电子传真管理系统解决方案
通讯工具使用管理制度
XX有限公司文件编号： ___________________ 版本版次： ___________________ 制定部门：___________________ 制定日期： ___________________ 总页次：_____________________会签:1. 目的为加强对公司各种通讯工具使用的管理，确保企业通讯资源得到合理运用，节约企业经营管理费用，特制订本制度。
2. 范围本管理办法仅适用于XX 集团总部、中山总部的各分公司，其他下属公司或外驻机构，可根据本管理制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团人力资源部备案。
3. 定义本管理办法中的通讯工具包括：电话总机、直线电话、电话分机、传真机及电子传真系统。
4. 管理要求4.1. 电话的开通管理4.1.1.公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，将为审批通过的员工提供一部电话分机或者多人共用一个分机。
4.1.2.员工因工作需要使用公司通讯工具，必须在CPC 系统提交IT 系统用户权限申请流程，经过相应审批后，由信息管理部确认后给予开通。
4.1.3.通讯工具开通审批管理流程分机内线申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—IT 通讯系统管理员维护市话/国内长途申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—IT 通讯系统管理员维护国际长途申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—总经理批准—IT 通讯系统管理员维护直线电话申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—到IT 管理部拿电信公司的电话安装申请表填写—总经理批准—盖公司公章—IT 通讯系统管理员受理统一到电信运营商处办理4.1.4.电话功能开通原则4.1.5.因工作需要临时开通电话外线功能，必须在CPC系统走IT系统用户权限申请流程，注明临时开通外线功能的使用时间段，经部门经理审核、部门总监审批后，由信息管理部确认后，在规定时间段给与开通和关闭电话外线拨打功能。
4.1.6.离职人员按公司离职流程办理交接手续时，信息管理部的通讯系统管理员将关闭该离职人员所有通讯工具的外线联系功能，并做好备案。
《电子传真系统介绍》课件
结语
电子传真系统发展的意义
电子传真系统的不断发展和应用为企业和个人提供了高效、便捷的文件传输和管理方式。
未来展望
随着技术的不断创新，电子传真系统将成为数字化时代的重要工具，为用户带来更好的体验。
政府机关
政府机关使用电子传真系统进 行政务文件的传输和存档。
企业
企业可利用电子传真系统进行 内外部文件的传输和合作。
个人用户
个人用户可使用电子传真系统 发送和接收个人文件，方便快 捷。
电子传真系统的技术原理
软硬件环境需求
电子传真系统需要具备适当的 硬件和软件环境，如计算机、 扫描仪和传真服务器。
工作流程
3 系统升级
对系统进行定期升级，引 入新功能和技术以提升系 统性能。
电子传真系统的未来发展
云计算与电子传真系统的 结合
将云计算技术应用于电子传真 系统，提供更高效、弹性和可 扩展的传输服务。
人工智能应用于电子传真 系统
人工智能可提供自动识别和分 类传真文件、智能搜索和自动 化处理等功能。
电子传真系统的智能化程 度的提高
电子传真系统可以提高传真的传输速度、方便文件管理和节省资源成本。
电子传真系统的功能
1 发送传真
通过电子传真系统可以快 速发送电子版传真文件给 接收方。
2 接收传真
3 存储传真
电子传真系统能够接收来 自传统传真机的传真文件 并转化为电子版进行管理。
电子传真系统提供了传真 文件的存储功能，方便查 找和管理。
4 转发传真
可将接收到的传真文件快速转发给其他相关 人员，提高工作效率。
5 签署传真
电子传真系统支持对传真文件进行电子签章ห้องสมุดไป่ตู้和审批，提升合作效率。
电脑收发传真
