英文商务信函写作的基本知识
英文商务信函写作的基本知识
3. 信函编号（ Reference number ）
给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅， 一般采用Your Ref. （你方编号）或 Our Ref.（我 方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日 期平齐靠左的位置，打上如下字样：
Your Ref. ：
Our Ref.：
4. 信内地址（Inside address ）
5. 礼貌（Courtesy ） 在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。 此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或 语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互 惠互利。
6. 体谅（Consideration ） 发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在 分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需 要的信息。
要写就一封成功的商务信函，需要起草人具备以下 条件：
（1）精通英语（ Good command of English ） （2）通晓外贸理论和实务（ Knowledge of
business theory and practice ） （3）通晓术语（ Knowledge of technical terms ） （4）通晓人的心理（ Knowledge of psychology ） （5）熟悉推销艺术（ Skills in salesmanship ）
your letter (inquiry, telex, email, fax etc.) of…
In reply to
（3）回复来信中的有关问题
With reference to
In reference to Referring to
your letter (inquiry, telex, e-mail, fax etc.) of…
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式邮件和信函是商务英语中非常常见的沟通工具，为了确保邮件信函的专业性和准确性，以下是一些值得注意的事项以及常用的句式，帮助您写出符合商务规范的邮件信函。
一、邮件信函的格式邮件信函的格式包括信头、称呼、正文和结束语。
以下是一个标准的商务邮件信函格式示例：信头：- 发件人地址：发件人的电子邮箱地址- 收件人地址：收件人的电子邮箱地址- 主题：简洁明了地概括邮件内容，如“合作机会”、“产品咨询”等称呼：- 如果知道收件人的姓名，可以直接称呼其姓名，“尊敬的Ms. Smith”或“亲爱的John”等，- 如果不知道收件人的姓名，则可以使用更一般的称呼，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的客户”等正文：- 开头：首先表达问候，如“希望您过得愉快”、“祝您工作顺利”等，然后进行自我介绍或背景介绍，如“我是某公司的销售经理”、“我在上周的会议中与您有过交流”等- 主体：明确表达写信的目的，详细说明事由或解答问题，并提供相关的信息和附件- 结尾：感谢收件人的关注和耐心阅读，表达期待进一步合作的愿望，如“谢谢您的时间和关注”、“期待您的回复”等结束语：- 结束语可以根据信的主题选择适当的表达方式，一般的结束语有“祝好”、“顺祝商祺”、“谢谢”等二、邮件信函的注意事项1. 合理使用主题：主题应简洁明了，能准确地概括邮件的内容，避免使用繁琐的词汇或错别字。
2. 礼貌和尊重：使用适当的称呼，尊重收件人的身份和地位，展现您的礼貌和职业素养。
3. 清晰明了的语言：使用简练、准确、流畅的语言，避免使用太多的专业术语或缩写，以确保对方能准确理解您的意思。
4. 避免使用缩写：商务邮箱的信函应避免使用缩写，除非是被广泛接受的通用缩写。
5. 检查拼写和语法错误：在提交邮件前，务必检查拼写和语法错误，确保邮件准确、无错误。
6. 避免使用过于动情的语言：商务信函需要保持专业和正式，避免使用过于感性或动情的语言，以免给收件人造成不必要的困扰。
商务英语信函的写作原则与技巧(中文版)
简洁就是用最简练的语言来表达意思。在商务信函中，简洁意味着高效率和低消耗。要做到言简意赅,需注意以下几方面：
1.避免使用啰嗦的表达
啰嗦的表达是句中毫无作用的成分。例如：“at the present time”完全可以用“now”来表达相同的含义，显然后者更加简洁明了。
2.避免使用不必要的重复
商务英语信函的写作原则与技巧
一、商务英语信函的基本构成
信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名是正式商务信函必须包括的，而注意事项、事由、附件、附言这些要素则根据情况而定。
（一）信头
信头表明了信的来源，往往是商务信函中最重要的元素，位于信纸的最上端。信头一般包括发信人姓名，单位名称，地址，邮编，电话，传真，网址以及电子信箱地址等。其设计和书写也要美观精致，以给人留下美好的印象。
（三）信内地址
封内地址指收信人的名称和详细地址。封内地址直接写在左边日期的下面。如果信是写给个人的，封内地址包括礼貌的尊称、职位称呼、头衔、地址。如果信是写给公司的，封内地址包括公司的全称和地址。特别注意的是封内地址和信封上的地址必须完全一致。
（四）称呼
一封又好的商务信函往往以贴切的称呼开始。美国人通常在称呼后用冒号，而英国人则用逗号。如果是写给公司的正式信函时，称呼常用“DearSir(s),DearMadam(s),DearMs”，如果是写给具体某个人时，可以使用比较亲近的问候“Dear Mr White, Dear MrsJohn”。
（二）采用恰当的语气
在商务英语信函的写作中，语气非常重要。我们不仅要站在对方的角度思考问题，还应该运用适当的语气、口吻表达出这封信函传递的意思。众所周知，当收信人听到你们能做什么和他们能得到什么时会眼前一亮，很有可能就会达成协议。
英文商务书信的基本格式
英文商务书信的基本格式商务书信是一种常用的商务交流方式，在英文商务书信中也有其特定的书信格式。
合适的书信格式在商务书信中占有重要地位，它能够表达发件人对收件人的尊重，对收件人有一定的说服力，因此一封合格的商务书信必须注重形式，才能够被严格的收件人所接受。
