南大之星档案系统功能参数(详细)
“南大之星”档案网络管理系统功能参数案卷/文件著录：录入实体档案记录信息，形成档案条目信息。
文件档号具备自动查重功能，同时支持批量数据导入功能。
著录的时候会保留上一份文件的信息，提供更加便捷的操作。
文件管理：对已经著录的档案文件记录进行删除、修改、查询等操作。
支持批量修改与删除功能，档号的自动排序功能以及插卷、插件等功能。
自动组卷：根据系统中的档号对应规则对文件进行自动归档。
案卷管理：对已存在案卷进行删除、修改、查询和打印等操作。
案卷调整：对已组卷的案卷和其中的文件进行调整。
包括：案卷号调整、文件调整、合并案卷、拆卷、插入空案卷、移除卷内、卷内顺序号重排、删除空案卷等功能。
案卷移交和接收管理：对部门整编好的移交档案进行鉴定，如果鉴定通过，则进行批量数据移交。
否则，进行重新整理。
1.1.2批量上传：采用ftp方式批量上传电子文件。
1.1.3数据转换：系统自带数据格式转换功能，可以把WORD、excel等格式的数据转换成PDF格式。
1.1.4批量数据提取功能：可对双层pdf文件进行全文提取，以便实现全文检索。
1.2档案信息管理：实现纸质/数字档案的管理及档案馆日常业务管理功能，包括编目、查阅、保管、档案统计和综合管理等。
1.2.1编目管理：对各类档案的编目项、打印格式、输入输出进行管理。
其功能主要包括以下几部分：
档案编目：实现各类档案的著录、编辑等功能。
立卷整理：实现自动立卷和手动立卷功能。
目录生成：根据用户定义生成卷内文件目录、案卷目录、分类目录、全引目录、目录索引、案卷移交清单、各类统计报表等归档文件清单、信息清单。
打印输出：实现以上目录信息的打印功能。
1.2.2查阅管理：实现纸质档案的查询和借阅管理。
1.2.3鉴定销毁：对过期档案进行销毁，并可以打印销毁清单。
也可以进行
还原操作
1.2.4年报管理：实现档案年报管理，所形成的年报报表完全符合国家标准。
1.2.5档案统计：实现对现有档案进行各种口径的统计功能，并提供档案统计报表、直方图、饼柱状图等多种显示方式。
统计方式包括按跨库统计、按单库统计、按密级统计、按立卷单位统计、按时间统计、按保管期限统计等。
统计项管理，报表设计与打印等。
1.3档案信息利用：为档案管理人员提供档案利用管理手段，为使用单位、用户提供各种档案信息利用服务。
其光盘刻录与索引、综合查询、借阅管理、消息提醒。
1.3.1综合查询全文检索：综合查询模块通过与档案信息网站的集成，可为档案用户提供权限范围内的档案信息查询、浏览、下载及打印等服务。
目录查询：针对档案目录进行查询，可检索项目包括题名、责任者、时间、保管期限、密级、档号、案卷号等。
模糊查询：无须指定任何条件，只需输入想要检索的字符，系统会自动在选定的数据库里进行漫游式检索，并将结果返回给用户，用户无需知道检索的内容在那个字段里，并且系统支持在上一次检索的范围里再次检索，以缩小范围，增加查询的准确率。
跨库查询：在所有档案库数据进行查询。
全文检索：利用全文检索引擎实现数字档案的智能全文检索功能。
支持DOC、XLS、PDF(文字)、TXT、TIF等文件类型的全文检索。
根据检索项提供多条件组合查询、渐进查询、逻辑查询等，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对高查全率、查准率的要求。
档案信息浏览：可以根据授权对查找到的档案原文进行浏览、下载、打印、添加水印等操作。
对多媒体档案，采用流媒体播放器进行播放。
通过与传输加密、浏览防扩散、打印防扩散等技术进行集成来保证电子档案数据安全性。
1.3.3网上借阅管理：与档案信息网站相结合，实现网上档案借阅和浏览申请、借阅查询等功能，可通过实体借阅与网上电子功能。
实体借阅：进行实体档案的借阅，并打印借挡清单。
到期归还实体后，管理员可进行借阅档案的归档操作。
电子档案借阅：用户仅能看见档案目录，可对该档案的电子文件进行借阅。
用户接收到借阅请求后，可对其借阅期限、借阅次数和节约类型进行是否批准。
同意则用户会收到含有该电子文件的邮件。
过期文件自动失效。
1.4系统设置：管理员在此模块中进行用户管理和部门管理、数据备份、输入输出模板设置、远程协助设置、类目管理、参数设定、日志管理等一系列后台操作。
1.4.1用户管理：实现系统用户管理和授权管理功能。
可进行用户初始化设置。
1.4.2部门管理：对单位部门进行添加、修改、删除等管理操作。
1.4.3数据管理：可进行数据的备份与恢复操作。
1.4.4输入模板设置：可根据不同门类的档案设定不同的录入界面，调整输入字段的类型等。
