杭州市网上档案馆项目应用案例
档案利用典型事例6篇档案利用效果案例
档案利用典型事例6篇档案利用效果案例【篇一】6月4日，中国__工业集团__长风__电子有限公司为了编写完善厂史，特到我馆查询公司前身的有关材料。
据悉，__长风__电子有限公司前身是长风机械厂，又名__。
工作人员认真查找，找到了195_年2月市委工业部任命陈根泉为__电料厂厂长的批示、195_年6月电料制造业企业改组规划、1965年第三机械工业+部关于__厂长任职的命令、1984年__工业部关于__级别待遇的通知等材料，为该公司编写厂史提供了依据。
9月18日，____学校的朱女士等一行到我馆查询学校建校以来的大事件和__市戏曲学校、__专区戏曲学校的历史沿革材料。
____学校于1961年建校，是国家级艺术类重点中等职业学校。
工作人员分头行动，仔细检索，查找到1977年__市文化局关于恢复和筹建____学校的报告、1979年恢复____学校的补充报告，1979年关于__同志为__学校题名的汇报、1980年__省政府关于同意举办____学校的批复等材料共25件，复印80页，为朱女士了解学校历史提供了重要参考。
12月19日，__市立医院的王先生到我馆查询市立医院北区的有关资料，用于编写市立医院北区的院史。
__市立医院北区前身是创建于1950 年的华东干部医院，后改为市第三人民医院，同时又是__市公惠医院。
根据王先生的需求，工作人员查找并复印了有关人员的任职通知、离职决定以及1954年__省卫生厅保健医院医疗特约合同等材料，丰富了院史内容。
【篇二】6月4日，__省电力有限公司__供电分公司的葛先生来馆查档。
为纪念__解放70周年，__供电分公司要举办国际档案日主题展览，特来馆查询1949年前后公司的有关材料。
根据需求，工作人员复制了194_年__电气公司职工福利委员会第一次筹备会材料、1949年1月至4月调整电价表、1949年5月__电气公司会议记录等材料，为公司筹办展览提供了素材。
6月11日，__市文广旅游局的顾女士为吴同志办理退休时，发现他档案材料不齐，急需查阅相关档案。
数字化档案馆建设典型案例
数字化档案馆建设典型案例数字化档案馆建设典型案例：1. 中国国家图书馆数字化文献馆：中国国家图书馆数字化文献馆是一个集数字化文献资源、数字化档案资源和数字化地方文献资源于一体的综合性数字化档案馆。
它通过数字化技术将珍贵的文献、档案和地方文献进行数字化处理，为用户提供全面、便捷的文献检索和浏览服务。
2. 美国国家档案和记录管理局数字化档案馆：美国国家档案和记录管理局数字化档案馆是美国政府的官方数字化档案资源库。
它通过数字化技术将政府档案进行数字化处理，包括历史文献、政府文件、照片、地图等，为用户提供在线访问和检索服务。
3. 英国国家档案馆数字化计划：英国国家档案馆数字化计划是英国国家档案馆开展的一个数字化项目，旨在将国家档案馆的珍贵档案进行数字化处理，以便更好地保护和传播这些重要的历史文献。
该计划包括数字化文献、图像和音频等多种形式的档案，为用户提供在线访问和使用服务。
4. 澳大利亚国家档案馆数字化计划：澳大利亚国家档案馆数字化计划是澳大利亚政府的一个数字化档案项目，旨在通过数字化技术将政府档案进行数字化处理，以便更好地保护和传播这些重要的历史文献。
该计划还提供了在线访问和检索服务，方便用户查找和使用档案。
5. 香港电子档案馆：香港电子档案馆是香港特别行政区政府建立的一个数字化档案馆，旨在通过数字化技术将香港政府的档案进行数字化处理，以便更好地保存和利用这些重要的历史文献。
该档案馆提供了在线访问和检索服务，用户可以通过网络浏览和检索香港的历史档案。
6. 德国联邦档案馆数字化项目：德国联邦档案馆数字化项目是德国联邦档案馆开展的一个数字化档案项目，旨在通过数字化技术将德国政府的档案进行数字化处理，以便更好地保存和利用这些重要的历史文献。
该项目提供了在线访问和检索服务，用户可以通过网络浏览和检索德国的历史档案。
7. 加拿大国家档案馆数字化计划：加拿大国家档案馆数字化计划是加拿大政府的一个数字化档案项目，旨在通过数字化技术将加拿大政府的档案进行数字化处理，以便更好地保存和利用这些重要的历史文献。
