关于项目部资料整理规范的通知
工程单位资料整理制度
工程单位资料整理制度一、目的与原则制定本制度的目的，在于规范工程单位内部资料的收集、整理、保存和使用流程，确保工程信息的完整性、可靠性和安全性。
本制度遵循合法性、实用性、系统性和保密性的原则，以适应工程项目管理的需要。
二、资料分类工程资料按照性质和用途，可分为技术性资料、管理性资料和财务性资料等类别。
每一类资料应明确归档要求和保管期限，便于检索与利用。
三、资料收集与归档1. 所有资料必须及时收集，并按照规定的格式进行整理。
2. 资料归档应做到内容完整、数据准确、分类清晰、易于检索。
3. 归档资料应注明日期、来源、责任人等信息，并进行电子化处理。
4. 特殊重要或涉密资料，应采取加密或其他安全措施保护。
四、资料保存与管理1. 资料的保存环境应干燥、通风、防潮，确保资料不受损。
2. 定期对存档资料进行检查，发现问题及时纠正。
3. 建立资料借阅制度，明确借阅权限和归还期限。
4. 定期对过期无用资料进行销毁，确保信息安全。
五、资料的使用与查询1. 任何人员使用资料前需提出申请，说明使用目的和范围。
2. 资料查询应遵守查询规定，不得随意携带或复制敏感资料。
3. 对于经常使用的常规资料，应建立快速查询系统，提高查询效率。
六、责任与监督1. 指定专门部门或人员负责资料整理工作，并对其进行培训。
2. 建立健全监督机制，对资料管理工作进行定期检查和评估。
3. 违反资料管理制度的行为，应依据情节轻重予以相应的处理。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由工程单位负责人解释。
2. 根据工作实际情况和管理需求，本制度可适时进行调整和完善。
关于加强施工现场安全和规范安全生产内业资料的通知
关于进一步规范安全生产内业资料和加强施工现场安全防护措施的通知各监理代表处、施工单位：交通部将于九月份对本项目进行检查，检查日渐临近，为提前做好各项安全生产工作，项目部要求各单位：一、各单位项目部经理安全证件及专职安全员证件应为交通部颁发的有效证件，特殊工种证件为省级机构颁发，上述证件必须能够保证其真实性和有效性，存在问题的尽快办理。
二、各单位专职安全员必须为有资质的安全员，且安全员要建立工作日志，详细记录每天安全生产工作情况。
三、各单位日常安全检查记录要结合施工现场实际情况，做好记录，做到记录要真实，整改有措施，处理有结果。
存在安全隐患及时下发整改通知，并有回执。
四、应急预案和专项施工方案作为检查的重点，各单位要结合工程实际，重新复核，内容要具体，可操作性要强；同时要结合预案开展多种形式的演练活动，演练要有具体的演练程序、参加人员、演练物资、操作步骤及演练总结报告等，并留有影像资料。
五、施工机械管理方面，各单位要结合项目特点建立施工机械管理办法，做好施工机械维修、养护、检查台帐和运转记录，施工机械驾驶执照、年审证书齐全。
六、会议记录、培训记录应结合施工现场实际，针对施工现场存在问题及施工阶段注意事项召开安全会议，培训记录应对一线工人进行切合实际的培训，并有岗前考试。
七、各单位应与所属施工队伍签订安全风险抵押金，并给一线民工办理人身意外保险。
八、施工现场还存在安全措施不到位，结构物施工、被交道口、路基施工路段上下口防护措施、警示标示较少，施工现场用电不规范，驻地、拌合站灭火器已过有效期等问题，要求各单位加大施工现场防护力度，增加警示标示，及时更换过有效期的灭火器，拌合站和驻地要设置多处灭火器材，防止失火现象发生。
各预制标要重点加大现场安全防护措施。
九、各代表处、驻地安全监理要认真履行职责，进一步完善内业资料和安全日志，并督促各单位进行整改。
望各单位要高度重视此次交通部大检查，进一步加大施工现场安全生产管理，规范安全生产内业资料，在收到通知后，按照省质监站和项目部要求立即开展自查整改工作，将存在问题整改彻底。
关于进一步做好项目管理、计量支付、资料整理等工作的通知
藏天地字[2012]28号签发：夏仕刚关于进一步做好项目管理、计量支付、资料
整理等工作的通知
司属各项目部：
根据2012年西藏交通运输厅有关质量监督年的实施方案及惠通集团有关加强项目管理等工作的要求结合我公司前期收尾项目暴露出的问题和公司目前的情况现再次强调以下几点：
1、各项目部结合公司转发的交通厅有关质量监督年实施方案的内容切实做好工程进度、质量、安全、环保、民工工资支付、机械租赁、材料采购等工作。
2、各项目部必须于每月20日至25日如实上报本月的施工进度、施工质量、计量、安全、进出场民工人数统计、民工工资发放及材料备料及使用等情况，上报文件格式以各项目施工月报表为准上报到工程合约部。