1.4.5打印模板设置：制定不同门类档案的打印界面，对一些特殊的报表可通过excel制作后导入系统、对应输入项来实现。
1.5服务器远程管理：可远程连接服务器进行操作。
1.6类目管理：可对系统中的所有分类进行排序、自动清理无用分类操作。
1.7参数设置：可设定档案系统界面、档号组成方式、电子文件存放路径、档案密级设定、FTP电子文件上传参数管理以及一些常规参数设定。
1.8词典库维护：可设定系统所有输入界面中用到的下拉项，以便满足不同的需求。
南大之星档案网络管理系统(BS)
电子文件自动转换成PDF格式技术
作为电子文件保存的标准格式PDF，具有良好的 安全性和完整性，这对作为档案保存的电子文件 来说尤为重要。系统后台会自动将电子文件转换 成PDF格式文件，同时可以提取文件的内容，实 现对电子文件的全文检索。
自定义著录格式、自定义目录打印格式
系统中除了提供国家标准的各种打印目录格式外， 系统还提供自定义打印格式功能，可以根据用户 实际需要制作出各种打印目录。系统支持以下几 种入口确定打印的范围：打印当前类目、打印所 有类目、打印检索结果、打印队列。
二、软件发展历程
2000年开始研发“南大之星”档案网络管理软件。 2001年研发完成并首先在教育部档案处、南京大学档案馆、
华东师范大学档案馆投入使用。 2002年开始研发“南大之星”档案信息发布系统，2003年
研发完成投入使用。 2003年南京大学与南京中坦科技有限公司签署合作协议，
确定由南京中坦科技有限公司独家代理“南大之星”档 案软件，负责“南大之星”档案软件在全国范围内的市 场开拓以及售后服务工作。 2005年“南大之星”档案网络管理软件、“南大之星”档 案信息发布系统通过江苏省档案局科技成果鉴定。 2007年“南大之星”档案网络管理系统、“南大之星”档 案信息发布系统通过江苏省档案局科技成果一等奖。 2008年“南大之星”档案网络管理系统、“南大之星”档 案信息发布系统获得国家版权局颁发的计算机软件著作 权登记证书。
电子文件、扫描文件、录音录像文件的远程上传 针对目前办公自动化程度的提高，办公过程中形成的大量 有归档价值的电子文件，同时传统纸质文件都有相应的电 子文件，系统对这些电子档案设计了专门的解决方案，从 而确保电子文件的安全、真实及凭据性。通过完善的电子 文件背景信息记录，电子文件访问日志，以及系统用户权 限控制保证电子文件不被非法访问。
南大之星档案管理系统使用方法说明
一、系统登录
输入完毕后单击“添加”
系统将弹出窗口提示，单击“确认”即完成案卷的添加
单击“确认”后，系统自动返回著录界面，可继续进行下一 案卷的添加，此时将发现“案卷/盒号”自动延后一个号码，变为 “2”，此时，如果责任者、时间等项目不发生改变，则可以直 接在正题命中修改，直接保存，即生成一个新的案卷。
返回档案表，即可看到新添加的案卷
如确定将删除所选条目则单击“确定”，否则则单击“取消” 保留徐哦选项目
注意：此“删除”操作仅是将所选案卷移入“回收站”内， 单击左侧“回收站”图标 将看到所删除的案卷，如下图：
文件的修改和删除与案卷 基本相同，确定所需修改或删 除的文件，单击“编辑”或 “删除”图标，则可进行对应 的操作。
一、系统登录
依次点击 “2008 ”、 “DA11”
在所需修改的条目中找到编辑的符号并单击
进入与案卷著录界面相同的编辑界面，修改对应项目后单击 保存即可
2、案卷的删除 与修改案卷相同，首先进入档案表，依次打开并找到需要删 除的案卷条目，如“2008-DA11-3”
在所要删除的条目中找到删除的符号并单击
系统将弹出确认对话框
主界面“未分类档案表”中即会显示所建立的档案表名称
2、添加案卷 单击所新建的档案表名称进入如下界面后单击“添加案卷”
进入案卷著录界面，如下
说明： 1、一级类目中输入年度，二级类目中输入分类 号如“KY12”“JX16”等，三级类目流水号， 系统自动生成，不必填写； 2、信息分类号、馆室代号、全总号、缩微号、 室编件号不必填写； 3、实体分类号为一级类目（年度号）-二级类目 （分类号）； 4、第一责任者为归档人本人；归档单位为归档 部门。
在“修改密码”的“旧密码”项中输入原密码，在“新密码” 中输入修改后的密码，输入完毕单击确定：
学生档案管理系统用户操作手册