在创文化名城中大显身手——杭州市档案局(馆)的公共服务之路
维普资讯
本 期热 点 ｃ ｃ
合举 办了 《 杭州市党史和城 市基层先进性教育活动 试点工作成果 图片展》 Ｏ多天的展览 ， 。２ 前来参观 的
党员干部和群众逾 ３万人 ，为推进全市先进性教育 活动作出了积极贡献 ， 到了市委 、 得 市政府 的充分肯 定 。为纪念抗 日战争胜利 ６ ０周年 ，０ ５年 ６月 ， ２０ 杭 卅 市档案局又与市委宣传部等部 门联合举 办了 《 Ｉ 以 史 为鉴 、 向未来— —杭州市纪念抗 日战争 胜利 ６ 面 Ｏ 周年展览》 市 四套班子领导集体 出席 了开幕式。展 。 览运用 馆藏的档案 、 图片和报刊 资料 、 声像 ， 以及 征 集 的实物等翔实史料 ，在图文并茂地介绍全国抗 日 战争 的同时 ， 出展示 了杭州人民前 仆后继 、 突 不屈不 挠 的抗 日英勇事迹 ，揭 露了 日本帝 国主义的侵略罪 个有效的途径 ， 而选择群众喜闻乐 见的题 目， 可以 更 收到事半功倍的效果 。 几年来 ， 杭州市档案局（ ） 馆 在 致力于挖掘馆内档案 资源 的同时 ，还根据 编研题 目 千方百计赴北京 、 上海等地收集补 充相关资料 ， 先后
一
、
面 向 机 关 。 务 中 心 服
档 案工作要得到领导的认可和重视 ，就要把为 枣 和政府 、为政府各工作部门服务摆到档案工作 ｂ 的位置 ， 紧紧围绕 中心工作 ， 谋划好 、 来 开展好 工作。 近年来 ， 杭州市档案局在为杭州市各项社 堑 服务 ， 设 特别是为文化建设服务方面动脑筋 、 想
和“ 以史为鉴 ， 以人为本 ” 的工作理念 ， 充分 发掘 苌 源 ， 出重 点 、 顾全 面 、 资 突 兼 发挥优 势 、 现特 体 推动档案信息资源社会共享 ， 以创新 的机制和方
服 务 先 进 文 化 建设 ， 在档 案公 共 服 务 方 面 作 了一 益 的尝 试 ， 取得 了 明显 的效 果 。
档案利用效果典型事例
档案利用效果典型事例
2021年档案利用效果典型事例
事例一：依据档案，为闸门检修保驾护航
2021年3月底，我处闸东站管理所检修无为闸闸门，4月2日上午9时许，所长徐某某同志走进档案室，查询有关无为闸闸门完工图纸等资料，原因就是闸门检修中碰到一些难道，须要查询完工图上的有关参数。
档案工作人员展开了备案后（参见查档流水号：2021002），在库房中找出了有关资料，徐某某在王莎莎室里查询至了须要的技术参数，记录并影印关键的图纸部分内容，圆满完成本次查档任务，在检修闸门过程中起著了关键的促进作用，并对档案工作人员便捷娴熟的业务和热情亲善的服务表示满意。
2021年档案典型事例第1页共2页
事例二：工程支付标准查阅，档案功不可没
2021年8月2日下午2时15分，我处工务科刘某某同志到档案室查阅一些关于九曲河枢纽绿化工程的资料，用于当前绿化工程结算标准的确定。
档案室工作人员在让查阅档案者填写了借阅申请表后（详见查档流水号：2021004），从库房取出了档号
为：.3.12.3.001.0020――“2021年绿化工程资料”的档案。
刘某某同志立即在该资料中查阅到所需要的数据，快速圆满地完成本次查档任务，这也是对我处档案工作的肯定和激励。
2021年档案典型事例第2页共2页。
杭州政务服务场景化应用典型案例
杭州政务服务场景化应用典型案例杭州作为中国数字经济的领先城市之一，政务服务场景化应用已经取得了显著的成效。
下面是一些典型案例：1. 电子政务平台：杭州市政府通过建立电子政务平台，实现了政务服务的全面数字化。
市民可以通过网上办事大厅查询和办理各类政务事项，如户籍变更、公积金查询等，无需到窗口排队，大大提高了办事效率。
2. 智慧交通系统：杭州市通过智慧交通系统，实现了交通信息的实时监测和管理。
市民可以通过手机APP查询交通拥堵情况、公交车到站时间等信息，合理安排出行，减少了交通堵塞和时间浪费。
3. 社会保障服务：杭州市政府通过社会保障服务平台，提供了便捷的社保查询和申领服务。
市民可以通过平台查询社保缴费记录、申领医疗保险等，减少了办事时间和人力成本。