1、什么是电脑传真？（或者说网络传真，电子传真）现在所说的电脑收发传真一般有两种形式。
一是登录某个网站，也就是传真服务平台，直接在网上收发传真。
这种方式不需安装MODEM和其他软件，只要你能上网，就能用，不管你是ADSL还是其他上网方式都可以。
传真资费由传真平台提供商确定，如果要接收一般需要付月租费。
如果只是发送，不需要接收，则没有月租费，只是收取发送是产生的费用。
二是用传真软件收发传真。
这种方式不上网也可以收发传真的。
但需要配置一个支持传真功能的MODEM和一条电话线。
ADSL装宽带时会有一个猫，但这个猫是不支持传真功能的，装好MODEM后下载安装相关的传真软件，插上电话线，就可以用电脑收发传真了。
2、关于电脑传真用MODEM的选择与安装为了使传真服务器能正常工作并充分发挥传真软件的各项功能，必须选择具有传真（Fax)功能的Modem，如果要使用语音提示与分机功能，您选择的Modem还必须支持语音（V oice）功能，我们建议您选择支持Data/Fax/V oice 功能的Modem。
注意：A、ADSL宽带猫、路由器等网络设备不支持传真功能，本软件不支持这些设备。
B、软件使用的Modem并不是用来拨号上网的，而是利用Modem连接电话线收发传真，只有在收发传真时才会占用线路，平时并不使用线路。
只有发送传真才会产生费用。
（1）、推荐使用采用以下芯片的Modem：Smartlink(SL2800/SL2801)Rockwell/Conexant(HSFi-CX11252-1、RH56D-PCI)（2）、推荐使用以下型号的Modem：具体Modem型号由于不能一一考察测试，故推荐市场上较易买到的产品：□ 阿尔法2800/2801(Alpha)系列内置式Modem；□ 腾达2800/2801(tenda)系列内置式Modem；□ GVC全系列使用Rockwell/Conexant芯片的支持语音的外置式Modem；□ 其它一些使用Rockwell/Conexant芯片的支持语音的Modem□ TP-Link TM-EC5658V 外置式Modem （该型号分机识别不太准确，建议使用在发送线路上）；购置好Modem后，您还必须正确安装Modem的驱动程序，最好使用网上下载的最新版驱动。
传真服务器系统
对于需要盖章的传真文件，发送者在发送传真时可以把事先制定的图章盖在传真文件 上，然后再发送 出去，由于是电子镂空盖章，所以盖好图章的文件的效果和真实的盖章效果是完全一样的。当然，在很多企 业并不是所有的用户都能拥有签章的权限，系统管理员可以通过用户管理制定签章的使用权。
智能化传真路由分配
通过FREE-FAX智能化路由使用规则在接收到发送传真的请求后会判断传真号码及用户名称。然后, 按 预定的路由拨号规则，选择相应的传真线路发送传真。
FREE-FAX智能化传真路由分配的平衡技术，可以均匀分配每个传真端口发送传真的工作量，同时也可 以帮助企业节省一定的传真通信费用。
接收到的传真自动打印
定时发送传真 ： FREE-FAX可按客户端指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真； 对于发送国际传真使用定时发送功能可解决时差问题。
传真群发 ：无论是Client端还是WEB Client都支持传真群发功能，一次操作就可将传真文件发给多个不同的地方。FREE-FAX还提供了群 发传真号码信息文件的导入功能，如Outlook、CSV、Excel表格的导入。
传真文档自动转换
FREE-FAX文档转换功能负责把用户要发送的文件转换成标准传真格式的TIFF文件。FREE-FAX提供了两 种自动转换方式：
使用FREE-FAX Client，任何Windows程序产生的文件，都可以通过打印到FREE-FAX Printer虚拟打印 机，系统自动将文件转换成Tiff格式。
ห้องสมุดไป่ตู้ 传真机
PSTN
传真机
交换机 传真机服务器 局域网
客户端
客户端
客户端
邮件服务器
WEB服务器
EastFax电子传真使用手册-20111012
