的文件材料。
10、公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录、证明资料。
11、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等。
12、凡是加盖过公章未经正式使用文件资料的必须交回行政部。
五档案的立卷1、公司各部门要坚持档案资料的平时立卷工作。
2、各部门对处理完毕或保存的文件资料，由专（兼）职档案管理员集中统一保管。
3、各部门应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
4、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导签发的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案人员归卷。
5、专（兼）职档案管理员应及时将收集的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
6、公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门专（兼）职档案人员配合，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。
五、文件归档与移交1、各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交；2、《移交清单》（见附表一）一式二份，清单上需包含的内容：文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。
3、文件移交清单三方签字为有效。
4、公司档案资料分类组卷由行政部统一规范，具体的分类标准为：先大类（行政管理、经营、科研、后勤），后部门（董事会、行政、人事、财务部、项目部等），再小类（文件在前、资料在后）。
5、保管期限分为永久、长期（50年）、短期（15年）三种。
新规则对2007年以后形成的归档文件，保管期限分为永久、长期（30年、10年）两种。
6、确定文件材料归档范围和划分保管期限的原则是：（1）从维护公司历史面貌完整出发，用全面的、历史的、发展的观点，分析和鉴定文件材料的现实作用和历史作用，以文件材料形成部门的职能作用及文件材料的具体内容作为判定归档范围和划分保管期限的基本要素。
（2）凡是记录和反映公司主要经营管理活动、中心工作和基本历史面貌的，在维护公司权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值，对公司有长远利用价值的各种文件材料应定为永久保管；（3）凡是记录和反映公司经营管理活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值，在维护公司权益方面具有凭证性价值的文件材料，应定为长期保管。
7、案卷质量总的要求是：遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
8、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，放在一起，不得分开；绝密文件单独立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；工程资料放在项目验收年度；其它文件的立卷按照有关规定执行。
10、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
11、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左上角打印页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。
填写的字迹要工整。
卷内目录放在卷首。
12、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
六、档案的保管、统计1、公司档案资料实行专人、专柜、专室管理。
2、公司档案资料的保管按机构、年度、保存期限、编号次序进行保管，并编制好案卷目录等工作。
3、档案管理员须做好档案资料的保护工作，做到“八防”：防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光。
4、公司档案实行计算机监控管理，实现档案管理的规范化、自动化、现代化。
5、公司档案室应当加强档案的管理和利用，定期对档案的价值进行鉴定。
6、声像档案在保管期限内须进行定期检查，防止档案的变质、退磁。
对重要的声像档案应制作光盘保管。
严禁私自撤销、清洗、消磁和修改。
文书档案的统计7、文书档案要建立健全统计制度，对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行统计，统计数据做到准确可靠。
编制案卷目录、全引目录，专题卡片、资料等检索工具，方便利用，提高效率。
七、档案的查阅、借阅1、公司员工查阅、借阅档案资料时，应严格按程序办理，填写《查（借）阅档案审批表》，档案室负责人对查（借）阅人、查阅档案内容、查阅时间和归还时间进行详细登记后方予查阅。
2、查（借）阅档案员工应根据申请内容进行查阅，对档案内容与本身工作无关的档案，一律不得查阅。
3、档案查（借）阅的批准人：普通档案由文件归属部门总监审批；秘密级以上档案由总裁或主管副总裁审批。
4、公司档案原件原则上不外借，如因工作需要确需外借带出，普通档案由行政部经理批准，秘密级档案由总裁或主管副总裁批准。
对常用的档案资料，档案室可提供复印副本供借阅，副本在使用部门使用完毕后，应及时交还档案室。
严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。
查（借）阅档案人员须爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志或涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免造成档案的损坏。
5、声像档案一般不得借阅。
在不影响保密的前提下，经总裁或主管副总裁批准可用于公司内部学习、对外宣传。
八、档案的销毁1、对超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期整理，进行销毁。
档案的销毁具体见《档案销毁程序》。
2、档案需要销毁时，由行政部档案管理员提出销毁意见，经行政部经理会同相关职能部门经理严格审查，并编制档案销毁清册，经公司相关系统总监审核，并在会计档案销毁清册上审批签字后销毁。
3、其他档案销毁前，应将需销毁档案在清单一一列明，报行政部经理审核，经总裁或主管副总裁审批后，方可实施销毁。
其他任何人不得私自销毁档案。
4、档案销毁时须有两人以上人员进行现场监督，并在销毁清单上签字确认该档案确已销毁。
不得一人单独进行档案的销毁。
九、罚则有下列行为之一的，由公司行政部责令限期改正；情节严重的，报请总裁或主管副总裁对负责的主管人员和直接责任人给予处分。
1、将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝移交档案室归档的。
2、违反公司规定擅自缩小档案收集范围的。
3、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。
4、档案管理员、对档案负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。