合约审查程序(正文)
合约审查程序CBMD-2-0001
7、記錄表單
7.1订单明细表
7.2合同／訂單审查记录表
7.3样品需求单
7.4出货通知单
7.5合同訂單變更通知單
7.6满意度调查表
8、附件（流程圖）
流程權責單位相關表單
出货通知单
註：非標準品合同/訂審查記錄表單流程
業務工程品保生管、采購
權限主管确認
版本說明
A1完善合同/订单审查作业流程
提
案
王满意
审
查
核
准
1、目的
依合同（訂單）審查業務協調之作業程序，以確保本公司與顧客之間雙方所需，而各項要求均經明文規定。所有合同與訂單上不同的要求，皆已獲協調解決，均經審查與記錄且本公司確有能力達成合同訂單上之任何要求。
2、范圍
本公司合同、訂單收發及相關項目評審﹑確認、回覆之作業與協調均屬之。
D.非標准品導入，先依照顧客提供規格要求制作樣品圖面，由業務根据顧客資訊發出《樣品需求單》，然后將《樣品需求單》下發各相關部門以便追蹤樣品進度，待樣品完成後交由業務送顧客承認。
E.如顧客要求先交貨，訂單后補，應以通知函予以知會并經公司核准權限人員簽核后方可安排出貨。
F.合同審查將以100%滿足顧客交期為宗旨。
5.2.3合同／訂單變更：
當顧客對已接受之合同／訂單提出內容變更時，業務應以《合同訂單變更通知單》知會相關部門做相應變更處理﹐必要時需針對變更的內容進行評審。
5.2.4有關合同審查記錄之編號規定如下﹕
顧客代號年份月份流水號
顧客代號詳見《顧客滿意度調查管理程序》》上之代碼。
6、相關文件
6.1《內部溝通控制程序》
3、定義
3.1標準品：本公司產品規格圖所規範之量產品及外購成品經顧客承認合格
合约审查管理程序
5‧2‧2‧5‧如為非標準品時，經權限主管確認是否承接‧品保部對合約/訂單內有關品質要求或規范做逐項核對其適切性，工程做好技術指導，必要時由品保擬定專案品質計劃，並執行實施‧5‧2‧2‧6‧非標準品導入，先依照客戶提供規格要求制作樣品，由業務部根據客戶資訊發出?樣品需求單?，然後知會相關部門制作樣品，交業務送客戶承認‧5‧2‧2‧7‧包裝方式有變更時，業務以?業務內部聯絡單?知會工程部修訂包裝規范‧5‧2‧2‧8‧如客戶要求先交貨、訂單後補，應以通知函予以知會並經公司核準權限人核準後安排出貨‧5‧2‧2‧9‧每月月底，所有客戶訂單均匯總至?月訂單統計表?以作為預估客戶下月需求量之參考‧5‧2‧2‧10‧合約審查將以100％滿足客戶交期為宗旨，交貨異常項目，針對異常提出改善措施並確認改善結果‧5‧2‧3‧生產計劃執行：5‧2‧3‧1‧生管依?生產管制作業程序?進行生產之計劃‧5‧2‧3‧2‧制造部門依?制程管制作業程序?及生管之計劃進行生產‧5‧2‧4‧合約/訂單變更：當客戶對已接受合約/訂單提出內容變更時，業務應以?合約訂單變更通知單?，知會相關部門做相應變更處理‧5‧2‧5‧交付管理：5‧2‧5‧1‧出貨前由業務開立?出貨通知單?分發相關單位以完成出貨前備料及檢驗動作‧5‧2‧5‧2‧業務於完成協調工作後，即開立?出貨單?或?Packing List?轉倉儲課及相關部門，具體依?倉儲管理程序?辦理出貨‧5‧2‧5‧3‧貨物出口，根據客戶訂單通知，出貨前以?PACKING LIST?通知客戶，並將?出口貨物包裝明細表?交關務處理報關事務‧5‧2‧5‧4‧貨物出口後業務應立即與客戶聯絡以確認客戶已收到貨物‧5‧2‧5‧5‧帳務：每日出貨錄入當日公司帳務系統供財務進行應收帳款統計‧5‧2‧5‧6‧退貨：客戶抱怨品質異常依?客戶抱怨處理作業程序?辦理；客戶因品質異常退貨或非品質因素退貨以，業務於每月底做出?月客戶退貨一覽表?5‧2‧6‧每日(每月)出貨狀況記錄於?月訂單交貨一覽表?‧六、參考資料：6‧1‧倉儲管理程序6‧2‧生產管制作業程序6‧3‧客戶抱怨處理程序6‧4‧不合格品管制程序6‧5‧制程管制作業程序6‧6‧進料檢驗作業程序6‧7‧成品檢驗作業程序6‧8‧採購管理程序6‧9‧樣品管理程序七、附件：7‧1‧月份客戶總需求預估表……………………………….