六、用户操作手册1．引言..............................................................1.1编写目的.........................................................1.2项目背景.........................................................1.3定义.............................................................1.4参考资料......................................................... 2．软件概述..........................................................2.1目标.............................................................2.2功能.............................................................2.3性能............................................................. 3．运行环境..........................................................3.1硬件.............................................................3.2支持软件......................................................... 4．使用说明..........................................................4.1安装和初始化.....................................................4.2输入.............................................................4.2.1数据背景.......................................................4.2.2数据格式.......................................................4.2.3输入举例.......................................................4.3输出.............................................................4.3.1数据背景.......................................................4.3.2数据格式.......................................................4.3.1输出举例.......................................................4.4出错和恢复.......................................................4.5求助查询 (5)5．运行说明..........................................................5.1运行表...........................................................5.2运行步骤.........................................................5.2.1运行控制.......................................................5.2.2操作信息.......................................................5.2.3输入/输出文件.................................................. 6．操作命令一览表 (8)7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表............................ 8．用户操作举例......................................................1．引言1.1编写目的为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。
检验之星系统介绍课件
通过技术升级和优化，加强检验之星系统的稳定性， 确保在各种情况下都能正常运行，并提供准确的分析
结果。
输入 加强标数题据安
全保护
采用更高级的数据加密技术和访问控制机制，确保数 据的安全性和完整性。同时，加强与第三方安全机构 的合作，定期进行安全审计和漏洞扫描。
Hale Waihona Puke 提高系统稳 定性简化操作流 程
根据用户反馈和市场需求，持续对检验之星系统进行 升级和改进，提高系统的性能和功能，以满足不断变
该系统基于计算机技术、数据库技术 和网络技术，实现对实验室检测流程 的全面管理，包括样品登记、检测任 务分配、数据采集、结果审核、报告 生成等环节。
系统功能
任务分配
根据检测项目和人员技能，自 动或手动分配检测任务，确保 任务分配的合理性和高效性。
结果审核
设置多级审核流程，对检测结 果进行严格把关，降低错误率 和误差。
将系统部署在云平台上，用户可通过互联网访问，具有灵活性和 可扩展性。
本地部署
将系统安装部署在本地服务器上，用户通过局域网访问，安全性较 高。
混合部署
结合云部署和本地部署的优势，根据实际需求进行选择和配置。
培训与支持
在线支持
提供在线咨询、远程协助和故障排除等服务 ，及时解决用户遇到的问题。
培训课程
提供系统使用、操作和维护等方面的培训课 程，确保用户能够熟练应用系统。
优化资源配置
合理分配检测任务和人力资源， 充分发挥实验室设备和人员的潜 力。
强化信息管理
实现对实验室检测信息的全面记 录和管理，方便查询、追溯和分 析。
提高实验室检测效率
通过自动化和智能化的管理手段 ，减少人工干预和重复劳动，缩 短检测周期。
档案管理现代化1
档案管理现代化与文档一体化管理一、什么是档案管理现代化以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理逐步实现系统化、定量化、信息化、智力化。
二、档案管理现代化的意义（一）为什么要实现档案管理现代化（背景）随着现代社会的不断发展，尤其是信息技术的飞速发展，社会信息化程度不断提高，档案工作面临着新的挑战，同时也出现了很多新的问题和新的矛盾。
主要表现在：1．在管理方面。
随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。
新型载体档案（电子文件）的产生，数量越来越大，所占比例越来越高，而它的收集、整理、归档、存贮、鉴定、安全管理等都需要新的理念和方法。
2．在利用方面。
同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。
手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。
不改革传统的工作模式，不改变传统管理思路和管理方法已经很难适应信息化社会的新要求，档案行业就很难继续生存，档案事业就很难继续发展。
如何解决这些新问题、新矛盾呢?就是走现代化之路。
（二）实现档案管理现代化的意义1．可以使档案的收集与管理安全、及时。
安全、及时、有效地做好以电子文件为主体的新型载体档案的收集与管理工作，适应档案事业自身发展的需要。
2．可以迅速查阅档案。
建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。
利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。
利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。
3．可以改善档案保管条件。
利用现代科技，改善档案保管条件，加强对档案的保护，最大限度的延长档案寿命。
登录档案管理系统的方法
归档范围
分类号
XZ11 XZ11 XZ11 JX11 XZ11 KY11
二级单位立卷归档范围及分类号
5部门 归档范围 本部门形成职权范围内组织、党务等的党字文件 分类号 DQ11
外语部 本部门形成职权范围内的关于教学、机构、人事等调 思政部 整的文件、工作总结规章制度、事务性材料 体育部 科学实验中心 实验动物中心 学院关于部门机关工作作出的重要决定、通知
主题词、出版项、奖励 名称、奖励等级、获奖 时间、电子文件编号
4、添加文件
4、文件上传
4、文件上传
4、文件上传
如果上传错误，可用删除键，删除即可。
5、编辑文件
5、编辑文件
5、编辑文件
5、编辑文件