一封商务书信的标准格式通常由以下几部分组成：信头(Heading)、开头语(Opening Address)、正文(Body)、闭句(Conclusion)和签名(Signature)。
首先，在英文商务书信上应该写清楚发件人和收件人的全名、地址或所在部门等信息，即信头(Heading)部分。
发件人的信息位于书信最上面的左侧；收件人的信息位于书信最上面的右侧，收件人的地址必须写清楚，以免邮件丢失。
开头语(Opening Address)是书信的主题部分，一般位于书信正文的开头，由发件人对收件人的招呼语开始，有时也可以写一点发件人的背景介绍。
发件人要写出一个清楚明确的标题，以便收件人在收到书信后能快速定位内容。
正文(Body)是书信中最重要的部分，它承载着发件人要表达的信息，要求发件人把信息表达得清楚、明确、地道，切忌空洞无物。
书信的闭句(Conclusion)是一封书信结尾的部分，发件人可以在闭句中表达希望，向收件人提出建议，或总结主要信息等内容。
最后，书信的签名(Signature)部分则是书信的最后一部分，由发件人的称呼和姓名组成，一般书写在闭句的下面，以示书信的真实性。
英文商务书信的正确书写对于发件人来说非常重要，此外，发件人在书写书信的过程中还要注意一些基本的英文用语和语法，以增加书信的成功率。
因此，要想写出一封合格的英文商务书信，发件人必须熟悉书信格式，掌握书写技巧，做到把握好内容和形式，并切实提高书写水平，才能起到事半功倍的效果。
在实际的商务书写过程中，发件人还应该注意与他人的沟通技巧，以便达到预期的效果。
书写商务书信时，应严格遵循上述英文商务书信的基本格式，并多加练习，增强书写能力，此外，还应注意掌握语言表达和沟通技巧，以便在商务书写中起到不可或缺的作用。
英文信函写作的基本格式
英文信函写作的基本格式英文信函的基本格式应包括信头、称呼、正文、结语和署名。
1. 信头（Heading）：信头位于信纸的右上角，写明发信人的地址、电话、传真号码、邮政编码等信息。
如果使用信头纸，这些信息通常已经印在信头纸上，无需手写。
例子：Your NameYour AddressCity, State, ZIP CodeTelephone NumberEmail Address2. 称呼（Salutation）：称呼位于信头的下方，是对收信人的礼貌称呼，根据收信人的身份和关系而定。
通常在信头的右下方或下划线上写上收信人的姓名。
例子：Dear Mr./Ms./Dr./Prof. + Last Name,3. 正文（Body）：正文是信件的核心内容，可以分为引言、主体和结尾几个部分。
引言：在引言中，发送者应该表明自己写信的目的和原因，简明扼要地介绍自己的身份和背景，以便使收信人更好地了解写信人。
主体：主体部分详细地说明发信人的问题或陈述相关信息。
在主体部分，可以使用分段和编号来组织内容，使其更易读。
结尾：结尾部分通常包括感谢、建议、请求、承诺等。
并表示对收信人的感谢和期待。
4. 结语（Closing）：结语位于正文的下方，对收信人表示礼貌的结束语，通常与称呼相呼应。
常用的结语有：例子：Yours sincerely,Yours faithfully,Best regards,Sincerely yours,5. 署名（Signature）：署名位于结语的下方，要写上发信人的全名。
如果在正文中已经提到了发信人的姓名，这里可以只写发信人的姓。
例子：Your Full Name除了以上基本格式，还有一些额外的要求，如信件的附件部分，日期的书写格式等，根据具体情况而定。
总的来说，一封英文信函的基本格式是信头、称呼、正文、结语和署名。
在写信的时候，要清晰地表达意思，避免过度使用复杂的句式和词汇，使信件易读且易理解。
英语商务信函格式
英语商务信函格式
英语商务信函的基本格式通常包含以下部分：
1. 信头：包含发信人的地址、电话、传真等联系方式。
2. 日期：格式为月份、日期、年份，例如 January 1, 2022。
3. 收件人地址：包括收件人的姓名、公司名称、地址等信息。
4. 称呼：包括称呼语和收件人的姓名。
5. 正文：通常包括自我介绍、具体内容、请求等，具体格式可以根据信函的目的和内容进行调整。
6. 结尾：通常包括对收件人的感谢、希望得到回复等。
7. 签名：包括发件人的名字和职务。
在书写商务信函时，需要注意以下几点：
1. 尽量使用简洁、明了的语言，避免使用过于复杂或难以理解的词汇和句式。
2. 保持礼貌和客气，使用适当的称呼语和礼貌用语。
3. 信函的格式应该整齐、清晰，避免拼写错误和语法错误。
4. 在发件人和收件人之间应该有足够的间距，使得信函更加整洁和易于阅读。
5. 在信函中使用适当的标点符号，以确保句子的准确性和流畅性。
总体来说，商务信函的格式应该简洁、明了、整洁，以传递清晰、准确的信息，表达出发件人的诚意和尊重。
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英文商务书信的基本格式
英文商务书信的基本格式商务书信在商业社会中使用非常普遍，准确的书写商务书信好有助于双方沟通和理解。
发出的书信除了内容要有说服力以外，格式也很重要，下面就介绍一下英文商务书信的基本格式：一、信头信头一般由四部分组成：1、准备信纸：信纸的大小、质地、颜色等应与信件的性质一致。
2、标题：标题应清楚、简明地表明信件的主旨。
3、地址：一般书写在信的左上角，左对齐，由上至下，以发信人、收信人的地址分列写出。
4、日期：从上至下，以发信人、收信人的地址分列写出，写在信件左上角。
二、开首商务书信一般由以下几种开头句型组成：1、Dear Sir / Madam：当我们不知道收信人的姓名时，一般用此种方式开头。
2、Dear：收信人在自己名字前加Mr.或Mrs.等，再加其姓氏，例如：Dear Mr. Smith.3、Dear Mr. / Mrs. +字：收信人姓名在其姓氏前加Mr.或Mrs.等，例如：Dear Mr. / Mrs. Smith.4、Dear +字：如果我们已知收信人的名字，即可省略Mr.或Mrs.，例如：Dear John.三、内文内文是商务书信的主要部分，一般分为三个部分：1、引言：商务书信的引言部分是作用最重要的，一般应介绍主题或概况，表明你将说明的内容。
2、主体：主体部分是信件的重点，一般应充分表达你想说的话，以及你所提出的要求或对对方要求的回应等。
3、结尾：结尾应起承上启下的作用，应用简短的语言表明信件的目标以及期待，如“I would be obliged if you could send me”等。
四、结束结束是商务书信的一部分，一般有以下几种：1、Yours faithfully：当你不知道收信人的姓名或没有熟悉程度时，可以用这种方式结束。
