公文写作讲义

公文培训讲义公文，是我们在公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者。

作为行政机关实施管理的基本手段和重要工具，公文发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用，体现了组织的意志，表达了组织的主张，显现了组织活动的行为目的。

公文贯穿在机关管理工作的始终，公文的质量直接关系着我们国税系统决策管理和服务的效率，也代表着我们国税机关的形象和声誉，反映了我们国税机关的依法行政能力。

因此，为了充分发挥公文以文辅政的作用，确保系统内政令畅通和各项工作高效运转，进一步提高公文质量，就显得尤为重要了！质量是公文的生命。

只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用，产生良好的工作效应。

为此，我们作为文秘人员，在公文处理的实际工作中应该当好“铁将军”，从起草、修改、审核到印发，每个环节都要多层次严把质量关，都要精雕细刻、推敲斟酌，甚至咬文嚼字、“吹毛求疵”，力求准确无误，精益求精，决不可有半点马虎和疏漏。

这样才能保证出精品，才能保证我们的公文在政策上不出偏差、内容上不出纰漏、文字上不出差错、格式上不出洋相。

一件高质量的公文，不光要内容真实，观点正确，条理清楚，文字精练，还要格式规范，结构合理，标识齐全，页面整洁。

今天，我们就从如何有效地提高公文质量的角度入手，以我们在日常公文处理工作中经常出现的一些常见问题和常见错误为切入点，以点评的方式，逐一分析一份文件的每一个细节，来重点探讨如何才能制作出一篇高质量的公文。

下面我们就从一份文件的版头开始——一、版头使用中的常见错误版头混用。

我们平时拟制使用的版头主要有两种，一种是带“文件”字样的版头文件，一种是不带“文件”字样的版头。

使用“××国家税务局文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部、转发上级文件等，通常用于“发”字号的文件；使用不带“文件”字样的版头用于发布方针、政策、工作部署或批转下级的报告、请示，通常用于“函”字号的文件。

因此，我们在具体的应用中，就应该根据文件的内容和性质，对这两种版头加以区别，不可随便混用。

二、发文字号中的常见错误（一）年号不全如：将“2008”省略为“08”。

正确的表达方式应该是：云国税发〔2008〕23号而如果表述为“云国税发〔08〕23号”就是错误的！（二）括弧不对发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。

经常有同志错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

同样，在正文中引用文件时，文号的正确表达方式也应使用六角括弧“〔〕”，例如：《云南省国家税务局办公室关于规范国税机关公示语标识英文翻译的通知》（云国税办发〔2008〕11号）。

我们平时在审核文件时最常碰到的问题就是这个发文字号中的括弧问题，每天审核的文件中至少都要出现一次两次，最常见的错误就是使用方括弧“［］”。

曾听到有同志说，因为在键盘上找不到六角括弧“〔〕”，只能找到方括弧“［］”，所以就使用方括弧“［］”。

其实，六角括弧“〔〕”可以在WORD文档的“插入”—“特殊符号”中找到。

（三）位置不当将发文年度位置提前到了机关代字前面。

如：将×国税发〔2008〕××号错为〔2008〕×国税××号。

（四）序号累赘发文顺序号中多加了“0”变成“0×”号。

如：×国税发〔2008〕0×号（五）字第搭配不当正确的是前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。

常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。

根据《全国税务机关公文处理实施办法》的规定，除命令（令）外，一律不加“第”。

在我们的具体工作中，“字”、“第”均省去，这是正确的用法，例如：云国税发〔2008〕23号，就不必写为云国税发字〔2008〕第23号。

三、签发人标注中的常见错误（一）上行文未标注签发人姓名（二）下行文也标注了签发人姓名这两种情况都是错误的，只有上行文才需要标注签发人姓名。

（三）标注不规范签发人标注的字体字号的正确标注方法应该是用三号仿宋字体标识“签发人”三个字，后加全角冒号，冒号后用三号楷体标识签发人姓名。

有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、或“某某：签发”；有的在“签发人”与签发者姓名之间未加冒号，这些都是不规范的。

正确的应该是“签发人：某某”。

四、公文标题中的常见错误标题是公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，同时也是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。

公文标题就好像是一篇公文的门面，因此，公文的标题是需要精心拟制的。

但是，有相当一部分公文标题存在这样那样的错误，最常见的有这么几种：（一）文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴最常见的文种混用就是请示、函、报告三者混淆，一些公文标题，上报的“请示”，写成了“报告”；上呈的“报告”，写成了“请示”，有的甚至写成“关于××××问题的请示报告”。