3、各项目部必须做好计量支付工作，根据协作队实际完成的合格工程结合计量情况，协作队工程款支付根据项目部上报的资金使用计划待公司核定后支付于协作队，同时协作队必须提供合格的发票，否则项目部可以拒绝支付。
4、项目部在施工过程中必须注重施工资料的及时归档整理工作，
项目施工完毕时资料也应整理归档完毕，否则由项目经理、项目总工
及项目副经理负责整理同时承担资料整理、竣工图绘制等费用。
5、为更好的衔接公司下步工作安排，区界至日土项目、夏玛至嘉
黎项目、帕里至亚东灾后重建项目必须于2012年年底完成所有的施工
任务，其中夏玛至嘉黎项目主体工程必须在7月底完成。
以上要求及安排各项目务必严格执行。
西藏天地工程建设有限公司
二零一二年六月二十一日
主题词：关于做好项目管理计量支付资料整理通知
主送：司属各项目部
（共印5份）。
关于收集整理项目部大事记的通知
关于收集整理项目部大事记的通知各部门：为便于回顾各部门、各项目建设历史，总结经验，铭记公司发展历程，现要求各部门负责人提供2018年度各自部门的相关大事记，要求如下：一、大事记构成：题名、前言、目录、正文、附录1、题名：包括大事记的总标题、记述时间的上下年限、编者。
2、前言：说明编写的目的，以及材料来源。
3、目录：凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称即目录条目。
一般大事记也可不设目录。
4、正文：包括大事记述和大事记时间两部分，大事记通常采用条目排列式进行汇编，即某一大事记述即其发生时间构成一个条目，将大事记时间排列在前，大事记述排列在后，并按时间顺序流水排列各条大事，逐年编写，使每一年度内发生的大事、要事全部集中记载，一览无遗。
5、附录：一些重要单位、重要专业、专题的大事记，篇幅较长，年限较长，内容丰富，需供专门人员研究用，应设附录。
一般可不加附录。
二、选材范围大事记要突出本单位的重点和职能特点，大事要事必载，小事琐事不取。
选材范围大体包括几个方面：1、重大组织变革、机构调整；2、重大战略调整、方针、政策的出台实施；3、召开的重要会议、做出重大决定，举办或参与的重大活动情况；4、重要工作举措及因此取得的重大成果；5、工程开工、竣工、其他重大节点及交付运营；6、重大设计变更、重大科技、发明创造、科技成果；7、重大事故、灾难、救灾等情况；8、市级及以上表彰；9、重要来宾（市级及以上）、参观视察、外事活动、出访等；10、其他需记载的重大事件。
三、编写要求1、时间必须准确。
避免使用“近来”、“不久以前”等笼统的、不确切的日期表述。
时间表示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至写明时、分、秒。
无法考证的情况，排列原则为：日无考附于月末，标“是月”；月无考附于季末，标“是季”；季无考附于年末，标“是年”。
2、大事中涉及地名、单位名称时，要统一使用第三人称，不要写成“我公司”、“本公司”（引用原文除外）。
关于项目部整理规范的通知
关于规范项目部竣工资料收集整理的通知项目部所属各单位：为规范项目部资料的管理，确保完整、准确、系统、规范地完成工程档案的顺利移交。
根据工程档案管理的有关文件，结合本工程的实际情况，制定本文件，请各单位遵照执行。
一、项目竣工资料的收集范围及分类、组卷、排列1、收集范围及归档部门见（附录一）。
2、项目文件应与项目建设同步收集，施工记录和验收记录应在单位工程验收后及时收集。
3、项目文件应为原件。
因故无原件的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章，便于追溯。
4、需要闭环的项目文件（整改单、设计变更，涉及有变更的联系单、设备缺陷单等），执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件，实行闭环管理。
5、原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录，便于原材料质量的追溯。
6、设计更改文件，应按专业编制设计更改执行情况汇总表（见附录B.表1），保证竣工图编制依据的准确性。
8、独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重组。
（页码问题）9、施工文件，应按单位工程组卷。
单位工程文件，应按单位工程管理文件、质量验收文件、施工记录及相关试验报告顺序排列。
a、单位工程的管理文件，应按审核签字页、开工审批、施工方案及技术交底、设计、原材料、计量器具登记表、竣工验收报告等顺序排列。
b、施工质量验收文件，应按单位工程质量验收范围划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收表排列。