2、Yours sincerely：当你对收信人有一定的认识或熟悉程度时，可以用这种方式结束。
3、Yours obediently：当你对收信人有一定的尊重时，可以用这种方式结束。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。
其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。
只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。
相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。
如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。
单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
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4. 信内地址（Inside address） 信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址 以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应 和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日 期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独 成行： Mr. Francis Lawrence Vice President Swinton Co. 87 Unico Avenue Toronto, ST 9878 Canada
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写信给一家公司时，通常用Dear Sirs，也可以用 Gentlemen。
6. 事由（Subject） 事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一 个了解，也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信的中 间位置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部 用大写字体。 例如：
Subject：Men’s Bicycles Re：Sales Confirmation No.2536 Your Order No.： Reference：
12. 抄送（Carbon copy/C.C.）
发信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方即信左 下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称，
例如： C.C.: The Bank of China Copies to: directors Cc to: CEO Copy to: Sales Manager
3. 正确（Correctness） 正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号 和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实 和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及 商业术语正确。
4. 具体（Concreteness） 商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词 语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般 使用主动语态来陈述内容。 5. 礼貌（Courtesy） 在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。 此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或 语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互 惠互利。
Unit 1 Fundamentals of Writing English Business Letters 英文商务信函写作的基本知识
1.1 Introduction（简介）
目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以 及信封和信函的基本构成和行文要求。
1.2 Requirements for Business Letter Writers（商务信函的写作要求）
7. 信函正文（Body of the letter）
信函正文是商务信函中最重要的部分，要遵循“7C原 则”。 正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，第 二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。 需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上to be continued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信 人名称、页数和日期。
10. 经办人代号（Reference notation）
经办人代号是提供信件产生的信息资料，便于必要时查 对之用。经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母 组成，用冒号或斜线号分开，可用以下方式书写： FCM/HL，FCM:HL，FCM/hl，fcm:hl
11. 附件（Enclosure）
假如信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明 附件份数和内容。当附件只有一件时，注明Enclosure 或 Encl.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别， 用Enclosures.说明。 例如： Enclosures 3: 1.Birth Certificate 2.Visa 3.Letter of Reference