各部门归档范围和不需要归档的网址
归档范围 归档范围 不归档范围
非常感谢各位领导和同事的聆听！！
如果您在归档中遇到了困难 ①请拨打小号：
62067（孙靖靖）62403（王桂艳）62025 （冯瑜） 62437 （金丹）
②加入辽医档案群（83116152） 我们将热情为您解答！！ 希望各部门的归档工作越做越好。 谢谢！再见！
后勤工作
节能工作
XZ15
XZ16
部门
归档范围
分类号
6、基建处 8条
综合
基建工程
JJ11
JJ12
行政部门立卷归档范围及分类号
部门 综合 专业调整与实验室建设 7、教务处 24条 学籍管理 课堂教学 学位管理 归档范围 分类号 JX11 JX12 JX14 JX15 JX16
毕业生管理
教材管理
JX17
前言—电子文件与电子档案的关系
电子档案是具有保存价值的电子文件 为什么很少谈电子档案而说电子文件呢？
南大之星档案网络管理系统(BS)
三、相关软件著作权登记证书
四、目标
根据学校数字化校园建设“总体规划、分步实施、 标准统一、资源共享、重在应用”的基本思路
采用“创新的理念、先进的技术、简明的手段”
既解决OA、学生学籍管理系统等各种电子数据的 网络在线归档及目录、全文的管理和查询利用问 题，又兼顾原有纸质实体档案目录和全文的输入、 管理、查询功能
七、系统访问模式
所有用户全部采用浏览器方式访问，并可以实现 多部门多用户同时访问，及系统采用纯B/S构架
八、档案目录管理概念
件的概念
档案管理对象以件为单位，直接面向一个 个文件，一件一条著录，即一条记录，以 年度——单位代码——件号区分，依次排 列，并有全文与之相对应、衔接。
卷的概念
档案管理对象以卷和件为单位，一卷一条 著录，即一条记录，以年度——实体分类 号——卷号区分，依次排列。卷内还有件， 件也有著录项。件、卷之间有依存关系。 若有全文，与件相对应、衔接。
二是针对具体档案表的查询。该查询只有登录系统的用 户才可以使用，在用户打开某一个档案表后，利用该查询接 口，用户可以对该档案表中的数据进行查询。
安全可靠的远程备份恢复功能
系统管理员利用系统的远程数据管理功能 即可实现远程数据备份、远程数据恢复。 这里是一个手工进行数据备份的工具，适 用于特殊情况下系统管理员操作服务器端 进行备份、完全恢复或部分恢复特定的表。
拓朴结构。 服务器：HP、IBM服务器。 浏览器：普通微机。 输入设备：彩色图纸扫描仪，纸质文件高速扫描仪（黑白），
照片底片扫描仪，数码照相机等。 输出设备：彩喷机，彩色打印机等。 存储设备：磁带机、光盘刻录机、光盘、磁盘阵列等。
2、软件环境 操作系统Windows 2003 Advanced server 数据库： MS SQL Server 2000或更高 WEB服务：IIS 5或者更高 流媒体服务：Windows Media server 档案信息系统开发平台：Java+com+SQL server,
重庆科创职业学院—南大之星档案管理软件系统主要功能
重庆科创职业学院—南大之星档案管理软件系统主要功能1. 全文管理与全文检索;本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。
系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对文件全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理.对于扫描的纸质文件，系统（以自动将之识别成文本，并加入全文库中，这样用户就可以进行全文检索，我们采用的OCR识别技术是目前国内最先进的识别技术，识别率达到99。
99%。
2. 图像、录像、录音等多媒体档案管理;系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播3. 档案信息统计系统可以对各类档案数据进行灵活的统计，并且可以绘出统计图表。
4. 档案借阅利用统计;系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体,系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的崔还，借阅利用信息的统计等操作。
5.自由建库用户可以根据自己需要自由创建档案数据库，并且建库权限可以控制6.自定义数据库结构用户可以根据具体情况，自定义数据库结构，以满足不同类别专业档案管理的需要7.自定义打印目录用户可以根据具体需求，非常方便地设计出各种目录格式8.自定义管理界面，用户可以根据不同类别档案的需要，定制管理界面中的内容。