附件一7‧2‧業務內部聯絡單……………………………………….附件二7‧3‧合約/訂單受理一覽表…………………………………附件三7‧4‧合約/訂單審查記錄表………………………………….附件四7‧5‧樣品需求表…………………………………………… .附件五7‧6‧PACKING LIST……………………………………… ..附件六7‧7‧合約訂單變更通知單…………………………………. 附件七7‧8‧出貨單………………………………………………...附件八7‧9‧Packing List………………………………………… ...附件九7‧10‧月份客戶交貨一覽表……………………………… .附件十7‧11‧月份客戶退貨一覽表………………………………….附件十一7‧12‧出貨通知單…………………………………………….附件十二7‧13‧訂單統計表……………………………………………附件十三八、記錄保存：附件十一保存三個月，附件八、九存於財務外，其余均保存半年。
合同审查和确认程序
合同审查和确认程序一、目的与范围本合同旨在规定合同的审查和确认程序，确保合同的合法性和有效性，保护各方的合法权益。
二、定义1. 合同审查：对合同条款、内容和法律效力进行全面、细致、合法、有效性的审查。
2. 合同确认：双方对最终合同内容达成一致，并签署合同确认书。
三、审查程序1. 合同起草：合同起草由甲方负责，甲方将初稿合同发送给乙方。
2. 审查与修改：乙方接收到合同初稿后，应进行审查与修改。
如有任何修改需求，应在十个工作日内反馈给甲方。
3. 合同修改：甲方收到乙方的修改意见后，双方应进行充分讨论和协商，以达成一致，再次修改合同。
4. 终稿确认：甲方将修改后的终稿合同发送给乙方，供乙方确认。
5. 合同确认：乙方确认终稿合同后，应在五个工作日内签署确认书并返还给甲方，确认并接受合同条款。
四、确认程序1. 确认书签署：乙方在接收到合同确认书后，认真阅读并确认合同的条款，如果无异议，应在签署日期栏内签名并加盖公司公章。
2. 返还确认书：乙方在签署确认书后，将确认书原件及附件按传真、快递或邮件方式发送给甲方。
3. 确认确认书：甲方在收到乙方的确认书及附件后，认真核对确认书的内容并确认无误后，即可开始履行合同相关事项。
五、合同纠纷1. 如果在合同履行过程中出现任何争议或纠纷，双方应本着友好协商的原则解决，协商不成时，可依法提起诉讼。
2. 纠纷解决的选择：双方约定合同有效期内，如发生争议，提交合同签订地有管辖权的人民法院进行调解或审理。
六、其他条款1. 本合同自双方签署确认书之日起生效，至合同约定终止日期届满为止。
2. 本合同的任何修改、补充或终止，必须经过双方协商一致，并以书面形式确认。
3. 本合同一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。
七、争议解决本合同解释权归双方共同所有，如本合同中所约定的条款有任何争议或纠纷，应友好协商解决，协商不成，提交本合同签订地有管辖权的人民法院裁决。
八、法律适用本合同适用中华人民共和国的法律。
客户合约审查作业程序
XXXXX 光电有限公司 XXXXXXXX OPTO-ELECTRONIC CO.,LTD.编 号：FDH-QP-OD-7201 版 本：1.1修订日期：2013/07/22 拟案单位：营运部 发 行 章：修订记录一、目的1.1 确保本公司与客户间之合约/订单均能符合买卖双方之需求。
1.2 各项要求均有适切的文书规定。
1.3 有关与订单上不同的要求，皆已获得解决。
1.4 本公司确有能力达成合约之要求，如：交期、质量、数量、规格等。
二、适用范围凡向本公司订货订样之合约/订单，其确认、答复、变更作业均属之。