As instructed
According to In accordance with the request/ instruction in your letter of…
In compliance with
In conformity with
（5）表达满意和欣喜
We were gratified
1.5 Parts of English Business Letters （英文商务信函的组成部分）
1. 信头（Letter head） 信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地 址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通 常位于信纸的最上端。
2. 日期（Date） 日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到 四行。
在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人 地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不 同于国内信封的写法，见图1-1。
图1-1 寄往国外信函的信封写法
General Trading Co. 28 North Road Beijing 100020 P. R. China
ＳＴＡＭＰ
Overseas Trading Co. 52 Hooigracht Street Amsterdam, the Netherlands
注意，只有第一个字母大写。一般打印在正文下面空一行 处。
9. 签名（Signature）
签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采用不同写 法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打 印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称。
例如： Yours truly, General Trading Co. （Signature） John Smith Sales Manager
如：Mr. John Smith, Page 2, June 3, 2005
8. 信尾客套语（Complimentary close）
信尾客套语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似中 文信函中的“此致，敬礼”等。
常用的有：Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Best regards；更亲切一点的有：Cordially, Cordially yours；再正式一些的有：Yours truly, Respectfully yours, Yours faithfully。
（2）对以前信函的补充或确认
Further to our letter of…
With further reference to our letter of… Confirming our 我方确认某月某日的信函/ letter/conversation of … 会谈 We confirm that out letter 我方确认某日信函并…… of … and … With further reference to… 对……进一步补充如下
6. 体谅（Consideration） 发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在 分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需 要的信息。 7. 完整（Completeness） 商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信 人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提 出的全部问题和要求。
1.4 Addressing Envelopes（信封的写法）
注意事项： （1）年份必须全部写出。 （2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。 （3）日期可以用序数词或基数词。 （4）年份前要加逗号。 （5）日期切忌全部用数字表示。
3. 信函编号（Reference number） 给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅， 一般采用Your Ref.（你方编号）或Our Ref.（我 方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日 期平齐靠左的位置，打上如下字样： Your Ref.： Our Ref.：
（3）回复来信中的有关问题
With reference to
In reference to
your letter (inquiry, telex, e-mail, fax etc.) of…
Referring to We refer to
（4）回复来信中提出的要求或指示
As requested
As required
your letter (inquiry, telex, email, fax etc.) of…
（2）对来信进行回复
We are pleased to reply to In answer to In response to In reply to your letter (inquiry, telex, email, fax etc.) of…
1. 英文商务信函的开头 信函的开头应该直入主题，要避免空洞。根据书 写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类： 一是回复信件；二是主动与对方联系。 对于回复信件，可采用以下方式开头。
（1）感谢对方的来信
We thank you for Thank you for
We appreciate
We were pleased to receive Please accept our thanks for
5. 称呼（Salutation）
称呼写在信内地址下面空两行处。 常见的正式称呼有：Dear Mr. Smith，Dear Mrs. Smith， Dear Miss Brown，Dear Ms. White。