4. 公共服务预约：杭州市政府通过公共服务预约平台，让市民可以提前预约各类公共服务，如医院挂号、驾驶证考试等。
市民可以通过手机APP或网站预约，避免了排队等待和浪费时间。
5. 电子证照办理：杭州市政府通过电子证照办理平台，实现了各类证照的在线申领和办理。
市民可以通过手机APP上传所需材料，办理身份证、驾驶证等证照，无需到窗口办理，方便快捷。
6. 信用评价系统：杭州市政府通过信用评价系统，对市民的信用进行评价和管理。
市民可以通过平台查询自己的信用分数和信用记录，提高自身信用水平，享受更多便利和优惠。
7. 公共安全监控：杭州市政府通过公共安全监控系统，实现了对城市公共场所的视频监控和警报联动。
市民可以通过手机APP查看街道、商场等地的实时监控画面，加强了城市的安全防范。
8. 一网通办服务：杭州市政府通过一网通办平台，实现了不同部门的联动办事。
市民无需多次跑腿，只需在平台上提交相关材料，各部门可以共享信息，实现快速办理。
9. 网上教育服务：杭州市政府通过网上教育平台，提供了在线学习和教育资源。
市民可以通过平台学习各类课程、参加在线培训，提升自身技能和知识水平。
云计算技术在数字档案馆中的应用案例
云计算技术在数字档案馆中的应用案例近年来，随着数字化技术的发展，数字档案馆在保留和传承人类文化遗产方面发挥着越来越重要的作用。
然而，数字档案馆的建设需要大量的数据存储和处理资源，这也给数字档案馆的发展带来了一定的挑战。
而云计算技术作为一项新兴技术，可以为数字档案馆提供强大的数据存储和处理能力，并进一步推进数字档案的保护和应用。
一、云计算技术在数字档案馆中的应用背景数字档案馆作为文化传承和保护的载体，在数字化和网络化方面的投入越来越大。
而数字档案馆的建设需要大量存储和处理能力，同时需要具备高可靠性和高可用性，以保证数字档案的长期保存和使用。
这也给数字档案馆的建设带来了巨大的挑战。
而云计算技术作为一项新兴技术，正逐渐被数字文化遗产领域所应用。
云计算技术可以为数字档案馆提供强大的数据存储和处理能力，并进一步推进数字档案的保护和应用。
二、云计算技术在数字档案馆中的实际应用案例1.一键还原：中国国家博物馆中国国家博物馆作为国内最大的历史文化艺术博物馆之一，拥有大量珍贵的文物展品。
在数字档案馆建设中，中国国家博物馆采用了阿里云的云存储和云计算技术，将国家博物馆得到的珍贵文物数据进行存储和备份，并在文物遭受损坏或丢失时，通过云计算技术快速还原数据和图片，实现了一键还原的功能。
2.数字智库：文化和旅游部门文化和旅游部门采用云计算技术建设数字智库，将文化遗产和旅游资源数据进行数字化存储和管理，实现了“一张网、多个门”的智能查询服务，并为游客提供全方位的文旅信息服务。
其中，云计算技术为数字智库提供了强大的计算和存储能力，为数字文化遗产的保护和传承提供了坚实的技术支持。
3.数字化图书馆：上海图书馆上海图书馆作为全国重点图书馆之一，承载了大量的文化遗产和历史文献信息。
而为了保证图书馆的数字化转型，上海图书馆采用了阿里云的云计算平台，将上海图书馆的文献和信息资源进行数字化存储和处理，同时实现了文献的全文检索和应用推荐功能，为读者提供了更加便捷的信息服务。
杭州市五个重点应用场景开展应用示范的典型案例
杭州市五个重点应用场景开展应用示范的典型案例
1. 智慧交通：杭州市推出了"互联网+交通"的智慧交通管理系统，通过智能信号灯、车辆限行管理、违章自动执法等技术手段，提高了交通运行效率和道路安全。
2. 智慧医疗：杭州市建设了基于人工智能和大数据技术的智慧医疗系统，实现了电子病历管理、远程会诊、健康管理等功能，提升了医疗服务的质量和效率。
3. 智慧教育：杭州市开展了智慧教育应用示范，在教学过程中引入虚拟实验室、在线学习平台等技术手段，提升了学生的学习体验和教育质量。
4. 智慧旅游：杭州市推动了智慧旅游的发展，通过手机APP、游客导览系统等方式，提供了个性化的旅游推荐和导航服务，提升了旅游体验和服务质量。
5. 智慧环保：杭州市建设了智慧环保系统，通过物联网技术和大数据分析，实现了对空气质量、水质监测等环境指标的实时监测和预警，提高了环境保护的效果。
智慧档案馆案例
智慧档案馆案例智慧档案馆是指利用现代信息技术手段对传统档案进行数字化处理和管理，以达到更好地保存、利用和传播档案信息的目的。