三、定义3.1 量产品：所提供之样品和图面经客户承认合格，并可进入量产之产品。
3.2 新机种：尚未经客户承认合格，治工具原材料不齐全，待研讨是否具有开发四、职责4.1 营运部：负责一切与客户接洽事宜，并与客户确定订购合约之所有细节后，召集相关部门进行定单评审。
4.2 总经理室：负责审核是否接受客户合约(非属标准生产品)。
4.3 各相关单位：依程序书配合产品生产流程之执行，并指派相关人员建立记录。
五、内容5.1 合约审查流程(见下页)：5.2 执行程序：营运部门收到客户订单后(本公司不接受口头或电话通知)，应先确认产品是量产品或新机种（目前已经过客户承认之产品归为量产品，目前未经过客户承认的则为新机种。
）5.2.1 产品若属新机种，则直接运作《报价作业程序》FDH-QP-OD-7202。
5.2.2 若订单内容属量产机种，则营运部召集厂内各部门依客户对产品内容要求（规格、管制特性、质量、交期），由技术、品管、生产等各相关单位检讨，最终交主管审查，总经理签字核准。
5.3 订单变更：5.3.1 客户要求变更(市场需求减少、质量ISSUE 等)，客户电话或邮件通知业务，业务于ERP 系统中作订单变更（交期、数量、单价），更新出货计划予生管确认交期。
若可按照客户需求，则直接回复；若因料况或产能问题致无法达成，再与客户沟通协调，达成最终一致。
HSF合约审查控制程序
※※修订履历※※1、目的在确保业务报价签定时，保障本公司及客户之利益兼顾的合理性。
2、范围本程序适用于业务对本公司制造生产之产品及委托采购订购之产品（均为HSF产品）。
3、权责3.1 报价单之签署及解约：业务主管。
3.2 报价单之提出：业务部。
3.3订单（排程）初审：业务（生管）。
3.4协调相关单位配合，以达成合约（排程）内容中之交货日期要求：生管。
3.5当有新产品时，确认本公司技术和制造能力可否满足客户要求：制造、工程。
3.6当有新产品时，确认本公司产品的检验规范、HSF要求等均能满足客户要求，确认所有文件及程序能否依照规定执行：品保。
3.7确认产品材料状况：采购。
4、定义4.1报价：本公司对客户之报价及合约签订系以报价单代替合约作为合约审查执行之依据。
5、作业内容5.1业务接单作业流程：依附件一5.2提出报价：5.2.1业务在提出报价时，应填写《报价单》经业务主管核准后，向客户报价。
5.2.1.1如客户同意本公司报价时，可要求客户在有效期限内回复或以下订单方式表示同意。
5.2.1.2如客户对本公司报价有异议时，由业务负责与客户协商，并依协商结果重新报价给客户确认。
5.3业务接单:5.3.1客户的需求5.3.1.1业务部接到客户订单时，应确认及了解：a) 交货与售后的要求。
b) 与产品有关HSF法令法规及客户最新HSF的要求。
c) 其他要求。
d) 公司的实际情况是否能满足客户要求。
d.1.业务向客户端RD获取图纸、产品的质量要求和HSF要求；d.2.业务确认厂内原材和技术是否能满足产品要求；d.3.业务向工程下样品单申请打样；d.4.工程根据图纸打样，打样OK后送与QC检验；d.5.业务请客户端RD确认样品，确认OK后送承认书，承认书签核OK后，客户下订单，最后厂内量产；5.3.2业务于接到客户订单通知时，业务转换成ERP订单﹐并审查确认订单品名规格、数量及价格﹐交生管审查交期，然后生管将工单下到制造，作为制造生产排程作业之依据。
HSF合约审查管制程序(含流程图)
文件制修订记录1.0目的为使本公司与客户之间能由合约审查制度，确认双方的权利义务，保障本公司权益，并使本公司确实满足客户产品质量以及有害物质含量之各项需求。
2.0范围2.1客户采购合约2.2客户订单3.0组织与权责3.1业务员/业务主管3.1.1对外代表公司与客户协商澄清相关订单及其合约之要求。
3.1.2对内负责发起客户合约审查，并负责审查合约中之商业条款。