报验单在前，验收表在后；质量验收文件在前，支持性记录在后。
c、施工记录，应按施工工序（程序）排列，相关的试验报告、强制性条文执行记录应依次排列施工记录之后。
10、设备缺陷及处理文件（设备缺陷通知单及设备缺陷处理报告单）按专业单独组卷。
11、原材料质量证明文件，应分专业按材料种类、型号组卷。
卷内文件按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。
关于完善内业资料的通知
关于完善内业资料的通知
项目部所属各片区、架子队：
根据9月份监理工地例会精神和局项目部要求，由于当前现场施工进度要求有所缓和，望各片区、架子队对管段内工程相应内业资料及时进行梳理，对于缺失、滞后和监理签字不齐全的内业资料，及时进行完善。
尤其是桩基岩溶处理和地质复核等需要现场专业监理工程师和设计单位签字认可的资料要尽快进行完善。
请各片区和架子队技术负责人引起高度重视，督促内业资料的完善。
具体要求：
一、现场已经完成的构造物必须在28日前进行完善，并送相关监理工程师签认；
二、岩溶处理、地质复核资料务必与28日前送专监和设计单位签字认可；
三、各架子队内业资料有片区总工和各架子队技术主管负责进行完善并签认，片区和架子队施工负责人督促落实；
四、分部工程部、安质部将于29日组织对各架子队（包括试验室）内业资料进行检查，发现不积极整改，落实内业资料完善并签认的相关人员将上报分部领导，严肃处理。
特此通知！！
中铁十五局集团沪昆客专HKJX-1标项目部四分部
二〇一一年九月二十四日。
关于规范项目部往来函件管理的通知
关于规范项目部往来函件管理的通知
1.为了进一步加强项目部文件管理能力, 提高项目执行效率, 降低项目风
险。
根据公司《管理制度汇编（上册）》第二篇第十四章“档案管理制度”
和《施工现场管理标准汇编》第一章第五节“现场档案资料管理制度”
等相关规定, 特通知各项目部需要规范往来函件的管理工作, 具体要求如下:
2.各项目部应根据项目管理部提供的《XX项目部收发文件登记表》对本项
目部收发文件登记, 登记周期为每天。
3.《XX项目部收发文件登记表》应随项目部每月工作计划、合同分解学习
计划等文件于每月28日前提报项目管理部备案。
《XX项目部》样式见附件, 各项目部改为EXCEL文件, 进行登记记录。
文件保存名称为“XX项目部收发文件登记表”, 项目管理部收到最新的登记表后自动替换原有旧登记表。
特此通知, 请各项目部遵照执行。
项目管理部
二〇一五年三月十一日
XX项目部往来函件登记表
注: 所有往来函件、邮件均应登记；发文单位和接收单位为业主、咨询、项目部、公司各部室；备注应注明相关文件序号。
关于进一步规范内业资料的通知
关于进一步规范内业资料编制的通知项目部所属各单位：为进一步保证各单位内业资料编制规范性，匹配性，迎接铁总检查，结合前期各架子队反映的情况及内业资料考核情况，现对内业资料编制做进一步规范。
一、组织机构设置（一）组织机构针对此次检查内容，成立内业资料管理小组。
管理小组主要负责工程部、实验室、各架子队及拌合站资料资料的规范性、匹配性。
组长：总工程师副组长：工程部长、内业主管、试验室主任、拌合站站长组员：各架子队技术主管、拌合站技术主管、资料员。
（二）人员职责分工1.工程部长总体负责内业资料，具体负责工程部施工方案、技术交底、风险评估及对各架子队内业资料抽查，负责与实验室、拌合站沟通协调。
2.内业主管负责协助工程部长对各架子队内业资料进行检查。
3.拌合站长具体负责拌合站内业资料，拌合站技术主管配合。
4.试验室主任具体负责实验室内业资料，试验室人员配合。
5.监控量测负责人具体负责监控量测相关的资料，各架子队技术主管配合。
6.超前地质预报具体负责超前地质预报相关的资料，各架子队技术主管、吴永贵配合。
7.各队技术主管负责本架子队内业资料编制。
8.加工中心主管负责加工中心与各队技术主管的沟通协调。
二、工作具体内容（一）工程部及质量部1.负责标段总体方案、作业指导书、施工组织设计的编制、审批；负责二级技术交底；负责对施工日志系统、影像资料系统的监控、通报；负责对作业队质检资料、施工日志资料的培训、交底。
2.负责监控量测月报资料打印签认，负责对监控量测信息化系统的监控、通报，负责对架子队监控量测资料的培训、交底、指导、检查。
3.负责与第三方联系完善超前地质预报报告、综合分析资料，负责对架子队交底、培训、指导、检查超前地质预报相关资料（地质素描、加深炮孔、水平钻、报告归档）。
4.内业资料各项检查标准及要求见“[2018]66号《工程技术内业资料考核办法》中附件要求”。