以下是关于智慧档案馆的十个案例。
1. 数字化档案管理系统：智慧档案馆通过建立数字化档案管理系统，实现对档案的全生命周期管理，包括档案的数字化采集、存储、检索、传输和保护等。
2. 档案智能检索：智慧档案馆利用先进的自然语言处理和机器学习算法，实现对档案信息的智能检索，用户可以通过关键词、时间范围等条件进行快速的检索，提高档案检索效率。
3. 档案数字化展示：智慧档案馆通过虚拟展览等技术手段，将档案数字化展示，使用户能够在线浏览档案内容，提供更便捷的档案展示方式。
4. 档案数字化修复：智慧档案馆利用图像处理技术对受损的纸质档案进行数字化修复，恢复档案的完整性和可读性。
5. 档案数字化保护：智慧档案馆通过数字水印、加密等技术手段，对数字化档案进行保护，防止档案被非法复制、篡改或泄露。
6. 档案知识图谱构建：智慧档案馆利用知识图谱技术，对档案信息进行语义建模和关联分析，构建档案知识图谱，为用户提供更深入的档案查询和分析功能。
7. 档案数据挖掘与分析：智慧档案馆利用数据挖掘和机器学习技术，对档案信息进行深入分析，挖掘潜在的关联规律和价值信息，为决策者提供科学依据。
8. 档案共享与合作：智慧档案馆通过互联网和云计算技术，实现档案信息的共享与合作，不同机构和个人可以共同利用档案资源，提高档案利用效率。
9. 智能化档案管理：智慧档案馆通过智能化设备和传感器，实现对档案的自动化管理，包括温湿度监控、防火防水等安全管理措施，提高档案的安全性和稳定性。
10. 档案数字化交流与教育：智慧档案馆通过在线讲座、研讨会等形式，开展档案数字化交流与教育活动，提高公众对档案数字化的认知和理解，推动档案事业的发展。
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杭州市网上档案馆项目应用案例背景资料杭州市档案馆的档案管理信息化始建于1989年，经过十几年的发展，现有档案目录数据库记录1225694条、全文扫描122215页，各部委办局55家单位电子文件数量31606件、1510卷；192盘人口普查数据；缩微胶片524盘（625万页16MM画幅），但是档案馆处理档案的整个流程还没有实现完全的自动化、效率也比较低、关键的手续还需要人工办理，没有充分发挥网络和计算机管理应有的效力。
杭州市档案馆有两个档案来源：一是市直机关、群众团体及其直属单位、市属企事业单位的档案；一个是从各单位以及社会上征集的档案。
杭州市档案局对档案的处理程序是这样的：接收档案时将检查档案确认无误后并填写移交接收单—专业档案业务人员对接收下来的档案进行整理—相关业务人员再行检查无误后归档入库保管。
工程实施前，杭州档案局已建成的内部局域网主要通过DLINK等设备构成，通过一台思科2600路由器与市政府连接，通过一台代理服务器与局外部门外网连接；有20台工作站、3台服务器、5台低速扫描仪；还没有办公自动化软件。
随着”阳光政府”、”透明政府”等理念的不断深入，政府信息公开制度也正在全国各地展开，以公开为原则，不公开为例外的要求使得档案馆提供查询的任务一下子加重和紧迫起来。
杭州市作为政府信息公开推进的比较早的城市，杭州市档案馆也面临着提高查询能力和查询质量的迫切要求。
档案馆原先的查询方式以条目查找为主，能实现全文查找的还非常少，但条目检索有很大的局限性，很多时候文件的标题中不可能涵盖所有重要的内容。
因此，实现全文检索就成为杭州市档案馆网上图书馆的重要目标。
而且用条目进行档案管理的话，条目就必然要求分的很细，基本上要求4级条目，比如法律大条目的档案下要分清楚各门类的法律，而利用计算机管理的话就可以进行大流水作业，只需要归到一个法律的类号就可以了。
不仅仅是信息不全，手工查询的流程也比较繁琐，查询者先要查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。
纸质文件给检索调阅带来了困难，而且在这个过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。
