共享文件管理规范

共享文件管理规范Revised on November 25, 2020

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1、目的

为了合理有效、安全便捷的使用文件共享平台，充分利用网络资源，特制订本管理规范。

2、适用范围

本规范适用于耀阳科技所有部门和员工。

3.职责

信息管理部：负责管理和配置访问共享平台的账号和密码，为准入或离线人员提供技术支持服务。

用户：负责配合信息管理部人员做好计算机的准入及离线的管理工作。

4、定义

准入：指符合公司计算机安全策略的人员电脑接入文件共享平台的动作。

离线：指公司计算机因异动、回收、报废等退出文件共享平台，或者是人员离职、申请退出共享文件平台的动作。

5、内容

申请管理

申请部门通过钉钉《IT申请单》提出申请，注明需要创建文件夹或访问已有文件夹名称，以及访问人员权限时读取还是写入。

申请部门主管核实后，提交给信息管理部负责人审核，抄送运维工程师。

审批完成后，由运维工程师实施。

新员工入职，有配备电脑的，信息管理部会配置域账号，设置访问部门共享文件和公共文件。由于部门间协作，需要访问其他部门的共享文件，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---运维工程师实施。如果涉及绝密、机密、秘密等重要文件，需总经办审批，流程是：申请人员申请---部门审批---被访问部门审批---信息管理部审批---总经办审批---运维工程师实施。

使用管理

、各部门人员使用共享文件夹，不得随意修改、删除、复制、打印文件夹里面的文件。随着管理要求的提高，后续计划上文档管理系统，将对每个文件的操作权限进行严格控制，并会留下操作记录，一旦出现安全问题，将有记录可查，做到事前预防，事中控制，事后追查。

、各部门定期检查共享文件夹，不必要存放在服务器上的文件每3个月清理一次。

、各部门人员存放文件到共享文件夹里，应注意存放路径及目录，存放文件必须与文件夹目录相对应。

禁止存放私人文件在共享文件夹里面

在使用共享文件的过程中，各部门必须严格遵守公司《保密管理规定》，严格控制好文件流通，如有违反，按《保密管理规定》条（泄密处理）处理。

维护管理

、申请开通创建文件夹审批通过后，运维工程师必须在8小时内，根据申请要求在文件服务器上创建共享文件夹。

、个人申请开通访问权限，运维工程师在文件服务器上开通申请人的权限。

、服务器管理人员和运维工程师不得私自更改访问人员的权限，不得在共享文件夹内创建、修改、删除、复制以及打印文件夹内的文件。

、当员工岗位异动，访问权限要根据人力资源部提供信息及时变更；员工离职时，根据人力资源部出具的离职申请表关闭文件服务器访问共享权限。

设置权限时文件夹路径不超过两层

共享文件备份

文件服务器设定每天0点对共享文件做一次备份，运维工程师定期还原备份，检查文件的完整性。

文件误删除，可以通过还原备份到新的存储空间（不会影响现有存储内容）来找回。

部门经理级以上（包含经理），电脑上的重要文件，除了自己电脑有保存外，必须在OA空间里保存一份（新建空间），以防电脑硬盘故障。目前，部分部门经理级以上电脑是SSD硬盘，不是机械硬盘，出错几率大大减少；部分经理还是机械硬盘的电脑，请一定要在OA空间里备份一份。

公司以后如果实施了高可靠性的服务器虚拟化、存储虚拟化，或者云盘之后，可以设定独立的存储空间，用于备份个人重要资料。