电子传真EastFax系统使用手册中信证券股份有限公司信息技术中心2011年10月目录前言 (2)一、客户端程序的安装 (2)二、客户端登录 (3)2.1 客户端登录 (3)三、传真收发 (4)3.1 发送传真 (4)3.1.1 在应用程序发送传真方式 (4)3.1.2 在客户端发送传真方式 (5)3.1.3 传真号码填写方式 (6)3.1.4“新建传真”窗口说明 (6)3.1.5 群发传真 (7)3.1.6 传真转发 (7)3.1.7 查看发送结果 (8)3.2 接收传真 (9)四、发送功能扩展 (10)4.1 传真页眉页脚 (10)4.2 传真封面 (13)4.2.1 调用封面模板 (13)4.2.2 编辑封面模板 (14)4.2.3 增加自定义的封面模板 (14)五、传真代处理选项 (15)六、获取历史传真 (15)七、客户端数据备份 (16)前言EastFax是传真服务软件，实现了每个员工在自己办公电脑上通过电子传真软件进行传真收发。
接收到的传真将通过传真服务器指定员工的邮箱中，所有可打印的文件均可通过传真服务器进行传真发送。
传真全面备份，可方便地分类管理、查询统计，异地远程传真收发、集团分支机构间的免费传真等，实现了传真的全程无纸化处理。
一、客户端程序的安装首先下载“EastFaxClient_Professional.exe”程序。
下载地址：\\fserver\Tool\EastFax电子传真\ EastFaxClient_Professional.exe下载完成后，双击运行。
●选择“安装传真系统的客户端”。
按照提示，下一步继续。
●输入用户信息：●选择客户端程序安装的路径(win7系统,须装入D盘)，按照提示，下一步继续：客户端程序安装完成。
二、客户端登录2.1 客户端登录客户端安装完毕，在桌面上生成快捷图标。
使用本机账户登录，界面如下：使用用域帐号登录计算机时，界面如下（选择活动目录登陆）：注意:当用域账号登录计算机时，请选择“活动目录登录”选项，只需在“传真服务器”处填写EastFax服务器的IP地址或计算机名，系统会自动识别登录所需的域账号信息，无需手动填写，直接点击“登录服务器”选项即可登录。
IBM ECM解决方案介绍
© 2008 IBM Corporation
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Information Management software | Enterprise Content Management
IBM BPM业务流程管理－BPMN支持
© 2008 IBM Corporation 3
Information Management software | Enterprise Content Management
企业内容管理面临的挑战
需管理的信息爆炸性增长 来自各级信息管理需求 企业缺乏统一的信息化平台 员工无法找到想要的信息资料 如何更好的提高工作效率、降低成本 提高行政审批的效率 快速地制定精准的决策 严格的审计、合规方面的要求 随时随地的内容访问、调阅 ……
© 2008 IBM Corporation
Information Management software | Enterprise Content Management
绝大多数的信息是非结构化信息，散布在各个孤岛
非结构化信息 • 办公文档 • 扫描影像 • 网页 （XML/HTML） • 电子邮件 • 视频音频数码相片 • 文本 • 报表 放在哪里？ • 文件系统 • 网站 • 门户 • 内容管理系统 • 协作系统 • 数据库 (BLOBs and free form text fields)
应用引擎
•• 多渠道创建文档 多渠道创建文档 Workplace Workplace
浏览器
传真
Custom Application(s) Custom Application(s) 1. 传真 1. 传真 2. Web Application Toolkit 2. 扫描 Application Toolkit 扫描 Web 3. 办公室软件Framework) (MVC Framework) 3. 办公室软件 (MVC 4. 电邮 4. 电邮 Java APIs •• 具有整理,质检,索引等功能 Java APIs 具有整理,质检,索引等功能 •• 支持条形码,OCR 支持条形码,OCR Content •• 支持批量处理Engine 支持批量处理 内容对象管理 内容对象管理