而且档案的数字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市档案局（馆）馆藏档案以纸张的存储介质为主（25万卷×100页=2500万页），辅助的存储介质有磁带（录音带（98盒）、影像带（400卷合规格有3/4和1/2）），黑白照片、彩色照片（10000张）和部分电子文档资料，主要的管理检索模式仍以手工进行。
由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。
因此，在建设网上档案馆的同时，档案的数字化工作也要加快步伐。
2003年11月4日，杭州信雅达股份有限公司与杭州市档案局正式签约合作，共同构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆。
由于是国家档案局电子文件归档工作及建设示范数字档案馆的试点工程，杭州档案局在网上档案馆的建设中体会到了”先行者”的种种艰难，这其中又以确定需求分析下的功夫最大。
信雅达和杭州市档案馆在项目之初花了2到3个月的时间做出了一个系统原型，然后再同档案局的每个业务处室进行沟通，对功能细节和流程进行了多次改动，前后共经历了三个模型，最后确立了档案数字化综合应用平台和档案局办公和业务管理应用平台相结合的模式，今年2月份投入试运行，5月系统基本定型。
在这个模式中，档案数字化综合应用平台是项目的核心应用平台，它包括了采集、管理、利用三个系统，并提供了权限管理、角色管理、基本数据维护等应用。
这个平台基于IBM的DB2内容管理软件，主要的业务系统包括三个方面：档案采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统，形成了从采集到利用的全程数字化。
档案局办公和业务管理应用平台则规划了局内办公事务工作和局业务管理工作两部分。
该平台的作用是有效整合档案数字化综合应用平台这一核心应用，为用户提供统一的应用界面，并且实现办公事务工作包括机关公文管理（收文、办文、拟文、发文、传阅、归档等）和事务管理（会议管理、日程安排、通知通告等）等功能。
这样的系统规划充分体现了杭州档案馆突出”服务”的信息化建设理念，即利用网络的手段更好的为领导、机关和普通市民服务，而不是把侧重点仅仅放在档案资源的数字化上。
杭州市档案局对网上档案馆项目的定位是”涵盖全市档案工作的各环节，以建立全市档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以满足档案利用者（单位或个人）和档案管理者（全市各档案馆室）需求为目标来建设实施。
建设历程(1)客户在实施本系统之前，还没有一个完整的系统能够在全局范围内统一使用，导致客户对本系统的需求不明确，甚至存在个别用户对怎样利用计算机能更方便的处理自己的业务工作都不明了的情况。
解决办法：先实现了一个在基本了解客户需求及其业务工作范围、内容的基础上，开发出一个原型系统让用户使用，在使用后，通过召开3轮持续了将近3个月的客户沟通会议，让用户在使用原型系统的基础上，提出对自己业务工作的修改要求，从实际角度出发，为用户实现了功能完整、操作简单、使用方便、界面美观的系统。
(2)客户是一个综合性档案馆，原有的基于Access的历史数据比较多，且数据库表存在“数据数量多、数据结构杂、数据格式乱、数据表格繁”的现象，Access数据库根本不能满足海量数据的存储、查询的性能要求。
同时，作为服务性事业单位，外来利用者对这些数据的使用又要求比较频繁。
解决办法：通过对历史数据的整理，将其中具有统一格式要求的数据导入到DB2临时库中，并建立历史数据查询模块，提供了一个暂时性的查询平台，既满足了利用者的需求，又对原有数据的存储和查询性能提高了一个台阶。
(3)编码过程及测试过程都是基于windows操作系统进行的，而要求的操作系统为AIX，这就存在一个从windows到AIX的数据移植和功能稳定的过程。
解决办法：在用户试运行阶段，部署两套系统，一套运行于windows操作系统，一套运行于AIX操作系统。
在使用过程中发现问题并解决问题，在AIX操作出错的情况下，系统切换到windows平台，不影响用户的使用；在实施人员解决好AIX操作系统中的问题后，再将整个系统切换回来。