（二）各队技术室各队技术室具体负责资料的编制，主要包括监控量测、超前地质预报、质检资料、施工日志、技术交底、培训等1.监控量测（1）按照统一模板填写监控量测现场标识牌。
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关于规范项目部竣工资料收集整理的通知
项目部所属各单位：
为规范项目部资料的管理，确保完整、准确、系统、规范地完成工程档案的顺利移交。
根据工程档案管理的有关文件，结合本工程的实际情况，制定本文件，请各单位遵照执行。
一、项目竣工资料的收集范围及分类、组卷、排列
1、收集范围及归档部门见（附录一）。
2、项目文件应与项目建设同步收集，施工记录和验收记录应在单位工程验收后及时收集。
3、项目文件应为原件。
因故无原件的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章，便于追溯。
4、需要闭环的项目文件（整改单、设计变更，涉及有变更的联系单、设备缺陷单等），执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件，实行闭环管理。
5、原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录，便于原材料质量的追溯。
6、设计更改文件，应按专业编制设计更改执行情况汇总表（见附录
B.表1），保证竣工图编制依据的准确性。
8、独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重组。
（页码问题）
9、施工文件，应按单位工程组卷。
单位工程文件，应按单位工程管理文件、质量验收文件、施工记录及相关试验报告顺序排列。
a、单位工程的管理文件，应按审核签字页、开工审批、施工方案及技术交底、设计、原材料、计量器具登记表、竣工验收报告等顺序排列。
b、施工质量验收文件，应按单位工程质量验收范围划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收表排列。
报验单在前，验收表在后；质量验收文件在前，支持性记录在后。
c、施工记录，应按施工工序（程序）排列，相关的试验报告、强制性条文执行记录应依次排列施工记录之后。
10、设备缺陷及处理文件（设备缺陷通知单及设备缺陷处理报告单）按专业单独组卷。
11、原材料质量证明文件，应分专业按材料种类、型号组卷。
卷内文件按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。
12、设计更改文件（设计更改通知单、变更设计洽商单、材料代用通知单、设计变更工程联系单），应分专业按流水编号顺序排列。
卷内文件应按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列。
13、土建专业的施工日志除移交公司外还要移交业主，并按单位工程组卷，其余专业的施工日志只移交公司。
二、项目竣工资料的质量要求及编制、整理要求
1、文件、表格采用激光打印，签名、日期要手签。
2、文件字迹清楚、图样清晰、图表整洁，表格栏目填写完整，签字、图表、盖印公章手续完备。
a.纯文字材料标题一律采用3号宋体加粗，正文采用4号宋体，若文字内容过多可将正文字体改为小四号宋体；若文件材料为表格，大标题为
2号宋体加粗，小标题为小4号宋体加粗，文字说明为小4号宋体，表格内填写内容为5号宋体，表格外框线粗为磅,框内线粗为磅。
3、文件、图表资料一律黑色，签字采用炭素墨水钢笔或黑色铅字笔，不用红色、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔等代替。
4、各种标准、表格格式、编号格式、封面格式要规范统一，一律采用《火电建设项目文件及档案整理规范》文件规定的表格（见附表一），表格中空白处一律划“—”，超过两排的空白表格盖上以下空白章处理。
a.在需要填写工程名称的地方一律使用“四川白马600MWCFB示范工程”的格式，验评表格的表头要加项目名称。
b.验评表格中＿＿机组统一编号0201，公用系统统一编号0201。
c.验评表格统一取消页眉、页脚、页码。
5、关于工程质量验收表签字权限规定：
a.单位及子单位工程的验收由施工队、站技术负责人、项目质保部专业质检人员组织验收合格后，报项目技术负责人（总工程师）签字确认。
b.分部工程的验收由施工队、站技术负责人、项目质保部专业质检人员组织验收合格后，报项目技术负责人（总工程师）签字确认。
c.分项工程由项目专业班组技术人员、施工队、站技术负责人组织验收合格后，报质保部专业质检人员签字确认。
d.检验批由专业班组技术人员组织验收合格后，报事业部（队、站）技术负责人签字确认。