3.1.3负责与制造、品保进行良好沟通，并做好生管协调确保如期交货。
3.1.4合约、订单审查记录之保管及合约管理。
3.1.5合约、订单变更之处置。
3.1.6审核客户交易条款、HSF要求、价格、数量、交期、品名规格要求及交货地点与付款方式。
4.0作业内容4.1合约审查之成员4.1.1业务主管。
4.1.2业务人员若对于合约内容有疑问时,则可协调相关部门主管共同参与讨论。
4.2合约审查时机4.2.1接获客户书面订单时。
4.2.2新订定合约时。
4.2.3本公司与客户任何一方要求变更合约内容时。
4.3审查程序4.3.1客户提出需求4.3.1.1客户透过书面的方式，针对本公司产品以及HSF要求提出书面订单需求，并征询本公司是否能配合，若为老产品则审查订单的交期.品名.规格以及HSF求若为客户询价之产品就由业务根据客户对产品的要求制作《报价单》,并由部门主管审核,经总经理核准后传给客户,并跟进客户反映。
4.3.1.2当有客户打电话或无书面形式提出订单之要求时，业务相关人员应将客户打电话或口述之内容记录下来，将记录内容回传客户确认以保证公司接收到的信息与客户所提无异议。
4.3.2样品申请4.3.2.1若客户需求样品时业务人员将规格填写于《新产品样品制作申请表》并注明HSF要求交工程部制作样品。
4.3.3订单审查4.3.3.1由业务人员将审查结果记录于客户原订单上并回传给客户确认。
4.3.3.2合约审查经确认后，由业务将客户原订单转换为《内部订单》并注明HSF要求,交生管单位，生管人员依据《内部订单》来安排及跟催生产单位生产,以达成客户交期。
合约审查管理程序
1 目的：为使本公司与客户之间能经由合约审查制度，确认双方的权利义务，保障本公司权益，并使本公司能确实满足客户的各项需求，作为日后实际交易的基准。
2 范围：凡客户合作合约、采购合约、客户订单及与合约或订单议定内容相关运作都适用。
3 职责：3.1审核部位3.1.1业务部：审核价格、付款条件、品名、包装讯息和交货方式及总风险评估的确认等。
3.1.2技术部：审核工程规范(新技术)及工程图纸,技术主管负责复核批准合约审查结果。
3.1.3计划部：订单的交期(短交货期)、及数量。
3.1.4质量部：负责对合约中产品质量要求和质量管理体系的要求进行审核。
3.1.5财务部：审查合约的周延性，以保障公司之权益，并减少与客户的争端。
核定客户信用额度。
4 定义：4.1订购单(PURCHASE ORDER)以下简称P/O。
4.2预先发票(PROFORMA INVOICE)以下简称P/I。
5 作业内容：请参照《附件一：合约/订单审查流程图》5.1合约内容：5.1.1采购合约的格式内容视双方需要而定，合约需注意下列几点重要内容：5.1.2卖方公司名称及地址。
5.1.3买方公司名称及地址。
5.1.4品名、规范(新技术规范)。
5.1.5数量、价格、交货时间(短交货期)。
5.1.6付款方式。
5.1.7合约期限及更改条件。
5.1.8合约秉承之法律根据与国度。
5.1.9卖买双方签字及日期。
5.1.10买卖双方在签订合约前，卖方业务部应就合约内容会同相关部门作审核，并作风险评估,再由相关单位会签，以确保合约的履行。
5.2合约审查：5.2.1业务部于接到客户订单后，业务部将客户要求和相关资料提交技术部门，由技术部门召开技术评审会议；各单位对客户需求进行评估，技术部审核工程项目如：客户要求(新技术)、规范及图纸，计划部审核如：交期(短交货期)和数量，质量部审核如：品质要求等。
生产部与财务一起审核测算审核成本，做为订单审查的依据。
《技术评审表》经各部门会审签核后，交回业务部。
合约审批流程程序文件
合约审批流程程序文件
1目的及适用范围
1.1为规范合约审批管理，特制定本程序。
1.2本程序文件适用于公司的合约审批工作。
1.3本程序文件由公司制定，其解释权及修改权属于。