报告，属于上行文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

其主要的作用是使上级机关了解本机关某个阶段的工作和活动情况。

平时我们遇到的最常见的报告形式有：“关于2008年上半年工作情况的报告”、“关于2008年×月份网络与信息安全防护体系运行管理情况的报告”，等等。

请示，也属于上行文，适用于向上级机关请求指示、批准事项，具有鲜明的隶属性。

请示一般分为政策性请示、核准重大问题请示和具体事务请示。

请示必须一文一事。

平时我们经常遇到的请示有：“关于请求解决××县国家税务局经费缺口的请示”、“关于××县国家税务局办税服务大厅装修改造项目开工的请示”，等等。

这里要特别注意，在拟制请示的标题时，不需再出现“请求”的字样，因为“请示”已经体现了这一文种的性质，直接写成“关于解决××县国家税务局经费缺口的请示”就可以了。

函，属于平行文，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

具有在不相隶属机关之间使用的灵活性和广泛性。

在实践中，比如说，“昆明海关关于请协助查询两家企业有无不良记录的函”、“云南省人事厅关于解放思想大讨论活动征求意见和建议的函”，等等。

我们同昆明海关、云南省人事厅都属于没有隶属关系的机关，他们需要我们协助工作，或征求意见，就可以使用“函”这个文种。

（二）标题的组成成分缺失公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。

例如：“国家税务总局关于开展2008年税收执法检查工作的通知”。

但有一个问题值得注意，根据《全国税务机关公文处理实施办法》的规定，在税务系统内部，对于上报的公文和联合行文，在标题中一般不标明发文机关。

例如：“关于2008年上半年工作情况的报告”，因为是上报的上行文，所以标题中无需标明发文机关。

但如果我们要向地方政府上报公文，就还应该标明发文机关。

（三）用发文字号代替文件名称曾经看到过这样的文件标题：“关于×国税发〔2007〕×号文的批复”，这样的公文标题，除了极少数熟悉标题中所述文件内容的人外，其他人恐怕是无法从标题了解文件的内容的。

（四）成份残缺，语意表达模糊我们来看这样几个文件标题：某单位上报的《关于税法宣传活动的情况报告》，某单位下发的《××市国家税务局关于税务稽查业务培训班的通知》，这两个标题都存在语法成份欠缺的问题，而且都是由于动宾结构不全引起的。

由于缺乏动词，造成语意表达模糊。

上述的《关于税法宣传活动的情况报告》就应该改为《关于开展税法宣传活动的情况报告》，《××市国家税务局关于税务稽查业务培训班的通知》就应该改为《××市国家税务局关于举办税务稽查业务培训班的通知》。

这样一来，语法成分完整了，语义表达清楚了，读起来也更为顺畅了。

（五）公文标题中出现“关于对”字样公文标题不能出现“关于对”字样，因为“关于”和“对”词性相同，词义相近，在行文中就不必重叠使用。

例如：某单位上报的“关于对××县国家税务局综合业务用房竣工决算审计的请示”，规范的标题应写成“关于××县国家税务局综合业务用房竣工决算审计的请示”，“对”字就不必使用了。

某单位下发的“××州国家税务局关于对2008年税收宣传月活动先进单位进行表彰的决定”规范的标题应写成“××州国家税务局关于表彰2008年税收宣传月活动先进单位的决定”，将“表彰”作为动词提到前面，就可以避免“关于”和“对”的重叠使用了。

（六）标点符号使用不当公文标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不使用任何标点符号。

例如：“云南省国家税务局转发国家税务总局关于印发《增值税抵扣凭证协查管理办法》的通知”，在这个标题中就可以使用书名号，因为《增值税抵扣凭证协查管理办法》属于国家税务总局制定的部门规章；而第二个文件“国家税务总局关于转发《财政部关于进一步加强预算执行管理的通知》的通知”，就不应该使用书名号，而应该写成“国家税务总局转发财政部关于进一步加强预算执行管理的通知”。

要注意：转发上级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国家税务总局的一个文件，就可直接说转发国家税务总局×××文件的通知。

例如上述“国家税务总局关于转发《财政部关于进一步加强预算执行管理的通知》的通知”，如再经省、市两级转发，甚至到县，那么就可能会出现三个、甚至四个“通知”，对于文件的标题，这样的表达就实在太累赘了！（七）断句不合理，排版不美观这类问题，在我们近几年的公文处理工作中已不多见。

但还是要提请大家注意。

通常，公文标题使用2号小标宋字体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

但有些单位的公文标题没有把握这个原则，使公文标题左右两边顶格，与正文版心等宽。

有的公文两边虽然没有顶格排版，但断句不合理，第1行排得很长，而第2行只有文种两个字，看起来很不协调。

还有甚至出现因为断句不合理造成标题引发歧义的情况，因此，在实际工作中，我们一定要注意在转行处对一些“骑墙词”的处理要艺术得当，不可随意排列，以免引起歧义。

五、主送机关中的常见错误（一）缺主送机关除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。

但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

（二）主送机关表述不规范按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文中的机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。