e.施工质量验收表中“验收结论”一栏由监理工程师手签验收结论，验收结论不能只写合格，要写明符合某某标准，验收合格；验收结论以上的表格全部机打。
f.单位工程竣工报验单按附录B表14执行。
g.精确度要统一，比如测量设备为游标卡尺的，测量数量应全部保留到小数点后2位，如,不得记为。
保留位数后一位的处理原则为“4舍6入5奇进”，比始测得的读数为，，，保留小数点后2位时分别记为，，，。
h．计量单位的规定：
长度单位米:用m表示，不能用M，M用作词头是兆的意思；
重量单位吨：用t表示，不能用T表示。
绝对温度用K表示，不能用k，k用作词头是“千”的意思。
牛顿用N表示，不能用n，n用作词头是“纳”的意思。
L或l都可以表示容积单位升。
6、装订方式按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》执行，案卷装订前要拆掉金属物。
采用三孔一线装订方法：装订位置在文件材料左侧中部距左端，上下离边各6cm，中间对分后按三孔一线装订。
装订做到下齐、右齐、无倒页、不漏订，牢固、整齐、美观。
（图纸不装订）
7、页面设置：若页面为纵向，左边距（装订线）,右边距，上边距2cm，下边距2cm,页眉0cm，页脚。
页眉、页脚不做文字说明，行间距不得小于24磅。
若页面为横向，左边距2cm，右边距2cm,上边距（装订线），下边距.(装订线那边必须保证边距，其它边距，可以根据具体内容适当调整，但要保证页面清晰，整洁)
8、编写页号
a.文件页号应以有效内容的页面编写页号。
页号位置，单面的，在文件的右下角；双面的，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号，应编写在图标栏外右下角。
b.装订的案卷，案卷从“1”起依次编写页号，卷与卷之间不连号。
c.不装订的案卷，以件为单位从“1”起依次编号页号，件与件之间不连号。
按要求在每份文件首页上方空白处加盖档号章，以件为单位从“01”起依次编写档号内的序号。
d.案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不编写页号，不装订。
9、卷内文件目录的编制
a.序号以卷内文件材料排列先后顺序填写。
用阿拉伯数字从01起，依次标注。
b.文件编号填写文件的文号或图样图号。
c.责任者填写文件材料的编制单位或者规范的简称。
（如：四川电力建设三公司白马项目部）
d.文件材料题名填写文件材料标题的全称或图纸名称。
e.日期填写文件材料的形成时间。
在表示年、月的数字右下角加“.”号。
f.页数（号）应按案卷装订形式分别编写。
装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。
g.卷内文件目录排列在卷内文件之前。
10、卷内备考表的编制
a.本卷情况说明填写案卷内文件材料的总件数和总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等）。
案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。
b.立卷人由立卷人签名。
c.检查人由案卷质量审核人签名。
d.立卷时间填写立卷完成的日期。
e.卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
11、竣工图图幅应按GB/要求统一折叠。
12、所有工程验收资料需提供电子光盘（采用PDF格式扫描），光盘内需有目录，并将具体的内容链接在档案管理软件的相关目录上，然后把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到不可擦涂型光盘上。
光盘包装上应贴有光盘说明、硬件及软件运行环境等。
三、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（详见《照片档案管理规范》GB/T11821－2002）
1、用数码相机拍摄的照片，其像素应不低于400万像素。
2、施工照片档案分专业，按单位工程排列装册。
3、照片组卷，按卷内照片排列顺序编流水号。
4、照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
项目部照片档案收集及管理职能分配表
四、竣工资料的归档数量：所有归档资料纸版交业主是1正2副、1套归档资料电子版；交公司归档资料纸版是1正、1套归档资料电子版；照片档案交业主一份纸版和两份不可擦写光盘。
附表一.建设单位项目档案分类详表、各参建单位归档范围及保存单位期限划分表。