9.可以将各类电子文件自动转换成PDF标准格式10.具有对电子文件全文附件全文检索的功能，并且检索效率高，检索准确等特点11.数据远程备份与恢复12.安全通信保证系统数据的安全13.自动在线升级，使得管理员的维护工作变得非常方便，并且系统可以自动监测软件的最新更新情况，发现有新的升级，会通知系统管理员进行系统升级。
多种技术交叉构筑毕业生照片档案查询系统的探索与实践
可 触摸 到 自己昔 日的容 貌 ， 睹 “ 生 态 ” 身 影 ， 目 原 的
增 强 “回 家 ” 感 受 ． 校 决 定 在 校 史 展 览 馆 动 态 展 的 学
厅 部 分 开 展 一 项 “ 立 百 年 学 生 、 师 、 工 名 录 等 建 教 职
触 摸 平 台 界 面 制 作 上 ， 最 后 脱 离 南 大 之 星 系 统 的 网
体 电子 汇编— — 高校 历届 毕 业 生照 片 档案 查询 系统 的做 法 ， 其 实践 过 程 中使 用 的几 种新 技 术 方 法 。 及
关 键 词 ： 片 档案 ； 照 多媒 体 电 子 汇 编 ； 种 技 术 方 法 多
中图分 类号 ： ３ ３１ ＴＰ ９ ．８
文献 标识 码 ： Ｂ
技术应用
《 国教 育信息化》 中 鳊辑部 ： ｉ ｏ ．ｄ ． ｍ ｓ ｅ ｅｕｃ ＠ｍ ｎ
多种 技术交 叉构筑 毕业 生照片档案查询 系统的探索 与实践
林 慕 婵
（ 南农 业 大 学 ， 东 广 州 ５ ０ ４ ） 华 广 １ ６ ２
摘 要 ： 文是 一 个 档案 电子 汇 编 工作 项 目的专 项技 术报 告 ， 实践 角度 介 绍 一 种 具 有 高校 特 色的 多媒 本 从
年 启 动 高 等 教 育 学 历 证 书 图 像 采 集 工 作 ， 校 每 年 都 学
向教 育 部 报 送 毕 业 生 图像 和 基 本 信 息 数 据 光 盘 ， 些 这
查 询 系 统 以 菜 单 方 式 先 按 层 次 分 为 博 士 生 、硕 士
８ 中 教 儋 化／ Ｄ１ 高 职 ） ４ 国 育 息 ２１． （教 教 １ ５
五 、 统 的 特 点 系
裁切 ， 自动 处 理 成 统 一 大 小 和 自动 按 某 方 式 命 名 并 存 储 到 指 定 文 件 夹 ， 高 了 图片 采 集 的 效 率 和 质 量 。 提
广西地区本科高校档案信息化存在的问题及应对举措浅谈
信息工作Information work2023/10（下）总第421期党的二十大报告提出：到2035年，我国要“建成现代化经济体系，形成新发展格局，基本实现新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化”，提出要加快建设“网络强国、数字中国”[1]。
在社会信息化、数字化的浪潮下，档案作为人类社会不可或缺的重要信息资源，也要紧跟社会脚步一起向前迈进。
2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”，“加速数字档案馆（室）建设”等[2]。
2020年6月20日修订通过《中华人民共和国档案法》，新增了一章“档案信息化建设”，提出档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全；应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接；推进传统载体档案数字化等[3]。
高校应积极响应国家政策，投身到高校档案信息化建设中。
我国地域辽阔，东西部经济发展差异大，在对档案的投入上也各不相同。
即使同一地域，由于办学规模，办学层次的差异，也使得档案信息化进程各不相同。
广西属于西部地区，经济发展相对落后，为了更好地了解广西高校档案信息化现状，笔者通过问卷调研结合QQ 及电话咨询的方式，对广西26所公办本科高校进行调研，其中参与调研的有23所，占比88%，本文将以参与调研的23所高校为例进行浅析。
一、广西地区本科院校档案信息化建设存在的问题（一）广西地区本科院校档案网站建设数量少，网页内容单一。
郝静认为高校档案信息化建设的内涵应包括：“档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。
”[4]档案利用网络化的前提是建立自己的档案网页，广西的高校一般是成立档案馆以后才会有自己独立的网页。
参与调研的23所公办本科院校中，成立档案馆机构的有13所，占比57%。
在成立档案馆的13所高校中，仅有10所建立了自己的网站，还有3所尚未建立。