网络化管理方案
网络化管理方案1. 简介网络化管理方案是指利用计算机网络技术来进行管理和协调工作的一种方式。
随着信息技术的不断发展，网络化管理在各个领域得到广泛应用，减少了传统管理方式的时间和空间限制，提高了工作的效率和质量。
本文将介绍网络化管理的概念、优势以及如何实施网络化管理方案。
2. 网络化管理的优势网络化管理相比传统管理方式具有许多优势：2.1 提高工作效率通过网络化管理，可以实现信息的快速传递和共享，解决了传统管理方式中信息传递不及时、工作难以协调等问题。
各个部门之间可以通过网络进行沟通和协作，提高了工作效率。
2.2 降低沟通成本传统管理方式中，人们需要通过电话、传真等方式进行沟通，不仅耗费时间，还存在沟通信息不清晰、传达错误等问题。
而网络化管理可以通过即时通讯工具、电子邮件等方式进行沟通，避免了传统沟通过程中的许多问题，降低了沟通成本。
2.3 提高决策质量网络化管理可以提供更多的信息和数据支持，通过数据分析和决策支持系统等技术手段，可以对各个方面的情况进行深入分析，提高决策的准确性和科学性。
2.4 便于监控和评估通过网络化管理，可以对各个环节进行实时监控和评估，及时发现问题并采取措施，提高工作效率和质量。
3. 实施网络化管理方案的步骤实施网络化管理方案需要经过以下几个步骤：3.1 确定需求在实施网络化管理方案之前，需要明确管理的目标和需求。
不同的组织和部门有不同的管理需求，需要根据需求确定具体的管理方案。
3.2 网络规划网络规划是网络化管理方案的关键一步，需要确定网络的拓扑结构、硬件设备和软件系统的选择等。
网络规划需根据具体情况进行调研和分析，确保网络能够满足管理的需求。
3.3 系统实施在网络规划确定后，需要进行系统实施。
系统实施包括网络设备的安装和配置、软件系统的部署等。
实施过程需要注意各个环节的协调和沟通，确保系统能够正常运行。
3.4 培训与推广系统实施完成后，需要对相关人员进行培训，使其熟悉系统的操作和使用方法。
电子政务信息采集系统方案
电子政务信息采集系统方案目录第一章项目概述 (4)1.1 项目概述 (4)1.2 建设目标 (4)1.3 建设原则 (5)第二章需求描述 (8)第三章总体设计方案 (11)3.1 概述 (11)3.2 总体架构设计 (11)3.3 关键技术分析与技术路线 (21)第四章系统功能设计 (24)4.1 系统概述 (24)4.2 系统界面设计 (26)4.3 信息报送 (28)4.4 信息审核 (32)4.5 信息审批功能 (33)4.6 信息流程管理 (34)4.7 文件发布 (34)4.8 文件浏览 (35)4.9 信息浏览 (36)4.10 统计分析 (37)4.11 系统管理 (40)4.12 后台管理 (42)4.13 系统安全设计 (56)第一章项目概述1.1项目概述政务信息管理系统是用电子化手段代替传统的传真、电话、纸质信函等介质，实现各级单位之间的新闻、简报、专报、文件等信息的下发与上报，进行信息采编与发布，提高工作效率、加强各级部门之间(横向和纵向)的业务交流与信息共享。
实现信息报送、信息采编、发布审批、信息管理等功能的信息管理与服务的平台。
下属信息报送单位通过本系统实时报送各类信息，上级单位的信息采编人员通过此系统进行信息采集、信息处理、刊物采编、刊物编辑、刊物发行等工作。
并自动对政务信息的采用情况进行汇总，形成通报。
通报内容可以与刊物一起发布到网上，供各类用户浏览查询。
1.2建设目标政务信息管理系统建设目标为：◆建成一个覆盖整个省政府单位的、技术先进的、运行稳定的、实用的、统一的信息报送管理系统，达到国内领先的技术水平。
◆建成一套集成部署在省政府门户网站，与省政府门户网站的架构、语言环境相匹配、相适应，实现各级单位之间的信息报送、采集、处理、共享、文件发送、统计分析等功能。
因此，我们的系统应该是这样一个系统：采用国际最新的科技成果，保持在国内领先的技术水平；同时结合用户的实际需要，充分利用现有的系统、网络资源，建立高性能、低成本的系统。
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功能特点
· 传真分机可设置不同的外拨组，发送权限分为：市内、国内、国际