1.4本程序文件从20 年月日起执行。
2职责
2.1市场部销售员提出合同专用章使用申请，在必要情况下提供相关资料
给办公室主管，以利于办公室主管审核。
2.2办公室主管负责审核合约是否符合用章要求，负责合约的存档。
3合约审批流程
3.1销售主管准备好资料，填写《合同专用章使用申请书》，就合约向办公
室申请盖章。
3.2办公室主管审核合约符合用印要求后盖合同专用章，对于不符合用印
要求的合约，办公室主管要求销售员补齐相关手续。
3.3办公室主管负责将合约存档并分发到销售员。
3.4销售主管接到已签合约，转交开发商或物业，并通知相关部门。
4相关文件
无
5记录
5.1《合同专用章使用申请书》
5.2《项目合约》。
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日 廣 電 子 廠
文件名稱 5.7.
文件編號 HK-QP-009
版本 A版3次
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合約審查程序
客戶訂單、[製造指令傳票]、[訂單變更通知單]、[產品組件表]等記錄完成后由生 管組保管。
6. 相關文件/資料 [生產計劃控制程序] 7. 表單記錄 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. [制造指令傳票] [產品組件表] [訂單變更通知單] [出貨納期調整申請書] HK-PW-12-001 HK-PW-12-002 HK-PW-12-004 HK-PW-12-005 HK-QP-028
各相關工場
生 產 變 更 生 產
[訂單變更通知 單]
營 業 與 客 戶 溝 通
相 關 生 產 工 場
營業部
[出貨納期調整申 請書]
日 廣 電 子 廠
文件名稱 1. 目的：
文件編號 HK-QP-009
版本 A版3次
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合約審查程序
為保証訂單的合理性，合法性，既滿足客戶要求，又保障公司利益，使訂單付之于正常 生產之中。 2. 範圍： 凡屬本公司與客戶所簽定的合約或訂單均適用。 3. 權責： 3.1. 3.2. 3.3. 4. 定義 無 5. 作業內容： 5.1. 5.2. 流程圖(附件一) 香港營業部接到客戶訂單時，審閱訂單的生產內容、數量、交貨期及客戶特定要 求等是否能滿足，如訂單審核無異議，由營業部主管簽字確認。 5.3. 香港營業部將簽字后的客戶訂單傳到大陸工廠 ,大陸工廠生管組依據確認后的訂 單和庫存狀況，確定材料和生產數量，發放[制造指令傳票]給生產工場，生產工 場簽收[制造指令傳票]。 5.4. 生管組依據庫存狀況及每日生產量等數据鑒定訂單的完成進度和交貨期， 以確保 訂單的正常運作。 5.5. 對變更的已下制造指令傳票的生產訂單填寫[訂單變更通知單]給相關工場，並對 訂單作相應的修改，各生產工場按照變更後的訂單安排生產。 5.6. 因本廠引起的訂單生產變更（如材料不足、生產因素異變） ，由相關工場以書面 資料知會生管組，生管組根據具體情況采取相應的措施進行解決,必要時填寫[出 貨納期調整申請書 ]知會營業部, 由營業部負責和客戶溝通協調 ,並將結果反饋給 生管組。 訂單審查：香港營業部。 訂單實施：營業部、生產部。 訂單變更：營業部、生產部。
日 廣 電 子 廠
文件名稱
文件編號 HK-QP-009
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合約審查程序
附件一 ：流程圖 流 程 負責部門/人 香港公司營業部
營業接單
相關記錄及說明 香港公司營業部
營業部主管
審核訂單
OK
發制造指令
NG
出 貨 納 期 調 整 申 請 書
生管組
OK
[制造指令傳票]
NG