同时，安排专人对原有存储在windows下的数据进行移植，保证了数据不丢失。
(4)问题：系统采用IBM CM，该存储平台在国内于综合性档案系统的使用还是第一次，对存储平台的不熟悉，导致实施过程中发现的一些有关IBM CM的问题的解决会延续较长的时间。
解决办法：安排专人对IBM CM出现的问题进行跟踪解决。
既保证了技术问题的解决，又不影响其他人的工作。
技术资料网上档案馆应用平台采用IBM Content Manager内容管理平台，作为整个系统的存储、管理和发布的中心，该系统平台提供了对大量数据存储检索的解决方案，提供了很好的权限管理机制，能够方便、快捷地存储、管理、检索和发布档案馆档案数字化后的影像文件、音频视频流媒体文件等。
档案数字化综合应用平台系统采用J2EE体系，应用模块都采用组件方式实现B/S模式的操作。
实现“应用层——服务层——存储层”的三层架构，通过构建内容管理服务层，以XML 数据格式为网上档案馆主系统的标准数据格式，在工作流引擎的支持下，接受系统客户端或其他系统的进行双向交互，通过WebSphere中间件等中间层访问Content Manager底层存储系统，进行相应的业务处理。
办公自动化系统采用Lotus Domino 作为系统服务器软件，随着时间的推移，Lotus Domino 上的数据量逐渐增加，可以将Lotus中的部分占据空间的数据，如影像文件、压缩文件等通过CommonStore for Lotus存储到内容管理平台中进行备份和归档，从而节省Lotus Server 上的存储空间，提高Lotus Server的响应效率。
档案数字化系统形成的计算机文档，通过接口存储到IBM 内容管理平台中进行存储和管理。
各系统通过EIP Toolkit可以检索访问IBM Content Manager内容存储平台中存储的各种数据，其中视频和音频文件可以通过IBM Video Charge以流媒体形式提供，在检索下载的同时提过对视频和音频的调阅、查看。
通过IBM 中文语言检索引擎CLS为整个系统平台提供了丰富的文本处理功能，包括文本分析、全文检索和语言检索等。
应用效果(1)纸质档案方面的应用效果：系统应用后，对原有纸质档案进行扫描加工成影像，目前已经对中共杭州市委（办公室）、杭州市人民政府（市府办）、杭州市园文局（市园林管理局）共3个全宗的7000多卷案卷进行了数字化影像加工，完成了近700000页的影像加工。
对这些档案的使用，可直接在网上进行操作，不用调实际纸质案卷进行查阅，大大缩减了外来利用者的查询时间，既方便了外来利用者，又提高了工作人员的工作效率。
举例来说，使用本系统之前，查阅一份案卷，要经过“纸质目录查询->得到纸质档案的所在地址->接待人员递交所需档案清单->库房人员调出档案->接待人员登记档案->利用者使用->接待人员索回档案->库房人员入库”这样一个繁琐的流程，利用者不方便，管理上也不方便，还可能对纸质档案原件造成破损。
使用本系统后，只需要经过“接待人员登记利用者->利用者登录系统直接查阅影像”这样简单的两个步骤，就能基本上满足利用者的查阅档案的需求，大大减少了业务流程。
两者相比较，前者查阅到一份档案并进行实物查询需要半天左右时间，而后者只需要10分钟。
这是几个数量级上的效率提升！(2)局内办公方面的应用效果：杭州市档案局在实施本系统之前，并没有自己的办公自动化和业务操作系统，工作人员的各项工作，基本上都是自己在纸张上记录台帐，或者在计算机里面以个人Word文档、Excel表格的形式对工作内容、工作成果进行记录。
各个处室领导、局领导对自己处室的工作人员、局内工作人员的工作情况、工作内容和工作成果不能即时得到；局内各工作人员的交流也不方便。
本系统实现了办公自动化和业务处理的统一，各工作人员可在自己的岗位上按部就班的操作，各实际工作内容、成果都能及时反馈到处室领导、局领导手中；同事之间也可利用本系统进行沟通交流，这就能大大促进领导对工作的决断。
举例来说，使用本系统之前，办公室在收到市政府的发文后，需要将发文打印多份，然后相关处室进行传阅，一份文件各相关人员传阅签字完毕，需要半天左右的时间。