功能特点
· 强大的传真报表统计
目录
一
硬件拓扑
二
系统架构
三
功能特点
四
销售指南
目录
四
销售指南
1
同业对比
2
实物内容
3
说明文档
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学习视频
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同业对比
同类产品劣势
优软产品优势
一般都有用户数限制，按许可收费 传真客户端无用户数限制，可无限员工使用
· 传真收发文件夹路Байду номын сангаас可自定义
功能特点
· 强大的通讯录导入功能
功能特点
· 用户传真分机号码位长可自定义
功能特点
· 每条外线可设置不同的传真接收流程
功能特点
· 除支持单个传真分机接收外，用户组成员亦可同时群收传真
功能特点
· 接收传真时可选择是否语音引导
功能特点
· 在语音引导中当按键错误、按键超时会有相应提示音
· 传真页眉自动带出并可编辑修改
功能特点
· 人性化传真预览功能
功能特点
· 支持电子签章
功能特点
· 接收的传真文件可手动转发至电子邮箱，即使出差在外也能接收传真
功能特点
· 已发送传真类型分为：发送中、成功、错误，并可实时查看
功能特点
· 当对方传真占线时，发送失败的传真系统可自动重发
功能特点
功能特点
· 具有传真群发功能
功能特点
· 支持多种文件格式直接发送，比如Word、Excel、PDF、文本、图片等类型
功能特点
· 发传真时文件数量任意添加，发送先后顺序可自行调整
功能特点
· 可从通讯录中选择收件人或手动添加传真号码
功能特点
· 实时显示：收件人个数、传真文件个数、传真页数
功能特点
电子传真管理系统
解决方案
天津市优软科技有限公司
目录
一
硬件拓扑
二
系统架构
三
功能特点
四
销售指南
硬件拓扑
管理层 外网收发传真
网络路由器
网络交换机
电子传真服务器
模拟外线
员工1 内网收发传真
员工2 内网收发传真
目录
一
硬件拓扑
二
系统架构
三
功能特点
四
销售指南
系统架构
软
决策分析
传真查询
传真报表
件
管 理
传真客户端
有的特别功能会另收许可费用
所有功能模块全部开放，无需再开许可
一般都是统一设置语音导航和流程 不同的传真外线可设置不同的语音导航及接收流程
价格便高
性价比较高，比同类产品有价格优势
同类产品优势
优软产品劣势
既支持传真板卡又支持传真猫
只支持传真板卡，因为传真猫稳定性较差
目录
四
销售指南
1
同业对比
2
实物内容
3
收件/发件/草稿 等管理
通讯录 个人设置
系
统
管理中心
传真流程、外线组、通道等设置
MySQL或SQL Server数据库引擎
硬件设备（工控机+传真板卡）
目录
一
硬件拓扑
二
系统架构
三
功能特点
四
销售指南
功能特点
· 实现传真无纸化
功能特点
· 支持大型数据库
功能特点
· 在电脑上即可实现传真收发，操作简单，无需培训
说明文档
4
学习视频
5
相关软件
实物内容
序号 1 2 3 4
名称 光盘和光盘盒
加密狗 传真板卡 外线模块
参考照片
数量 1 1
依据需求 依据需求
目录
四
销售指南
1
同业对比
2
实物内容
3
说明文档
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学习视频
5
相关软件
说明文档：安装说明书
说明文档：使用说明书
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销售指南
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同业对比
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实物内容
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说明文档
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相关软件
学习视频：安装视频
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